Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, tiến hành thi công xây dựng nhiều công trình trong cùng một thời gian nên chi phí phát sinh th- ờng xuyên liên tục và đa dạng. Để kịp thời tập hợp chi phí sản xuất phát sinh
Kế toán trưởng Kế toán tiền mặt Kế toán tổng hợp Kế toán tiền lư ơng Thủ quỹ Kế toán vật tư TSCĐ CCDC
Nhân viên thống kê kế toán tại các đội
pháp kế toán kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này không những phản ánh đ- ợc kịp thời chi phí sản xuất cho từng công trình mà nó còn phản ánh một cách chính xác số chi phí cho từng công trình trong từng thời điểm, giúp ban quả lý từng công trình cũng nh giám đốc công ty đánh giá đợc số chi phí thực tế bỏ ra có theo kế hoạch dự toán thi công hay không, để từ đó có biện pháp điều chỉnh tốc độ, tiến độ thi công .
Để phù hợp với yêu cầu quản lý cũng nh thuận tiện cho công tác hạch toán, công ty lựa chọn kỳ kế toán quý, nộp thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ và áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ.
Để giảm bớt nâng cao khối lơng công việc ghi chép sổ sách kế toán, nâng cao năng suất, chất lợng kế toán cũng nh đảm bảo tính kịp thời chính xác của công tác kê toán công ty đã sử dụng phần mềm kế toán AFSYS 5.0. Với phần mềm kế toán máy này, kế toán chỉ việc cập nhật chứng từ kế toán ban đầu đã đợc phân loại vào máy tính sẽ tự động tính toán, xử lý các dữ liệu trên sổ kế toán thành các thông tin trên Sổ cái và Báo cáo tài chính, phần mềm này bao gồm:
-Hệ thống: Gồm các phần nh: danh mục các đơn vị sử dụng; tháng năm làm việc; khai báo mật khẩu quyền sử dụng;...
-Danh mục: Gồm các danh mục tham chiếu nh: danh mục tài khoản, chứng từ kế toán, đối tợng pháp nhân đối tợng tập hợp...
-Cập nhật chứng từ: Là phần phục vụ cho việc cập nhật các chứng từ của các thành phần kế toán.
Quy trình xử lý của phần mềm AFSYS 5.0 đợc mô tả bằng sơ đồ sau: Chứng từ ban đầu
Nhập dữ liệu vào máy tính
Bớc 1- Nhập đầu tiên kế toán các phần hành thực hiện. Căn cứ vào các chứng từ gốc nhận đợc, kế toán nhập các số liệu đó vào máy qua 2 màn hình cập nhật cho 2 nhóm chứng từ sau:
-Cập nhật chứng từ: tiền mặt, ngân hàng, vay, công nợ, chi phí, khác. -Cập nhật hoá đơn: nhập vật liệu – công cụ dụng cụ, xuất vật liệu – công cụ dụng cụ,nhập hàng hoá - sản phẩm, xuất hàng hoá - sản phẩm.
Màn hình cập nhật chứng từ kế toán nói chung đều có cùng một giao diện giống nhau, phơng pháp cập nhật và các thao tác trong khi cập nhật đều nh nhau, chỉ khác nhau ở mã chứng từ. Màn hình cập nhật có một số yếu tố cơ bản sau:
*Các thông tin ban đầu: Loại chứng từ ngày chứng từ, số chứng từ, đối tợng pháp nhân, mã khoản mục chi phí, mã đối tợng tập hợp, diễn giải...
*Chi tiết mặt hàng: Mã hàng hoá, tên hàng hoá, đơn vị tính, số lợng, đơn giá số tiền...
*Định khoản: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền.
Bớc 2-Xử lý dữ liệu:
Sau khi đã cập nhật, máy tự động xử lý các số liệu này bằng cách chuyển vào các sổ sách liên quan nh: Sổ kê toán chi tiết, Bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, Chứng từ ghi sổ, Bảng kê ghi nợ các tài khoản, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái...
Bớc 3- In báo cáo:
Đến cuối kỳ, số liệu từ các sổ cái và các chứng từ liên quan đợc chuyển vào báo cáo tài chính và máy cho phép in ra báo cáo này(Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh,...).