Mọi trờng hợp phát hiện thừa hoặc thiếu TSCĐ HH đều phải truy tìm nguyên nhân. Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ HH và kết luận của hôi đồng kiểm kê để hạch toán chính xác, kịp thời theo từng nguyên nhân cụ thể:
- Nếu tăng TSCĐ HH thừa do cha ghi sổ, kế toán phải căn cứ vào hồ sơ TSCĐ HH để ghi tăng TSCĐ HH tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể.
- Nếu TSCĐ HH phát hiện thừa đợc xác định là TSCĐ HH của đơn vị khác thì phải báo ngay cho đơn vị chủ tài sản đó biết. Nếu cha xác định đợc đơn vị chủ tài sản, trong thời gian chờ xử lý, kế toán phải căn cứ vào tài liệu kiểm kê, tạm thời phản ánh vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán để theo dõi giữ hộ.
TSCĐ HH phát hiện thiếu trong kiểm kê phải đợc truy cứu nguyên nhân, xác định ngời chịu trách nhiệm và xử lý theo đúng quy định hiện hành của chế độ tài chính tuỳ theo từng trờng hợp cụ thể.
27
Doanh nghiệp phải đánh giá lại TSCĐ HH theo mặt bằng giá của thời điểm đánh giá lại theo quyết định của Nhà nớc. Khi đánh giá lại TSCĐ HH hiện có, thành lập Hội đồng đánh giá lại TSCĐ HH, đồng thời DN phải xác định nguyên giá mới. Trên cơ sở xác định phần nguyên giá mới, giá trị hao mòn phải điều chỉnh tăng (giảm) so với sổ kế toán đợc làm căn cứ để ghi sổ. Chứng từ kế toán đánh giá lại TSCĐ HH là biên bản kiểm kê và đánh giá lại TSCĐ HH.
Viii/. Hệ thống sổ sách hạch toán TSCĐ
1. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký sổ cái
Trình tự ghi sổ TSCĐ đợc thể hiện theo sơ đồ sau.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đổi chiều.
28
Chứng từ gốc
Bảng tính và phân bố
khấu hao TSCĐ Nhật ký sổ cái Báo cáo kế toán
Sổ chi tiết kế toán 211, 212, 213 Sổ chi tiết các TK Tập hợp chi phí TK 627, 641, 642 Sổ chi tiết các TK chi phí
2. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung trình tự ghi sổ TSCĐ đợc thể hiện theo sơ đồ sau. ghi sổ TSCĐ đợc thể hiện theo sơ đồ sau.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đổi chiều.
Chứng từ gốc Bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ Nhật ký chung 211,212,213Sổ cái TK Sổ chi tiết TK 211, 212, 213 Sổ chi tiết các TK chi phí TK 627, 641, 642 Bảng cân đối
3. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ.
Ghi chú:
Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đổi chiều.
Bảng tính và phân bố khấu hao TSCĐ Chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết TSCĐ TK:211, 212,213 Sổ chi tiết TK 627, 641, 642 Chứng từ ghi sổ Bảng cân đối TK Sổ cái TK: 211, 212, 213
4. Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chứng từ.
Ghi chú:
Ghi cuối tháng. Ghi hàng ngày Quan hệ đổi chiều
5. Một số chứng từ sử dụng nh sau: - Biên bản giao nhận TSCĐ Chứng từ gốc Nhật ký chứng từ số 9 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Sổ chi tiết TSCĐ Bảng kê số 4, 5, 6 Nhật ký chứng từ số 7
Báo cáo kế toán Sổ các TK 211, 212,
chơng ii: ví dụ về tình hình hạch toán TSCĐ hữu hình trong công ty cổ phần xây dựng số
2 thăng long I. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Bộ máy kế toán của công ty dợc tổ chức theo hình thức tập chung toàn bộ công việc kế toán đợc tập chung tại phòng kế toán của công ty, ở các đội sản xuất, đợn vị sản xuất trực thuộc công ty không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên thống kê kế toán làm nhiệm vụ thu thập, phân loại, kiểm tra chứng từ sau đó vào sổ chi tiết vật t,lao động, máy móc và tập hợp chứng từ gốc vào bảng tập hợp chứng từ gửi lên công ty vào ngày 25 hàng tháng.
- Cơ cấu tổ chức phòng tài chính - kế toán.
+ Kế toán trởng : Chịu trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán đơn giản, gọn nhẹ, phù hợp với yêu cầu quản lý, hớng dẫn, chỉ đạo kiểm tra công việc do kế toán viên thực hiện, tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu quản lý, chịu trách nhiệm với giám đốc và cấp trên về thông tin kế toán.
+ Kế toán tổng hợp : Có trách nhiệm tập hợp chi phí, tính giá thành và kết quả kinh doanh.
+ Kế toán vật t - TSCĐ : Co trách nhiệm theo dõi hình hình nhập xuất tồn của vật t, xác định chi phí nguyên vật liệu cho từng công trình, hạng mục công trình.Theo dõi tình hình biến động TSCĐ, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác số lợng TSCĐ, tình hình khấu hao, tính đúng chi phí sửa chữa và giá trị trang thiết bị.
+ Kế toán tiền lơng và các khoản vay : Căn cứ vào bảng duyệt quỹ lơng củ các đội và các khối gián tiếp của công ty, kế toán tiến hành tập hợp bảng lơng, thực hiện phân bổ, tính toán lơng và các khoản phải tính cho cán bộ công nhân viên trong công ty.Theo dõi tiền vay và các khoản trả lãi ngân hàng.
+ Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng : Có nhiệm vụ mở sổ chi tiết theo dõi các khoản thu tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và các khoản thanh toán, cuối tháng lập bảng kê thu chi và đối chếu với kế toán tổng hợp.
+ Thủ quỹ : Căn cứ vào chứng từ thu chi đã đợc phê duyệt, thủ quỹ tiến hành phát, thu, nộp tiền ngân hàng cùng với kế toán tiền mặt quản lý tiền của công ty.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long.
II. Hình thức tổ chức sổ kế toán của công ty.
Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh th- ờng xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh
Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lư ơng Thủ quỹ Kế toán vật tư TSCĐ CCDC
Nhân viên thống kê kế toán tại các đội
pháp kế toán kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này không những phản ánh đ- ợc kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng nh giám đốc công ty đánh giá đợc số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công .
Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng nh thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Để giảm bớt nâng cao khối lơng công việc ghi chép sổ sách kế toán, nâng cao năng suất, chất lợng kế toán cũng nh đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác kê toán công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toán máy này, kế toán chỉ việc cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã đợc phân loại vào máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành các thông tin trên Sổ cái và Báo cáo tài chính, phần mềm này bao gồm:
-Hệ thống: Gồm các phần nh: danh mục các đơn vị sử dụng; tháng năm làm việc; khai báo mật khẩu quyền sử dụng;...
-Danh mục: Gồm các danh mục tham chiếu nh: danh mục tài khoản, chứng từ kế toán, đối tợng pháp nhân đối tợng tập hợp...
-Cập nhật chứng từ: Là phần phục vụ cho việc cập nhật các chứng từ của các thành phần kế toán.
Quy trình xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 đợc mô tả bằng sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Bớc 1- Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đợc, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập nhật cho 2 nhóm chứng từ sau:
-Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác. -Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu – công cụ dụng cụ, xuất vật liệu – công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm.
Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao diện giống nhau, phơng pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập nhật đều nh nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu tố cơ bản sau:
*Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tợng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tợng tập hợp, diễn giải...
*Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lợng, đơn giá số tiền...
*Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền.
Bớc 2-Xử lý dữ liệu:
Sau khi đã cập nhật, máy tự động xử lý các số liệu này bằng cách chuyển vào các sổ sách liên quan nh: Sổ kê toán chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái...
Bớc 3- In báo cáo: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan đợc chuyển vào báo cáo tài chính và máy cho phép in ra báo cáo này(Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,...).
III. Thực tế công tác tổ chức hạch toán TSCĐ tại công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long phần xây dựng số 2 Thăng Long
1. Đặc điểm và tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ tại Công ty
1.1. Phân loại và đặc điểm tài sản cố định:
Tài sản cố định là những t liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất – kinh doanh và giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng.
Đối với công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long với đặc điểm là sản xuất – kinh doanh vật liệu xây dựng và thi công xây lắp các công trình xây dựng thì tài sản cố định là một trong các yếu tố quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản của công ty. TSCĐ tại Công ty chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ sản xuất vật liệu xây dựng, thi công xây lắp công trình và ph- ơng tiện vận tải truyền dẫn. Máy móc thiết bị thờng xuyên chiếm khoảng 45 đến 60%, phơng tiện vận tải truyền dẫn chiếm khoảng 20 đến 30% trong cơ cấu tài sản tại Công ty. Trong đó nhóm TSCĐ quan trọng nhất là máy móc thiết bị thi công. Nhóm này bao gồm:
• Máy làm đất gồm: máy ủi, máy đầm, máy xúc, máy san, máy lu… • Thiết bị xử lý nền móng gồm: gầu khoan, búa đóng cọc…
• Máy xây dựng gồm: cần cẩu, máy cuốn lồng sắt, trạm trộn bê tông…
• Máy làm đá gồm: máy nén khí, máy khoan đá…
Ngoài ra trong số nhà cửa vật kiến trúc của Công ty cũng có loại tham gia phục vụ gián tiếp vào qúa trình thi công công trình nh nhà ở lu động, nhà vệ sinh cá nhân Bên cạnh đó là các loại thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công…
tác quản lý của Công ty.
Tóm lại với đặc điểm kinh doanh nh vậy thì tài sản cố định trong công ty cũng rất phong phú:
Thiết bị văn phòng Nhà cửa VKT
Máy vi tính Nhà hội trường Công ty
Máy in Sân nền Block
Máy điều hoà Nhà côpha trượt
Máy Fax Phòng thí nghiệm
Máy Photocopy Bể nước
Thiết bị phòng thí nghiệm… Bể phun...
Máy móc thiết bị Phương tiện vận tảI
Đầm đất Xe vận chuyển bê tông
Máy cắt Xe ô tô sơmi MAZ5535
Máy hàn Xe ô tô tự đổ MAZ5549
Máy vận thăng Xe ô tô 29-30
Máy cắt sắt Ô tô kia ben
Máy xúc Xe ô tô KAMAZ…
Máy trộng bê tông Máy ủi .…
1.2. Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định
Trong lĩnh vực quản lý tài sản cố định, Công ty có những quy định sau:
• Mỗi TSCĐ đều đợc lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toán do phòng kế toán quản lý. Hồ sơ kế toán của một TSCĐ bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến TSCĐ đó từ khi nó đợc đa vào sử dụng ở doanh nghiệp cho tới khi thanh lý, điều chuyển Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ TSCĐ. TSCĐ khi nhận về đơn… (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
vị phải tổ chức bàn giao, lập biên bản bàn giao và biên bản nghiệp thu TSCĐ.
• TSCĐ đợc bảo quản trong kho của Công ty, kho tại các công trình, hoặc khu vực riêng của Công ty. TSCĐ đa đi hoạt động ở các công trình phải có giấy phép hoặc hợp đồng. Công ty có một bộ phận bảo vệ chuyên quản lý TSCĐ.
•Công ty chỉ đợc thực hiện đánh giá lại TSCĐ trong các trờng hợp sau: 1. Kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quyết định của Nhà nuớc. 2. Thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu.
4. Điều chỉnh giá để đảm bảo giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp.
Việc kiểm kê đánh giá lại tài sản phải theo đúng quy định của Nhà nớc. Các khoản tăng hoặc giảm gái trị đánh giá lại tài sản phải hạch toán theo đúng quy định hiện hành.
Công ty tiến hành trích khấu hao theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Hàng năm, nguồn vốn khấu hao của những TSCĐ do Tổng công ty điều chuyển cho Công ty sử dụng sẽ đợc nộp lên cơ quan Tổng công ty. Toàn bộ số khấu hao của những tài sản cố định đợc đầu t bằng vốn tự có, vốn do Nhà nớc cấp đợc sử dụng để tái đầu t, thay thế, đổi mới TSCĐ và sử dụng cho nhu cầu kinh doanh của Công ty.
2. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại Công ty
2.1. Thủ tục chứng từ, sổ sách, tài khoán sử dụng và quy trình hạch toán chung chung
a. Thủ tục chứng từ, sổ sách
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thờng xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán Công ty thờng xuyên phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trờng hợp biến động tăng giảm. Khi có các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, các chứng từ mà kế toán sử dụng đều theo mẫu quy định chung của bộ tài chính. Các chứng từ, sổ sách mà kế toán Công ty sử dụng để theo dõi, hạch toán TSCĐ bao gồm:
+ Hoá đơn (GTGT) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Hợp đồng giao khoán + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ tài sản cố định + Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Sổ cái TK211 + Sổ cái TK212 + Sổ cái TK213 + Sổ cái TK214
b. Tài khoản sử dụng
Để tiến hành hạch toán, kê toán công ty sử dụng các TK 211, 213, 214.
Ngoài ra, để hạch toán TSCĐ kế toán viên còn sử dụng các tài khoản sau:111, 112, 331, 411…
c. Quy trình hạch toán chung
Đối với các nghiệp vụ về tài sản cố định, kế toán viên sẽ thực hiện hạch toán theo quy trình chung nh sau: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn, chứng