1.3.2.1.1. Kế hoạch đấu thầu:
* Lập kế hoạch đấu thầu, tìm kiếm các gói thầu đang và sẽ đưa ra đấu thầu, đề xuất với Tổng giám đốc tham gia dự thầu theo kế hoạch của chủ đầu tư và quy định của pháp luật.
* Tăng cường tiếp xúc, tạo mối quan hệ, tìm kiếm thông tin với bên mời thầu để xây dựng phương án, kế hoạch cụ thể cho công tác đấu thầu.
* Xây dựng hồ sơ dự thầu, xây dựng hoàn thiện kế hoạch đấu thầu, phân công trách nhiệm công việc về các phòng ban chức năng, từ các phòng ban lên kế hoạch phân công công việc trách nhiệm cho nhân viên. Theo dõi thường xuyên, đôn đốc tổng hợp hồ sơ các gói thầu và tham dự những cuộc họp mở thầu của bên mời thầu.
1.3.2.1.2 Quy trình đấu thầu
Đấu thầu là một hoạt động chủ yếu của Tổng công ty để mang lại các gói thầu cho mình. Nên Tổng công ty đã xây dựng và hoàn thiện quy trình đấu thầu một cách khoa học, hợp lý, logic, hiệu quả gồm các bước chính sau :
Sơ đồ 02 : Quy trình đấu thầu
Thu thập thông tin:
Xây dựng đội ngũ nhân viên tìm tin thầu chuyên nghiệp: theo dõi thông tin trên báo, tạp chí đấu thầu, đài, các phương tiện thông tin đại chúng, internet, các mối quan hệ, thông báo từ các cơ quan chức năng, sau đó tổng hợp lại để chọn gói thầu tham gia. Các đơn vị thành viên của Tổng công ty ở các địa bàn khác cũng cung cấp thông tin về các gói thầu, sau đó các thành viên tự quyết định nhận thầu dựa vào năng
Đánh giá
gói thầu Ra quyết định
Đánh giá mục tiêu nhận thầu Đánh giá gói thầu Tham dự thầu Chuẩn bị và nộp hồ sơ dự thầu Tham dự mở thầu Thu thập thông tin Đánh giá năng lực thực hiện Không tham gia Thực hiện hợp đồng
lực của công ty hoặc Tổng công ty dựa vào năng lực của mình để đánh giá, đấu thầu rồi phân chia gói thầu cho các đơn vị thành viên.
Tuy lượng gói thầu thu thập được không ít và Tổng công ty tham gia dự thầu, trúng thầu với số lượng hạng mục gói thầu tăng nhiều ổn định qua các năm nhưng nếu công tác thu thập thông tin hiệu quả hơn, nguồn đa dạng hơn, chuyên nghiệp hơn thì hiệu quả đấu thầu sẽ tăng lên nhiều, sự lựa chọn chất lượng hơn hẳn.
Đánh giá gói thầu:
Nghiên cứu xem xét đánh giá về các đặc điểm gói thầu như vùng lãnh thổ, nguồn vốn đầu tư, khả năng đáp ứng về tài chính năng lực của Tổng công ty, đấu thầu trong nước hay quốc tế, xem xét năng lực về nhân lực, máy móc thiết bị, so sánh lợi ích và chi phí….từ đó lãnh đạo Tổng công ty quyết định xem có nên tham gia hay không.
Nếu Tổng công ty quyết định tham gia, các cán bộ nhân viên liên quan sẽ mua hồ sơ mời thầu, nghiên cứu hồ sơ mời thầu và đánh giá sơ bộ về hồ sơ mời thầu, phân loại gói thầu: là gói thầu trong nước hay quốc tế, EPC, cung cấp vật tư thiết bị,..
Lãnh đạo Tổng công ty sau khi đánh giá tổng quan, nhận định gói thầu sẽ phân công nhiệm vụ các phòng ban chủ trì và tham gia gói thầu.Công việc tiếp theo, phòng Kinh tế Kế hoạch và phòng ban khác (có thể là phòng Kỹ thuật công nghệ) nghiên cứu hồ sơ mời thầu, thành lập đoàn kiểm tra đi khảo sát hiện trường và tổng hợp các câu hỏi gửi bên mời thầu để làm rõ về các vấn đề liên quan.
Sau khi đã có được những thông tin khá đầy đủ, chính xác, cần thiết về gói thầu, các lãnh đạo Tổng công ty và nhân viên chức năng đưa ra các dự kiến phương thức dự thầu: độc lập dự thầu hay liên danh đấu thầu. Sau đó trình bản kế hoạch đấu thầu lên để Tổng giám đốc phê duyệt. lịch làm thầu sẽ được phòng Kinh tế kế hoạch gửi tới các đơn vị theo yêu cầu về thời gian nộp thầu
Phòng Kinh tế Kế hoạch tiến hành tổng hợp trao đổi các thông tin về các yêu cầu đã được đáp ứng hoặc cần bổ sung trong Hồ sơ mời thầu, chuẩn bị hồ sơ dự thầu đầy đủ về mặt nội dung quy định và mang pháp lý, cần đảm bảo đủ các thành phần
như Hồ sơ pháp lý , đơn dự thầu ,bảo lãnh dự thầu, năng lực kinh nghiệm , cataloge,...
Sau đó, phòng kinh tế kế hoạch sẽ tiến hành tổng hợp đánh giá toàn bộ Hồ sơ dự thầu lần cuối, tự đánh giá số điểm, trình lên lãnh đạo phê duyệt toàn bộ hồ sơ dự thầu, tiến hành nộp hồ sơ dự thầu trước ngày mở thầu và tham gia lễ mở thầu. Nếu như nhà thầu có yêu cầu về giảm giá thì phải nộp thư giảm giá trước thời gian mở thầu. Các nhân viên chuyên trách có trách nhiệm trả lời tất cả các câu hỏi của tổ chuyên gia chấm thầu, bảo vệ cho luận chứng của mình trong hồ sơ dự thầu dựa trên tất cả các tài liệu chính xác logic và thuyết phục được rằng phương án của mình là tối ưu nhất, hiệu quả nhất, đảm bảo chất lượng – chi phí - tiến độ thi công, đảm bảo có thể thoả mãn tốt nhất cho bên mời thầu.
Ra quyết định:
Sau khi đánh giá tổng được - mất, khả thi – không khả thi, có lợi – không có lợi… VIWASEEN sẽ quyết định xem có tham gia đấu thầu không.
Kết quả thầu có thể là Tổng công ty trúng hoặc trượt gói thầu. Nếu trong trường hợp trúng thầu, lãnh đạo Tổng công ty và các cán bộ nhân viên liên quan tiến hành thương thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng kinh tế, tiến hành giao khoán, giao thầu cho các đơn vị thành viên. Nếu trong trường hợp trượt thầu, công việc tiếp theo là tiến hành lưu hồ sơ và rút kinh nghiệm cho các gói thầu sau.