phần xây dựng số 2 Thăng Long
1. Đặc điểm và tình hình quản lý, sử dụng TSCĐ tại Công ty
1.1. Phân loại và đặc điểm tài sản cố định:
Tài sản cố định là những t liệu lao động có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài và có đặc điểm là tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất. Khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh, tài sản cố định bị hao mòn dần và giá trị của nó đợc chuyển dịch từng phần vào chi phí sản xuất – kinh doanh và giữ nguyên đợc hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc h hỏng.
Đối với công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long với đặc điểm là sản xuất – kinh doanh vật liệu xây dựng và thi công xây lắp các công trình xây dựng thì tài sản cố định là một trong các yếu tố quan trọng và chiếm giá trị lớn trong tổng tài sản của công ty. TSCĐ tại Công ty chủ yếu là máy móc thiết bị phục vụ sản xuất vật liệu xây dựng, thi công xây lắp công trình và ph- ơng tiện vận tải truyền dẫn. Máy móc thiết bị thờng xuyên chiếm khoảng 45 đến 60%, phơng tiện vận tải truyền dẫn chiếm khoảng 20 đến 30% trong cơ cấu tài sản tại Công ty. Trong đó nhóm TSCĐ quan trọng nhất là máy móc thiết bị thi công. Nhóm này bao gồm:
• Máy làm đất gồm: máy ủi, máy đầm, máy xúc, máy san, máy lu… • Thiết bị xử lý nền móng gồm: gầu khoan, búa đóng cọc…
• Máy xây dựng gồm: cần cẩu, máy cuốn lồng sắt, trạm trộn bê tông…
• Máy làm đá gồm: máy nén khí, máy khoan đá…
Ngoài ra trong số nhà cửa vật kiến trúc của Công ty cũng có loại tham gia phục vụ gián tiếp vào qúa trình thi công công trình nh nhà ở lu động, nhà vệ sinh cá nhân Bên cạnh đó là các loại thiết bị, dụng cụ phục vụ cho công…
tác quản lý của Công ty.
Tóm lại với đặc điểm kinh doanh nh vậy thì tài sản cố định trong công ty cũng rất phong phú:
Thiết bị văn phòng Nhà cửa VKT
Máy vi tính Nhà hội trường Công ty
Máy in Sân nền Block
Máy điều hoà Nhà côpha trượt
Máy Fax Phòng thí nghiệm
Máy Photocopy Bể nước
Thiết bị phòng thí nghiệm… Bể phun...
Máy móc thiết bị Phương tiện vận tảI
Đầm đất Xe vận chuyển bê tông
Máy cắt Xe ô tô sơmi MAZ5535
Máy hàn Xe ô tô tự đổ MAZ5549
Máy vận thăng Xe ô tô 29-30
Máy cắt sắt Ô tô kia ben
Máy xúc Xe ô tô KAMAZ…
Máy trộng bê tông Máy ủi .…
1.2. Công tác quản lý và sử dụng tài sản cố định
Trong lĩnh vực quản lý tài sản cố định, Công ty có những quy định sau:
• Mỗi TSCĐ đều đợc lập một bộ hồ sơ gốc bao gồm hồ sơ kỹ thuật do phòng kỹ thuật quản lý và hồ sơ kế toán do phòng kế toán quản lý. Hồ sơ kế toán của một TSCĐ bao gồm tất cả các chứng từ liên quan đến TSCĐ đó từ khi nó đợc đa vào sử dụng ở doanh nghiệp cho tới khi thanh lý, điều chuyển Các chứng từ này là căn cứ để ghi sổ TSCĐ. TSCĐ khi nhận về đơn…
vị phải tổ chức bàn giao, lập biên bản bàn giao và biên bản nghiệp thu TSCĐ.
• TSCĐ đợc bảo quản trong kho của Công ty, kho tại các công trình, hoặc khu vực riêng của Công ty. TSCĐ đa đi hoạt động ở các công trình phải có giấy phép hoặc hợp đồng. Công ty có một bộ phận bảo vệ chuyên quản lý TSCĐ.
•Công ty chỉ đợc thực hiện đánh giá lại TSCĐ trong các trờng hợp sau: 1. Kiểm kê đánh giá lại tài sản theo quyết định của Nhà nuớc. 2. Thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu.
4. Điều chỉnh giá để đảm bảo giá trị thực tế tài sản của doanh nghiệp.
Việc kiểm kê đánh giá lại tài sản phải theo đúng quy định của Nhà nớc. Các khoản tăng hoặc giảm gái trị đánh giá lại tài sản phải hạch toán theo đúng quy định hiện hành.
Công ty tiến hành trích khấu hao theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC của Bộ tài chính. Hàng năm, nguồn vốn khấu hao của những TSCĐ do Tổng công ty điều chuyển cho Công ty sử dụng sẽ đợc nộp lên cơ quan Tổng công ty. Toàn bộ số khấu hao của những tài sản cố định đợc đầu t bằng vốn tự có, vốn do Nhà nớc cấp đợc sử dụng để tái đầu t, thay thế, đổi mới TSCĐ và sử dụng cho nhu cầu kinh doanh của Công ty.
2. Hạch toán tình hình biến động TSCĐ tại Công ty
2.1. Thủ tục chứng từ, sổ sách, tài khoán sử dụng và quy trình hạch toán chung chung
a. Thủ tục chứng từ, sổ sách
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, TSCĐ của doanh nghiệp thờng xuyên biến động. Để quản lý tốt TSCĐ, kế toán Công ty thờng xuyên phản ánh, theo dõi chặt chẽ đầy đủ mọi trờng hợp biến động tăng giảm. Khi có các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, các chứng từ mà kế toán sử dụng đều theo mẫu quy định chung của bộ tài chính. Các chứng từ, sổ sách mà kế toán Công ty sử dụng để theo dõi, hạch toán TSCĐ bao gồm:
+ Hoá đơn (GTGT) + Biên bản thanh lý hợp đồng + Hợp đồng giao khoán + Biên bản giao nhận TSCĐ + Thẻ tài sản cố định + Biên bản thanh lý TSCĐ
+ Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành + Biên bản đánh giá lại TSCĐ
+ Sổ cái TK211 + Sổ cái TK212 + Sổ cái TK213 + Sổ cái TK214
b. Tài khoản sử dụng
Để tiến hành hạch toán, kê toán công ty sử dụng các TK 211, 213, 214.
Ngoài ra, để hạch toán TSCĐ kế toán viên còn sử dụng các tài khoản sau:111, 112, 331, 411…
c. Quy trình hạch toán chung
Đối với các nghiệp vụ về tài sản cố định, kế toán viên sẽ thực hiện hạch toán theo quy trình chung nh sau: Hàng ngày căn cứ vào các hoá đơn, chứng từ sử dụng khi các nghiệp vụ về TSCĐ phát sinh, kế toán tiến hành định khoản và đa dữ liệu vào máy, kế toán sử dụng phần mềm kế toán máy tiền hành theo dõi các nghiệp vụ phát sinh trên các sổ sách kế toán nh: sổ chứng từ ghi sổ,sổ đăng kí chứng từ ghi sổ, Sổ chi tiết tài sản cố định, Sổ chi tiết các tài khoản 211, 213, 214. khi tiến hành hạch toán về tài sản cố định kế toán trong Công ty cổ phần xây dụng số 2 Thăng Long hạch toán cũng nh quy trình chung về hạch toán của chế độ kế toán.
2.2. Hạch toán tình hình biến động tăng TSCĐ
Nhu cầu sử dụng TSCĐ tại Công ty hết sức đa dạng, nhất là nhu cầu sử dụng máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình. Do đó, nghiệp vụ tăng TSCĐ tại Công ty xây dựng số 2 diễn ra khá thờng xuyên và với quy mô lớn. Tuy nhiên, việc trang bị thêm TSCĐ phải đợc lập kế hoạch cụ thể, phải hợp lý và căn cứ vào nhu cầu thực tế, đặc biệt có những nghiệp vụ phải thông qua sự phê duyệt của Tổng giám Đốc Công ty.
TSCĐ của Công ty tăng do nhiều nguyên nhân nhng chủ yếu là hai lý do sau:
+ TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm, trang bị.
Ngoài ra còn có thể do Công ty tự xây dựng, do đánh giá lại TSCĐ …
Mọi trờng hợp tăng TSCĐ đều phải đợc lập hồ sơ lu trữ gồm chứng từ, sổ sách để đảm bảo cho việc quản lý TSCĐ đạt hiệu quả cao. Sau khi có đày đủ chứng từ hợp lệ, kế toán TSCĐ cập nhập vào máy để từ đó in ra các sổ kế toán cần thiết.
Do phạm vi chyên đề em xin trích dẫn ví dụ về :
TSCĐ tăng do Công ty tự mua sắm
Phòng kế hoạch kỹ thuật của Công ty có nhiệm vụ theo dõi TSCĐ tại Công ty từ đó phát hiện ra nhu cầu và lập kế hoạch mua sắm, trang bị mới TSCĐ trình lên Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty. Cũng có trờng hợp xuất phát từ nhu cầu sử dụng TSCĐ trong quá trình thi công công trình, các đội xây dựng sẽ đề xuất yêu cầu trang bị TSCĐ.
Sau khi có sự phê duyệt của Ban Giám đốc hoặc Tổng công ty, thông th- ờng phòng vật t sẽ lựa chọn nguồn cung cấp và sẽ tạm ứng đi mua sắm TSCĐ, sau đó kế toán sẽ quyết toán và tiến hành ghi nhânj giá trị tài sản. Sau đó, căn cứ vào giá trị thực tế của hàng mua trên hoá đơn chứng từ hợp lệ, kế toán sẽ quyết toán số tạm ứngvà tiến hành ghi nhận giá trị TSCĐ.
Trong quá trình mua bán, mọi chi phí phát sinh đều đợc theo dõi, tập hợp đầy đủ kèm theo hoá đơn chứng từ. Sau khi Ban Giám đốc phê duyệt thì sẽ tiến hành các thủ tục mua TSCĐ , gồm :
-Hợp đồng kinh tế. - Hồ sơ đấu thầu
-Phiếu chi tiền hoặc phiếu uỷ nhiêm chi -Biên bản bàn giao thiết bị.
-Biên bản thanh lý hợp đồng.
Trích số liệu ngày 10/7/2004, công ty đã mua may xúc đào HITACHI đã qua sử dụng,mua băng vốn tự có,số tiền là 622.398.400 VNĐ đã bao gồm thuế GTGT 5% của Công ty TNHH Hồng Anh
-Phiếu uỷ nhiệm chi: thực hiện thanh toán thông qua giao dịch chuyển khoản giữa Ngân hàng Đầu t và phát triển Thăng Long(ngân hàng bên mua) với Ngân hàng Ngoại Thơng Việt Nam( ngân hàng bên bán )
-Hợp đồng kinh tế -Hồ sơ đấu thầu
-Biên bản bàn giao thiết bị -Biên bản thanh lý hợp đồng -Hoá đơn GTGT
-Biên bản bàn giao thiết bị đa vào sử dụng( xác nhân phòng vật t thiết bị tiến hành giao cho các đội tiếp nhận sử dụng )
Giao dịch trên thanh toán thông qua phơng thức thanh toán bằng chuyển khoản giữa Ngân hàng Đầu t và phát triển Thăng Long với Ngân hàng ngoại thơng Viêt Nam.Ngân hàng Đầu t và phát triển Thăng Long sẽ căn cứ trên phiếu uỷ nhiệm chi để chuyển số tiền trên vào tài khoản của công ty TNHH Hồng Anh.
Kế toán lập bảng kê hạch toán trình kế toán trởng phê duyệt Bảng kê hạch toán đợc đính kèm với các chứng từ phản ánh nghiệp vụ tăng giảm TSCĐ và đợc lu giữ trong một tập hồ sơ do kế toán TSCĐ quản lý.
Saukhi có sự phê duyệt của kế toán trởng, kế toán cập nhật vào máy định khoản sau:
Nợ TK 211: 592.800.000 Nợ TK133: 29.598.400
Có TK112: 622.398.400 Kế toán tiến hành phản ánh và theo dõi các nghiệp vụ kính tế phát sinh lên sổ Chứng từ ghi sổ.Các sổ này đợc máy tính thực hiện và in ra các sổ kế toán co liên quan.
2.3.Hạch toán tính hình biến động giảm TSCĐ
Nghiệp vụ làm giảm TSCĐ tại Công ty thờng là thanh lý, nhợng bán, điều chuyển nội bộ Trong đó, các nghiệp vụ thanh lý diễn ra th… ờng xuyên
hơn với mục đích là thay thế các TSCĐ cũ để đầu t mới nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty.
TSCĐ giảm do thanh lý, nhợng bán
Hàng năm Công ty tiến hành kiểm kê TSCĐ vào cuối niên niên độ kế toán. Căn cứ vào biên bản kiểm kê TSCĐ và hiện trạng của TSCĐ, Công ty lên kế hoạch thanh lý những TSCĐ đã trích khấu hao, những TSCĐ bị hỏng hóc không thể sửa chữa đợc hoặc không tiến hành sửa chữa do không còn phù hợp với tình hình thi công. Việc thanh lý, nhợng bán do nhân viên phòng KHKT đề xuất và đợc phòng kinh doanh đảm nhiệm nhng trớc đó phải có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc Tổng công ty hoặc Giám đốc Công ty.
Trích số liệu tháng 03 năm 2004, công ty có tiến hành thanh lý nhợng bán, thanh lí một xe vận tải ASIA GRANTO.
Hồ sơ thanh lí TSCĐ: -Quyết định của Giám đốc -Biên bản mời thầu
-Quyết định xét thầu -Biên bản xét thầu -Giá chào bán thầu
-Bản chỉ dẫn tham dự thầu
-Đơn dự thầu chào giá chơng trình mua thiết bị -Biên bản họp hội đồng thanh lí tài sản
-Hoá đơn GTGT Trình tự thực hiện:
Công ty lập Hội đồng thanh lí tài sản và tiến hành họp. Sau khi đợc hội đồng nhất trí thì tiến hành lịch tổ chức đấu thầu trình tự nh trên
Trích hồ sơ thanh lí TSCĐ :
Đơn vị : VNĐ a> Nợ TK 214: 3.074.422.531 Nợ TK821: 981.198.680 Có TK 211: 3.270.662.267 b> Nợ TK 111: 900.000.000 Có TK 721: 855.000.000 Có TK 333: 45.000.000
Kế toán tiến hành theo dõi nghiệp vụ phát sinh trên Chứng từ ghi sổ và Sổ cái do máy lập.
3.Hạch toán khấu hao TSCĐ :
Hiện nay, kế toán Công ty cổ phần xây dựng số 2 Thăng Long tiến hành trích khấu hao TSCĐ theo quyết định số 206/2003/QĐ-BTC ban hành ngay 12/12/2003.Kế toán áp dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng.
Tỷ lệ khấu hao TSCĐ Nguyên giá TSCĐ
theo phơng pháp = * 100 đờng thẳng ( % ) Thời gian sử dụng của
TSCĐ
Kế toán tính mức khấu hao hàng năm của TSCĐ dựa trên khung thời gian sử dụng đối với từng nhóm TSCĐ đợc ban hành theo QĐ số
206/2003/QĐ-BTC ngày 12/12/2003.
Hàng quý, kế toán tính mức khấu hao cần trích trong từng quý cho từng loại TSCĐ theo nguyên tắc trình bày ở trên.Công việc này do máy tính tự động làm , căn cứ vào số liệu mà kế toán cập nhật vào máy khi phát sinh các nghiệp vụ làm tăng, giảm TSCĐ.Sau đó, kế toán lập và in ra bảng chi tíêt khấu hao TSCĐ, tổng phân bổ khấu hao cho từng TSCĐ và bảng khấu hao theo đơn vị sử dụng, công trình.
Việc trích khấu hao cơ bản ở Công ty đợc chia theo các quý. Trích số liệu cụ thể vào quý III năm 2004 (Trích từ bảng tính và phân bổ khấu hao)
4.Kiểm kê TSCĐ :
Cuối năm tiến hành kiểm kê TSCĐ toàn công ty ( TSCĐ dùng trong văn phòng và dùng cho hoạt động kinh doanh) Theo quy định của đơn vị, khi tiến hành kiểm kê phía lập biên bản kiểm kê TSCĐ do Giám đốc quy định. Nhất thiết phải có sự đại diện phòng kỹ thuật, phòng kế toán, bộ phận sử dụng TSCĐ, đối chiếu số liệu kế toán ghi trên sổ sách nhằm phát hiện ra TSCĐ thừa hoặc thiếu, đánh giá chất lợng TSCĐ. Sau khi kiểm kê, phải lập biên bản kiểm kê.
5.Hạch toán sửa chữa tài sản cố định.
Với một số lợng lớn TSCĐ, trong quá trình sản xuất TSCĐ thờng hao mòn và h.Do đó
tại doanh nghiệp thờng xyên phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa, thay thế để khôi phục năng lực hoạt động của TSCĐ. Công việc sửa chữa tại công ty chủ yếu là tự làm, đợc thực hiện bởi đội ngũ công nhân kỹ thuật của Công ty.
a>Đối với nghiệp vụ sửa chữa nhỏ mang tính bảo dỡng: công ty không có kế hoạch sửa chữa hàng năm mà khi TSCĐ bị hỏng sẽ tiến hành sửa chữa ngay.Toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình sửa chữa này đợc hạch toán vào chi phí của bộ phận có TSCĐ bị hỏng vào kỳ xảy ra nghiệp vụ.
Ngày 21/09/2004 đội 204 yêu cầu thay ác quy cho máy ủi biển 29M- 7702.Đội 204 chuyển đơn yêu cầu lên phòng vật t, phòng vật t chuyển đơn này sang bộ phân kỹ thuật yêu cầu đợc kiểm tu nhằm xác định hỏng thật hay không.Sau khi đã xác định đợc sự việc đúng nh trong đơn yêu cầu thì sẽ tiến hành sửa chữa.Phòng vật t tiến hành đi mua thiết bị để phục vụ cho việc sửa chữa.
Hồ sơ bao gồm:
- Yêu cầu sửa chữa của đội
- Biên bản kiểm tu
- Quyết định của Giám đốc
- Giấy tạm ứng
- Các chứng từ có liên quan khác
Sau khi phòng vật t mua về bộ phận kỹ thuật đã tiến hành sửa chữa ngay với chi phí là:1.000.000 đ.Chi phí sửa chữa đợc kế toán hạch toán nh sau:
Nợ TK 627 : 1.000.000
Có TK 111: 1.000.000