II. Phơng hớng hoàn thiện nôị dung phân tích chi phí kinh doanh tại công ty
1. Hoàn thiện tổ chức phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh
ty TNHH Ninh Thanh.
1. Hoàn thiện tổ chức phân tích chi phí kinh doanh tại công ty TNHH Ninh Thanh Thanh
Công ty TNHH Ninh Thanh đã tiến hành phân tích chung tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu. Qua số liệu phân tích chi phí kinh doanh có thể đánh giá một cách tổng quát về khoản chi phí mà công ty đã chi lãng phí hay tiết kiệm đợc tại kỳ kinh doanh đó. Nếu công ty chỉ tiến hành phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu thì chỉ xác định đợc sự biến động của tổng chi phí kinh doanh mà không đánh giá đợc mức độ ảnh hởng của các nhân tố tới sự biến động của chi phí kinh doanh và không đánh giá đợc khoản mục chi phí nào biến động theo chiều tốt (xấu) để có thể đa ra biện pháp cụ thể khắc phục tình trạng lãng phí chi phí đến từng yếu tố phát sinh ra chi phí. Chính vì công ty TNHH Ninh Thanh chỉ phân tích chung chi phí kinh doanh trong mối liên hệ với doanh thu nên chỉ có thể đa ra giải pháp tiết kiệm chi phí một cách chung nhất về toàn bộ chi phí kinh doanh phát sinh trong kỳ kinh doanh.
Do sự đòi hỏi của công tác quản lý kinh tế nói chung, quản lý chi phí kinh doanh nói riêng đòi hỏi thông tin đa ra phải chính xác, chi tiết và kịp thời nên bộ phận phụ trách phân tích hoạt động kinh tế của công ty phải hoàn thiện nội dung phân tích chi phí kinh doanh. Giám đốc công ty yêu cầu kế toán trởng phải hoàn thiện thêm nội dung phân tích sau.
(1) Phân tích tổng hợp tình hình quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động.
- Phân tích chi tiết chi phí mua hàng. - Phân tích chi tiết chi phí bán hàng.
- Phân tích chi tiết chi phí quản lý doanh nghiệp. (3) Phân tích chi phí kinh doanh theo quý.
Giám đốc công ty là ngời trực tiếp chỉ đạo công tác phân tích hoạt động kinh tế trong công ty. Tổ chức công tác phân tích hoạt động kinh tế trong doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng và nó ảnh hởng trực tiếp đến kết quả phân tích. Do vậy, doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác phân tích hoạt đông kinh tế từ khâu thu thập và xử lý các số liêu thông tin đến khi tính toán các chỉ tiêu phân tích rồi nhận xét, đánh giá phải rõ ràng những mặt tốt, mặt u điểm cũng nh mặt cha tốt còn tồn tại và những nguyên nhân ảnh hởng. Muốn vậy, công ty cần phân tích chi tiết các nhân tố ảnh hởng tới chi phí kinh doanh để đa ra giải pháp cụ thể mà khắc phục.
2. Hoàn thiện các nội dung phân tích và đánh giá nhận xét.
2.1. Phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo chức năng hoạt động.
Hoạt động kinh doanh thơng mại có ba chức năng cơ bản bao gồm: chức năng mua hàng, chức năng bán hàng và chức năng quản lý. Các khoản mục chi phí phát sinh trong kinh doanh nh chi phí mua hàng, chi phí bán hàng và chi phí quản lý.
Mục đích của phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động là đánh giá cơ cấu phân bổ giữa các bộ phận chi phí để thấy cơ cấu đó hợp lý hay không đồng thời đánh giá tình hình quản lý sử dụng chi phí nói chung và của từng bộ phận chi phí nói riêng qua đó thấy bộ phận chi phí nào quản lý sử dụng tốt, cha tốt để đa ra những giải pháp thích hợp nhằm quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt hơn.
- Để phân tích trớc hết ta cần tính tỷ trọng của từng bộ phận chi phí trong tổng chi phí.
- Tính tỷ suất chi phí nói chung và của từng bộ phận nói riêng.
- Dùng phơng pháp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền, tỷ lệ tăng (giảm) của chỉ tiêu doanh thu, chi phí. Đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất
Biểu 1
Phân tích tổng hợp tình hình chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động
Đơn vị: đồng
Các chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng (giảm)
Số tiền trọng Tỷ (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 = 5 – 2 9 = 8/2 10 = 6 – 3 11 = 7 – 4 1. Chi phí mua hàng 19 657 359 30,37 0,7 38 065 721 35 0,6 18 408 362 93,64 4,63 - 0,1 2. Chi phí bán hàng 5 120 519 7,91 0,18 12 087 945 7,60 0,19 6 958 626 135.89 - 0,31 0.01
3. Chi phí quản lý doanh
nghiệp. 39 941 671 61,72 1,43 108 750 601 57,4 1,67 68 808 930 172,27 - 4,32 0,24
4. Tổng chi phí kinh
doanh 64 719 549 100 2,32 158 904 267 100 2,45 94 184 718 145,53 - 0,13
Qua bảng số liệu trên ta thấy tổng chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng 94 184 718 đồng với tỷ lệ tăng là 145.53%. Trong khi đó mức tăng của doanh thu năm 2004 so với năm 2003 là 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86%.Ta thấy tỷ lệ tăng của chi phí kinh doanh lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu. Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động ảnh hởng tới sự biến động của tổng chi phí kinh doanh, ta thấy sự tăng của chi phí kinh doanh là do các nguyên nhân sau:
- Chi phí mua hàng tăng 18 408 362đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% nhng tỷ trọng chi phí mua hàng tăng 4,63% và tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1%.
- Chi phí bán hàng tăng 6 958 626 đồng với tỷ lệ tăng là 135.89% và tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0.01% nhng tỷ trọng chi phí bán hàng giảm 0.31%.
- Chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 68 808 930 đồng với tỷ lệ tăng là 172,27%, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng rất nhanh làm tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp tăng 0,24% nhng tỷ trọng chi phí quản lý doanh nghiệp giảm 4,32%
Nh vậy, tổng chi phí kinh doanh năm 2004 so với năm 2003 tăng là do cả ba khoản mục chi phí đều tăng và chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhiều nhất.
Qua bảng số liệu ta có thể nhân xét rằng công ty TNHH Ninh Thanh quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh cha tốt vì chi phí kinh doanh tăng lên nhng do công ty mới thành lập và mới đi vào hoạt động nên chi phí kinh doanh tăng lên là lẽ đơng nhiên phù hợp với quy luật tự nhiên. Tuy nhiên công ty cần điều chỉnh sao cho mức tăng của doanh thu lớn hơn mức tăng của chi phí thì mới tốt.
Qua bảng số liệu ta thấy: mặc dù chi phí mua hàng tăng nhng tỷ suất chi phí lại giảm, điều này là tốt vì chi phí mua hàng tăng đồng nghĩa với lợng hàng hoá mua về tăng, chi phí quản lý doanh nghiệp tăng nhanh nhất và tỷ lệ tăng cao hơn nhiều so với tỷ lệ tăng của doanh thu nên tỷ suất chi phí quản lý doanh nghiệp cũng tăng. Do đó công ty cần có biện pháp giảm thiểu chi phí quản lý doanh nghiệp. Nếu công ty giảm đợc tỷ tỷ suất chi phí thì hiệu quả sử dụng, quản lý chi phí sẽ tốt hơn.
Muốn vậy, công ty cần đa ra giải pháp tối thiểu chi phí kinh doanh để giảm giá hàng bán làm tăng mức bán ra, do đó sẽ tăng doanh thu, tăng lợi nhuận cho công ty. Để giảm tỷ suất chi phí bán hàng công ty cần có kế hoạch bán ra phù hợp.
Muốn giảm chi phí quản lý doanh nghiệp, công ty cần quan tâm và quản lý sử dụng tốt lực lợng lao động của mình, khuyến khích họ tăng năng suất lao động…
Để có thể làm rõ nguyên nhân tăng, giảm các khoản mục chi phí trên ta có thể đi sâu phân tích chi tiết các yếu tố chi phí cho từng chức năng hoạt động.
2.2. Phân tích chi tiết các yếu tố chi phí theo từng chức năng hoạt động. Sau khi tiến hành phân tích tổng hợp tình hình chi phí theo các chức năng hoạt động, ta tiến hành phân tích chi tiết chi phí theo từng chức năng hoạt động. Nh chúng ta đã biết, chi phí kinh doanh của từng chức năng đều đợc tập hợp từ các yếu tố chi phí. Vì vậy, để thấy rõ đợc nguyên nhân tăng (giảm) của chi phí kinh doanh ta cần phân tích chi tiết chi phí kinh doanh của từng chức năng.
Phơng pháp phân tích đợc tiến hành tơng tự nh phân tích tổng hợp chi phí kinh doanh theo các chức năng hoạt động.
2.2.1. Phân tích chi phí mua hàng.
Chi phí mua hàng tại công ty bao gồm:
- Chi phí giao dịch, đàm phán ký kết hợp đồng.
- Chi phí vận chuyển, bốc dỡ hàng hoá: trong chi phí vân chuyển, bốc dỡ hàng hoá chủ yếu là do công ty đi thuê ngoài
Để phân tích chi phí mua hàng trớc hết cần tính tỷ trọng, tỷ suất chi phí mua hàng cũng nh các khoản mục chi phí trong tổng chi phí mua hàng. Sau đó dùng phơng pháp so sánh để xác định mức độ tăng giảm của tỷ suất, tỷ trọng của các khoản mục chi phí hay tỷ lệ tăng giảm của doanh thu, chi phí
Biểu 2:
Phân tích chi tiết chi phí mua hàng
Đơn vị: đồng
Các chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng (giảm)
Số tiền trọng Tỷ (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ (%) Tỷ trọng (%) Tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 1. Chi phí giao dịch đàm phán ký kết hợp đồng 1 374 640 7 0,05 1 690 780 4,44 0,03 316 140 23 - 2,56 - 0,02 2. Chi phí vận chuyển bốc
xếp hàng hoá (thuê ngoài) 18 282 719 93 0,66 36 374 941 95,56 0,56 18 092 222 98,96 2,56 -0,1
3. Tổng chi phí mua hàng 19 657 359 100 0,7 38 065 721 100 0,6 18 408 362 93,64 - 0,1
Qua số liệu phân tích ta thấy tình hình quản lý và sử dụng chi phí mua hàng tại công ty là tốt. Dù tổng chi phí mua hàng năm 2004 tăng so với năm 2003 là 18 408 362 đồng với tỷ lệ tăng là 93,64% đồng trong khi đó tổng doanh thu năm 2004 so với năm 2003 tăng 3 703 633 163 đồng với tỷ lệ tăng là 132.86%. Tỷ lệ tăng của doanh thu lớn hơn tỷ lệ tăng của chi phí mua hàng đã làm cho tỷ suất chi phí mua hàng giảm 0,1%
Xét sự biến động của từng khoản mục chi phí tới chi phí mua hàng ta thấy:
- Chi phí giao dịch ký kết hợp đồng tăng 316 140 đồng với tỷ lệ tăng là 23% nhng tỷ trọng của chi phí giao dịch ký kết hợp đồng giảm 2,56% và tỷ suất chi phí giảm 0.02%.
- Chi phí vận chuyển, bốc xếp hàng hoá (thuê ngoài) năm 2004 so với năm 2003 tăng 18 092 222 đồng với tỷ lệ tăng là 98.96% nhng tỷ suât chi phí vận chuyển bốc xếp hàng hoá (chi phí thuê ngoài) giảm đi 0,1% điều đó chứng tỏ công ty đã sử dụng chi phí vận chuyển bốc dỡ hàng hoá tốt hơn.
Công ty TNHH Ninh Thanh tuy mới thành lập nhng đã quản lý và sử dụng chi phí mua hàng rất tốt do tỷ lệ tăng của doanh thu cao hơn tỷ lệ tăng của chi phí. Mặt khác, chi phí mua hàng có tăng lên cũng là do lợng hàng mua vào tăng hay công ty tiêu thụ lợng hàng nhiều hơn và nh thế là tốt.
2.2.2 Phân tích chi phí bán hàng.
Chi phí bán hàng tại công ty TNHH Ninh Thanh chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí kinh doanh. Tuy vậy, muốn quản lý và sử dụng chi phí kinh doanh tốt thì phải quản lý tôt chi phí bán hàng
Chi phí bán hàng tại công ty bao gồm:
-Chi phí vật liệu bao bì: nó là những khoản chi phí về vật liệu bao bì để bao gói, bảo quản hàng hoá tại kho và trong quá trình bán hàng
-Chi phí dụng cụ đồ dùng: đó là những khoản chi phí mua sắm sử dụng các công cụ đồ dùng tại kho hàng.
-Chi phí dịch vụ mua ngoài: chi phí điện nớc phục vụ cho bán hàng.
Để phân tích ta tính tỷ trọng cho từng khoản mục chi phí trong tổng chi phí bán hàng và tính tỷ suất chi phí của tổng chi phí bán hàng nói chung và từng
khoản mục chi phí nói riêng. Sử dụng công thức tính tỷ trọng, tỷ suất đã đề cập ở trên sau đó dùng phơng phấp so sánh để xác định mức độ biến động về số tiền tỷ lệ tăng giảm các chỉ tiêu doanh thu, chi phí đồng thời xác định sự thay đổi về tỷ trọng và tỷ suất chi phí
Qua phân tích ta rút ra nhận xét đánh giá về tình hình quản lý và sử dụng chi phí bán hàng theo từng khoản mục chi phí có hợp lý hay không? Khoản chi nào lãng phí không hợp lý cần tìm giải pháp khắc phục.
Biểu 3:
Phân tích chi tiết chi phí bán hàng
Đơn vị tính : đồng
Các chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 So sánh tăng, giảm Số tiền trọng Tỷ (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ trong (%) Tỷ suất (%) Số tiền Tỷ lệ tăng giảm (%) Tăng giảm Tỷ trọng (%) Tăng giảm tỷ suất (%) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 CP vật liệu bao bì 1 370 109 26,76 0,05 2 817 524 23,32 0,043 1 447 415 105,64 -3,44 -0,007 Cp dụng cụ đồ dùng 1 250 197 24,42 0,05 2 271 905 18,65 0,035 1021 708 81,72 -5,77 -0,015 CP dịch vụ mua ngoài 2 500 213 48,82 0,09 6 989 516 57.86 0,11 4 489 303 179,56 9,04 0,02 Tổng chi phí 5 120 519 100 0,18 12 078 945 100 0,19 6 958 426 135,89 0,01 Tổng doanh thu 2 787 523 197 6 491 156 36 3 703 633 163 132,86
Nhận xét: Căn cứ vào số liệu biểu 3 ta có nhận xét sau :
Tổng chi phí bán hàng tăng 6 958 426(đồng) với tỷ lệ tăng là 135,89% trong khi doanh thu tăng 3 703 633 163(đồng) với tỷ lệ tăng là 132,86%, tỷ lệ tăng chi phí lớn hơn tỷ lệ tăng của doanh thu dẫn đến tỷ suất chi phí bán hàng tăng 0,01% điều này đánh giá chung là cha tốt. Nhng công ty TNHH Ninh Thanh mới thành lập nên chi phí tăng là hợp lý mặt khác khi công ty đẩy mạnh kế hoạch bán ra làm tăng chi phí bán hàng, Chi phí bán hàng tăng do ảnh hởng của các nhân tố sau :
-Chi phí vât liệu bao bì tăng 1 447 415 với tỷ lệ tăng là 105,64% nhng tỷ trọng giảm 3,44% và tỷ suất chi phí vật liệu bao bì giảm 0,007%.
-Chi phí dụng cụ đồ dùng tăng 1 021 708 với tỷ lệ tăng là 81,72% nhng tỷ trọng giảm 5,77% và tỷ suất giảm 0,015%
-Chi phí dịch vụ mua ngoài tăng 4 489 303(đồng) với tỷ lệ tăng là 179,56% làm cho tỷ trọng tăng 9,04% và tỷ suất tăng 0,2%
Chi phí bán hàng tăng chủ yếu là do chi phí dịch vụ mua ngoài tăng, nguyên nhân chủ yếu tăng khoản mục chi phí là do công ty mới đi vào hoạt động nên cần đầu t nhiều hơn do đó chi phí tăng nhanh. Tuy nhiên công ty cần điều chỉnh cho mức tăng chi phí nhỏ hơn mức tăng của doanh thu thì mới tốt.
Qua phân tích chúng ta cần tìm ra nguyên nhân làm tăng chi phí và tìm biên pháp khắc phục nh: Cần tiết kiệm hơn chi phí dịch vụ mua ngoài nh tiền điện, điện