D nợ phân theo loại tiền tệ nợ nội tệ
2.2.2.2. Giới thiệu chung về phòng kinh doanh ngoại tệ.
Phòng kinh doanh ngoại tệ đợc thành lập theo quết định số 309 của giám đốc Sở giao dịch NHNo. Hiện nay phòng có 9 ngời. Phòng thực hiện các nhiêm vụ sau:
Theo dõi diễn biến tỷ giá, lãi suất trên thị trờng trong và ngoài nớc để tham mu kịp thời cho lãnh đạo Sở giao dịch trong điều hành hoạt động kinh doanh ngoại tệ.
Lập hệ thống tỷ giá tại Sở giao dịch và trao đổi giúp các chi nhánh NHNo&PTNTVN xác định tỷ giá cạnh tranh với các Ngân hàng thơng mại trên cùng địa bàn.
Đại diện NHNo&PTNT Việt Nam giao dịch mua bán ngoại tệ trên thị tr- ờng liên ngân hàng trong nớc và quốc tế.
Thực hiện các nghiệp vụ mua bán ngoại tệ: trao ngay, kỳ hạn, hoán đổi, quyền mua bán ngoại tệ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, của các chi nhánh, nhu cầu chuyển vốn đầu cơ kinh doanh.
Theo dõi, xử lý trạng thái ngoại hối của hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam theo quy định của ngân hàng Nhà nớc và biến động của thị trờng.
Quản lý vốn trên tài khoản tiền gửi nội , ngoại tệ của NHNo&PTNT Việt Nam tại các ngân hàng khác: thực hiện điều chuyển vốn giữa các tài khoản; thực hiện các nghiệp vụ tiền gửi, tiền vay vốn nội, ngoại tệ trên thị trờng liên ngân hàng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của NHNo&PTNT Việt Nam, nâng cao hiệu quả kinh doanh vốn.
Thực hiện dự trữ bắt buộc tiền nội, ngoại tệ của NHNo&PTNT Việt Nam tại ngân hàng Nhà nớc theo quy định.
Tham gia thị trờng đấu thầu Tín phiếu kho bạc, Thị trởng mở. Thực hiện mua bán, chiết khấu các chứng từ có giá ngắn hạn trên thị trờng liên ngân hàng theo uỷ quyền của Tổng giám đốc.
2.2.2.3. Các nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ tại SGD NHNo. a. Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ giao ngay:
Theo quyết định của Tổng giám đốc NHNo, giao dịch này đợc định nghĩa nh sau:
Giao dịch mua bán giao ngay là giao dịch mua, bán một số lợng ngoại tệ giữa hai bên theo tỷ giá giao dịch và kết thúc thanh toán trong vòng hai ngày làm việc tiếp theo, kể từ ngày cam kết mua bán.
Hiện nay hầu hết các giao dịch mua bán ngoại tệ tại Sở giao dịch đều tồn tại dới hình thức các hợp đồng giao ngay do loại giao dịch này tơng đối đơn giản, dễ hiểu, phí thấp.
Quy trình nghiệp vụ giao dịch giao ngay
- Xây dựng tỷ giá mua bán ngoại tệ.
Theo quyết định số 64/1999/QĐ NHNN7 của thống đốc NHNN về việc công bố tỷ giá hối đóai của đồng Việt Nam với các ngoại tệ có quy định : Hàng ngày NHNN công bố tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trờng liên ngân hàng của đồng Việt Nam so với đô la Mỹ trên các phơng tiện thông tin đại chúng, trên cơ sở đó các tổ chức tín dụng kinh doanh ngoại tệ lấy làm cơ sở xác định tỷ giá mua bán ngoại tệ. Việc xây dựng tỷ giá mua bán dựa trên tỷ giá chính thức so NHNN công bố cộng thêm biên độ giao dịch do NHNN ấn định cho từng thời kì.
Hàng ngày, vào đầu giờ làm việc cán bộ kinh doanh ngoại tệ của Sở giao dịch nhận tỷ giá bình quân trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng do NHNN công bố và tỷ giá do ngân hàng ngoại thơng công bố, bao gồm các tỷ giá mua vào và bán ra đối với một số loại ngoại tệ, còn với ngoại tệ không đợc niêm yết trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng thì tỷ giá đợc cung cấp qua mạng REUTER. Từ đó Sở giao dịch xác định tỷ giá cho toàn bộ hệ thống NHNo giao dịch trong ngày.
Trong bảng tỷ giá có xác định rõ tỷ giá mua và bán bằng tiền mặt và chuyển khoản. Khoảng chênh lệch giữa tỷ giá mua tiền mặt và tỷ giá mua chuyển khoản phụ thuộc vào mức phí thu tiền mặt, phí kiểm đếm, vận chuyển… Chênh lệch giá mua và giá bán một loại ngoại tệ cao hay thấp phụ thuộc vào phạm vi giao dịch rộng hay hẹp và mức độ biến động tỷ giá ngoại tệ đó trên thị trờng.
Theo quyết định số 1301/NHNo- QHQT của Tổng giám đốc ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam: Sở giao dịch cũng nh các chi nhánh đợc phép tận dụng nguồn vốn VND trong kinh doanh để mua các ngoại tệ mạnh nh USD,EURO,GBP,JPY,CHF,CAD,AUD từ các cá nhân, các tổ…
chức tín dụng, các tổ chức kinh tế xã hội trên cơ sở tuân thủ chính sách quản lí ngoại hối của nhà nớc và đảm bảo kinh doanh có lãi. Các qui trình nghiệp vụ mua bán ngoại tệ đợc mô tả cụ thể nh sau:
Quy trình mua ngoại tệ tiền mặt.
Khi khách hàng đến bán ngoại tệ tiền mặt, cán bộ giao dịch tiến hành kiểm định, lập thành hai liên bảng kê “ mua ngoại tệ tiền mặt”, thu ngoại tệ trớc và chi trả VND cho khách hàng cùng hai liên bảng kê nếu khách hàng yêu cầu.
Cuối ngày, cán bộ giao dịch tiến hành đối chiếu đảm bảo tính khớp đúng giữa số lợng ngoại tệ mua vào và số lợng VND chi ra, hoàn ứng với quỹ của Sở giao dịch.
Nh vậy quy trình này không khác so với lý thuyết, luôn đảm bảo nguyên tắc ghi nợ trớc, ghi có sau.
Quy trình mua ngoại tệ chuyển khoản.
Quy trình tác nghiệp đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Khi khách hàng có nhu cầu bán ngoại tệ, cán bộ nghiệp vụ của phòng kinh doanh ngoại tệ phải:
• Hớng dẫn khách hàng lập hai liên uỷ nhiệm chi bán ngoại tệ trong tr- ờng hợp khách hàng có tài khoản tiền gửi ngoại tệ tại NHNo.
• Thực hiện xác nhận giao dịch qua FAX đối với các trờng hợp khác.
Giám đốc
Phòng
kinh doanh
ngoại tệ
Khách hàng bán
ngoại tệ
Phòng kế
toán
• Chuyển lãnh đạo phòng xem xét, trình giám đốc kí duyệt, Sau khi đợc Lãnh đạo duyệt, cán bộ nghiệp vụ xử lí nh sau:
• Chuyển một liên UNC hoặc Fax cho phòng kế toán để làm thủ tục hạch toán và chuyển tiền thanh toán cho khách hàng theo chỉ dẫn trong hợp đồng, đồng thời theo dõi và giải quết các phát sinh liên quan đến việc thanh toán tiền đối với khách hàng.
• Lu một liên UNC hoặc Fax.
Các giao dịch mua ngoại tệ của các tổ chức tín dụng đợc thực hiện theo quy định của NHNN và Tổng giám đốc NHNo về giao dịch mua bán ngoại tệ trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng.
Khi phát sinh nhu cầu mua bán ngoại tệ trên thị trờng ngoại tệ liên ngân hàng, cán bộ giao dịch thực hiện:
• Xác nhận giao dịch với các tổ chức tín dụng.
• Lập hợp đồng giao dịch (Dealing, Ticket hoặc Fax).
• Ghi số tham chiếu, thứ tự giao dịch, ngày giờ giao dịch lên hợp đồng. • Chuyển hợp đồng cho trởng phòng xem xét và trình giám đốc ký. • Chuyển hợp đồng cho phòng TTQT gửi xác nhận qua SWIFT hoặc Fax. • Chuyển hợp đồng cho phòng kế toán để hạch toán, chuyển tiền thanh
toán theo chỉ dẫn trong hợp đồng, đồng thời theo dõi và giải quyết các phát sinsh liên qun tới việc thanh toán.
• Cuối ngày làm việc, cán bộ giao dịch lập báo cáo tổng hợp các giao dịch đã thực hiện trong ngày chuyển trởng phòng xem xét và báo cáo Giám đốc.
Quy trình nghiệp vụ bán ngoại tệ.
Bán cho khách hàng là cá nhân.
Cá nhân có nhu cầu mua và sử dụng ngoại tệ vào các mục đích: học tập, chữa bệnh, công tác, du lịch, trợ cấp cho thân nhân ở nớc ngoài, chuyển sang định c ở nớc ngoài đều đ… ợc mua ngoại tệ tiền mặt của NHNo.
Khi bán và chuyển ngoại tệ cho cá nhân cán bộ nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của toàn bộ giấy tờ do cá nhân xuất trình. Sau khi kiểm soát nếu thấy giấy tờ hợp lệ cán bộ giao dịch sẽ tiến hành:
+ Hớng dẫn khách hàng lập hai liên giấy đề nghị mua và chuyển ngoại tệ, trờng hợp cá nhân mua và chuyển ngoại tệ ra nớc ngoài; hoặc hai liên Giấy xin mua ngoại tệ mặt, trờng hợp cá nhân xuất cảnh mua ngoại tệ tiền mặt của NHNo.
+ Trình lãnh đạo duyệt giấy đề nghị của khách hàng.
Căn cứ vào ý kiến phê duyệt của lãnh đạo trên giấy đề nghị của khách hàng, cán bộ giao dịch xử lí:
+ Thu VND của khách hàng và phát hành hai liên giấy nộp VND.
+ Chi trả ngoại tệ mặt cho khách hàng, đồng thời chi lên cuống chứng từ vận chuyển hành khách số lợng ngoại tệ đã bán, ngày bán, kí tên
+ Làm thủ tục chi và chuyển ngoại tệ ra nớc ngoài cho khách hàng
+ Lu một liên giấy đề nghị mua ngoại tệ và một liên giấy nộp VND của khách hàng.
Bán ngoại tệ cho tổ chức. Quy trình tác nghiệp:
1. Đơn vị mua ngoại tệ làm giấy đề nghị mua ngoại tệ, nộp cho phòng kinh doanh ngoại tệ.
2. Phòng kinh doanh ngoại tệ trình giám đốc ký duyệt
Giám đốc Phòng kế toán Phòng kinh doanh ngoại tệ Đơn vị mua ngoại tệ 1 2 3 4a 4b 5
3. Giám đốc duyệt xong trả lại hồ sơ cho phòng kinh doanh ngoại tệ. 4. Phòng kinh doanh ngoại tệ:
4a. Chuyển cho phòng kế toán một bản để hạch toán 4b. Trả cho khách hàng một bản.
5. Kế toán làm thủ tục thu VND và chi ngoại tệ cho khách hàng. NHNo bán ngoại tệ cho tổ chức dùng vào các mục đích: thanh toán tiền hàng hoá, dịch vụ cho nớc ngoài; thanh toán uỷ thác xuất nhập khẩu hàng hoá và dịch vụ cho bên nhận uỷ thác, chuyển trả các khoản nợ gốc, lãi và phí đối với các khoản vay nớc ngoài; chuyển ngoại tệ ra nớc ngoài của doanh nghiệp có vốn đầu t nớc ngoài, trả nợ vay ngoại tệ tại Sở giao dịch .…
Khi bán ngoại tệ cho các tổ chức, cán bộ nghiệp vụ phải kiểm soát tính đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp của bộ hồ sơ xin mua ngoại tệ của khách hàng. Bộ hồ sơ đó liên quan nhiều đến các thủ tục hải quan, hợp đồng nhập khẩu hàng hoá, hợp đồng đấu thầu, hợp đồng tín dụng Sau khi kiểm soát, nếu bộ hồ sơ phù… hợp, cán bộ nghiệp vụ sẽ hớng dẫn khách hàng lập hợp đồng mua bán ngoại tệ và chuyển lãnh đạo phòng kí nháy rồi trình giám đốc kí duyệt.
Khi nhận đợc xác nhận của bộ phận kế toán là trên tài khoản của khách
hàng đủ tiền VND để thực hiện mua ngoại tệ, cán bộ nghiệp vụ xử lí:
• Chyển một bản hợp đồng cho phòng kế toán để làm thủ tục hạch toán và chuyển tiền thanh toán cho khách hàng theo chỉ dẫn trong hợp đồng, đồng thời theo dõi và giải quyết các phát sinh liên quan đến việc thanh toán tiền với khách hàng.
• Giao cho khách hàng một bản hợp đồng cùng toàn bộ chứng từ gốc trong bộ hồ sơ mua ngoại tệ của khách hàng.
• Vào sổ sách theo dõi hàng tháng, cuối tháng tiến hành đối chiếu với kế toán đảm bảo khớp đúng số ngoại tệ bán ra và số VND thu về, xây dựng các báo cáo về kinh doanh ngoại tệ.
Đối với các TCKT có quan hệ vay ngoại tệ tại NHNo hoặc mở tài khoản tiền gửi ngoại tệ để thanh toán quốc tế qua NHNo, khi tài khoản không đủ tiền
để thanh toán các khoản phí chuyển itền, phí mở LC, phí sửa đổi LC, trả lãi vay ngân hàng phải mua thêm ngoại tệ, khách hàng chỉ cần gửi chứng từ chuyển… tiền VND cho cán bộ nghiệp vụ mà không phải kí hợp đồng mua bán ngoại tệ. Cán bộ nghiệp vụ làm thủ tục bán ngoại tệ cho khách hàng theo tỷ giá niêm yết trong ngày tại chi nhánh.
Mua bán giữa Sở giao dịch và chi nhánh.
Khi có nhu cầu bán ngoại tệ cho Sở giao dịch, chi nhánh thực hiện: Thông báo nhu cầu bán ngoại tệ cho Sở giao dịch bằng điện thoại.
Fax gửi Sở giao dịch nội dung bán ngoại tệ. Việc lập và gửi Fax phải tuân thủ các qui định hiện hành về thanh toán quốc tế. Fax gửi đi phải do cán bộ đợc uỷ quyền thực hiện.
Hớng dẫn cho khách hàng của mình chuyển ngoại tệ vào tài khoản của chi nhánh mở tại Sở giao dịch. Sở giao dịch căn cứ vào Fax của chi nhánh sẽ hạch toán chi nợ tài khoản ngoại tệ của chi nhánh đồng thời chuyển số tiền VND tơng ứng cho chi nhánh.
Khi có nhu cầu mua ngoại tệ của Sở giao dịch, chi nhánh thực hiện: Thông báo nhu cầu mua ngoại tệ của Sở giao dịch bằng điện thoại. Fax gửi Sở giao dịch theo đúng quy định nói trên.
Nếu chấp thuận Sở giao dịch gửi Fax xác nhận với chi nhánh.
Chi nhánh tiến hành chuyển số VND tơng ứng về Sở giao dịch trong ngày hiệu lực.
Sở giao dịch căn cứ vào Fax của chi nhánh sẽ chi có số ngoại tệ tơng ứng vào tài khoản ngoại tệ của chi nhánh mở tại Sở giao dịch.
b. Nghiệp vụ kinh doanh ngoại tệ có kì hạn và nghiệp vụ SWAPS
Giao dịch mua bán có kỳ hạn là giao dịch trong đó hai bên cam kết sẽ mua, bán với nhau một số lợng ngoại tệ theo một mức tỷ giá xác định và việc thanh toán sẽ đợc thực hiện trong tơng lai.
Giao dịch mua bán hoán đổi là giao dịch bao gồm đồng thời cả giao dịch mua và giao dịch bán cùng một số lợng đồng tiền này với một đồng tiền khác( chỉ có hai đồng tiền đợc sử dụng trong giao dịch), trong đó kỳ hạn thanh
toán của hai giao dịch khác nhau và tỷ giá của hai giao dịch đợc xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng.
