Thực trạng áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại các công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam
2.1. Thực trạng áp dụng kỹ thuật phỏng vấn
Kỹ thuật này được áp dụng ở giai đoạn chuẩn bị kế hoạch kiểm toán, lập kế hoạch kiểm toán và thực hiện kiểm toán. Chi phí cho kỹ thuật này thấp mà vẫn thu thập được những thông tin cơ bản về khách hàng, HTKSNB, cơ chế hoạt động cũng như cách thức ra quyết định của nhà quản lý. Tuy nhiên để thông tin thu được là chính xác, phù hợp với mục tiêu kiểm toán thì người thực hiện kiểm toán phải là những KTV có trình độ, có kinh nghiệm. Tùy thuộc bộ máy kiểm toán và chương trình kiểm toán riêng của từng công ty kiểm toán, cách thức sử dụng kỹ thuật này cũng như cách thức ghi chép kết quả phỏng vấn là khác nhau.
Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec: Trước khi ký hợp đồng kiểm toán, KTV phỏng vấn Ban giám đốc để đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, môi trường nội bộ và bên ngoài, tình hình tài chính… để nắm được một cách tổng quan về tình hình hoạt động của công ty. Tuy nhiên, với những khách hàng truyền thống, KTV của công ty Apec chỉ phỏng vấn về những thay đổi và mâu thuẫn phát sinh sau cuộc kiểm toán trước thông qua Bảng phỏng vấn khảo sát khách hàng sau:
Tên khách hàng:
Niên độ kế toán : Tham chiếu: Khoản mục: các sự kiện phát sinh sau niên độ Người thực hiện: kế toán năm trước
Bước công việc: phỏng vấn ban lãnh đạo Ngày thực hiện
Câu hỏi Trả lời
1.Báo cáo tài chính năm trước đã được tổng công ty phê duyệt chưa?
Đã được phê duyệt
2. Có chênh lệch giữa số được phê duyệt với số trên báo cáo tài chính đã được
kiểm toán không?
Một số chỉ tiêu thay đổi
3. Những thay đổi đó đã được điều
chỉnh vào số dư đầu năm hay số phát sinh trong năm nay?
Đơn vị đã điều chỉnh vào số phát sinh trong kì
4. Cơ quan thuế đã kiểm tra quyết toán thuế năm trước chưa?
Do không có gì phát sinh thêm về tính liêm chính của Ban giám đốc hay mâu thuẫn giữa hai bên nên công ty Apec tiếp tục cung cấp dịch vụ kiểm toán BCTC cho khách hàng này.
Sau khi ký kết hợp đồng kiểm toán, công ty kiểm toán lập kế hoạch kiểm toán và kỹ thuật phỏng vấn cũng được sử dụng trong giai đoạn này, giúp KTV đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát, từ đó đưa ra phương hướng công việc cần làm, lập kế hoạch phù hợp. Với cả khách hàng truyền thống và khách hàng tiềm năng, công ty Apec đều sử dụng Bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ như sau:
Câu hỏi Có Không
Công việc được phân công, phân nhiệm cho từng kế toán có được quy định bằng văn bản không?
ν Những thay đổi trong công việc được phân
công (nếu có) có được cập nhật thường xuyên không?
ν Các nhân viên thuộc bộ phận kế toán, tài chính có được đào tạo về chuyên ngành mình đang làm không?
ν Công ty có quy định khi nghỉ phép, các nhân viên chủ chốt phải báo cáo trước ít nhất 1 ngày cho cấp trên không?
ν Công việc của những người nghỉ phép có được
người khác đảm nhiệm hay không? ν
Công ty có quy định khi cung cấp các tài liệu, thông tin tài chính kế toán ra bên ngoài phải được sự phê duyệt của cấp lãnh đạo không?
ν
Nhận xét:
- Có sự phân công công việc trong bộ máy kế toán của công ty, mỗi người chịu trách nhiệm công việc của riêng mình
- Nhân viên chủ chốt của công ty chỉ được phép nghỉ trong trường hợp cấp bách và có nhân viên được phân công trách nhiệm làm thay một người cụ thể
Trong giai đoạn thực hiện kiểm toán, công ty Apec sử dụng kỹ thuật phỏng vấn để thực hiện bước công việc thử nghiệm kiểm soát, sử dụng trong nhiều phần hành cụ thể để đánh giá HTKSNB ở mỗi phần hành đó.
Ví dụ về Tờ kiểm soát nội bộ đối với khoản mục tiền của khách hàng:
Tại công ty Deloitte Việt Nam: kỹ thuật phỏng vấn được áp dụng để tìm hiểu quy trình sản xuất của khách hàng hoặc tìm hiểu từng khoản mục. Chẳng hạn, khi kiểm toán chi phí trả trước ngắn hạn của công ty, sau khi tập hợp chi tiết số dư cuối kì tài khoản 142, KTV hỏi kế toán các tiêu thức phân bổ chi phí trả trước ngắn hạn và ghi vào giấy tờ làm việc:
Tên khách hàng: Tham chiếu: Khoản mục: Tiền Người thực hiện: Bước công việc: Phỏng vấn kế toán Ngày thực hiện:
- Kế toán áp dụng đầy đủ quy tình hạch toán do ban giám đôc khách hàng đề ra. Thủ quỹ chi tiền khi có đầy đủ các chứng từ có liên quan và chữ ký của người có thẩm quyền
Bằng chứng này giúp KTV nhận thức được các tiêu thức để xây dựng mô hình ước tính chi phí trả trước ngắn hạn.
KTV của Deloitte luôn lắng nghe những gì khách hàng trình bày, phân tích câu trả lời nhằm đánh giá xem câu trả lời có nhất quán không. KTV cũng chọn mẫu ngẫu nhiên một số nghiệp vụ để xác minh, khẳng định tính chính xác và trung thực của thông tin thu được qua phỏng vấn.
Tại công ty A.A, kỹ thuật phỏng vấn sử dụng thường xuyên trong các cuộc kiểm toán nhằm thu thập thông tin bằng văn bản và lời nói làm cơ sở giải thích cho các nghi ngờ mang tính nghề nghiệp của KTV. Trong giai đoạn chuẩn bị kiểm toán, KTV thực hiện phỏng vấn trực tiếp ban lãnh đạo, kế toán trưởng, trưởng ban kiểm soát và nhân viên để tìm hiểu thông tin. Trong cuộc họp đầu tiên với khách hàng, công ty A.A thực hiện phỏng vấn ban giám đốc về lý do kiểm toán, mức phí kiểm toán để đưa ra quyết định có chấp nhận ký
Nội dung Năm N 1. Chi phí làm biển quảng cáo 103,803,402 2. Chi phí cho thuê cửa hàng, thuế 345,050,700 3. Chi phí sửa chữa, bảo hiểm xe 81,711,930 4. Chi phí nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ 80,782,437 5. Chi phí khác 162,099,597 Tổng 773,448,066 Các khoản chi phí 1, 3, 4, 5 được phân bổ theo thời gian nhưng không có mức thời gian cụ thể. Kế toán ước tính thời gian phân bổ cho phù hợp với từng loại, miễn là trong vòng 12 tháng. Khoản mục chi phí 2 được phân bổ theo thời gian ghi trên hợp đồng.
hợp đồng kiểm toán hay không. Giai đoạn thực hiện kiểm toán KTV tiến hành các trắc nghiệm kiểm toán để phát hiện các sai sót, gian lận trên BCTC của đơn vị được kiểm toán.
Trình tự một cuộc phỏng vấn của công ty A.A có thể khái quát qua sơ đồ sau:
Đặt câu hỏi
Lập kế hoạch cho cuộc phỏng vấn
Lắng nghe câu trả lời
Đánh giá câu trả lời
Hỏi thêm câu hỏi
Tóm tắt điểm chính
VD: phỏng vấn tìm hiểu khoản phải thu, dự phòng tại công ty ABC
STT Các vấn đề cần tìm hiểu Trả lời Tham
chiếu
1
Tìm hiểu chung
- Các khách hàng của công ty, khách hàng có ổn định không? - Các mặt hàng hoặc dịch vụ mà công ty cung cấp?
- Chính sách bán hàng chung của công ty? Với những khách hàng nào thì ký hợp đồng? - Chủ yếu là khách hàng Hàn quốc, khách hàng tương đối ổn định - Sản phẩm cung cấp: bao bì, vải bạt PE, PP - Toàn bộ hàng bán ra công ty đều ký kết hợp đồng mua bán 2 Các chính sách thủ tục liên quan đến công nợ phải thu khách hàng? - Chính sách bán chịu?
- Các thủ tục chứng minh sự phát sinh các khoản công nợ phải thu khách hàng, phát hành hóa đơn,xuất kho, giao hàng?
- Các biện pháp thu hồi công nợ? - Các thủ tục đánh giá công nợ phải thu khó đòi, lập dự phòng, xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được?
- Đối với hàng xuất khẩu, công ty căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng, sau đó ký hợp đồng, phát hành hóa đơn , tiến hành giao hàng.
- Công ty không lập dự phòng phải thu khó đòi
3
thu trên sổ kế toán: có bao nhiêu nhân viên thực hiện, trách nhiệm của từng người?
thực hiện
4
Việc đối chiếu công nợ được thực hiện như thế nào?
Công nợ được đối chiếu vào cuối tháng
5
Việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ để theo dõi công nợ phải thu khách hàng? Đối chiếu sổ chi tiết và sổ tổng hợp?
Khoản phải thu được mở sổ chi tiết theo dõi cho từng khách hàng
Do độ tin cậy của bằng chứng thu thập được không cao, chất lượng kiểm toán không được đảm bảo nếu chỉ áp dụng đơn lẻ thủ tục này do đó công ty A.A luôn kết hợp kỹ thuật này với các kỹ thuật khác nhằm nâng cao chất lượng bằng chứng thu thập được, đảm bảo ý kiến của KTV về BCTC của khách hàng là phù hợp.