II. Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công cụ dụng cụ ở Công ty cổ phần may và dịch vụ hng long:
2. kiến thứ hai:
* Hoàn thiện hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ :
Vật liệu - công cụ dụng cụ là những đối tợng kế toán cần phải đợc hạch toán chi tiết cả về chỉ tiêu giá trị và chỉ tiêu hiện vật theo từng kho, loại, nhóm , thứ... vật liệu - công cụ dụng cụ phải đợc tiến hành đồng thời cả ở kho và phòng kế toán.
Do tính chất và đặc điểm của ngành may nên vật liệu - công cụ dụng cụ sử dụng trong Công ty đợc mua từ nhiều nguồn khác nhau với khối lợng và chủng loại lớn . Để tiện cho việc quản lý, theo dõi thì Công ty đã tiến hành phân loại theo từng loại vật t nhng để công tác quản lý đợc chặt chẽ hơn nữa , theo tôi công ty nên theo dõi từng thứ vật t theo từng lần nhập - xuất để phù hợp với yêu cầu của công tác kế toán trong công ty hơn nữa.
Mặc dù ở kho, thủ kho đã sử dụng thẻ kho cho từng thứ vật t là hoàn toàn phù hợp, nh vậy việc quản lý vật t ở kho đã tơng đối chặt chẽ nhng ở phòng kế toán khi theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho vật t kế toán lại không lập sổ chi tiết cho từng thứ vật t mà lại lập cho từng loại vật t, do đó sẽ không tránh khỏi việc
ghi chép trùng lặp . Việc đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng không đợc thuận tiện .
Để có sự liên hệ và phối hợp trong việc ghi chép giữa kho và phòng kế toán, đồng thời tránh đợc việc ghi chép trùng lặp không cần thiết ,đảm bảo cho việc ghi chép đợc chính xác, đạt hiệu quả cao thì công tác kế toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ cần đợc hoàn thiện nh sau:
ở kho, về cơ bản thủ kho vẫn thực hiện công việc nh cũ. Định kỳ 7-10 ngày, thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập, xuất, phát sinh, sắp xếp và phân loại chứng từ gửi lên phòng kế toán.
ở phòng kế toán, định kỳ kế toán sẽ xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và nhận các chứng từ. Trên cơ sở các chứng từ nhập - xuất kế toán sẽ lập bảng kê nhập bảng kê xuất cho từng thứ vật t và tính giá trị vật t nhập, xuất theo phơng pháp Công ty áp dụng.
Sau đó căn cứ vào số liệu trên bảng kê nhập , bảng kê xuất , kế toán lập sổ chi tiết cho từng thứ vật t . Sổ chi tiết này dùng để đối chiếu với thẻ kho.
Nh vậy, ta có thể hoàn thiện việc hạch toán chi tiết vật liệu - công cụ dụng cụ nh sau:
VD: Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất bông 120 trong tháng 1/2004 đợc hạch toán nh sau: Biểu số 23: Bảng kê nhập Tháng 1/2005 Chứng từ Tên vật t ĐVT số lợng Thành tiền Số Ngày 014499 9/1 Bông 120 M 10968 71095500 014471 12/1 Bông 120 M 15538 100718625 Cộng 26506 171814125 Biểu số 24: bảng kê xuất Tháng 1/2005 Chứng từ Tên vật t ĐVT Số lợng Thành tiền Số Ngày 15/1 Bông 120 M 9200 59651749 20/1 Bông 120 M 13084,7 84839701 Cộng 22284,7 144491450 * Căn cứ lập bảng kê nhập :
- Căn cứ vào các chứng từ nhập nh hoá đơn, phiếu nhập kho, ghi cột chứng từ và cột tên vật t.
- Cột số lợng : Căn cứ vào số thực nhập trên phiếu nhập để ghi cột số lơng tơng ứng.
- Cột thành tiền : Trên cơ sở số lợng và đơn gía trên phiếu nhập, tính thành tiền và ghi vào cột thành tiền.
* Căn cứ lập bảng kê xuất:
- Căn cứ vào các chứng từ xuất để ghi cột chứng từ và cột tên vật t. - Cột số lợng: Căn cứ vào số thực xuất trên phiếu xuất kho để ghi vào cột số lợng.
- Cột thành tiền: Giá thực tế xuất kho tính theo phơng pháp đơn giá bình quân gia quyền. Lấy số lợng thực xuất của từng thứ vật t nhân với đơn giá bình quân để ghi vào cột thành tiền tơng ứng.
* Căn cứ để ghi sổ chi tiết VL - TK 1521
- Căn cứ vào các chứng từ nhập - xuất để ghi cột chứng từ và cột diễn giải . - Cột TK đối ứng: Ghi các TK đối ứng với TK 1521