I. Giới thiệu chung về công ty TNHH Ninh Thanh
2. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh
1.1. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty
Chi phí mua hàng đợc hạch toán và theo dõi trên tài khoản 156 (2). Tài khoản 156.2 đợc dùng để tập hợp và phân bổ chi phí thu mua hàng hoá của công ty. Chi phí mua hàng đợc tính trên trị giá mua của hàng hoá và số lợng hàng nhập về theo một tỷ lệ nhất định.
Công ty TNHH Ninh Thanh mua hàng từ các cơ sở trong nớc để bán nên chi phí mua hàng rất nhỏ. Chi phí mua hàng đã đợc hạch toán và kết chuyển vào giá vốn hàng bán (TK 632)
Chi phí mua hàng là chi phí phát sinh từ khi ký kết hợp đồng mua hàng tới khi hàng về nhập kho. Chi phí mua hàng tại công ty TNHH Ninh Thanh bao gồm các khoản mục chi phí sau.
- Chi phí bốc xếp hàng hoá: là toàn bộ chi phí bốc xếp hàng hoá về nhập kho. 1.2. Thực trạng quản lý và sử dụng chi phí bán hàng trong công ty TNHH Ninh Thanh
Chi phí bán hàng là toàn bộ chi phí cần thiết liên quan đến quá trình tiêu thụ hàng hoá. Tại công ty TNHH Ninh Thanh thì chi phí này chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh vì công ty bán hàng trực tiếp cho các cơ sở kinh doanh. Chi phí bán hàng bao gồm:
- Chi phí vật liệu bao bì: là những khoản chi phí mua vật liệu bao bì để sử dụng cho việc bao gói, bảo quản hàng hoá trong quá trình tiêu thụ.
- Chi phí tiền nớc, điện thoại, điện ánh sáng phục vụ trực tiếp cho hoạt động bán hàng.
- Chi phí bốc xếp hàng hoá: là toàn bộ các khoản chi phí bốc xếp hàng hoá đem bán cho các cơ sở kinh doanh khác.
- Chi phí vận chuyển: là toàn bộ các khoản chi phí vận chuyển hàng hoá đem bán cho các cơ sở kinh doanh đã đặt mua.
Chi phí bán hàng đợc hạch toán vào tài khoản 641. Tài khoản này đợc mở chi tiết theo từng nội dung chi phí. Cuối kỳ kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả kinh doanh.
1.3. Thực trạng chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp đợc hạch toán và tập hợp vào tài khoản 642. Là những khoản chi phí liên quan đến quá trình quản lý bao gồm quản lý kinh doanh và quản lý hành chính. Đó là những khoản chi phí gián tiếp tơng đối ổn định không phụ thuộc vào khối lợng hàng hoá mua vào bán ra. Tại công ty TNHH Ninh Thanh chi phí quản lý chiếm tỷ trọng lớn. Các khoản mục chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:
- Chi phí nhân viên quản lý doanh nghiệp bao gồm toàn bộ số tiền doanh nghiệp trả cho cán bộ, nhân viên quản lý doanh nghiệp. Lơng của nhân viên và cán bộ quản lý đợc tính theo doanh thu.
- Chi phí vật liệu quản lý bao gồm các chi phí liên quan đến việc mua sắm vật liệu phục vụ cho công tác quản lý.
- Chi phí dụng cụ đồ dùng bao gồm: tiền mua sách, mua hoá đơn, mua mực, sửa chữa máy in, máy pho to, mua tờ khai hải quan vì có một lợng giấy không nhỏ là giấy ngoại, mua ổ cứng máy vi tính, mua phiếu thu phiếu chi, mua sổ nhật ký, sổ cái .…
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Chi tiền điện ánh sáng, điện thoại, tiền nớc sử dụng thực tế phục vụ cho hoạt động quản lý.
- Chi phí dự phòng bao gồm dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Chi tiền thuế và các khoản lệ phí bao gồm thuế nhà đất, thuế môn bài…
- Chi phí khác bao gồm các khoản chi phí không đợc hạch toán trên phục vụ cho hoạt động quản lý nh chi tiền ăn ca, chi thăm quan cho cán bộ công nhân viên chức .…
* Ưu nhợc điểm: Công ty TNHH Ninh Thanh có cơ cấu bộ máy quản lý đơn giản, ít các phòng ban và nhân viên ở các phòng ban không nhiều nên giảm đợc một lợng đáng kể chi phí lơng nhân viên quản lý nói cách khác là giảm chi phí kinh doanh, tăng lợi nhuận cho công ty giúp công ty tồn tại, phát triển và tăng khả năng cạnh tranh trên thị trờng. Tuy nhiên công ty cần quản lý và sử dụng lao động tốt hơn vì công ty TNHH Ninh Thanh là loại hình doanh nghiệp t nhân nên chi phí quản lý doanh nghiệp chủ yếu chỉ là chi phí lơng nhân viên các phòng ban và cán bộ quản lý công ty. Muốn vậy công ty cần phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp để đánh giá khả năng quản lý và sử dụng chi phí có hợp lý hay không từ đó tìm biện pháp khắc phục.
2. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi
phí kinh doanh nói riêng tại công ty TNHH Ninh Thanh.
Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế tại công ty do giám đốc của công ty trực tiếp chỉ đạo, kế toán trởng là ngời chịu trách nhiệm chủ yếu.
Việc phân tích hoạt động kinh tế nói chung và phân tích chi phí kinh doanh nói riêng ở công ty mang tính chất tổng thể cha mang tính từng phần chi tiết, do đó công ty cần phân tích chi tiết từng khoản mục chi phí kinh doanh để quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn.
Hàng tháng công ty có tiến hành công khai tài chính và phân tích đánh giá kết quả kinh doanh qua đó công ty sẽ thấy đợc hoạt động kinh doanh đã đạt hiệu quả cha, có đạt mức kế hoạch không? Từ đó rút ra những nguyên nhân ảnh hởng, những tồn tại cần khắc phục. Riêng đối với phân tích chi phí kinh doanh thì cứ định kỳ cuối năm công ty tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu.
Các số liệu cần thiết cho việc phân tích chi phí kinh doanh nh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chi phí kinh doanh đợc thu thập đã kiểm tra để đảm bảo tính chính xác cho việc phân tích. Cuối kỳ kế toán dựa trên số liệu thu thập đợc và dựa vào các chỉ tiêu phân tích để tính toán so sánh, phân tích và lập các biểu mẫu, bảng biểu của các chỉ tiêu ở các năm liên tiếp nhau từ đó rút ra xu hớng biến động của các chỉ tiêu phân tích. Thông qua công tác phân tích rút ra đánh giá nhận xét và đề ra các giải pháp khắc phục hay đa ra chiến lợc kinh doanh trong kỳ tiếp theo Bất kỳ một doanh nghiệp nào kinh doanh đều có mục tiêu chung là lợi nhuận. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng vậy, mục tiêu đề ra cũng là tối đa hoá lợi nhuận. Chi phí kinh doanh ảnh hởng trực tiếp đến lợi nhuận. Muốn tối đa hoá lợi nhuận cần tối thiểu hoá chi phí. Có nh vậy thì doanh nghiệp mới tăng sức cạnh tranh trên thị trờng. Để đảm bảo tiết kiệm chi phí thì công tác phân tích chi phí kinh doanh trong doanh nghiệp cần đợc tiến hành thờng xuyên. Qua nội dung phân tích chi phí kinh doanh giám đốc công ty cùng kế toán trởng thờng đa ra các giải pháp để tiết kiệm chi phí kinh doanh.
3. Nội dung phân tích chi phí kinh doanh
Công ty mua giấy ở các cơ sở trong nớc và một lợng không nhỏ là giấy ngoại do đó giá cả thờng xuyên biến động. Vì vậy để đánh giá chính xác tình hình biến động của chi phí kinh doanh kế toán phải loại trừ ảnh hởng của yếu tố giá cả đến các nhân tố ảnh hởng tới chi phí kinh doanh. Dựa vào sự biến động của giá cả qua những năm gần đây kế toán thống kê đợc rồi tính chỉ số giá bình quân sau đó xác định sự ảnh hởng của giá cả tới chi phí kinh doanh bằng cách lấy số liệu từ các chỉ tiêu doanh thu chia cho chỉ số giá để xác định giá trị thực của chúng. Từ giá trị thực của các chỉ tiêu doanh thu, chi phí ta phân tích sự biến động của chi phí kinh
doanh. Công ty đã phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu vì trong các doanh nghiệp thơng mại chi phí kinh doanh bỏ ra nhằm mục đích kinh doanh tức là trớc hết phải tạo ra doanh thu.
Để phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu kế toán sử dụng các chỉ tiêu sau:
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ. Năm 2003: M = 2 787 523 197
Năm 2004: M = 6 491 156 360
- Tổng chi phí kinh doanh: Là biểu hiện bằng tiền toàn bộ các khoản chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra để kinh doanh, bao gồm:
+Chi phí mua hàng: + Chi phí bán hàng:
+ Chi phí quản lý doanh nghiệp
Chi phí kinh doanh năm 2003: F = 64 719 549 đồng Chi phí kinh doanh năm 2004: F = 158 904 267đồng
- Tỷ suất chi phí: Là chỉ tiêu tơng đối phản ánh tỷ lệ (%) của chi phí trên doanh thu bán hàng. Tỷ suất chi phí nói lên trình độ tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh, chất lợng quản lý và sử dụng chi phí của doanh nghiệp.
Công thức:
F’ = FM * 100
Trong đó:
F: tổng chi phí kinh doanh.
M: tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. F’: tỷ suất chi phí (%)
Năm 2003: F’ = 2 787 523 19764 719 549 * 100 F’ = 2,32 (%) Năm 2004: F’ = 6 491 156 360158 904 267 * 100 F’ = 2,45 (%)
- Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí: phản ánh sự thay đổi tuyệt đối về tỷ suât chi phí giữa hai kỳ.
Công thức:
∆F’ = F’1- F’0 Trong đó:
∆F’: là mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí F’1: tỷ suất chi phí ở kỳ phân tích
F’0: tỷ suât chi phí ở kỳ gốc.
So sánh mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí giữa hai năm 2003 và năm 2004 ta có:
∆F’ = 2,45 – 2,32
∆F’ = 0,13 (%)
- Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí là chỉ tiêu phản ánh tỷ lệ % tăng giảm tỷ suất chi phí với tỷ suất chi phí kỳ gốc. Chỉ tiêu này cho biết tốc độ tăng giảm tỷ suất chi phí của doanh nghiệp nhanh hay chậm và có ý nghĩa đặc biệt khi so sánh trong cùng một đơn vị giữa các thời kỳ khác nhau. Nếu có cùng mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí nhng tốc độ giảm chi phí nhanh hơn thì đơn vị đó đợc đánh giá là tốt hơn.
Tốc độ tăng (giảm) tỷ suất chi phí:
TF’ = 2,320,13 * 100
TF’ = 5,6 (%)
- Mức độ tiết kiệm hay lãng phí chi phí: Chỉ tiêu này cho biết với mức doanh thu bán hàng trong kỳ và mức giảm hoặc tăng tỷ suất chi phí thì doanh nghiệp sẽ tiết kiệm hoặc lãng phí chi phí là bao nhiêu.
U= ∆F’ * M1 Trong đó:
U: mức tiết kiệm hay lãng phí chi phí
∆F’: mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí M1: doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ
Mức lãng phí chi phí kinh doanh: U= 0,13 (%) * 6 491 156 360 U = 8 438 503 (đồng)
Khi tiến hành phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu công ty đã sử dụng phơng pháp biểu mẫu và ph- ơng pháp so sánh. Sau khi phân tích xong kế toán đa ra những nhận xét đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty.
Để phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu kế toán sử dụng biểu 5 cột nh sau:
TF’ = ∆F’ * 100 F’0
Phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu
Đơn vị tính: đồng
Các chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng giảm Số tiền Tỷ lệ
(%)
1 2 3 4 5
1. Doanh thu thuần 2 787 523 197 6 491 156 360 3 703 633 163 132,86 2. Chi phí kinh doanh 64 719 549 158 904 267 94 184 718 145.53 3. Tỷ suất chi phí (%) 2,32 2,45
4.Mức độ tăng giảm tỷ suất chi phí
0,13 5. Tốc độ tăng giảm tỷ suất chi
phí
5,6 6. Mức tiết kiệm(lãng phí ) chi
phí
8 438 503
Qua bảng phân tích trên ta thấy chi phí kinh doanh năm 2004 tăng lên 94 184 718 (đ) với tỷ lệ tăng là 145,53(%) . Doanh thu của công ty cũng tăng lên 3 703 633 163 (đ) với tỷ lệ tăng là 132,86(%). Ta thấy tỷ lệ tăng của chi phí lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu và công ty TNHH Ninh Thanh đã lãng phí một khoản chi phí là 8 438 503 (đ). Nhìn số liệu trên ta có thể đánh giá công ty quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh cha tốt nhng do công ty TNHH Ninh Thanh mới thành lập nên chi phí tăng nhanh hơn là lẽ đơng nhiên. Mặc dù chi phí kinh doanh tăng nhanh nhng doanh thu tăng cũng nhanh nên ta vẫn đánh giá công ty quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh hợp lý.
Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi mới thành lập cũng cần bỏ ra chi phí ban đầu rất lớn để thực hiện hoạt động kinh doanh của mình. Khi mới đi vào hoạt động cũng cần mở rộng thị trờng, tạo chỗ đứng trên thị trờng sau đó mới đi vào giai đoạn thu hồi vốn và tìm kiếm lợi nhuận do đó chi phí giai đoạn đầu thờng lớn hơn doanh thu thu về. Công ty TNHH Ninh Thanh cũng không nằm ngoài quy luật đó nên chi phí kinh doanh tăng nhanh là hợp lý. Công ty TNHH Ninh Thanh mặc dù mới đi vào hoạt động nhng doanh thu đã tăng lên rất nhanh với mức tăng doanh thu là 132,86 (%) điều đó chứng tỏ công ty hoạt động kinh doanh có hiệu quả.
Đánh giá nhận xét của kế toán trởng và giám đốc công ty TNHH Ninh Thanh về kết quả kinh doanh của công ty nói chung và tình hình quản lý và sử dụng chi
phí kinh doanh của công ty trong những năm hoạt động là tốt, hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả. Mặc dù chi phí kinh doanh tăng lên nhng doanh thu cũng tăng lên đáng kể trong khi đó công ty mới đi vào hoạt động nên việc tăng chi phí kinh doanh là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên công ty nên điều chỉnh dần để mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí trong năm tới để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao hơn. Công ty cần đảm bảo lấy thu bù chi và có lãi để mở rộng phạm vi kinh doanh hơn nữa nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội và thoả mãn nhu cầu của ng- ời lao động, cải thiện đời sống cho nhân viên trong công ty. Muốn vậy công ty cần quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt để tăng lợi nhuận đồng thời cần phân phối lợi nhuận hợp lý, nên có phần thởng cho nhân viên để khuyến khích họ làm việc tốt hơn
4. Đánh giá nhận xét về thực trạng phân tích chi phí kinh doanh tại công ty
TNHH Ninh Thanh .
Việc công ty lựa chọn nội dung phân tích chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu có những u điểm nh: tiết kiệm thời gian, chi phí cho việc phân tích vì công ty chỉ phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh cuối mỗi năm tài chính đồng thời qua phân tích giúp cán bộ quản lý công ty có thể đánh giá chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tại công ty và có thể xác định đợc số tiền lãng phí mà công ty đã chi ra để hoạt động từ đó đa ra biện pháp tiết kiệm chi phí kinh doanh nói chung. Tuy nhiên bên cạnh những u điểm này vẫn còn những tồn tại hạn chế.Do công ty TNHH Ninh Thanh chỉ tiến hành phân tích chung tình hình chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên không thể nhận xét, đánh giá chính xác tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo từng khoản mục chi phí đã hợp lý hay cha. Tổng chi phí kinh doanh của công ty tăng lên nhng trong đó cũng có những khoản mục chi phí kinh doanh giảm đi.