I. đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh và quản lý của công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
ThơngMại * Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ:
* Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: ĐVT : Đồng Chứng từ ghi sổ Số tiền Số hiệu Ngày tháng 01/2002 150.000 Chứng từ ghi sổ số 02/2002 100.000 Chứng từ ghi sổ số 03/2002 352.000
* Sổ tiền gửi ngân hàng TK 112 :
ĐVT : đồng Chứng từ Diễn giải TK đối ứng Số tiền
Số hiệu Ngày tháng Gửi vào Rút ra Còn lại
@. Sổ TK tổng hợp – theo đối ứng: phản ánh số liệu của các TK theo từng phòng hoặc tất cả các phòng trong một khoảng thời gian.
Tổng hợp phát sinh theo đối ứng một tài khoản. Từ tháng...đến tháng...năm...
D nợ đầu: D có đầu kỳ:
Phát sinh nợ trong kỳ: Phát sinh có trong kỳ: D nợ cuối kỳ: D có cuối kỳ:
Đơn vị/Bộ phận: Tài khoản: Tiểu khoản:
ĐVT: đồng
TKĐU Tên TK đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có
... .... .... .... ....
Ngày... tháng... năm... Ngời lập biểu Kế toán trởng
Thơng Mại
• Quy trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá:
Chứng từ gốc Hoá đơn GTGT Phiếu chi Phiếu thu Sổ phụ Giấy báo nợ Giấy báo có Uỷ nhiệm chi ... Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 151, 1561,133,144, 3311, 3312, 1111, 1112 Bảng cân đối tài khoản Sổ chi tiết TK 151, 1561,133,144,3311,3312, 1111,1112... Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính
Thơng Mại
chơng III
các giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán hoạt động nhập khẩu hàng hoá tại Công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
I. đánh giá thực trạng kế toán nhập khẩu hàng hoá tại công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp
- Ưu điểm:
Xuất phát từ đặc điểm kinh doanh, hoạt động quản lý, điều hành, các phòng kinh doanh đều tập trung tại trụ sở chính của Công ty, các nghiệp vụ kế toán đợc theo dõi, ghi chép, phản ánh tại phòng Kế toán tài chính. Do vậy Công ty đã chọn hình thức kế toán tập chung là hợp lý, đáp ứng tốt đợc các yêu cầu quản lý. Với mô hình này toàn bộ công tác hạch toán kế toán nh: theo dõi phản ánh biến động của tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thuế đều đợc tập chung tại Phòng Kế toán. Phòng Kế toán có trách nhiệm hạch toán chi tiết và tổng hợp, lập báo cáo tài chính, phân tích hoạt động kinh tế và kiểm tra công tác kế toán toàn doanh nghiệp. Nhân viên kế toán ở các đơn vị chỉ có nhiệm vụ thu thập và xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ hoặc cuối ngày gửi về phòng Kế toán. Do vậy đã giảm đợc số lợng nhân viên kế toán mà vẫn đảm bảo hạch toán chính xác kịp thời đa ra những thông tin cần thiết phục vụ yêu càu quản lý.
Đội ngũ cán bộ phòng kế toán là những ngời có năng lực, trình độ, nhiệt tình, có kinh nghiệm đợc phân công lao động theo chuyên môn hoá do vậy mà mọi công tác hạch toán kế toán đợc tiến hành nhanh chóng, kịp thời, ít sai sót. Mọi văn bản chỉ đạo của Nhà nớc nh các Quyết định, Thông t hớng dẫn của Bộ tài chính và Cơ quan chủ quản đều đợc cán bộ nghiên cứu áp dụng theo quy định đồng thời cũng đề xuất các phản hồi khi thông tin đa ra trong các văn bản là cha hợp lý với tình hình hiện tại của Công ty.
Các chứng từ kế toán nói chung và các chứng từ sử dụng để hạch toán các nghiệm vụ nhập khẩu nói riêng đều theo đúng mầu của Bộ tài chính ban hành, phù hợp với yêu cầu pháp lý và kinh tế của nghiệp vụ. Những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều đợc ghi chép đầy đủ, chính xác và chứng từ, có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan. chứng từ đều đợc kiểm tra, giám sát chặt chẽ và xử lý kịp thời, đợc tập hợp và phân loại theo từng hợp đồng, theo trình tự thời gian phát sinh, theo từng phòng kinh doanh và đợc
Thơng Mại
đóng thành tập theo từng tháng, năm, phân loại và lu trữ một cách khoa học thuận tiện cho công ttác kiểm tra đối chiếu khi cần thiết.
Trong hạch toán kế toán nghiệp vụ, kế toán sử dụng tài khoản kế roán theo hệ thống danh mục tài khoản kế toán doanh nghiệp (bán hàng theo Quyết định Số: 1141TC/ĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ trởng Bộ Tài chính). để phù hợp với đặc điểm kinh doanh của Công ty, kế toán chi tiết các tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 theo từng hợp đồng, từng Phòng kinh doanh, từng loại tiền, từng ngân hàng... để tiện cho việc theo dõi và hạch toán, tránh đợc sự nhầm lẫm giữa các đối tợng khác nhau.
Về sổ sách kế toán Công ty áp dụng hình thức “ chứng từ ghi sổ”. Mọi công việc của kế toán đều đợc thực hiện trên máy vi tính bằng phần mềm kế toán doanh nghiệp đ- ợc thiết kế phù hợp với đặc điểm kinh doanh và hạch toán kế toán của Công ty. Do vậy công việc của nhân viên kế toán đợc đơn giản hoá tránh đợc những ghi chép trùng lặp của hình thức chứng từ ghi sổ. Đồng thời các mẫu biểu, sổ sách kế toán chi tết, tổng hợp, báo cáo tài chính in ra có kết cấu đơn giản, cụ thể, dễ theo dõi và đáp ứng mọi yêu cầu của quản lý.
Tuy nhiên trong qúa trình hạch toán nói chung cũng nh quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu nói riêng, bên cạnh những u điểm không thể phủ nhận của mình, Công ty không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định trong quá trình hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu, đặc biệt là trong lúc giao thời của các chế độ chính sách và việc ban hành Thông t số: 108/2001/TT – BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trởng Bộ Tài chính về việc h- ớng dẫn kế toán hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu uỷ thác, ban hành 4 chuẩn mực kế toán, việc sửa đổi hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp đang gây nhiều tranh cãi.
- Nhợc điểm:
Tại Công ty không có sự phân biệt hai hình thức mua hàng gửi bán thẳng và mua hàng nhập kho. Nghĩa là khi nhận hàng bao giờ Công ty cũng lập phiếu nhập kho để chính thức hoá quyền sở hữu của Công ty về lô hàng đó. Khi hàng hoá nhập khẩu về giao ngay cho khách hàng trong nớc, kế toán cũng định khoản nh trờng hợp mua hàng nhập kho. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Trong qúa trình ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Công ty sử dụng tỷ giá thực tế để hạch toán. Việc sử dụng tỷ giá thực tế hay tỷ giá hạch toán để kế toán là do Công ty lựa chọn sao cho phù hợ với đặc thù kinh doanh của mình. Tuy nhiên khi hạch toán bằng tỷ giá thực tế thì việc theo dõi và tính toán chênh lệch tỷ giá do tỷ giá thực tế thay đổi giữa các thời điểm phát sinh khác nhau là tơng đối phức tạp.
Đối với các chi phí mua hàng phát sinh trong quá trình nhập khẩu nh phí lu kho, lu bãi, vận chuyển, bảo quản, bốc xếp, thủ tục phí thanh toán, phí mở L/C... kế toán
Thơng Mại
không phản ánh vào TK 1562 – “ Chi phí thu mua hàng hoá” mà phản ánh vào tài khoản 641 “chi phí bán hàng” chi tiết cho từng loại chi phí nh tài khoản 6418 “ Chi phí bốc xếp, vận chuyển, bảo quản, bảo hiểm”, tài khoản 6417 “ Chi phí giấy phép tờ khai, kiểm tra, mẫu, thủ tục phí’. Việc hạch toán nh vậy là không đúng nội dung phản ánh của tài khoản 641, đồng thời sẽ dẫn tới xác định giá vốn hàng xuất kho và lợi nhuận gộp thiếu chính xác. Tất cả các chi phí này cùng với chi phí bán hàng khác sẽ đợc kết chuyển sang tài khoản 911 vào cuối kỳ để xác định kết quả.
Trong qua trình hạch toán khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu chi ngoại tệ, kế toán không sử dụng tài khoản ngoài bảng là TK 007 “ngoại tệ các loại” để phản ánh. Nguyên nhân là do khi vào số liệu cho các chứng từ ngoại tệ trên máy vi tính, kế toán đã nhập số liệu về tiền ngoại tệ và tỷ giá quy đổi cùng voí tiền VND. Vì vậy số ngoại tệ, các khoản ngoại tệ thể hiện cả thông tin về ngoại tệ và thông tin về VND. Kế toán vẫn theo dõi sự biến động của các ngoại tệ tại các ngân hàng khác nhau vài giá trị của chúng quy đổi ra VND mà không cần sử dụng tài khoản 007.
II. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán nghiệp vụ nhập khẩu tại công ty xuất nhập khẩu và xây dựng nông lâm nghiệp .
1. các giải pháp đề xuất.
1) ảnh hởng của việc thay đổi tỷ giá.
Do chức năng chính của Công ty là xuất nhập khẩu trực tiếp hàng hoá, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình xuất nhập khẩu liên quan nhiều đến ngoại tệ. Hiện nay theo thông t 105 của bộ tài chính hớng dẫn kế toán chuẩn mực" ảnh h- ởng của việc thay đổi tỷ giá"
Đối với TK 413, Công ty chỉ phản ánh các khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái vào TK 413- Chênh lệch tỷ giá hối đoái trong các trờng hợp:
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái đã thực hiện và chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính .
+ Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại của các khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ cuối năm tài chính của hoạt động kinh doanh,...
+ Khoản chênh lệch tỷ giá hối đoái khi chuyển đổi báo cáo tài chính của cơ sở ở nớc ngoài hoạt động độc lập.
Thay vì sử dụng nh trớc đây thì bây giờ các nghiệp vụ kinh tế mua, bán ngoại tệ phát sinh đợc quy đổi ra đồng Việt Nam đồng theo tỷ lệ giá mua bán thực tế phát sinh.
Thơng Mại
toán vào TK635” Chi phí tài chính “ và tài khoản 515” Doanh thu từ hoạt động tài chính”.
Phơng pháp hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu thể hiện rất rõ trong cuốn “6 chuẩn mực kế toán mới và hớng dẫn thực hiện” thông qua thông t 105
Ví dụ : Khi nhận toàn bộ chứng từ hàng hoá do ngời xuất khẩu chuyển đến, nếu cuối tháng mà hàng cha về, kế toán ghi:
Nợ TK 151: Trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế.(TGTT)
Có TK 3311: Số tiền phải trả cho ngời xuất khẩu theo trị TGTT Khi thanh toán chi ngời bán , căn cứ giấy báo nợ kế toán ghi:
Nợ TK 3311 : Số tiền thanh toán cho ngời bán theo TGTT ngày ghi sổ
Có TK 144 : Số tiền ký quỹ theo TGTT ngày ký quỹ( Nếu thanh toán bằng L/C)
Có TK1122 : Số ngoại tệ quy ra VND theo TGTT ngày thanh toán Sau đó có bút toán phản ánh chênh lệch tỷ giá:
* Trờng hợp TGTT ngày ký quỹ hoặ ngày thanh toán > TGTT ngày ghi sổ, ké toán ghi:
Nợ TK : 413: Chênh lệch tăng Có TK : 3311
* Trờng hợp TGTT ngày ký quỹ hoặc ngày thanh toán < TGTT ngày ghi sổ, kế toán ghi: Nợ TK 3311
Có TK 413 : Chênh lệch giảm
Thay và ghi nh trên các nghiệp vụ đợc định khoản lại nh sau:
Khi nhận đợc bộ chứng từ hàng hoá do ngời xuất khẩu chuyển đến, nếu cuối tháng mà hàng cha về, kế toán ghi:
Nợ TK 151 : ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) Có TK 3311: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Khi thanh toán cho ngời bán hàng, căn cứ vào giấy báo nợ, kế toán ghi: + Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi: Nợ TK 3311 : ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Nếu lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 144 :( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) Có TK 1122: (Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán)
+Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái trong giao dịch thanh toán , ghi: Nợ TK 3311: ( Tỷ giá hối đoái ghi sổ kế toán)
Thơng Mại
Có TK 144:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) Có TK 1122:( Tỷ giá hối đoái ghi trên sổ kế toán) 2 ) Đối với việc sử dụng các loại nguyên tệ
Khi các nghiệp vụ liên quan đến thu chi ngoại tệ kế toán nên sử dụng TK 007 - " nguyên tệ các loại " để phản ánh chi tiết số phát sinh liên quan đến ngoại tệ đồng thời với hạch toán tổng hợp. Theo chế độ hiện hành, TK 007 đợc mở sử dụng để theo dõi tình hình thu chi của ngoại tệ trong đơn vị và đợc mở chi tiéet cho từng loại nguyên tệ (USD, EUR, JPY, GBP )…
Kết cấu TK007:
- Bên nợ : Số nguyên tệ tăng thên trong kỳ - Bên có : Số nguyên tệ giảm trong kỳ - D nợ : Số nguyên tệ hiện còn.
Khi kế toán viết uỷ nhiệm chi hoặc uỷ quyền cho Ngân hàng trích từ tài khoản tiền gửi ngoại tệ cuả Công ty dể mở L/C , căn cứ vào giấy báo nợ , kế toán ghi:
Nợ TK 144: Số tiền ký quỹ theo TGTT Có TK 1122
Đồng thời ghi Có TK 007 : Số nguyên tệ dùng để ký quỹ.
Trờng hợp kế toán yêu cầu ngân hàng trích từ TK tiền gửi VND (hoặc vay ngắn hạn ngân hàng để mua ngoại tệ), căn cứ vào giấy báo nợ kế toán ghi:
+ Nếu phát sinh lỗ tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi: Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Nợ TK 635: Chi phí tài chính( Lỗ tỷ giá hối đoái) Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua ngoại tệ
+ Nếu phát sinh lãi tỷ giá trong giao dịch thanh toán, ghi: Nợ TK 1122: ( Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)
Có TK 515: Doanh thu tài chính( Lãi tỷ giá hối đoái) Có TK 1121 : ( Theo tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 3311 : (Theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch)Số tiền vay để mua ngoại tệ
Đồng thời ghi Nợ TK 007 : Số nguyên tệ * Mẫu sổ TK 007