Để ký được hợp đồng BTT với bên bán và duy trì được mối quan hệ hợp tác lâu dài cùng có lợi, đơn vị BTT cần thực hiện tốt các yêu cầu như: phải lường trước tất cả những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình làm ăn với khách hàng; phải quyết định xem liệu đơn vị BTT có thể quản lý những khoản rủi ro này một cách an toàn và hiệu quả không...
a) Quá trình lựa chọn khách hàng gồm các bước:
• Khảo sát yêu cầu của khách hàng: bằng cách gọi điện thoại hoặc yêu cầu khách hàng điền vào các phiếu cung cấp thông tin.
• Tìm hiểu hoạt động kinh doanh: Bước này giúp chúng ta nhận biết các nhu cầu của người bán để bán được sản phẩm và kiểm tra xem đề nghị cung cấp dịch vụ BTT của khách hàng có phù hợp với các quy định của đơn vị hay không.
• Khảo sát khách hàng: Việc này phải được một bộ phận chuyên trách thực hiện với mục đích là kiểm tra lại những thông tin đã thu thập được trước đó có nay đủ và chính xác hay không và bổ sung thêm chi tiết về hoạt động kinh doanh của khách hàng.
• Ra quyết định lựa chọn: Căn cứ vào giá trị của các khoản phải thu cùng với những thông tin thu thập và kiểm tra chúng qua hai bước trên, chuyên viên tín dụng hoặc hội đồng tín dụng sẽ ra quyết định chấp nhận hay từ chối cung cấp dịch vụ BTT. Nếu chấp nhận thì hội đồng tín dụng sẽ ấn định chính xác các điều khoản và điều kiện hợp đồng BTT. Sau đó quyết định này sẽ được chuyển đến phòng nghiệp vụ để gửi cho khách hàng.
• Ký hợp đồng BTT: Trong đó có ấn định ngày thực hiện BTT.
b) Các tiêu chí lựa chọn khách hàng
- Có thể chuyển nhượng vô điều kiện;
- Có thể thu hồi được từ người mua có uy tín bằng các phương thức thức thu nợ thông thường;
- Nếu người bán bị phá sản, vẫn có thể thu hồi được số tiền đã tài trợ từ các khoản phải thu.
Tiêu chí 2: Khả năng phát triển và và uy tín của bên bán.
Để đánh giá một công ty cần xem xét những yếu tố chính:
- Bản thân công ty: loại hình kinh doanh, thời gian hoạt động, cổ đông, cam kết của cổ đông về việc sử dụng và mở rộng khoản mục vốn…
- Năng lực quản lý: mô hình quản lý của doanh nghiệp? Quyền quản lý tập trung vào một người hay một nhóm người? Kinh nghiệm và kỹ năng quản lý? Mức độ liêm khiết?
- Tình hình tài chính: Công ty kinh doanh có lãi không? Khả năng thanh toán nợ ngắn hạn? Công ty có chịu áp lực từ các chủ nợ ?
- Sản phẩm mà họ cung cấp có uy tín trên thương trường không? Có tiềm năng phát triển không?
- Lý do cần được tài trợ: để phát triển kinh doanh hay để bù lỗ, để đầu tư kinh doanh vào tài sản cố định hay vốn luân chuyển. Việc sử dụng vốn sai mục đích sẽ gây ra hậu quả nghiêm trọng cho bên bán và cả cho đơn vị BTT.
Tiêu chí 3: Dịch vụ thỏa đáng với nhu cầu của khách hàng
Khách hàng chỉ cảm thấy hài lòng nếu chúng ta cung cấp dịch vụ mà anh ta cần với một mức giá mà anh ta cảm thấy hợp lý. Để làm được điều này, đơn vị BTT phải :
o Đưa ra một hạn mức BTT phù hợp;
o Tính đến các khoản khấu trừ;
o Xem xét khả năng thanh toàn của bên mua hàng;
o Phải so sánh dịch BTT trong mối tương quan với dịch vụ cho vay của ngân hàng;
o Phải so sánh dịch vụ của đơn vị mình trong mối tương quan với dịch vụ của các đơn vị BTT khác.
Tiêu chí 4: Hiệu quả lợi nhuận thu được
Hầu hết các đơn vị BTT chỉ chấp nhận BTT cho những doanh nghiệp đạt một doanh số nhất định, đồng thời họ cũng tiến hành kiểm tra số lượng người mua và số lượng hóa đơn bán hàng liên quan đến doanh số đó. Ngay khi doanh số của doanh nghiệp là cao nhưng đơn vị BTT cũng không có lãi nếu số lượng khách hàng và chứng từ mua bán quá nhiều khiến đơn vị BTT phải tốn nhiều công sức, chi phí xử lý chứng từ và quản lý khách hàng, đơn vị BTT sẽ khó có lãi trừ khi họ thu phí cao. Mà việc thu phí cao thường không được người bán chấp nhận.
Ngoài những tiêu chí xét duyệt chung cho các loại BTT, đối với các sản
phẩm đặc biệt, đơn vị BTT cần lưu ý và điều chỉnh cho phù hợp. Với BTT xuất khẩu, đơn vị BTT phải xem xét đến vấn đề người bán tiềm năng có xuất hàng sang quốc gia tại đó tổ chức BTT là thành viên của FCI hay không. Nếu không đơn vị BTT khó mà có hạn mức tín dụng dành cho bên mua trừ khi đơn vị BTT hoặc người bán của chúng ta có tiềm lực tài chính rất mạnh.
Mặt khác phải chắc rằng việc thanh toán phải được thực hiện theo hình thức ghi sổ và điều khoản đó không trái với quy định của nước nhập khẩu.
Mặc dù quá trình và tiêu chí lựa chọn khách hàng được xem xét khá kỹ lưỡng tuy nhiên mối quan hệ giữa đơn vị BTT và người bán luôn có những thay đổi ảnh hưởng tiêu cực đến mối quan hệ giữa hai bên và đây là một trong những
nguyên nhân gây ra rủi ro đối với hoạt động BTT. Do đó, đơn vị BTT cần phải quản lý giám sát những thay đổi của khách hàng một cách chặt chẽ.