OEC cung ứng các dịch vụ giao nhận hàng hoá trong và ngoài nước, bao gồm các hoạt động sau:
Giao nhận hàng hoá đường biển Giao nhận hàng hoá hàng không Giao nhận vận tải đa phương thức Các dịch vụ khác
1) Đối với giao nhận hàng hóa đường biển
Giao nhận hàng xuất khẩu
Quy trình:
Nhận hàng từ phía nhà xuất khẩu và vận chuyển nội địa đến cảng Đăng kí với cảng về máng, địa điểm, cầu tàu xếp dỡ
Làm các thủ tục liên quan đến xuất khẩu như hải quan, kiểm dịch, . . . Tổ chức vận chuyển, xếp hàng lên tàu và theo dõi quá trình xếp hàng
Lập biên lai thuyền phó ghi số lượng tình trạng hàng hoá xếp hàng lên tàu
Nhận Master B/L từ người chuyên chở có chữ kí của thuyền trưởng Cấp vận đơn House B/L cho chủ hàng có chữ kí của Công ty giao nhận Lập bộ chứng từ thanh toán tiền hàng
Thông báo cho người mua biết việc giao hàng và phải mua bảo hiểm cho hàng hoá (nếu cần)
Thông báo cho người xuất khẩu biết về thời gian dự kiến khởi hành (ETD- estimate time of depature) và thời gian dự kiến tàu đến (ETA- estimate time of arriver
Giám sát quá trình vận chuyển, hành trình của tàu và thông báo cho các bên khi cần thiết
Đối với hàng nhập khẩu (dịch vụ nhận hàng hoá nhập khẩu)
Lập bộ chứng từ cần thiết để nhận hàng như : 02 bản chính tờ khai hải quan; 01 bản sao hợp đồng; 01 bản sao vận đơn đường biển; 03 bản chính giấy uỷ quyền của khách hàng cho nhà giao nhận, …
Nhận thông báo hàng đến (NOA- Notice of arrive)) từ cảng
Mang vận đơn gốc, giấy giới thiệu của cơ quan đến hãng tàu để nhận lệnh giao hàng (D/O- delivery order)
Mang D/O đến hải quan làm thủ tục và đăng kí kiểm hoá
Sau khi hoàn thành thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ nhận hàng cùng D/O đến văn phòng quản lý tầu tại cảng để xác nhận D/O
Lấy phiếu xuất kho và nhận hàng
Thông báo cho chủ hàng mang House B/L đến nhận hàng và lập hoá đơn thương mại để thanh toán với chủ hàng
2) Giao nhận hàng hoá vận tải bằng đường hàng không (Airfreight)
Đây là loại dịch vụ dành cho các hàng cao cấp, cần chuyển gấp. Công ty sẽ nhận hàng từ các nhà xuất khẩu và thực hiện các giao dịch cần thiết nhằm chuyên trở hàng hoá nhanh và tiết kiệm chi phí nhất. Hiện tại Oriental Express đang cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hoá hàng không như sau:
Giao nhận hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không từ cửa tới cửa (Door to Door service)
Giao nhận hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không đến các sân bay(Airport to Airport
3) Giao nhận vận tải đa phương thức
Vận tải đa phương thức Multimodal Transport hay Combined Transport là một phương pháp vận tải trong đó hàng hóa được vận chuyển bằng hai hay nhiều phương thức vận tải khác nhau, trên cơ sở một chứng từ vận tải, một chế độ trách nhiệm và chỉ một người chịu trách nhiệm về hàng hóa trong suốt quá trình chuyển trở từ một địa điểm nhận hàng để chở ở nước này đến một địa điểm giao hàng ở nước khác.
Hiện tại Công ty OEC cung cấp các loại hình vận tải liên hợp như sau : Sea/Air : Đây là kiểu kết hợp giữa tính kinh tế của vận tải biển và vận
tải hàng không.
Air/Road : Dịch vụ ‘ nhặt và giao’ (Pick up and delivery) của vận tải Ôtô gắn liền với vận tải hàng không.
Rail /Road (hay còn gọi là Piggback) : Đây là sự kết hợp tính an toàn và tốc độ của vận tải đường sắt với tính cơ động của Ôtô.
Rail/Road/Inland Waterway-sea-Rail/Road/Inland Waterway : Kiểu kết hợp này thường được áp dụng khi hàng hóa được vận chuyển bằng đường biển từ nước này đến nước khác.
KHÁCH HÀNG (NGƯỜI MUA)
4) Các dịch vụ khác
Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm các hoạt động
Chào giá với các hãng vận tải để tìm ra mức giá tốt nhất thị trên thị trường thuê vận tải
Chào giá với khách hàng
Kí kết hợp đồng với hãng vận tải và với khách hàng
Giám sát quá trình vận tải đồng thời thông báo cho khách hàng biết thời gian khởi hành và thời gian hàng đến
Thu tiền vận tải từ khách hàng và trả tiền thuê vận tải cho hãng vận tải Dịch vụ đại lý tàu biển và môi giới hàng hải, gồm có :
Môi giới tàu biển
Vận chuyển hàng trọn gói
Vận tải hàng xuất nhập bằng FCL hoặc LCL Làm thủ tục thông quan hàng hoá xuất nhập khẩu Phát hành chứng từ vận tải (House Bill of lading) Mua bảo hiểm vận tải
Đóng gói và bao bì Kho bãi và phân phối Vận chuyển hàng trọn gói
KHÁCH HÀNG (NGƯỜI MUA)
Dịch vụ thủ tục hải quan gồm có:
Xác định giá hàng hoá
Tính thuế và áp mã thuế phù hợp Làm thủ tục hàng hoá xuất nhập khẩu Làm thủ tục giao nhận tại cảng
Dịch vụ quản trị dây truyền cung ứng (Supply Chain Management)
Đây là dịch vụ cốt lõi của một nhà cung ứng dịch vụ giao nhận như Công ty Oriental Express. Mặc dầu để thực hiện thành công dịch vụ này đòi hỏi Công ty phải hoạt động như một Công ty logistic thực thụ, tuy chưa phải là Công ty logistic theo đúng nghĩa nhưng Oriental Express cũng đã ký kết với các Công ty vận tải và kinh doanh kho bãi để cung cấp cho khách hàng một cách tốt nhất dịch vụ này. Nhờ tạo được mối quan hệ chặt chẽ giữa người mua, khách hàng và người bán, dịch vụ này góp phần quan trọng để nâng cao hiệu quả của hoạt động cung ứng, giao nhận hàng hoá.
ORIENTAL EXPRESS NHÀ CUNG CẤP(BÁN) KHÁCH HÀNG (NGƯỜI MUA)
Qúa trình thực hiện dịch vụ quản trị dây chuyền cung ứng gồm các hoạt động: lập kế hoạch, thực hiện và quản lý dòng chảy hàng hoá và thông tin từ nơi đặt hàng, thông qua sản xuất, vận chuyển( thuê vận chuyển), kho bãi.
( Công ty thuê kho bãi của các Công ty khác), phân phối đến tận tay khách hàng cuối cùng. Trong thời gian qua Công ty giao nhận vận tải Phương Đông chỉ tâp chung vào các hoạt động hậu cần đầu ra, dịch vụ này gồm các công việc sau:
nhận booking từ các doanh nghiệp, nhà máy xuất khẩu hàng hoá (vendors); Công ty sẽ có một mẫu riêng (form) cho các vendor điền thông tin book hàng Về cơ bản những người book hàng cần cung cấp thông tin về đơn hàng (po number), số lượng thể tích (cbm), số khối hàng và một số thông tin đặc biệt cho các mặt hàng yêu cầu sử lý đặc biệt. Liên lạc chặt chẽ và quản lý các yêu cầu xếp hàng của khách hàng.
Với mỗi lô hàng, Công ty thông báo trước đến khách hàng (người mua hàng) hoặc xin chỉ dẫn xếp hàng (shipping instruction) của khách hàng trước khi xếp hàng.
Lập kế hoạch vận chuyển hàng hoá: Tuỳ theo lượng hàng được book hàng lẻ (LCL) hay hàng nguyên container (FCL) mà nhân viên của Công ty sẽ lên kế hoạch phù hợp. Kế hoạch đóng hàng sẽ gồm các thông tin cơ bản sau: loại hàng, số đơn hàng, cách thức đóng hàng, loại container, và quan trọng nhất là một số lựa chọn về lịch tàu của các hàng tàu khác nhau. Kế hoạch đóng hàng sẽ được gửi trực tiếp cho khách hàng ( người mua, nhà nhập khẩu) để phòng mua hàng, phòng xuất nhập khấu của khách hàng có điều kiện kiểm tra tình hình kho bãi, tiêu thụ, nhu cầu mà chọn lựa lịch tàu có ngày đến thích hợp.
Đóng hàng vào container và xếp hàng theo đúng yêu cầu chỉ dẫn của khách hàng
liên kết với các nhà cung cấp kho bãi cung cấp cho khách hàng dịch vụ kho bãi và bảo quản hàng hoá
Gửi tới khách hàng kết quả xếp hàng (container loading result)
Phát hành chứng từ vận tải cần thiết: sau khi hàng hoá đã lên tàu an toàn, Công ty Oriental Express sẽ phát hành một số chứng từ vận tải cần thiết như: FCR (Forwarding Cargo receipt) hoặc House Bill of Lading để người bán –vendors có thể hoàn tất thủ tục làm chứng từ thương mại khác, như chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin) hay visa nếu cần
Dịch vụ thu gửi chứng từ thương mại: tuỳ từng cấp độ dịch vụ mà khách hàng mua, Oriental Express có thể thu chứng từ của các vendors, kiểm tra và sắp xếp theo một thứ tự quy định, gửi đến người mua để người mua làm thủ tục nhận hàng ở hải quan. Dịch vụ này giúp người mua có thể kiểm soát được tiến độ gửi chứng từ đi kèm hàng hoá, đảm bảo hàng đến, chứng từ đến, giảm được chi phí lưu container tại bãi do chậm chứng từ Quản lý hay thông báo cho khách hàng (người mua hàng) tình hình hàng hoá của từng đơn hàng (PO- Purchase Order).
Oriental Express còn cung cấp một số dịch vụ khác như: vận tải nội địa, hàng hoá quá cảch…. khi có yêu cầu từ phía khách hàng. Các dịch vụ này đang được Công ty cung cấp như:
Thiết lập và thực hiện các quy trình làm hàng riêng biệt theo yêu cầu của khách hàng: Những khách hàng khó tính thường yêu cầu Oriental Express tuân theo những yêu cầu đặc biệt khi làm hàng cho họ. Oriental Express sẽ tổng hợp tất cả các yêu cầu và làm thành một quy trình làm riêng cho khách hàng đó. Khi quy trình đã được thông qua, các nhân viên Oriental Express đều phải tuân thủ theo các điều đã quy định
Quy trình làm hàng riêng biệt có tên gọi tắt là SOP (Standard Operation Procedure)
SOP thường có các nội dung:
Quy định về việc giao nhận hàng Quy định về thời gian xếp hàng Quy định về chứng từ
Quy định về số liệu và thời gan cập nhật số liệu Quy định về tuyến đường
Quy định về cách thức giải quyết các tình huống bất trắc Nhận và đóng gói hàng hoá