TY XĂNG DẦU QUÂN ĐỘI 3.1 Dự báo về thị trường dầu mỏ thế giới trong những năm tới.
3.3.1 Giải pháp từ phía Công ty
3.3.1.1 Đẩy mạnh hoạt động nghiên cứu và mở rộng thị trường
Trong cơ chế thị trường hoạt động nghiên cứu và mở rộng thị trường có vai trò quan trọng, nó là đòi hỏi tất yếu đối với công ty kinh doanh nhập khẩu. Hoạt động này quyết định quy mô thị trường, bạn hàng đối tác, khả năng tiêu thụ sản phẩm, quy mô khách hàng do đó quyết định đến hiệu quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty.
Quá trình nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu cho phép công ty xác định được nhu cầu thị trường trong nước về số lượng, chất lượng…Nghiên cứu thị trường nước ngoài sẽ cho phép lựa chọn được bạn hàng, xem bạn hàng nào là phù hợp và có khả năng đáp ứng tốt nhu cầu thị trường trong nước đồng thời có thể dự báo được thị trường nước ngoài, để có được đầy đủ thông tin về thị trường nhập khẩu của doanh nghiệp. Trong điều kiện nguồn cung dầu và giá cả xăng dầu có những biến động lớn không ổn định như hiện nay thì nghiên cứu và dự báo thị trường có vai trò quan trọng trong việc hoạch định chính sách kinh doanh nhập khẩu trong tương lai của công ty. Mặc dù hoạt động nghiên cứu, tìm kiếm và mở rộng thị trường có vai trò quan trọng như vậy nhưng Công ty xăng dầu Quân đội vãn chưa thành lập bộ phận nào đảm trách nhiệm vụ này. Vì vậy Công ty phải thành lập một bộ phận Marketing để thực hiện chức năng:
nghiên cứu thị trường nhập khẩu để lựa chọn nhà cung cấp, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng nâng cao uy tín và mở rộng thị phần trong nước.
3.3.1.2 Đa dạng hoá đối tác đồng thời củng cố mối quan hệ với bạn hàng truyền thống
Đa dạng hoá bạn hàng cho phép Công ty ty đảm bảo vững nguồn hàng và tránh được những rủi ro từ yếu tố thị trường. Đây là việc làm rất thiết yếu đối với mặt hàng xăng dầu khi mà tình hình xăng dầu trên thị trường thế giới luôn biến động mạnh và ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả kinh doanh của Công ty, đồng thời cũng là cơ sở để Công ty lựa chọn được bạn hàng phù hợp, đáng tin cậy vừa đáp ứng được nhu cầu thị trường trong nước vừa tránh được những tổn thất khi gặp rủi ro khi quá phụ thuộc vào một thị trường nhấi định. Công ty cần phải xác lập quan hệ kinh doanh với các đối tác lớn, các tập đoàn xăng dầu quốc tế, bảo đảm nguồn cung ổn định, mua bán theo hợp đồng dài hạn, không chạy theo nguồn xăng dầu trôi nổi qua các doanh nghiệp trung gian. Tiến tới thiết lập các quan hệ bạn hàng gắn bó lâu dài. Như vậy việc đáp ứng nhu cầu xăng dầu không phụ thuộc biến động giá hàng ngày của thị trường thế giới, mà trước kỳ kế hoạnh đã có dự báo, đã ký hợp đồng nhập khẩu xăng dầu cho cả thời kỳ kế hoạch với giá cả phù hợp, từ đó có thể xác định mức thuế, giá cả xăng dầu nội địa cho cả thời kỳ
kế hoạch, không bị động đối phó biến động hàng ngày của thị trường xăng dầu thế giới. Khị lựa chọn bạn hàng đối tác Công ty nên:
- Tìm hiểu đối tác bằng nhiều phương pháp và nhiều nguồn thông tin, có thể qua trang web, qua các phương tiện thông tin đại chúng hay là qua các công ty chuyên cung cấp dịch vụ điều tra công ty là những thông tin rất quan trọng và không thể thiếu để đánh giá đầy đủ năng lực và độ tin cậy của đối tác. Trước khi đặt quan hệ với đối tác cần chú ý:
+ Thông tin tối thiểu ban đầu: tên giao dịch đầy đủ của công ty, loại hình công ty, số đăng ký kinh doanh và địa chỉ cụ thể, điện thoại, fax, địa chỉ email…, kiểm tra tư cách pháp nhân của công ty.
+ Thu thập thông tin về tài chính, khả năng cung cấp của doanh nghiệp đó. + Xem chất lượng, mẫu mã giá cả của hàng hoá đó, nhất là mặt hàng xăng dầu thì việc làm này rất quan trọng vì phải nhập xăng dầu từ thị trường có chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn của Việt Nam.
+ Tìm hiểu chính sách, pháp luật, tập quán thương mại của đối tác. + Xem xét uy tín của đối tác trên thị trường thế giới.
- Bên cạnh việc tìm kiếm và mở rộng quan hệ với bạn hàng mới Công ty cần củng cố và duy trì các mối quan hệ với bạn hàng truyền thống và hướng vào thị trường trọng điểm. Các bạn hàng truyền thống của Công ty hiện nay là: Singapore, Trung Quốc, Thái Lan, Nhât Bản…Tuy nhiên việc đa dạng hoá bạn hàng là rất cần thiết nên muốn có nguồn cung ứng ổn định và đảm bảo, Công ty phải có đầy đủ thông tin về thị trường đối tác, thường xuyên liên lạc qua các phương tiện truyền thông và cử các đại diện thương mại sang nghiên cứu và tìm hiểu để có được thông tin chính xác, đáng tin cậy và hiệu quả.
3.3.1.3 Công ty cần phải tăng cường hoạt động huy động vốn phục vụ hoạt động nhập khẩu.
Nguồn vốn kinh doanh luôn là một yếu điểm của Công ty, trong điều kiện nguồn vốn hạn hẹp mà việc nhập khẩu một chuyến hàng tối thiểu cũng phải 40 tỷ đồng thì việc nhập khẩu một khối lượng lớn từ nhiều đối tác khác nhau vượt ngoài khả năng của Công ty. Nguồn hỗ trợ từ ngân sách Quốc phòng chưa thể đáp ứng được nhu cầu nhập khẩu của Công ty. Vì thế Công ty phải tăng cường huy động vốn từ nhiều kênh khác nhau:
- Công ty huy động vốn bằng ngân sách Nhà nước: Công ty chỉ có thể huy động vốn từ ngân sách Nhà nước khi thực hiện các hợp đồng nhập khẩu xăng dầu lớn để đáp ứng nhu cầu tiêu dung phục vụ Quốc phòng và kinh tế có tính chiến lược cho sự phát triển của đất nước. Tuy nhiên, nguồn vốn này không phải lúc nào cũng sẵn có một cách dễ dàng và thường được cấp rất hạn chế.
- Huy động vốn từ phía các Ngân hàng: Mặc dù Công ty được sự bảo lãnh của Bộ quốc phòng nên khi vay vốn của Ngân hàng ít khi phải thực hiện ký quỹ. Tuy nhiên không phải lúc nào việc vay vốn Ngân hàng cũng thuận lợi, vì nhiều khi giá nhập khẩu xuống thấp muốn nhập khẩu một khối lượng lớn, Công ty không thể vay quá nhiều mà không thực hiện ký quỹ tối thiểu 10%. Vì thế để có được nguồn vốn vay Ngân hàng để đáp ứng nhu cầu nhập khẩu, Công ty cần phải khẳng định mình là một Công ty hoạt động kinh doanh rất hiệu quả, các dự án vay vốn của Công ty là những dự án khả thi và mạng lại lợi ích kinh tế cao cho cả Công ty và Ngân hàng cho vay. Cho nên trước khi vay vốn Công ty cần phải giải trình chi tiết và cụ thể các bản kế hoạch kinh doanh tới Ngân hàng, để Ngân hàng thấy rằng nguồn vốn cho vay của họ gặp ít rủi ro nên việc vay vốn sẽ dễ dàng hơn.
3.3.1.4 Hoàn thiện trình độ và nghiệp vụ kinh doanh nhập khẩu cho cán bộ làm công tác nhập khẩu
Nghiệp vụ nhập khẩu bao gồm rất nhiều khâu, đòi hỏi người làm công tác nhập khẩu phải có kiến thức sâu rộng, am hiểu về tập quán thương mại của các thị trường mà Công ty có quan hệ làm ăn và không ngừng hoàn thiện mình hơn trong công tác nhập khẩu.
Trong nghiệp vụ nhập khẩu phải thận trọng và khôn khéo trong từng khâu: - Trong khâu đàm phán, ký kết hợp đồng: Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hoá từ các đối tác nước ngoài nên việc giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng cần được chú trọng. Để hoạt động đàm phán và ký kết hợp đồng nhập khẩu đạt hiệu quả cao, cán bộ làm công tác nhập khẩu phải nắm rõ thành thạo các phương thức và kỹ năng đàm phán phải trình độ ngoại ngữ, am hiểu tập quán kinh doanh và nền văn hoá của nước đối tác để có cách ứng xử thích hợp. Những điều khoản về giá cả, chất lượng hàng hoá thường rất quan trọng vì thế giá cả hợp lý và có lợi cho bên nhập khẩu được quyết định bởi tài thương lượng và chiến thuật đàm phán. Người đàm phán phải vận dụng sáng tạo những kỹ thuật trong đàm phán như: kỹ thuật truyền đạt thông tin, kỹ thuật trả lời câu
hỏi, kỹ thuật lập luận bác bỏ, kỹ thuật vô hiệu hoá…Quá trình đàm phán vừa là khoa học vừa là nghệ thuật giữa hai yếu tố đó có mối quan hệ qua lại và làm tiền đề cho nhau, ngoài những kỹ thuật cần thiết người đàm phán phải biết áp dụng linh hoạt các nghệ thuật đàm phán như: Tuỳ cơ ứng biến (tìm kiếm, tức thời, nhạy bén nắm bắt cơ hội), từng bước tiên tới (chia nhỏ mục tiêu, nắm bắt tâm lý đối phương để từng bước thực hiện mục tiêu đã được chia nhỏ cho tới khi đạt được mục tiêu cuối cùng), chiến thuật đánh lạc hướng, chiến thuật thả con săn sắt bắt con cá rô, chiến thuật dò đá qua sông…
- Soạn thảo hợp đồng nhập khẩu : Hợp đồng ngoại thương là một văn bản thoả thuận giữa các bên có quốc tịch khác nhau và được xây dựng dưới dạng các điều khoản và điều kiện. Các điều khoản được trình bày phải có sự thống nhất triệt để, đầy đủ , chi tiết và rõ ràng để tránh có những tranh chấp khiếu kiện xảy ra, gây hao tốn công sức, tiền bạc và lãng phí thời gian. Hợp đồng ngoại thương chịu sự điều chỉnh của pháp luật quốc gia và thông lệ quốc tế đòi hỏi người đàm phán phải hiểu biết về pháp lý, thủ tục ngoại thương để lựa chọn nguồn luật bảo vệ quyền lợi tốt nhất cho mình.
- Nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý trong khâu nhận hàng và kiểm tra hàng. Trong khâu này, chú ý khi nhận được chứng từ nhận hàng việc kiểm tra chi tiết cần đối
chiếu với yêu cầu của chứng từ mua hàng khi nhận hàng, các cán bộ tiếp nhận cần kiểm tra hàng cẩn thận.
- Nhân sự là yếu tố then chôt quyết định thành công của bất cứ Công ty nào. Việc nâng cao và bồi dưỡng trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kinh doanh nhập khẩu là việc làm hết sức quan trọng đối với Công ty. Đó là:
+ Tổ chức lớp bồi dưỡng, đào tạo lại cán bộ làm công tác nhập khẩu cho phù hợp với tình hình mới. Công ty tiến hành cử các cán bộ trẻ tham gia các lớp tập huấn ngắn hạn về nghiệp vụ, đồng thời xét tiến cử các cán bộ trẻ có năng lực thực sự đi học tập bồi dưỡng ở nước ngoài để nâng cao trình độ và kinh nghiệm.
+ Chăm lo bảo vệ lợi ích hợp pháp chính đáng của đội ngũ cán bộ công nhân viên, từng bước nâng cao thu nhập cho người lao động, chăm lo cả về đời sống vật chất tinh thần như thường xuyên tổ chức các hoạt động tham quan, du lịch để khuyến khích về mặt tinh thần để họ hoàn thành tốt nhiệm vụ.
+ Xây dựng một cơ cấu nhận sự hợp lý khoa học và hiệu quả, tập trung phân công lao động theo chuyên môn không kiêm nghiệm để phát huy được tính sáng tạo và tinh thần trách nhiệm của cán bộ kinh doanh xuất nhập khẩu.
3.3.1.5 Nâng cao hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác nhập khẩu
Hiện tại kho bảo quản xăng dầu của Công ty chưa đủ, sức chứa kho hạn chế gây bất lợi cho Công ty khi nhập khẩu được giá rẻ nhưng không dự trữ được. Đồng thời điểm gửi hang bị phân tán, tăng chi phí do chuyển tải vì vậy Công ty phải chú trọng đầu tư xây dựng kho mới có trữ lượng lớn, tăng trữ lượng kho và quy hoạch kho về một điểm để thuận tiện cho việc nhập khẩu. Mặt khác hệ thống kho đầu nguồn sẽ đem lại khả năng dự trữ xăng dầu thông dụng cả thường xuyên lẫn sẵn sàng chiến đấu vừa đáp ứng yêu cầu dự trữ của Bộ Quốc phòng, giảm hao hụt tiết kiệm ngân sách. Đồng thời Công ty phải nâng cấp kho đạt công nghệ quản lý, cấp phát tiên tiến đảm bảo nguồn dự trữ để đối phó khi giá cả xăng dầu biến động gây bất lợi cho quá trình nhập khẩu.
- Do các nước có tiêu chuẩn xăng dầu khác nhau phù hợp với máy móc trang trang thiết bị của từng nước nên khi nhập khẩu từ nước ngoài Công ty cần phải kiểm tra rất chặt chẽ chất lượng xăng dầu nhập khẩu phù hợp với tiêu chuẩn của Việt Nam. Vì thế Công ty phải có phòng hoá nghiệm riêng để kiểm tra hàng tránh trường hợp tiêu thụ và phân phối xăng không đúng chất lượng gây thiệt hại cho khách hàng ảnh hưởng tới uy tín của Công ty.
- Tiếp tục bổ sung phương tiện vận chuyển: đóng xe xi téc chở xăng dầu, tăng cường ký hợp đồng liên kết về vận chuyển xăng dầu, mua mới trang bị phương tiện để kịp thời chuyển hàng cho hệ thống đại lý và khách hàng hộ công nghiệp