Mục đích và mục tiêu của các ông chủ có thể đạt đư ợc chỉ khi khả n ăng và kỹ năng của tổ chứ c đựơc kiểm soát xuyên suốt trong cơ cấu tổ chức. Các hoạt động của các thành viên s ẽ trở nên hỗn độn nếu không có sự phân công của m ọi ngư ời tới vai trò và chỉ dẫn các hoạt động của con ngư ời và các chứ c n ăng. Chương này đã kiểm tra xem tổ chức nên thiết kế thế n ào sự phân cấp của quyền hạn và chọn lựa hệ thống kiểm soát m à tạo nên một cơ cấu tổ chức hiệu quả. Hình dạng xác định phân cấp làm thế nào ra quy ết định đúng chỗ. N ó cũng xác định luân chuy ển nhân sự thế nào để thheo đuổi mục tiêu của tổ chứ c. Thiết kế hệ thống phân cấp là nhiệm vụ chính của nhà quản lý. Nhưn g như chúng ta thấy, nó là một nhiệm vụ mà rất nhiều tổ chức không làm tốt hoặc thiếu s ót để xem xét toàn diện. Chư ơng 5 đã làm theo nhữn g điểm chính sau:
Chiều cao của một cơ cấu tổ chức là số cấp bậc trong hệ thống phân cấp. Khoảng cách kiểm soát ở m ỗi cấp, và sự cân bằng giữa tập trung hoá và phân t án của quyền hạn.
D o tổ chức phát triển, sự gia kích cỡ của các t hành phần quản lý thì không tương xứng với sự gia tăng quy mô của tổ chứ c.
Các vấn đề của hệ thống phân cấp cao là giao tiếp, luân chuyển, và chi phí hành chánh.
Theo nguyên tắc của chuỗi ra lệnh thấp nhất, một tổ chứ c nên chọn s ố lự ơng thấp nhất của hệ t hống phân cấp phù hợp với khả năng mà tổ chức đối mặt.
K hoảng cách kiểm soát là số lựơng cấp dưới mà nhà quản lý trực tiếp quản lý. H ai yếu tố chính ảnh hưởng t ới khoảng cách kiểm soát là nhiệm vụ phức t ạp và nhiệm vụ tư ơng tác qua lại lẫn nhau.
H ình dạng hệ thống phân cấp và cách nó làm việc cũng bị ảnh hưởng bởi sự chọn lựa liên quan tới phân cấp hàng ngang khác nhau, tập trung so với không tập trung, sự tách biệt so với hội nhập, tiêu chuẩn hoá s o với điều chỉnh linh hoạt. Và ảnh hưởng của cách thứ c tổ chức.
6 nguyên tắc trong lý thuyết quan liêu xác định cách thứ c hiệu quả nhất để thiết kế hệ thống phân cấp quyền hạn trong một tổ chứ c.
Q uản lý Hành chánh có nhiều th uận lợi. N ó là sự công bằng và bình đẳng. Nó thúc đẩy hiệu quả tổ chức b ằng cách cải tiến th iết kế t ổ chứ c. Tuy nhiên vấn đề có thể phát sinh nếu các nguyên tắc hành chánh không đựợc theo dõi. Và nếu nhà quản lý cho phép tổ chứ c trở nên quá cao và tập trung hoá.
Các nhà quản lý cần nhận ra thông tin tổ chức ảnh hưởng t hế nào tới cách thức của hệ thống phân cấp chính thức của các công việc phân quy ền và đảm bảo rằng cả hai phù hợp để nâng cao hiệu suất của tổ chức.
Đ ể giữ cho tổ chức của họ càng phẳng càng tốt các nhà qu ản lý đang gia tăng sử dụng hệ thống IT và đang tạo ra các nhóm tự quản của các nhân viên đựoc trao quyền và/ hoặc là chuy ển sang đội ngũ nhân viên.
5.7. NỘI DUNG TÌN H HUỐ NG: MỘ T CÁCH TIẾP CẬN MỚI TẠI H EWLETT-PAC KARD (H P)
