III. CÁC CễNG ĐOẠN PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG
5. Giai đoạn thiết kế vật lý ngoài
Thiết kế vật lý ngoài là mụ tả chi tiết phương ỏn của giải phỏp đó được lựa chọn ở giai đoạn trước đõy. Đõy là một giai đoạn hết sức quan trọng vỡ nú mụ tả chớnh xỏc ở đõy cú ảnh hưởng và tỏc động trực tiếp tới cụng việc thường ngày của những người sử dụng, mỗi lỗi của thiết kế vật lý như bỏo cỏo khú đọc, một hộp thoại khụng dứt khoỏt, form hiển thị rối rắm ... sẽ là một nguyờn nhõn gõy nờn một trong những thất bại của hệ thống. Sản phẩm của giai đoạn này là một tài liệu miờu tả tất cả cỏc đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kĩ thuật, tài liệu cho người sử dụng và nú mụ tả cả phần thủ cụng và cả những giao diện đó được tin học húa.
Cỏc cụng đoạn chớnh của giai đoạn này: - Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài - Thiết kế chi tiết vào/ra
- Thiết kế cỏc thủ tục thủ cụng - Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo
Cụ thể cụng việc của cỏc giai đoạn này là:
5.1. Lập kế hoạch thiết kế vật lý ngoài
Lập kế hoạch cho giai đoạn này cần phải chọn phương tiện, khuụn dạng của cỏc dũng vào/ ra, xỏc định cỏc cỏch thức hội thoại với phần tin học húa của hệ thống thụng tin và cỏch thức thực hiện cỏc thủ tục thủ cụng. Phõn bố thời gian và lập danh mục cỏc sản phẩm.
5.2. Thiết kế chi tiết vào ra
Thiết kế khuụn dạng trỡnh bày của cỏc đầu ra và thể thức nhập tin cho người sử dụng. Khuụn dạng vào/ ra khụng những đẹp, hợp lý mà cũn giỳp cho người sử dụng thực hiện tốt hơn, dễ dàng hơn trong cụng việc của họ.
5.3. Thiết kế cỏc cỏch thức giao tỏc với phần tin học húa
Một hệ thống thụng tin thường thực hiện nhiều cụng việc khỏc nhau như: Cập nhật, in ấn bỏo cỏo, tra cứu cơ sở dữ liệu, sao chộp đảm bảo an toàn dữ liệu...
Cú 4 cỏch thức chớnh để thực hiện thao tỏc với hệ thống tin học húa. Thiết kế viờn cần phải biết và kết hợp tốt 4 cỏch thức đú để tạo ra những thao tỏc chuẩn cho hệ thống thụng tin tin học húa.
- Giao tỏc bằng tập hợp lệnh
- Giao tỏc bằng cỏc phớm trờn bàn phớm - Giao tỏc qua thực đơn
- Giao tỏc dựa vào cỏc biểu tượng.
5.4. Thiết kế cỏc thủ tục thủ cụng 5.5. Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo 6. Giai đoạn Triển khai kỹ thuật hệ thống
Nhiệm vụ của giai đoạn này đưa ra cỏc quyết định cú liờn quan tới việc lựa chọn cụng cụ phỏt triển hệ thống tổ chức vật lý cơ sở dữ liệu, cỏch thức truy nhập tới bản ghi của cỏc tệp và những chương trỡnh khỏc cấu thành nờn hệ thống thụng tin. Việc viết cỏc chương trỡnh mỏy tớnh, thử nghiệm chương trỡnh, cỏc
module và toàn bộ hệ thống cũng được thực hiện trong giai đoạn này. Mục tiờu chớnh của giai đoạn này là xõy dựng thành cụng hệ thống từ cỏc tài liệu của cỏc giai đoạn trước, nhưng đồng thời trong quỏ trỡnh xõy dựng hệ thống cũng là lỳc phải bổ xung hoàn thiện cỏc tài liệu đú. Kết quả của giai đoạn này là phần mềm tin học, hoàn thành tài liệu hệ thống và tài liệu hướng dẫn người sử dụng, cho cỏc thao tỏc viờn cũng là trỏnh nhiệm của những nhà thiết kế hệ thống.
Những cụng đoạn chớnh của giai đoạn này: - Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật - Thiết kế vật lý trong
- Lập cỏc chương trỡnh cho mỏy tớnh - Thử nghiệm phần mềm
- Hoàn thiện tài liệu cho hệ thống Cụ thể cụng việc của từng giai đoạn như sau:
6.1. Lập kế hoạch thực hiện kĩ thuật
Nhiệm vụ quan trọng nhất của lập kế hoạch triển khai là lựa chọn cỏc cụng cụ, sự lựa chọn này sẽ quyết định tới những hoạt động thiết kế vật lý trong như thiết kế vật lý cơ sở dữ liệu, thiết kế cỏc chương trỡnh cũng như hoạt động lập trỡnh sau này.
6.2. Thiết kế vật lý trong
Mục đớch thiết kế vật lý trong là đảm bảo độ chớnh xỏc của thụng tin và làm hệ thống mềm dẻo, ớt chi phớ. Hai bộ phận của hệ thống là cơ sở dữ liệu và cỏc xử lý sẽ được xem xột và đỏnh giỏ kĩ lưỡng ở đõy. Nhằm tỡm cỏch tiếp cận tới dữ liệu nhanh hơn và hiệu quả hơn.
6.3. Lập cỏc chương trỡnh cho mỏy tớnh
Phần mềm mỏy tớnh cho hệ thống thụng tin do cỏc lập trỡnh viờn thực hiện với yờu cầu đảm bảo rằng cỏc chương trỡnh phự hợp hoàn toàn với cỏc đặc tả thiết kế.
Như vậy: Trong giai đoạn này, cụng đoạn lập trỡnh là quan trọng nhất, đõy là quỏ trỡnh chuyển đổi cỏc thiết kế vật lý của nhà phõn tớch thành phần mềm mỏy tớnh do cỏc lập trỡnh viờn đảm nhận.
Lập kế hoạch thử nghiệm bao gồm việc xỏc định xem cỏi gỡ cần được thử nghiệm và việc thu thập dữ liệu phục vụ cho mục đớch thử nghiệm.
6.4. Thử nghiệm phần mềm
Thử nghiệm chương trỡnh là quỏ trỡnh tỡm lỗi, là một đỏnh giỏ cuối cựng về cỏc đặc tả, thiết kế và mó húa. Mục đớch của việc thử nghiệm chương trỡnh là nhằm đảm bảo rằng tất cả cỏc thành phần của chương trỡnh ứng dụng đều được thiết kế và triển khai đỳng với yờu cầu đề ra.
Trong chương trỡnh ứng dụng thường cú 2 kiểu lỗi đặc trưng đú là: - Chương trỡnh khụng làm những điều cần phải làm
Lỗi này được gọi là lỗi bỏ xút và hay gặp đối với cỏc ứng dụng mới được phỏt triển
- Chương trỡnh làm những điều khụng cần phải làm Lỗi này thường gặp trong quỏ trỡnh bảo trỡ
Một thử nghiệm tốt là một thử nghiệm phải xỏc định được cả 2 loại lỗi trờn. Giai đoạn thử nghiệm chương trỡnh cú rất nhiều đối tượng tham gia vào cỏc chiến lược thử nghiệm khỏc nhau với những mức khỏc nhau, nhằm mục tiờu cuối cựng là tỡm lỗi cũn tiềm ẩn trong chương trỡnh.
- Giai đoạn phõn tớch hệ thống: Thử nghiệm hệ thống (Master Test) được xõy dựng.
- Giai đoạn thiết kế hệ thống: Thử nghiệm module (Unit Test), thử nghiệm tớch hợp ( Integration Test) và thử nghiệm toàn hệ thống (System).
- Trong quỏ trỡnh triển khai hệ thống, cỏc kế hoạch thử nghiệm khỏc nhau này sẽ được thực hiện và quỏ trỡnh thử nghiệm thực sự được bắt đầu.
6.5. Hoàn thiện tài liệu cho hệ thống
Đõy là một bước hết sức quan trọng và cần thiết trước khi cỏc phõn tớch viờn kết thỳc một dự ỏn tin học húa để bắt đầu chuyển sang một dự ỏn khỏc, nhằm tập hợp cỏc thụng tin quan trọng mà họ cú được về hệ thống trong quỏ trỡnh phỏt triển và triển khai hệ thống.
Tài liệu hệ thống cần cho cỏc quản trị viờn hệ thống thụng tin thỡ được gọi là “ Tài liệu hệ thống”: Đú là một trong những bộ phận quan trọng nhất của một hệ thống thụng tin, nú cho biết lịch sử của một hệ thống thụng tin, thiết kế và mục tiờu của hệ thống.
Tài liệu cần cho những người sử dụng phục vụ cụng việc hàng ngày gọi là “Tài liệu cho người sử dụng”: Đú là một tài liệu giỳp cho người sử dụng hiểu rừ về hệ thống và cỏch sử dụng hệ thống. Người sử dụng cần được làm quen với cỏc thủ tục nhập dữ liệu và hợp lệ húa dữ liệu, biểu diễn cỏc bỏo cỏo đầu ra, cỏc biện phỏp xử lý lỗi và cỏc thủ tục cần tuõn thủ khi tiến hành thử nghiệm và chuyển đổi hệ thống.
Cuối cựng là tài liệu về hoạt động của hệ thống với cỏc sơ đồ dũng hệ thống, trong đú xỏc định cỏc chương trỡnh và trỡnh tự thực hiện chỳng.
7. Giai đoạn cài đặt bảo trỡ và khai thỏc
Cài đặt là quỏ trỡnh chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới. Mục tiờu của giai đoạn này là tớch hợp hệ thống được phỏt triển và cỏc hoạt động của tổ chức một cỏch ớt va vấp nhất đồng thời đỏp ứng được những thay đổi cú thể xẩy ra trong suốt quỏ trỡnh sử dụng. Cụng việc của giai đoạn này chuyển đổi về mặt kỹ thuật, về mặt con người.
Cỏc phương phỏp cài đặt:
Cài đặt trực tiếp: Là phương phỏp dừng hoạt động của hệ thống cũ và đưa ngay hệ thống mới vào sử dụng.
Cài đặt song song: Là cả hai hệ thống cựng song song hoạt động, cho đến khi quyết định dừng hệ thống cũ lại, tức là khi người sử dụng và bộ phận quản lý nhận thấy hệ thống mới đó đỏp ứng được yờu cầu nhiệm vụ.
Cài đặt thớ nghiệm cục bộ: Đõy là phương phỏp dung hũa giữa cài đặt trực tiếp và cài đặt song song. Cài đặt cục bộ chỉ thực hiện chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới cục bộ tại một vài bộ phận. Phương phỏp chuyển đổi tại bộ phận thớ điểm lại cú thể là một trong cỏc phương phỏp cài đặt quen biết: trực tiếp, song song hay theo giai đoạn.
Chuyển đổi theo giai đoạn : Theo phương phỏp này chuyển đổi từ hệ thống thụng tin cũ sang hệ thống thụng tin mới một cỏch dần dần, bắt đầu bằng một hay một vài module và sau đú mở rộng dần việc chuyển đổi sang toàn bộ hệ thống mới, những thành phần khỏc nhau của hệ thống mới và hệ thống cũ được sử dụng phối hợp với nhau cho tới tận khi toàn bộ hệ thống mới được cài đặt xong
Cỏc cụng đoạn cần thực hiện trong giai đoạn này là: - Lập kế hoạch chuyển đổi
- Chuyển đổi hệ thống - Khai thỏc và bảo trỡ - Đỏnh giỏ
Cụ thể cỏc cụng việc cần thực hiện trong cỏc cụng đoạn là:
7.1 Lập kế hoạch chuyển đổi
Chuyển đổi một hệ thống thụng tin bao gồm việc chuyển đổi phần mềm, dữ liệu, phần cứng, tài liệu, cỏc giải phỏp làm việc, cỏc mụ tả cụng việc, cỏc phương tiện làm việc, cỏc tài liệu đào tạo, cỏc biểu mẫu nghiệp vụ...
Trong thực tế quỏ trỡnh chuyển đổi thường được kết hợp rất nhiều phương phỏp và lập kế hoạch cài đặt cú thể bắt đầu từ khi tiến hành phõn tớch hệ thống, một số hoạt động mua sắm phần cứng, hợp thức húa dữ liệu mới để ghi vào cỏc tệp của hệ thống mới cần được tiến hành trước khi cài đặt phần mềm.
7.2 Chuyển đổi hệ thống
Khi một hệ thống mới được thực hiện thỡ cú ba khả năng về dữ liệu như sau: Thứ nhất: Cỏc kho dữ liệu đó tồn tại nhưng khụng đầy đủ và cấu trỳc chưa phự hợp. Vậy cần nhập thờm những dữ liệu mới chưa cú trờn mỏy và trớch cỏc dữ liệu cú cấu trỳc khụng phự hợp từ tệp cơ sở dữ liệu, sửa và ghi lại vào cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Thứ hai: Cỏc kho dữ liệu cần thiết đó cú theo đỳng cỏc đặc trưng của cấu trỳc. Thỡ ta khụng cần phải chuẩn bị gỡ.
Thứ ba: Cỏc kho dữ liệu hoàn toàn chưa tồn tại. Trường hợp này ta cần tạo ra cỏc kho dữ liệu đú, nếu dữ liệu chưa được tin học húa nhưng đó cú cỏc vật
mang tin thủ cụng thỡ việc thu thập và nhập dữ liệu vào cơ sở dữ liệu chỉ là vấn đề thời gian mà thụi.
Nhưng cũng cần chỳ ý rằng, trong nhiều trường hợp, việc chuẩn bị cơ sở dữ liệu là rất khú khăn, thậm chớ cũn khụng thể thực hiện được.
7.3 Khai thỏc và bảo trỡ
Đõy là giai đoạn chiếm chi phớ lớn nhất trong chu kỳ sống của một hệ thống thụng tin đối với phần lớn cỏc tổ chức. Quỏ trỡnh này bắt đầu ngay khi hệ thống được cài đặt, lý do tồn tại của giai đoạn bảo trỡ hệ thống là nhằm tiến triển hệ thống về mặt chức năng để hỗ trợ tốt hơn những nhu cầu thay đổi về mặt nghiệp vụ.
Cỏc kiểu bảo trỡ hệ thống: - Bảo trỡ hiệu chỉnh - Bảo trỡ thớch nghi - Bảo trỡ hoàn thiện - Bảo trỡ phũng ngừa
7.4 Đỏnh giỏ
Quỏ trỡnh thực thi dự ỏn phỏt triển hệ thống thụng tin, phõn tớch viờn luụn dự kiến những chi phớ, thời hạn và cỏc mục tiờu đạt được của hệ thống, chớnh vỡ vậy khi cài đặt xong, cần tiến hành đỏnh giỏ dự ỏn và hệ thống.
Đỏnh giỏ dự ỏn chủ yếu là việc so sỏnh thời gian thực sự để cú được hệ thống mới với thời gian dự kiến và dự ỏn cú tuõn thủ ngõn sỏch đó xỏc định hay khụng. Việc làm này nhằm 2 mục đớch:
- Quản lý nhõn sự
- Rỳt kinh nghiệm cho việc quản lý cỏc dự ỏn thụng tin sau.
Đỏnh giỏ về hệ thống là việc xem xột xem hệ thống cú đạt được cỏc mục tiờu đó đề ra hay khụng. Điều này khụng thể thực hiện ngay sau khi cài đặt mà phải cần một thời gian khai thỏc nhất định
Việc đỏnh giỏ hệ thống lõu hay nhanh tựy thuộc vào từng hệ thống cụ thể, tuy nhiờn quỏ trỡnh này là bắt buộc phải tiến hành khụng thể bỏ qua được.
Như vậy: Trong suốt quỏ trỡnh phõn tớch và thiết kế hệ thống thụng tin đũi hỏi người phõn tớch viờn cú một tư duy khoa học trờn cơ sở những vấn đề từ lý thuyết đem ỏp dụng vào thực tế, vật lý cũng như logic nhằm cải tiến mụ hỡnh hoạt động của hệ thống thụng tin và nõng cao hiệu quả quản lý cũng như hiệu quả kinh doanh của cụng ty, của tổ chức.
IV. YấU CẦU ĐỔI MỚI CỦA HỆ THỐNG THễNG TIN
Như chỳng ta thấy trước đõy, quản lý cú hiệu quả của một tổ chức dựa phần lớn vào chất lượng thụng tin do cỏc hệ thống thụng tin chớnh thức sản sinh ra. Dễ dàng thấy rằng từ sự hoạt động kộm của một hệ thống thụng tin sẽ là nguồn gốc gõy ra những hiệu quả xấu nghiờm trọng.
Mục tiờu cuối cựng của những cố gắng phỏt triển hệ thống thụng tin là cung cấp cho cỏc thành viờn của tổ chức những cụng cụ quản lý tốt nhất. Việc hoạt động tốt hay xấu của một hệ thống thụng tin được đỏnh giỏ thụng qua chất lượng của thụng tin mà nú cung cấp. Thụng qua những tiờu chuẩn chất lượng của thụng tin như sau:
- Tin cậy - Đầy đủ - Thớch hợp - Dễ hiểu - Được bảo vệ - Đỳng thời điểm
Nhưng cú một cõu hỏi luụn thường trực đầu tiờn khi phỏt triển một hệ thống thụng tin mới đú là: Cỏi gỡ bắt buộc một tổ chức phải tiến hành phỏt triển hệ thống thụng tin đú. Những nguyờn nhõn chớnh dẫn đến việc phỏt triển một hệ thống thụng tin mới là:
- Những yờu cầu về quản lý
- Những yờu cầu mới của nhà quản lý - Sự thay đổi của cụng nghệ
Phõn tớch cụ thể cỏc nguyờn nhõn dẫn đến phỏt triển một hệ thống thụng tin mới như sau:
1. Những yờu cầu về quản lý
Như chỳng ta đều biết sự hoạt động tồi tệ của một hệ thống thụng tin, những vấn đề về quản lý và việc thõm thủng ngõn quĩ là những nguyờn nhõn đầu tiờn thỳc đẩy một yờu cầu phỏt triển hệ thống thụng tin.
2. Những yờu cầu mới của nhà quản lý
Đõy cũng là một nguyờn nhõn quan trọng nú xuất phỏt từ nhu cầu khỏch quan phỏt sinh trong quỏ trỡnh quản lý, lónh đạo của người quản lý. Nhưng cũng khụng trỏnh khỏi trường hợp người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mỡnh và khi ụng ta biết rằng thụng tin là một phương tiện để thực hiện điều đú.
3. Sự thay đổi của cụng nghệ
Trong thời đại nền kinh tế đang phỏt triển rất nhanh và mạnh mẽ, cụng nghệ đúng gúp một vai trũ lớn trong chiến lược phỏt triển sản xuất cũng như kinh doanh của cỏc tổ chức, việc xuất hiện cỏc cụng nghệ mới cũng là một nguyờn nhõn dẫn đến việc một tổ chức cần xem xột lại những thiết bị hiện cú