Moơt heơ thông toơ chức hieơu quạ và hợp lý tức là trong đó có moơt boơ phaơn kê toán đơn giạn, gĩn nhé nhưng hốt đoơng có hieơu quạ. Trong các cođng ty kinh doanh ngành gas, boơ phaơn kê toán tài chính và boơ phaơn kê toán quạn trị khođng nhât thiêt phại tách rieđng ra mà kêt hợp với nhau. Các thođng tin đaău vào có theơ định lượng được cụa kê toán quạn trị chính là sự khai thác chi tiêt hơn thođng tin kê toán tài chính. Chính vì vaơy, các nhađn vieđn kê toán phaăn hành đoăng thời đạm
trách luođn phaăn cung câp thođng tin kê toán quạn trị. Các phaăn hành kê toán caăn thiêt trong doanh nghieơp tôi thieơu caăn phại có bao goăm: Kê toán tài sạn và hàng toăn kho, kê toán chi phí và kê toán thanh toán và thuê, kê toán cođng nợ và quạn lý bình gas, và kê toán toơng hợp. Trong trường hợp doanh nghieơp có qui mođ lớn, khôi lượng nghieơp vú nhieău thì các kê toán phaăn hành nói tređn có theơ tách ra cho hai người làm và neđn có theđm moơt kê toán chuyeđn trách veă kê toán quạn trị nhaỉm thu thaơp, xử lý và cung câp các thođng tin caăn thiêt cho vieơc kieơm soát và hốch định cho nhà quạn trị, bao goăm các phaăn hành veă phađn tích hốt đoơng kinh doanh, dự toán hốt đoơng kinh doanh và nghieđn cứu dự án. Đoăng thời, chuyeđn vieđn kê toán này thực hieơn luođn chức naíng kieơm tra, giám sát và tham gia vào heơ thông kieơm soát noơi boơ cụa doanh nghieơp.
Hình 3.1 Sơ đoă toơ chức phòng kê toán như sau:
Xác định các chức naíng và nhieơm vú cụa từng boơ phaơn:
TP. KÊ TOÁN KÊ TOÁN TOƠNG HỢP KÊ TOÁN QUẠN TRỊ KÊ TOÁN TÀI SẠN KÊ TOÁN HÀNG TOĂN KHO KÊ TOÁN THANH TOÁN VÀ THUÊ KÊ TOÁN CHI PHÍ KÊ TOÁN COĐNG NỢ KÊ TOÁN QUẠN LÝ BÌNH GAS Dự toán các hốt đoơng Phađn tích đánh giá Nghieđn cứu dự án Kieơm tra, giám sát
Phaăn hành cụa kê toán quạn trị
Ghi chú:
¾ Trưởng phòng kê toán: Chịu trách nhieơm veă toàn boơ cođng tác kê toán bao goăm cạ kê toán tài chính và kê toán quạn trị cụa doanh nghieơp, có nhieơm vú hướng dăn mĩi nhađn vieđn trong phòng veă chê đoơ, theơ leơ kê toán-tài chính cũng như các kỹ thuaơt hách toán. Thaơm tra lái các báo cáo kê toán tài chính và báo cáo kê toán quạn trị được laơp bởi các chuyeđn vieđn kê toán.
¾ Kê toán thanh toán, thuê và kê toán chi phí:
Chức naíng kê toán tài chính:
Laơp các chứng từ thu (khođng bao goăm thu bán hàng) và chi trong đó bao goăm cạ các vieơc hách toán các khoạn phại trạ cho người lao đoơng như: lương, thưởng, BHXH, BHYT…
− Thực hieơn chức naíng kieơm tra giám sát quỹ tieăn maịt, cađn đôi thu chi, tham mưu cho trưởng phòng veă phương pháp taơn dúng nguoăn vôn nhàn roêi.
− Theo dõi các khoạn phại thu tám ứng cụa CBCNV, các khoạn phại trạ nhà cung câp.
− Laơp các báo cáo thuê hàng tháng, qủ, naím.
Chức naíng kê toán quạn trị:
− Ghi chép chi tiêt chi phí phát sinh theo từng yêu tô chi phí, từng trung tađm trách nhieơm hay từng đôi tượng chịu chi phí theo heơ thông tài khoạn kê toán quạn trị đã được thiêt kê.
− Laơp các báo cáo phađn tích lieđn quan đên chi phí như báo cáo chi phí theo các yêu tô, theo cách ứng xử cụa chi phí, theo trung tađm trách nhieơm, báo cáo phađn tích tình hình biên đoơng chi phí giữa định mức và thực hieơn…
¾ Kê toán cođng nợ và quạn lý bình gas:
Chức naíng kê toán tài chính:
− Theo dõi các hợp đoăng bán hàng, các khoạn phại thu khách hàng, tiên hành thu hoăi cođng nợ đôi với từng khách hàng.
− Đôi chiêu cođng nợ với khách hàng (cođng nợ veă hàng, tieăn, vỏ bình…).
Chức naíng kê toán quạn trị:
− Laơp các báo cáo hàng ngày, tháng , qủ, naím veă tình hình cođng nợ với các khách hàng;
− Laơp các báo cáo veă quạn trị bình gas (tình hình nhaơp-xuât-toăn bình gas, tính vòng quay bình, quạn lý sô bình gas hieơn có tređn thị trường tái các khu vực…); ¾ Kê toán tài sạn và hàng toăn kho:
Chức naíng kê toán tài chính:
− Laơp thẹ tài sạn, thực hieơn trích khâu hao và chịu trách nhieơm theo dõi tình hình biên đoơng chung cụa toàn boơ tài sạn cụa cođng ty, theo dõi tình hình taíng giạm tài sạn cô định theo chư tieđu nguyeđn giá và giá trị còn lái;
− Laơp các phiêu nhaơp, xuât kho hàng hóa, cođng cú dúng cú, thiêt bị… và chịu trách nhieơm kieơm soát các thụ túc và hách toán các nghieơp vú lieđn quan đên hàng toăn kho;
− Tiên hàng kieơm keđ tài sạn và hàng toăn kho định kỳ tháng, qủ, naím và đôi chiêu với thụ kho đeơ xử lý các hao hút, hàng dư thừa…
Chức naíng kê toán quạn trị:
− Laơp các báo cáo veă tình hình tài sạn và cođng cú dúng cú hieơn có khi có yeđu caău cụa các nhà quạn trị;
− Laơp các báo cáo veă nhaơp-xuât-toăn hàng toăn kho hàng tháng, qủ, naím và khi có yeđu caău;
− Phađn tích và đeă xuât phương pháp quạn trị hàng toăn kho hieơu quạ, tiên hành tính toán sạn lượng đaịt hàng hieơu quạ;
¾ Kê toán toơng hợp:
Chức naíng kê toán tài chính:
− Hoê trợ trưởng phòng hướng dăn vieơc hách toán kê toán cụa các phaăn hành kê toán nghieơp vú trong cođng ty, vaơn dúng linh hốt chuaơn mực kê toán vào nghieơp vú hách toán phù hợp với hốt đoơng sạn xuât kinh doanh cụa cođng ty;
− Kieơm tra các hốt đoơng ghi chép cụa các kê toán phaăn hành;
− Chịu trách nhieơm veă các phaăn hành còn lái: xác định kêt quạ kinh doanh chung cụa toàn doanh nghieơp, laơp báo cáo tài chính;
Chức naíng kê toán quạn trị:
− Lieđn kêt các boơ phaơn, phòng, ban có lieđn quan…đoăng thời dựa vào nguoăn tài lieơu cụa các báo cáo chi phí do kê toán chi phí cung câp đeơ xađy dựng các định mức chi phí, tređn cơ sở đó laơp dự toán ngađn sách cho doanh nghieơp;
− Theo dõi các hốt đoơng veă doanh thu bán hàng phát sinh theo từng boơ phaơn, chi nhánh, từng trung tađm doanh thu, tređn cơ sở đó, phađn tích và đánh giá hieơu quạ hốt đoơng kinh doanh cụa các cửa hàng, khu vực, chi nhánh….đánh giá trách nhieơm cụa các trung tađm quạn lý cung câp thođng tin cho Ban quạn trị;
− Phađn boơ chi phí quạn lý theo các lối hình kinh doanh, phađn tích và đánh giá hieơu quạ kinh doanh cụa từng lối hình đeơ cung câp thođng tin cho Ban quạn trị đeă ra chiên lược phát trieơn kinh doanh;
− Phađn tích môi quan heơ giữa chi phí-khôi lượng-lợi nhuaơn đeơ cung câp thođng tin thích hợp, kịp thời và đáng tin caơy cho Ban quạn trị đeă ra các chiên thuaơt ngaĩn hán;
− Tham gia vào vieơc laơp các dự án đaău tư và tính toán các chư tieđu thaơm định hieơu quạ tài chính cụa dự án đaău tư…