Thực trạng áp dụng các kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm toán tại các công ty kiểm toán độc lập ở Việt Nam
2.4. Thực trạng áp dụng kỹ thuật kiểm kê
Là kỹ thuật thu thập bằng chứng kiểm tra về tính hiện hữu của tài sản, hàng tồn kho… Đây là phương pháp thu thập bằng chứng kiểm toán quan trọng mà công ty kiểm toán nào cũng sử dụng và bằng chứng thu thập từ kỹ thuật này có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng ý kiến kiểm toán. Tùy theo ngành nghề kinh doanh, quy mô tài sản của khách hàng, rủi ro kiểm toán tại mỗi phần hành… mà
KTV sẽ quyết định mức độ cần thiết phải sử dụng kỹ thuật này. Tuy nhiên, thông thường,các công ty luôn áp dụng kỹ thuật kiểm kê đối với khoản mục tiền mặt.
Tại công ty TNHH Kiểm toán và Tư vấn Apec
Biên bản kiểm kê quỹ
(Dùng cho VND)
Vào 15h ngày 31 tháng 12 năm N Thành phần kiểm kê:
Đại diện bên công ty A:
Bà: Lê Thị Đào Đại diện: Kế toán Bà: Nguyễn Thị Hà Đại diện: Thủ quỹ Đại diện bên công ty TNHH Kiểm toán và tư vấn Apec:
Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau:
STT Diễn giải Số lượng Số tiền
A B 1 2
I Số dư theo sổ quỹ 874,576,000
II Số dư kiểm kê thực tế 874,575,000
Trong đó: 1 Loại 500 000 1000 500,000,000 2 Loại 200 000 600 120,000,000 3 Loại 100 000 2000 200,000,000 4 Loại 50 000 1050 52,500,000 5 Loại 20 000 103 2,060,000 6 Loại Tiền lẻ 15,000 III Chênh lệch 1,000 Nhận xét: thiếu 1,000 đồng
Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: đã khớp
Tại công ty Deloitte Việt Nam: KTV ít khi trực tiếp tham gia kiểm kê mà chỉ thường quan sát kiểm kê. Tuy nhiên Deloitte vẫn quy định các thể thức kiểm toán cần thực hiện với thủ tục kiểm kê.
STT Nội dung công việc Người thực hiện Ghi chú
A. Các công việc chuẩn bị trước khi tham gia kiểm kê 1. Thu thập thông tin về kế hoạch kiểm kê của khách
hàng: thời gian, địa điểm, nhân sự…
2. Thu thập về hướng dẫn kiểm kê của khách hàng (nếu có).
3. Tìm hiểu khách hàng có bao nhiêu kho, chủng loại vật tư, hàng hóa tại mỗi kho. Các nơi có tiền mặt tại quỹ. 4. Tìm hiểu xem khách hàng có nhận hàng hóa ký gửi
hay gửi hàng hóa ở nơi khác?
5.
Bố trí nhân sự của KTV và thông báo cho khách hàng về sự tham gia của KTV: thời gian, địa điểm tham gia và nhân sự.
6. Dựa trêm số liệu về số dư của hàng tồn kho tại thời điêm gần kiểm kê nhất (ví dụ 20/12 hoặc 30/11):
+ Tính toán số mẫu cần phải thu thập trong quà trình quan sát kiểm kê[= số dư: mức trọng yếu (MP) *2] (số mẫu thông thường là theo mặt hàng. Do vậy khi chọn 1mặt hàng và mặt hàng đó để rải rác trong kho thì phải đếm hết mặt hàng đó trong một kho).
+ Trên cơ sở số mẫu tính toán được: xác định số mẫu kiểm kê theo phương pháp từ sổ - thực tế và số mẫu kiểm kê theo phương pháp từ thực tế - sổ (có thể chia theo tỉ lệ 60/40 hoặc 70/30).
+ Chuẩn bị countsheet để ghi chép kết quả kiểm kê chọn mẫu
B. Các công việc thực hiện trong quá trình kiểm kê
đếm lại hoặc cùng đếm với khách hàng (cho phương pháp từ sổ - thực tế) so sánh với số dư trên sổ hoặc thẻ kho.
2.
Chọn ngẫu nhiên một số mặt hàng, vật tư tại thực tế, đếm hoặc yêu cầu khách hàng đếm, đối chiếu số liệu thực tế với sổ hoặc thẻ kho.
3. Tìm hiểu nguyên nhân của mọi chênh lệch giữa số đếm thực tế với số ghi nhận trên sổ sách.
4. Lấy chữ ký xác nhận của những người tham gia đếm vào biên bản kiểm kê thực tế (count sheet).
5. Lấy thư xác nhận cho hàng hóa khánh hàng nhận ký gửi hoặc hàng hóa khách ký gửi nơi khác.
6. Thu thập hóa đơn, phiếu nhập kho, phiếu thu, phiếu chi cuối cùng tại thời điểm kiểm kê (Phụ lục VI). Trường hợp khách hàng đã kiểm kê xong, KTV bắt buộc vẫn phải tiến hành các thủ tục trên.
Đối với những mặt hàng đóng gói trong hộp, phuy, két…. KTV phải kiểm tra chọn mẫu xem có đủ lượng hàng và kiểm tra trong đó có hàng không (ví dụ: phuy dầu nhưng trong đó không có dầu).
D. Các điểm cần chú ý trong quá trình tham gia kiểm kê. Trong quá trình tham gia kiểm kê, yêu cầu KTV chú ý đến các vấn đề sau và xem xét đề cập các nhận xét này trong báo cáo kiểm kê.
1. Đánh giá kế hoạch kiểm kê của khách hàng có rõ ràng trong việc phân công, phân nhiệm?
2. Phương thức thực hiện kiểm kê, và tổng hợp kết quả kiểm kê có phù hợp?. kết quả kiểm kê có được tổng hợp dựa trên các kết quả chi tiết? các tài liệu kiểm kê có được lưu giữ để phục vụ cho công tác kiểm tra, đối
chiếu?
3.
Khách hàng có thực hiện kiểm tra chéo kết quả kiểm kê không
(toàn bộ hoặc chọn mẫu). nhận xét.
4. Khách hàng có phương pháp để đảm bảo rằng không xảy ra việc đếm trùng và bỏ sót?. Nhận xét.
5. Xem xét tình trạng kho tang có phù hợp với hàng hóa vật tư chứa trong kho?
6.
Trong quá trình quan sát, chú ý xem khách hàng có bỏ sót hoặc không kiểm kê một số mặt hàng nào không? Tìm hiểu lý do và đánh giá lý do đó có hợp lý không?
7. Hàng hóa vật tư trong kho có được sắp xếp gọn gàng? 8. Điều kiện phòng chống cháy nổ của kho
9. Điều kiện bảo vệ an ninh của kho
10. Cách thức khách hàng bảo quản, bảo vệ các hàng hóa vật tư có giá trị cao và dễ di chuyển?
11. Việc bảo quản các hàng hóa vật tư để ngoài trời?
12.
Phỏng vấn thủ kho (phỏng vấn thủ kho là tốt nhất vì họ nắm rất rõ hàng hóa trong kho) xem có hàng hóa kém mất phẩm chất và chậm luân chuyển không? Nếu có, chọn khoảng 10-15 mặt hàng vật tư kém mất phẩm chất và chậm luân chuyển. sau đó xem xét khách hàng có phân loại những hàng hóa đó thuộc dạng kém mất phẩm chất và chậm luân chuyển không (đối chiếu với báo cáo kiểm kê của năm 2003 là hiệu quả nhất vì tại thời điểm kiểm kê, khách hàng có thể chưa lập báo cáo kiểm kê)
13.
Khách hàng có biện pháp nào nhằm chách ly hàng hóa vật tư đang nhập xuất với các hàng hóa đang được kiểm kê?
14.
Nhận xét xề phương pháp quản lý của khách hàng cho những hàng hóa nhận ký gửi của bên ngoài trong kho của doanh nghiệp.
Việc nhận hàng hóa ký gửi đó có ảnh hưởng gì đến việc quản lý, bảo quản vật tư hàng hóa của chính khách hàng?
15.
Khách hàng có lập countsheet và có chữ ký của những người tham gia?. Các countsheet này có được lưu như một bằng chứng của việc thực tế kiểm kê?
16.
Đánh giá tính phù hợp trong cách xử lý của khách hàng trong trường hợp có phát sinh chênh lệch, sai sót trong quá trình kiểm kê (nếu có)
17.
Khách hàng có bố trí các phương tiện hỗ trợ quá trình kiểm kê như xe cẩu, thang, thuê người…? – nhận xét về công tác chuẩn bị.
18.
Nếu tại ngày KTV tham gia kiểm kê mà đợn vị cũng đang tiến hành kiểm kê, quan sát cách thức khách hàng (quan sát các nhóm kiểm kê khác) tiến hành kiểm kê và đánh giá khách hàng có thực sự tiến hành kiểm kê không? (thông thường nhóm có KTV thì có kiểm kê thực nhưng nhóm không có thì không thực hiện)
19.
Trường hợp khách hàng đã kiểm kê xong, hoặc một số kho, mặt hàng, vật tư đã kiểm kê xong – yêu cầu khách hàng cung cấp các bằng chứng chứng minh việc kiểm kê là có thực
20.
Trường hợp khách hàng có sử dụng count tag trong quá trình kiểm kê thì số lượng count tag sử dụng có được kiểm soát?
phân bổ rải rác nên việc tham gia chứng kiến kiểm kê thường là rất khó khăn. Do vậy, phương pháp hữu hiệu nhất là tìm bằng chứng ngoài phòng kế toán để kiểm tra sự hiện hữu của tái sản
Qúa trình kiểm kê được tiến hành theo đúng quy trình hướng dẫn nêu trên. Kết quả kiểm kê không được ghi vào một mẫu giấy tờ thống nhất nào mà KTV miêu tả kết quả này vào các giấy tờ, cụ thể cho từng khoản mục và kết quả.
Tại công ty kiểm toán Mỹ A.A: Giống như Deloitte, quy trình thực hiện kiểm kê cũng được xây dựng, nhưng chi tiết cho từng khoản mục tài sản, hướng dẫn KTV dễ dàng thực hiện kỹ thuật này trong quá trình kiểm toán.
Khoản
mục Chuẩn bị kiểm kê Thực hiện kiểm kê
Kết thúc kiểm kê -Vốn bằng tiền - Niêm phong két: phải đảm bảo sự tham gia của ít nhất 3 người: thủ quỹ, kế toán trưởng, nhân viên kiểm kê. - Lập biên bản kiểm kê:
+ Cam kết của thủ quỹ: cam đoan tiền có mặt tại két là của doanh nghiệp, cam kết về biện pháp xử lý trong
- Mở niêm phong két: được thực hiện bởi một nhân viên kiểm kê có sự chứng kiến của thủ quỹ, kế toán trưởng hoặc giám đốc công ty và kiểm toán viên.
- Phân loại tiền: tiền mặt, tiền gửi, chứng khoán ngắn hạn, trái phiếu…
- Đếm tiền: phân loại theo từng mệnh giá - Lập biên bản kiểm kê: Lấy chữ ký của người tham gia kiểm kê, trình bày chênh lệch (nếu có) - Chốt số các loại phiếu thu, phiếu chi tại thời điểm kiểm kê.
trường hợp thủ quỹ vi phạm
+ cam kết của kế toán quỹ về việc ghi chép , lưu giữ đầy đủ chứng từ có liên quan -Khóa sổ kế toán: thường do kế toán thực hiện. - Lập báo cáo kiểm kê TSCĐ, CCDC - Chuẩn bị về phương tiện, nhân sự.
- Xem xét việc tách biệt giữa ghi sổ tài sản và quản lý tài sản. - Tìm hiểu thủ tục phê chuẩn, thẩm quyền quản lý việc mua bán, thanh lý, điều chuyển tài sản… Đánh giá sự hợp lý của định mức hao mòn đối với từng loại tài sản. - Lựa chọn hình thức kiểm kê theo lô, khối, vùng , điểm…
- Phân loại, thống kê, dán tem, kiểm kê
Phân loại tài sản đang dùng, không cần dùng, thanh lý… - Lập bảng kê TSCĐ, CCDC theo từng loại riêng biệt - Xác định chênh lệch và nguyên nhân chênh lệch. - Chốt số phiếu nhập, xuất kho. Lập báo cáo kiểm kê.
khách hàng có - bao nhiêu kho, chủng
- loại vật tư, hàng hóa
- tại mỗi kho. - Điều kiện an toàn, vệ sinh
Chuẩn bị về cơ sở vật chất, nhân sự.
trọng yếu lựa chọn mặt HTK nào kiểm kê trước thuận tiện cho quá trình kiểm kê
- Nếu KTV có thể chứng kiến kiểm kê tại thời điểm khóa sổ kế toán thì KTV thực hiện việc xác nhận tài sản mà đơn vị nhận giữ hộ, TSCĐ chưa sử dụng, hư hỏng, chờ thanh lý…
- Nếu KTV không trực tiếp kiểm kê tại thời điểm khóa sổ kế toán thì KTV tiến hành phỏng vấn khách hàng để xác nhận tính tin cậy của tài liệu kiểm kê nhận được Phân loại HTK để làm căn cứ trích lập dự phòng.
bản kiểm kê HTK : phương pháp kiểm kê, nội dung kiểm kê, số lượng HTK tại thời điểm kiểm kê theo sổ sách, thực tế, chênh lệch, kết luận. Lập báo cáo kiểm kê.
Tuy nhiên do giới hạn về kinh phí, nhân sự, thời gian nên công ty TNHH Kiểm toán Mỹ không thể tham gia thực hiện kiểm kê trong mọi cuộc kiểm kê mà chỉ thực hiện khi có yêu cầu của khách hàng hoặc trong các cuộc kiểm toán có tính chất phức tạp, giá trị tài sản lớn, hoặc được đánh giá có rủi ro cao. Do vậy hầu hết các cuộc kiểm toán, Công ty thường sử dụng tài liệu kiểm kê được cung cấp bởi đơn vị được kiểm toán và tiến hành chọn mẫu để tiến hành kiểm kê lại.
VD: biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt tại 1 đơn vị được kiểm toán. Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt
Hôm nay ngày…/…/…, chúng tôi gồm: Đại diện công ty TNHH Kiểm toán Mỹ Ông (Bà): Chức vụ: KTV Ông (Bà): Chức vụ: KTV Đại diện khách hàng Ông (Bà): Chức vụ: Ông (Bà): Chức vụ: Ông (Bà): Chức vụ:
Cùng kiểm kê quỹ tiền mặt VND như sau:
Thực tế
Số liệu sổ kế toán
Loại tiền Số tờ Thành tiền
500.000 2.020 1.010.000.000 Tồn quỹ: 2.978.817.972 200.000 5.050 1.010.000.000 100.000 5.858 585.800.000 50.000 4.650 232.500.000 20.000 6.630 132.600.000 10.000 700 7.000.000 5.000 180 900.000 1.000 16 16.000 500 4 2.000 Tổng cộng 2.978.818.000 Chênh lệch +28
Giải thích chênh lệch: Thừa do tiền lẻ Kết luận: Đạt mục tiêu
KTV chứng kiến kiểm kê Người đếm Thủ quỹ Đại diện khách hàng