15. Chi phí thuế TNDN hiện hành 51 3,112,445 10,223,396 16 Chi phí thuế TNDN hoãn lạ
2.1.4.2.Nhiệm vụ của từng bộ phận, đơn vị trong khách sạn * Nhiệm vụ chung của khách sạn:
* Nhiệm vụ chung của khách sạn:
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ kinh doanh cho thuê phòng ngủ, bán ăn, bán uống, bán hàng lưu niệm, mỹ nghệ, vui chơi giải trí.
- Dịch vụ vận chuyển khách du lịch bằng ô tô, xe máy, xích lô.
- Dịch vụ lữ hành trong nước và quốc tế, phiên dịch cho khách du lịch. - Sản xuất và kinh doanh các dịch vụ khác được Nhà nước cho phép.
- Quản lý, sử dụng, khai thác các cơ sở vật chất kỹ thuật, trang thiết bị, tài sản, tiền vốn một cách có hiệu quả.
- Quản lý đội ngũ lao động theo đúng chức năng ngành nghề kinh doanh, phù hợp với trình độ tay nghề người lao động.
* Nhiệm vụ của từng phòng ban, đơn vị: 1.Ban Giám đốc Bộ phận Kế toán Bộ phận Lễ tân - Bell Trung tâm DL lữ hành P. Hành chính - Thị trường P. Hành chính P. Thị trường Tổ bàn Tổ bếp Tổ buồng P. Phục vụ khách nghỉ Tổ giặt là Tổ làm sạch Tổ kỹ thuật P. Dịch vụ ăn uống ĐỘI BẢO VỆ CÔNG TY TRUNG THÀNH
Ban Giám đốc khách sạn: Là tập thể lãnh đạo trực tiếp điều hành khách sạn trong đó Giám đốc là người có quyền cao nhất, là người chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc nói riêng và Tổng công ty nói chung về kết quả kinh doanh của khách sạn và trước pháp luật. Ban Giám đốc có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, đôn đốc các bộ phận trong khách sạn.
• Giám đốc: Là người chỉ đạo, quản lý toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn, thay mặt khách sạn tiến hành các giao dịch, giải quyết các công việc với Tổng công ty, với các cơ quan hữu quan như: UBND thành phố, sở tài chính…Bên cạnh đó, Giám đốc còn trực tiếo lãnh đạo phòng Kế toán, phòng Hành chính -Thị trường, bộ phận kinh doanh và cung ứng vật tư.
• Phó Giám đốc: Là người giúp đỡ Giám đốc trong việc giám sát, đôn đốc công việc chung của khách sạn và trực tiếp quản lý bộ phận tổ bàn, tổ bếp.
2. Phòng Hành chính -Thị trường • Phòng Kế toán:
Tổ chức chỉ đạo hạch toán với từng tổ, hạch toán tổng hợp toàn khách sạn, có kế hoạch động viên mọi nguồn vốn để đảm bảo cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của khách sạn. Thanh toán, kiểm tra, giám sát mọi chứng từ, sổ sách các bộ phận và toàn khách sạn để điều chỉnh theo đúng quy định pháp lệnh kế toán thống kê và đáp ứng yêu cầu quản lý tài chính trong khách sạn.
Ghi chép và phân tích các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, cân đối thu chi, thực hiện báo cáo đúng quy định, tổ chức thực hiện kiểm kê tài sản theo định kỳ và đột xuất. Tính toán và lập định mức vật tư, nguyên vật liệu. Ngoài ra còn thực hiện việc chi trả lương cho cán bộ công nhân viên trong khách sạn.
•Phòng Hành chính -Tổng hợp:
Là nơi thu thập, lưu trữ và xử lý các văn bản đến, văn bản đi. Bộ phận Hành chính -Tổng hợp của khách sạn cũng chịu trách nhiệm thảo ra các loại văn bản như công văn, giấy tờ, phiếu cung ứng vật tư, biên bản…Ngoài ra nhân viên của bộ phận này còn đảm nhiệm việc bố trí, sắp xếp phòng họp, phòng hội nghị.
Làm nhiệm vụ in ấn tài liệu, ấn phẩm quảng cáo kinh doanh của khách, mở rộng công tác tiếp thị, thị trường trong và ngoài nước để kéo khách về ăn nghỉ tại khách sạn. Ký kết hợp đồng với các hãng lữ hành, các công ty du lịch, các tổ chức kinh tế xã hội, tổ chức tư nhân về việc đưa đón khách đi tham quan trong và ngoài nước. Tổ chức và tham gia các hội chợ du lịch, quan hệ giao dịch với mọi thành phần kinh tế, xã hội trong và ngoài nước để quảng cáo các hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Trực tiếp đi nộp tiền điện, tiền nước tại nơi mà khách sạn đóng trụ sở (quận Đồ Sơn) theo đúng quy định.
3. Tổ Lễ tân –Bell:
Đón tiếp khách và làm các thủ tục cho khách, bố trí cho khách các phòng phù hợp, giải đáp các yêu cầu, thắc mắc của khách trong quá trình khách ở tại khách sạn. Nếu khách có yêu cầu về các dịch vụ thì bộ phận Lễ tân sẽ kết hợp với các bộ phận khác để phục vụ khách.
Khi khách thuê phòng tại khách sạn thì còn nhận nhiệm vụ giữ đồ cho khách, thanh toán tiền phòng với khách, tiễn khách, cùng bộ phận giám sát kiểm tra trang thiết bị, mức độ an toàn của phòng ngủ trước khi khách đến và khách đi.
Có kế hoạch nắm bắt tình hình đặt ăn, đặt ngủ của các hãng du lịch và khách khác tới khách sạn trong từng thời gian để có biện pháp sắp xếp, bố trí theo yêu cầu của khách và khả năng thực tế của khách sạn. Mở sổ sách theo dõi danh sách khách đến ăn nghỉ tại khách sạn hàng ngày, đăng kí với các cơ quan chức năng, nộp tiền thu hàng ngày cho kế toán đúng quy định.
Phân loại khách, tính toán và ghi chép công suất khách, công suất sử dụng phòng hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng gửi cho Phó Giám đốc.
4. Tổ Phục vụ khách nghỉ. • Tổ buồng:
Thực hiện chức năng dọn dẹp, làm vệ sinh buồng phòng đáp ứng yêu cầu kinh doanh, chuẩn bị buồng phòng chu đáo, kiểm tra trang thiết bị trong phòng
thường xuyên, sẵn sàng phục vụ khách., cung cấp các dịch vụ khách yêu cầu: mang đồ cần giặt tới tổ giặt là, mang đồ ăn, đồ uống cho khách tại phòng thông qua việc phối hợp với các bộ phận khác.
• Tổ giặt là:
Phục vụ các nhu cầu về giặt là đồ dùng cá nhân cho khách, giặt là các khăn ăn, khăn trải bàn của khách sạn và phục vụ nhu cầu giặt là của khách vãng lai hoặc của cơ sở khác.
• Tổ làm sạch:
Đảm bảo việc dọn dẹp vệ sinh toàn bộ khuôn viên khách sạn, chăm sóc cây cảnh, cắt cỏ, lau cửa kính, bàn ghế, thu dọn rác... Đảm bảo một môi trường sạch sẽ, trong lành cho các hoạt động kinh doanh của khách sạn.
• Tổ kỹ thuật:
Thực hiện chế độ kiểm tra, bảo dưỡng, sửa chữa thường xuyên đối với mọi cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật tại từng phòng nghỉ, phòng làm việc và trong toàn khách sạn. Đảm bảo cho mọi hoạt động của khách sạn không bị hỏng hóc, trục trặc trong các khâu cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật, hệ thống điện, nước...
5. Phòng Dịch vụ ăn uống.
Phục vụ các nhu cầu ăn uống, giải khát và có thể trực tiếp thu tiền của khách. Phục vụ mở tiệc đứng, tiệc cưới, tiệc hội nghị... Mở sổ sách chứng từ theo dõi tình hình ăn uống tại khách sạn, tiếp thị đưa khách về sử dụng dịch vụ tại khách sạn.
Tóm lại mỗi bộ phận có quyền hạn, trách nhiệm cụ thể khác nhau song vẫn hỗ trợ, tương tác, giúp đỡ và gắn kết với nhau trong quá trình phục vụ sẽ hạn chế được sai sót trong việc tạo ra sản phẩm có chất lượng cao và hấp dẫn khách hàng. Ví dụ như khi khách sạn có hợp đồng phục vụ tiệc cưới hoặc vào mùa du lịch đông khách thì nhu cầu cần phục vụ là rất cao, nếu chỉ có nhân viên bộ phận bàn thôi thì sẽ không thể đảm đương được khối lượng công việc lớn. Trong khi đó khách sạn lại chưa đáp ứng kịp về việc bổ sung nhân lực cho bộ phận bàn, bếp thì khách sạn đã có sự phối hợp linh hoạt, huy động các nhân viên từ các bộ phận khác sang phụ
giúp. Đó có thể là nhân viên lễ tân, nhân viên phòng hành chính…miễn sao không làm ảnh hưởng đến công việc chính của họ. Điều này không những giúp cho khách sạn có khả năng phục vụ khách được tận tình chu đáo hơn mà còn tạo ra tinh thần đoàn kết giúp đỡ nhau trong công tác của các nhân viên vì mục tiêu chung của khách sạn.