II. Thực trạng hoạt động xuất khẩu hàng nôngsản của công ty VILEXIM giai đoạn 1996 2000.
b. Công tác tổ chức thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty.
Một thực tế của ngành hàng xuất khẩu đang tồn tại ở nớc ta hiện nay đó là nhiều ngành hàng xuất khẩu còn mang tính chầt thu gom manh múm, làm theo th- ơng vụ, không có chiến lợc cho lâu dài. Thực tế này càng đúng hơn đối với ngành hàng xuất khẩu nông sản Việt Nam. Hiện nay chỉ khi một mặt hàng nào đó xuất khẩu thuận lợi thì các đơn vị kinh doanh xuất khẩu mới đi thu gom ở thị trờng nội địa để bán ra thị trờng nớc ngoài, khi mặt hàng ấy xuất khẩu không thuận lợi thì bỏ mặc các nhà sản xuất làm cho ngời sản xuất bị ứ đọng hàng hóa, bị lâm vào tình trạng khó khăn, họ không có đủ tiền để trang trải cho cuộc sống nên phải phá bỏ loại cây trồng ấy đi và thay vào đó là một loại cây trồng mới. Vì vậy khi cầu về mặt hàng ấy trên thị trờng thế giới tăng thì các công ty kinh doanh xuất khẩu lại không có hàng để xuất khẩu. Chính vì không có sự phối hợp một cách đồng bộ giữa ngời sản xuất và nhà xuất khẩu nên cả hoạt động sản xuất và xuất khẩu đều thiếu ổn định, không mang tính chiến lợc lâu dài. Công ty VILEXIM cũng ở trong tình trạng chung ấy.Việc tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty đợc thể hiện ở mô hình sau:
Sơ đồ : Mô hình tổ chức thu mua tạo nguồn hàng của công ty VILEXIM.
Với mô hình này, nhà buôn nhỏ ở địa phơng là nguồn cung cấp chính cho công ty. Mối quan hệ giữa công ty và ngời sản xuất rất lỏng lẻo, công ty không hề có một mối liên hệ mật thiết hay một sự hớng dẫn nào về chất lợng, tiêu chuẩn kỹ thuật của hàng hóa đối với ngời sản xuất. Hàng hóa của công ty thờng phụ thuộc vào các nhà buôn nhỏ ở địa phơng do vậy hàng nông sản công ty thu gom đợc th- ờng không đồng bộ về chủng loại, chất lợng, mẫu mã... Thêm vào đó hoạt động của công ty mang tính thơng vụ nên công ty rất dễ bị các nhà buôn nhỏ ở địa ph- ơng ép giá. Các nghiệp vụ mà công ty thực hiện khi thu mua hàng đợc thể hiện ở sơ đồ sau:
Sơ đồ: Quá trình thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty.
Bớc 1: Xác định nhu cầu. Các chi nhánh công ty Công ty Các cơ sở sảnxuất và chế biến Hộ gia đình sản xuất Xác định nhu cầu Xây dựng đơn giá Lựa chọn khu vực thị trờng Tiếp cận đàm phán ký kết hợp đồng Tổ chức thực hiện hợp đồng Thanh lý hợp đồng Tìm kiếm nhà cung ứng Lựa chọn nhà cung ứng Kiểm tra hàng hoá Tiếp nhận hàng hóa Vận chuyển hàng hóa Bảo quản hàng hóa
Đây là bớc đầu tiên và có vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động xuất khẩu của công ty. Nó có quan hệ mật thiết với các bớc sau và quyết định trực tiếp đến kết quả của các bớc sau. Yêu cầu của bớc này là công ty phải nắm chắc đợc các yếu tố mặt hàng, chất lợng, giá cả. Chỉ có nắm chắc bớc này thì công ty mới thực hiện tốt đợc công tác thu mua, đáp ứng đợc đúng mong muốn của ngời tiêu dùng và mới thu đợc kết quả tốt khi kết thúc thơng vụ. Một trong những căn cứ giúp cho công ty xác định đợc nhu cầu là dựa trên các hợp đồng xuất khẩu, các đơn đặt hàng của nớc ngoài từ đó công ty sẽ xem xét lại loại hàng mà khách hàng cần và khả năng đáp ứng của công ty. Trớc mỗi thơng vụ công ty thờng cử các cán bộ có kinh nghiệm xuống cơ sở để nắm bắt tình hình sản xuất, chế biến, xem xét khả năng cung ứng của từng khu vực trong nớc và đa ra giải pháp tối u cho công tác thu mua.
Bớc 2: Xây dựng đơn hàng.
Sau khi có đợc các thông tin về nhu cầu của bạn hàng thì công ty sẽ tiến hành xây dựng cho mình một đơn hàng. Đơn hàng này sẽ có các điều khoản về số lợng, chất lợng của hàng hóa giống nh khách hàng yêu cầu còn các điều khỏan khác thì không giống. Giá cả trong hợp đồng xuất khẩu thờng lớn hơn 3-5% so với giá trong đơn hàng mà công ty sẽ sử dụng để thu mua.
Bớc 3: Lựa chọn khu vực thị trờng ngới cung ứng.
Sau khi đã xây dựng đợc các đơn hàng thu mua, công ty sẽ tiến hành xem xét xem khu vực thị trờng nào có khả năng đảm bảo một cách tốt nhất đơn hàng của công ty. Đối với những mặt hàng khác nhau công ty sẽ lựa chọn khu vực thị trờng ngời cung ứng khác nhau. Chẳng hạn:
− Đối với khu vực miền Bắc, đặc biệt là tại các tỉnh Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Thanh Hóa, Hải Phòng sẽ là nơi cung cấp các mặt hàng lạc nhân, đậu, vừng, ngô cho công ty.
− Khu vực miền Trung với các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Qủng Nam sẽ cung cấp lạc nhân, hạt tiêu.
− Khu vc Tây Nguyên với các tỉnh Gia Lai, Đắc Lắc, Buôn Mê Thuột sẽ cung cấp cà phê, hạt tiêu.
Các chi nhánh của công ty sẽ phụ trách khu vực thị trờng ngới cung ứng trực thuộc tầm quản lý của mình. Chi nhánh tại Thành Phố Hồ Chí Minh sẽ phụ trách khu vực miền Nam còn đại diện tại Đông Hà và văn phòng tại Hà Nội sẽ phụ trách khu vực miền Trung và miền Bắc. Căn cứ vào khu vực thị trờng đã chọn công ty sẽ lựa chọn nhà cung ứng trên cơ sở các điều kiện của đơn hàng, và một số chỉ tiêu sau của nhà cung ứng:
− Quy mô sản xuất, kinh doanh của nhà cung ứng có đáp ứng đợc với yêu cầu của công ty hay không.
− Đối tác có uy tín trên thị trờng không.
− Chất lợng và mẫu mã hàng hóa của nhà cung ứng có đáp ứng đợc yêu cầu của công ty không.
− Gía cả có thấp hơn giá thu mua hay không. − Điều kiện giao hàng nh thế nào.
Bớc 4: Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi đã lựa chọn đợc ngời cung ứng, công ty sẽ tiếp cận đàm phán và ký kết hợp đồng. Hợp đồng là một căn cứ xác định quyền lợi và nghĩa vụ của các bên nên nó cũng là một công cụ để đảm bảo rằng công ty sẽ nhận đợc hàng.
Bớc 5: Thực hiện hợp đồng.
Sau khi đã ký hợp đồng với nhà cung ứng, hai bên sẽ đi vào thực hiện hợp đồng. Mỗi bên đều phải tự giác thực hiện trách nhiệm của mình. Tuy nhiên để quá trình mua hàng đợc diễn ra suôn sẻ, không ảnh hởng đến các bớc sau thì công ty đã cử cán bộ công nhân viên của mình xuống tận cơ sở để kiểm tra chất lợng hàng. Tuy nhiên một thực tế đang tồn tại ở công ty hiện nay là hoạt động kiểm tra chất l- ợng hàng thu mua của công ty mang nặng tính hình thức, công cụ để kiểm tra rất thô sơ. Chẳng hạn đối với mặt hàng lạc xuất khẩu. Việc kiểm tra chủ yếu dựa trên kinh nghiệm của cán bộ thu mua thông qua quan sát màu sắc, độ tróc của lụa lạc.
Sau khi đã nhận đợc hàng, công ty sẽ tiếp nhận hàng tại các địa điểm giao hàng cụ thể. Hàng sẽ đợc tập trung về kho của công ty, đợc kiểm tra lần cuối, đóng gói những hàng đủ tiêu chuẩn xuất khẩu và chờ làm thủ tục hải quan cho lô hàng đó.
Đối với mặt hàng nông sản yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật đối với khâu chế biến, bảo quản là rất cao. Kho chứa hàng phải vệ sinh, có nhiệt độ và độ ẩm thích hợp với đặc tính của từng mặt hàng nhằm hạn chế sự biến dạng, biến chất, nấm mốc hàng hóa. Tuy nhiên đối với công ty VILEXIM, kho chứa hàng mới chỉ đơn thuần là nơi chứa hàng chứ cha thực sự đảm bảo đợc các yêu cầu về tiêu chuẩn kỹ thuật, công ty hầu nh cha có một hoạt động chế biến nào. Do vậy chất lợng hàng xuất khẩu của công ty trong thời gian qua cha thực sự cao.
Bớc 6: Thanh lý hợp đồng.
Đây là bớc cuối cùng trong công tác thu mua tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty. Trong quá trình thanh lý hợp đồng, nếu có vớng mắc gì thì hai bên phải tiến hành xem xét để đi đến thỏa thuận thống nhất về trách nhiệm và quyền lợi của mỗi bên. Nếu không thống nhất đợc cách giải quyết thì hai bên sẽ phải nhờ đến trọng tài kinh tế cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết.
Để hạn chế sự ảnh hởng của nhà buôn nhỏ ở địa phơng đến công tác thu mua hàng của công ty, thời gian qua công ty đã thành lập thêm các trạm thu mua ở địa phơng mình để trực tiếp thu mua từ nhà sản xuất. VD: Trạm thu mua ở Nghệ An đối với mặt hàng lạc; ở Đắc Lắc đối với mặt hàng cà phê và ở Cần Thơ đối với gạo. Với hình thức này công ty có thể tiết kiệm đợc chi phí, chọn đợc hàng có chất lợng đảm bảo. Tuy nhien khối lợng hàng thu mua đợc bằng hình thức này của công ty vẫn cha cao, nguồn cung cấp vẫn cha ổn định bởi đây là hình thức mới đối với công ty nên cũng mới đối với ngời sản xuất. Ngời sản xuất có mối quan hệ rất ít đối với công ty nên uy tín của công ty đối với họ cha cao. Thêm vào đó do lực l- ợng thu mua quá mỏng, các trạm thu mua quá ít nên công ty cha tiếp xúc đợc nhiều đối với ngời sản xuất.