I. Giới thiệu chung về côngty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An
3. Tác động của thị trờng bảo hiểm nhân thọ đến hoạt động
Hiện nay, Nghệ An là tỉnh có dẫn số đứng thứ 4 sau thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Thanh Hoá, nhng lại có diện tích không tơng xứng với quy mô dân số, đời sống dân c ngày càng đợc cải thiện trong những năm gần đây, cải cách kinh tế đợc thực hiện rộng trên địa bàn tỉnh. Đầu t nớc ngoài đợc nâng cao, cách doanh nghiệp t nhân, doanh nghiệp cổ phần hoá đợc tăng lên về số lợng lẫn chất l- ợng.
Tính đến nay, Nghệ An có một thành phố, một thị xã, 16 huyện dân số hơn 3 triệu ngời trong đó dân số thành thị chiếm khoảng 8% lực lợng lao động khá cao khoảng 1,3 triệu ngời, trình độ lao động khá cao tuy nhiên không đồng đều. Hơn nữa Nghệ An tuy đời sống kinh tế của dân c đã đạt đợc cải thiện trong những năm
32
Giám đốc
Phó giám đốc
Văn phòng
khu vực 1 Văn phòng khu vực 2 Văn phòng khu vực 3 Văn phòng khu vực 4 Văn phòng khu vực 5
Văn phòng
đại diện Văn phòng đại diện Phòng
gần đây nhng cha thể nói là tỉnh có đời sống dân c cao. Mà Nghệ An là tỉnh có truyền thống hiếu học từ trớc đến nay, trong khi đó họ lại không có điều kiện kinh tế để học hành. Do đó, nhu cầu bảo hiểm lại càng lớn, đây là một trong những yếu tố khiến thị trờng bảo hiểm nhân thọ Nghệ An trở nên sôi động. Trớc đây, trên thị trờng chỉ có công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An, một mình một chợ hoạt động nhng tính đến nay trên thị trờng đã có 5 doanh nghiệp Bảo Việt, Bảo Ninh - Manulife, Prudential và AIA. Sự góp mặt của các doanh nghiệp liên doanh và doanh nghiệp 100% vốn nớc ngoài này đã làm cho sự cạnh tranh trên thị trờng ngày càng gay gắt. Nhng chính sự cạnh tranh đó làm cho chất lợng dịch vụ đối với khách hàng ngày càng tăng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc học hỏi kinh nghiệm các doanh nghiệp nớc ngoài. Hiện nay, trên thị trờng có khoảng 780 đại lý trong đó Bảo Hiểm Nhân Thọ Nghệ An chiếm 670 đại lý, dự kiến trong năm 2004 số đại lý trên thị trờng sẽ là 900 đại lý. Sự góp mặt của các công ty bảo hiểm nớc ngoài tạo điều kiện cho thị trờng hoạt động sôi động hơn nhng đây chính là thách thức đối với bảo hiểm nhân thọ Nghệ An, đòi hỏi công ty ngày phải nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, kỹ năng khai thác, chất lợng dịch vụ.
II. Công tác tổ chức và quản lý mạng lới đại lý khai thác tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An.
1. Đặc điểm tổ chức mạng lới đại lý khai thác tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An.
Nhận thức đợc tầm quan trọng, vai trò quyết định của mạng lới phân phối sản phẩm cho nên ngay từ ngày đầu mới thành lập công ty đã đặc biệt quan tâm chú ý tiến hành xây dựng một mạng lới đại lý khai thác sao cho có hiệu quả nhất vì vậy trong suốt 7 năm hoạt động công ty đã không ngừng đổi mới, hoàn thiện mạng lới. Tính đến ngày 30/03/2003 công ty đã tạo đợc 50 khoá đại lý cấp 1, 13 khoá đại lý cấp 2 và 10 khoá đại lý cấp 3. Trong đó, từ năm 2001 công ty tự đào tạo đại lý cấp 1, riêng năm 2002 công ty đã đào tạo đợc 9 khoá đại lý cấp 1 với 350 đại lý mới, phối hợp với trung tâm đào tạo tổ chức 3 khoá đại lý cấp 2 với 147 học viên và 2 khoá đại lý cấp 3 với 100 học viên ngoài ra còn tổ chức đợc 1 lớp quản lý đại lý cấp 1 với 37 học viên, 1 lớp giáo viên cơ sở 39 học viên (bảng 4, 5). Hiện nay, mô hình tổ chức mạng lới đại lý khai thác đang đợc công ty áp dụng nh sau:
Mô hình 6 : Mô hình tổ chức đại lý khai thác của công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An
Theo mô hình trên ta thấy rằng mạng lới Đại lý bảo hiểm nhân thọ của công ty đợc tổ chức theo 3 cấp
Cấp 1: Đại lý Cấp 2: Tổ đại lý
Cấp 3: Phòng khai thác bảo hiểm nhân thọ tại các khu vực
Các phòng đại lý khu vực chịu sự quản lý giám sát trực tiếp của phòng quản lý và phát triển đại lý. Việc thành lập các phòng đại lý khu vực đã đợc công ty cân nhắc kỹ dựa tên những tiềm năng, điều kiện thị trờng trên địa bàn đó. Từ khi công ty mới thành lập cho đến nay thì các phòng khai thác khu vực đã có mặt ở hầu hết các huyện trong Tỉnh. Cơ cấu nhân sự của mỗi phòng nh sau:
Mỗi phòng khu vực có một phòng trởng, một phòng phó, một kế toán kiêm thủ quỹ. Mỗi phòng khu vực thờng đợc chia làm 4 đến 6 tổ đại lý, số lợng đại lý của từng phòng khu vực không quy định mà tuỳ thuộc vào địa bàn hoạt động của mỗi phòng khu vực.
Các vị trí trởng và phó phòng khu vực thờng đợc tuyển chọn từ các đại lý, tổ trởng giỏi, đợc phòng quản lý và phát triển đại lý giới thiệu và ban giám đốc công ty sẽ quyết định bổ nhiệm.
∗ Theo quy định của công ty trởng phòng khai thác khu vực có nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm sau: 34 Ban giám đốc Phòng quản lý đại lý Phòng khai thác khu vực Tổ đại lý Tổ đại lý Tổ đại lý Đại lý Đại lý
- Tổ chức điều hành hoạt động của phòng khai thác khu vực, để thực hiện nhiệm vụ của công ty giao và quản lý toàn diện các hoạt động của phòng theo quy định của công ty. Định kỳ báo cáo kết quả hoạt động của phòng bao gồm báo cáo tháng, quỹ, 6 tháng và năm.
- Duy trì hoạt động của các tổ đại lý trực thuộc theo nội quy lao động và nội quy nơi làm việc của phòng.
- Đề nghị ban giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thởng, kỷ luật đối với phó phòng, tổ trởng và các đại lý trực thuộc.
- Tạm thời đình chỉ hoạt động của các cộng tác viên, đại lý trực thuộc, khi thấy có sự vị phạm về điều khoản hợp đồng, kỷ luật lao động hay có hành động ảnh h- ởng xấu đến uy tín của công ty sau đó phải báo cáo với công ty để có hình thức xử lý.
- Chịu trách nhiệm trớc công ty và pháp luật về công tác điều hành và hoạt động của mình.
- Đợc hởng phụ cấp theo quy định của công ty.
∗ Trong mô hình tổ chức mạng lới mà công ty đang áp dụng thì phòng khai thác khu vực đóng vai trò hết sức quan trọng với những nhiệm vụ sau:
- Tổ chức khai thác các loại hình bảo hiểm mà công ty đang đợc phép triển khai theo điều khoản, biểu phí, số tiền bảo hiểm do bộ tài chính ban hành và hớng dẫn của công ty.
- Xây dựng và đăng ký kế hoạch khai thác phù hợp với nhiệm vụ của công ty giao và đặc điểm của thị trờng.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản công ty giao.
- Chủ động khai thác hớng dẫn khách hàng hoàn chỉnh hồ sơ giải quyết quyền lợi bảo hiểm để trình công ty xem xét giải quyết trên địa bàn đợc phân cấp.
- Tiến hành tuyên truyền, quảng cáo để không ngừng mở rộng và nâng cao hiểu biết của khách hàng và ngời dân vì bảo hiểm nhân thọ
∗ Quyền hạn của phòng khu vực:
- Nghiên cứu và đề xuất mô hình tổ chức mạng lới đại lý và cộng tác viên với công ty, khi đã đợc công ty đồng ý bằng văn bản thì đợc phép chủ động triển khai trên địa bàn đợc phân cấp.
- Giới thiệu và tham gia tuyển chọn cộng tác viên và đại lý bảo hiểm nhân thọ, quản lý họ theo quy chế của công ty.
- Chủ động giao dịch xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng, cơ quan quản lý nhà nớc để tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của phòng.
Mỗi phòng khai thác đợc phân nhỏ ra các tổ đại lý, mỗi tổ quản lý khoảng 10 đại lý, cơ cấu trên tạo thành một mạng lới vững chắc, tính liên kết cao. áp dụng mô hình này công ty sẽ có những thuận lợi sau:
- Ban giám đốc công ty có thể thờng xuyên nắm đợc tình hình hoạt động của các phòng khai thác nhờ vậy mà có đợc các quyết định lãnh đạo, những điều chỉnh kịp thời tới từng phòng, từng khu vực khai thác.
- Tiết kiệm đợc chi phí quản lý.
- Trách nhiệm đợc phân cấp rõ ràng, nâng cao tinh thần, trách nhiệm, ý thức làm việc của mỗi bộ phận, đồng thời áp dụng mô hình này tạo ra điều kiện thuận lợi cho việc phổ biến, ban hành các chính sách từ trên xuống một cách đồng bộ, nhanh chóng.
- Tạo sự chuyên mô hoá của mỗi bộ phận, mỗi phòng khai thác quản lý một thị trờng. Vì vậy sẽ có điều kiện thâm nhập, nghiên cứu thị trờng khoanh vùng khai thác.
- Dễ nhận thấy sự phù hợp hoặc cha phù hợp, kết quả kinh doanh của từng loại sản phẩm trên mỗi khu vực thị trờng khác nhau.
Trong mô hình này phòng quản lý đại lý quản lý trực tiếp các đơn vị đại lý nên tạo đợc mối thông tin hai chiều liên tục với các đại lý, qua đó thấu hiểu đợc tâm t, nguyện vọng của từng ngời, mọi tranh chấp sẽ đợc giải quyết một cách hợp lý, san sẻ bớt công việc với cấp trên. Tuy nhiên mô hình này vẫn có một số nhợc điểm sau:
- Cha đáp ứng đợc mục đích mạng lới phủ kín thị trờng với đặc điểm dân c ở tỉnh Nghệ An có nhiều đặc điểm khác nhau và vị trí địa lý, điều kiện kinh tế ở các vùng không đồng đều.
- Khó khăn cho việc đi lại từ các phòng đến công ty, nhiều khi có sự khai thác trùng nhau giữa các công ty trong cùng một phòng hay của các phòng khác, đây là nguyên nhân dẫn đến tranh chấp.
- Tính chuyên môn hoá sâu về sản phẩm không cao vì theo mô hình này các phòng khai thác thờng triển khai tất các sản phẩm cùng một lúc trên khu vực thị tr- ờng, khó có điều kiện thuận lợi để phân loại sản phẩm nào phù hợp với từng nhóm khách hàng nào, với các đại lý chuyên trách.
- Với mô hình này sẽ khó đánh giá đợc kết quả hoạt động kinh doanh của mỗi phòng khu vực thông qua các chỉ tiêu chung vì nó còn phụ thuộc phần lớn vào đặc điểm dân c, thị trờng. Cụ thể một phòng ở thành phố sẽ có nhiều thuận lợi hơn so với một phòng ở các huyện, nếu nh chỉ nhìn vào chỉ tiêu số hợp đồng khai thác
mới hay doanh thu phí để đánh giá năng lực hoạt động của phòng đó thì không chính xác.