Tài liệu trong hồ sơ kiểm toán phản ánh các thủ tục áp dụng, các thử nghiệm thực hiện, các thông tin thu được và những kết luận tương thích trong quá trình kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán tại AASC gồm hồ sơ thường trực và hồ sơ kiểm toán năm:
* Hồ sơ kiểm toán thường trực
Hồ sơ kiểm toán thường trực của AASC bao gồm các chỉ mục tổng hợp chứa đựng các thông tin tổng hợp liên quan đến nhiều năm tài chính của một khách hàng. Các chỉ mục đó gồm:
Tên khách hàng: Ký hiệu:
Mã khách hàng:
I Các thông tin chung
II Các tài liệu pháp luật
III Các tài liệu về thuế
IV Các tài liệu nhân sự
V Các tài liệu kế toán
VI Các tài liệu về hợp đồng
VII Các thủ tục
Hồ sơ kiểm toán thường trực bao gồm các thông tin chung mà kiểm toán viên bắt buộc phải thu thập để có những hiểu biết sơ bộ về khách hàng. Phần lớn các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thường trực là do khách hàng cung cấp hoặc do kiểm toán viên thu thập được thông qua phỏng vấn các cá nhân về những vấn đề này. Với những khách hàng được kiểm toán là năm đầu tiên thì kiểm toán viên phải thu thập toàn bộ các thông tin trong hồ sơ kiểm toán thường trực còn với những khách hàng thường xuyên thì kiểm toán viên cần cập nhật thêm các thông tin mới liên quan đến sự thay đổi trong hoạt động kinh doanh của khách hàng trong năm kiểm toán đó để bổ sung vào hồ sơ kiểm toán thường trực. Việc nghiên cứu hồ sơ kiểm toán thường trực giúp các
kiểm toán viên biết được những đặc điểm chung nhất của khách hàng cùng những vấn đề đặc biệt liên quan đến khách hàng để lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán một cách tốt nhất. Đối với mỗi chỉ mục trong hồ sơ kiểm toán thường trực là những thông tin quan trọng về khách hàng như:
- Chỉ mục I: Các thông tin tổng hợp về khách hàng bao gồm các thông tin chủ yếu liên quan đến các vấn đề:
+ Bảng kê đặc điểm khách hàng + Sơ đồ tổ chức chung
+ Ban giám đốc + Quá trình phát triển
+ Các đối tác thường xuyên + Môi trường kinh doanh
+ Mô hình kế toán, luân chuyển chứng từ. + Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trên giấy tờ làm việc của chỉ mục I này kiểm toán viên cần nêu những thông tin cơ bản nhất của khách hàng. Công việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng là một phần rất quan trọng trong quá trình lập kế hoạch kiểm toán và trong toàn bộ cuộc kiểm toán. Thông qua việc tìm hiểu hoạt động kinh doanh của khách hàng, kiểm toán viên có thể thu thập được đầy đủ các thông tin giúp cho việc xác định những nhân tố có ảnh hưởng trọng yếu tới cuộc kiểm toán và báo cáo tài chính. Với những khách hàng thường xuyên, kiểm toán viên có thể thu thập những thông tin chung về hoạt động kinh doanh của khách hàng thông qua hồ sơ kiểm toán thường trực được lập từ các năm trước và được cập nhật thêm. Với những khách hàng mới để thu thập thông tin thì kiểm toán viên phải tiến hành sử dụng các phương pháp kỹ thuật để lấy thông tin như phỏng vấn, quan sát, … Đây là công việc hết sức quan trọng mà kiểm toán viên phải lập trước khi lên kế hoạch kiểm toán. Tuỳ
thuộc vào những đặc thù khác nhau của các khách hàng mà nội dung trên giấy tờ làm việc của chỉ mục này là khác nhau.
- Chỉ mục II: Các tài liệu về pháp luật. Các tài liệu về pháp luật của khách hàng được lưu trong hồ sơ kiểm toán thường trực là:
+ Điều lệ hoạt động của công ty khách hàng + Giấy phép thành lập, Giấy đăng ký kinh doanh + Giấy phép kinh doanh
+ Bố cáo thành lập doanh nghiệp
+ Biên bản họp Đại hội cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban lãnh đạo, Đại hội công nhân viên chức.
+ Nhật ký lãnh đạo
+ Các văn bản pháp luật áp dụng.
Các tài liệu về pháp luật này giúp kiểm toán viên nắm được những thông tin cơ bản nhất về pháp luật có ảnh hưởng đến khách hàng cả những nhân tố nội bộ của khách hàng như: Điều lệ hoạt động, Quy định của công ty,… cho đến các nhân tố bên ngoài như: Môi trường pháp luật, những quy định riêng của ngành, những văn bản pháp luật áp dụng riêng cho ngành,…
Những tài liệu về pháp luật cũng là một phần quan trọng để kiểm toán viên có được những thông tin cơ bản về khách hàng phục vụ cho mục đích lập kế hoạch kiểm toán.
- Chỉ mục III: Các tài liệu về thuế. Trong phần này hồ sơ thường trực thường lưu giữ các giấy tờ sau:
+ Quyết toán thuế hàng năm. + Biên bản kiểm tra thuế.
+ Các văn bản liên quan đến các yếu tố và đặc điểm riêng của doanh nghiệp trong tính thuế.
Thông tin trong chỉ mục III này giúp kiểm toán viên nắm được những quy định, chế độ thuế mà doanh nghiệp đang áp dụng. Những thông tin này cũng góp phần không nhỏ vào việc lập kế hoạch kiểm toán của kiểm toán viên. - Chỉ mục IV: Các tài liệu về nhân sự. Trong phần này, tài liệu gồm những giấy tờ sau:
+ Thỏa ước về lao động, hợp đồng lao động. + Các quyết định riêng trong hợp đồng lao động.
+ Các quy định trong Điều lệ, Biên bản Đại hội công nhân viên chức, Hội đồng quản trị liên quan đến nhân sự.
+ Biên bản các cuộc kiểm tra trong doanh nghiệp.
+ Quy chế quản lý và sử dụng quỹ lương, phân phối quỹ lương.
Các tài liệu về nhân sự giúp kiểm toán viên nắm được những vấn đề cơ bản hoặc những vấn đề mang tính đặc thù của công ty khách hàng về vấn đề lao động cũng như các quy chế quy định về lương và quỹ lương của khách hàng.
- Chỉ mục V: Các tài liệu về kế toán. Tìm hiểu về hệ thống kế toán là một công việc rất quan trọng được kiểm toán viên tiến hành để có sự hiểu biết về hệ thống kế toán của doanh nghiệp phục vụ cho việc không chỉ lập kế hoạch kiểm toán mà cả cho công việc kiểm toán chi tiết sau này. Trong phần này, kiểm toán viên cần nắm được những thông tin về quy trình kế toán, phân tích khái quát các phần hành, tìm hiểu việc sử dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán của đơn vị. Các nội dung chính mà kiểm toán viên cần thu thập trong phần này là:
+ Tìm hiểu về hệ thống các báo cáo tài chính
+ Chế độ kế toán đang áp dụng trong công ty khách hàng + Các nguyên tắc kế toán đang được áp dụng
+ Hình thức sổ kế toán mà đơn vị đang áp dụng
+ Các tài liệu kế toán liên quan khác
Bằng các phương pháp kỹ thuật để thu thập bằng chứng kiểm toán như phỏng vấn kế toán trưởng, yêu cầu cung cấp các hồ sơ sổ sách kế toán, sơ đồ kế toán đang dùng trong hạch toán, xem xét việc hạch toán hàng ngày trong đơn vị, … kiểm toán viên sẽ thu thập được những thông tin về hệ thống kế toán của đơn vị. Các thông tin cơ bản mà kiểm toán viên cần thu thập gồm: nhân sự phòng kế toán, quy trình kế toán mà đơn vị đang áp dụng, quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp đánh giá hàng tồn kho, các nguyên tắc kế toán đang áp dụng, các phần mềm kế toán đang áp dụng,…
Từ những ghi chép ban đầu về hệ thống kế toán của đơn vị kiểm toán viên tiến hành đánh giá và đưa ra các kết luận của mình về độ tin cậy của hệ thống kế toán của đơn vị vào giấy tờ làm việc. Trên cơ sở những thông tin này kiểm toán viên có thể lập kế hoạch kiểm toán tốt nhất và phân công công việc cho các thành viên trong đoàn kiểm toán. Các giấy tờ làm việc trong chỉ mục V được liên kết với nhau như sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ liên kết các giấy tờ làm việc trong chỉ mục V:
- Chỉ mục VI: Các tài liệu về hợp đồng. Trong phần này kiểm toán viên cần thu thập các hợp đồng có ảnh hưởng tới tình hình cũng như kết quả kinh doanh của khách hàng. Các hợp đồng đó gồm:
NguyÔn ThÞ TuyÕt Trinh KiÓm to¸n 45A Hệ thống báo cáo tài
chính
Chế độ kế toán, nguyên tắc kế toán, quy trình luân
chuyển chứng từ
Các vấn đề khác
Tổng quan về hệ thống kế toán của đơn vị
+ Hợp đồng kiểm toán. + Hợp đồng thuê. + Hợp đồng bảo hiểm. + Hợp đồng tín dụng.
Những hợp đồng này có thể ảnh hưởng tới kết quả kinh doanh của khách hàng từ hai năm trở lên. Còn những hợp đồng ngắn hạn có ảnh hưởng tới một năm tài chính sẽ được kiểm toán viên thu thập và lưu ở trong hồ sơ kiểm toán năm. Hợp đồng kiểm toán là cơ sở pháp lý cho cuộc kiểm toán. Các hợp đồng khác mà đang có hiệu lực có liên quan đến quyền và nghĩa vụ của khách hàng thì cũng được lưu trong hồ sơ kiểm toán.
- Chỉ mục VII: Các thủ tục. Kiểm toán viên mô tả quá trình luân chuyển chứng từ của từng phần hành kế toán của khách hàng vào giấy làm việc. Các thủ tục này có thể được lập riêng thành một phần nhưng đa số chúng đều được ghép vào phần chỉ mục V: Các tài liệu về kế toán.
Qua tìm hiểu hồ sơ thường trực kiểm toán viên có thể đánh giá mức độ trọng yếu, mức độ rủi ro kiểm toán để có thể lập kế hoạch kiểm toán tốt nhất.
*Hồ sơ kiểm toán năm
Hồ sơ kiểm toán năm chứa đựng các thông tin chung về việc thực hiện hợp đồng kiểm toán của năm hiện hành. Hồ sơ kiểm toán năm được chia thành hai phần: hồ sơ tổng hợp và hồ sơ làm việc.
A. Hồ sơ tổng hợp.
Hồ sơ tổng hợp bao gồm các thông tin tổng hợp liên quan đến năm kiểm toán hiện hành. Đây chủ yếu là những ghi chép của kiểm toán viên chứ không phải là tài liệu mà kiểm toán viên thu thập được. Hồ sơ kiểm toán tổng hợp bao gồm các phần sau:
Khách hàng:
Ngày kết thúc niên độ:
Mã khách hàng:
I Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã được kiểm toán, thư quản lý.
II Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ.
III Kế hoạch kiểm toán
IV Các sự kiện phát sinh sau khi phát hành báo cáo kiểm toán năm trước.
V Bản ghi nhớ những sửa chữa của kiểm toán.
VI Những vấn đề chưa rõ cần được giải quyết, các vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm sau.
VII Các sự kiện phát sinh sau niên độ kế toán và trước khi phát hành báo cáo kiểm toán.
VIII Ngân sách kiểm toán và thời gian làm việc.
IX Các tài liệu khác.
Hồ sơ kiểm toán tổng hợp này chủ yếu là do nhóm trưởng nhóm kiểm toán lập. Nội dung cụ thể của từng mục trong hồ sơ kiểm toán tổng hợp như sau:
- Chỉ mục I: Các báo cáo kiểm toán, các báo cáo tài chính đã kiểm toán và thư quản lý.Trong chỉ mục này có các giấy tờ làm việc sau:
+ Báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính đã được kiểm toán. + Thư quản lý.
+ Báo cáo của Ban giám đốc. + Báo cáo tài chính dự thảo.
Hồ sơ kiểm toán tổng hợp bố trí cả ba giấy tờ tổng hợp là: Báo cáo tài chính đã kiểm toán, báo cáo kiểm toán và thư quản lý. Những giấy tờ này là những bằng chứng quan trọng nhất thể hiện cuộc kiểm toán đã được thực hiện và đó cũng là kết quả thu được sau khi cuộc kiểm toán kết thúc.
Khi cuộc kiểm toán kết thúc, kiểm toán viên phải lập báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính và trình bày ý kiến của kiểm toán viên về tính trung thực, hợp lý xét trên các khía cạnh trọng yếu của các thông tin định lượng và sự trình bày các thông tin định lượng này trên báo cáo tài chính do khách hàng đã lập. Tại AASC, báo cáo kiểm toán về báo cáo tài chính được lập theo mẫu thống nhất của Công ty.
Báo cáo của Ban giám đốc là sự cam kết của Ban giám đốc về việc trình bày các thông tin trên báo cáo tài chính, sự thực hiện các nguyên tắc kế toán, …Đồng thời, báo cáo của Ban giám đốc là sự khẳng định trách nhiệm của Ban giám đốc là lập, trình bày báo cáo tài chính một cách trung thực và trách nhiệm của kiểm toán viên, công ty kiểm toán là trình bày ý kiến về các báo cáo tài chính đó.
Báo cáo tài chính cho năm kết thúc ngày 31/12/200N đã được kiểm toán là sự thống nhất cuối cùng giữa kiểm toán viên và công ty khách hàng về các số liệu trên báo cáo tài chính. Đây là bản báo cáo sau khi đã có sự điều chỉnh của kiểm toán viên.
Đối với những khách hàng thường xuyên, thư quản lý bao gồm hai phần. Phần một bao gồm các phát hiện năm nay về: chứng từ kế toán, phần mềm kế toán, sử dụng tài khoản kế toán, quản lý hàng tồn kho, quản lý công nợ, công tác mua sắm tài sản, nguyên vật liệu, ký kết và thực hiện hợp đồng. Phần hai là việc phản ánh tình hình thực hiện các đề xuất năm trước. Thư quản lý có thể có hoặc không tuỳ thuộc vào yêu cầu dịch vụ từ phía khách hàng. Thư quản lý chứa đựng lời khuyên giúp khách hàng hoàn thiện công tác kế toán của mình hơn.
- Chỉ mục II: Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ. Trong phần này bao gồm các giấy tờ làm việc sau:
+ Tổng hợp kết quả kiểm toán ngày…
+ Soát xét báo cáo trước khi phát hành
+ Dự thảo báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính ngày … + Dự thảo thư quản lý ngày …
+ Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh sau điều chỉnh lần thứ nhất.
+ Tổng hợp các sai sót cần điều chỉnh lần thứ nhất. + Nhận xét sau kiểm toán.
+ Tổng hợp kết quả kiểm toán ngày… + Soát xét báo cáo trước khi phát hành.
+ Dự thảo báo cáo kiểm toán và báo cáo tài chính ngày… + Dự thảo thư quản lý ngày…
+ Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh sau điều chỉnh lần thứ hai.
+ Tổng hợp các sai sót cần điều chỉnh lần thứ hai ngày… + Nhận xét sau kiểm toán.
+…
Tổng kết công việc kiểm toán của niên độ là sự thảo luận của kiểm toán viên và công ty khách hàng về thông tin được trình bày trên báo cáo tài chính. Kiểm toán viên chính sẽ xem xét việc đưa ra ý kiến của trợ lý kiểm toán có hợp lý hay không, các thủ tục kiểm toán thực hiện có phù hợp không và có phải thực hiện các thủ tục kiểm toán bổ sung hay không.
Bảng 2.2: Tổng hợp kết quả kiểm toán
Tổng hợp kết quả kiểm toán: Tham chiếu:
Khách hàng: Kiểm toán viên: Niên độ: Ngày:
STT Các vấn đề Ý kiến của KTV Ý kiến của trưởng (phó) phòng Ý kiến của BGĐ Ý kiến Tham chiếu Ý kiến Ký/ ngày Ý kiến Ký/ ngày
Kiểm toán viên cần tổng hợp lại kết quả kiểm toán và trình cho các cấp soát xét. Công việc soát xét được thực hiện bằng cách trả lời các câu hỏi:
+ Công việc kiểm toán có được thực hiện theo chương trình, kế hoạch kiểm toán hay không.
+ Các giấy tờ làm việc có được lưu giữ đầy đủ vào hồ sơ kiểm toán hay không.
+ Các vấn đề quan trọng đã được giải quyết hay đã được phản ánh trong kết luận kiểm toán không.
+ Các mục tiêu của thủ tục kiểm toán đã đạt được hay chưa.
+ Kết luận kiểm toán đưa ra trong quá trình kiểm toán có nhất quán với kết