2.2.1 Quản lý công tác đấu thầu có tính hệ thống:
- Có một bộ phận riêng chuyên tìm kiếm thông tin thầu và căn cứ tình hình hoạt động hiện tại của Tổng công ty và xác suất trúng thầu để quyết định có nên tranh thầu hay không. Quyết định mua hồ sơ mời thầu, giao bộ phận thầu trong phòng kinh tế kế hoạch xem xét và lên kế hoạch lập hồ sơ dự thầu. Phân công các công việc cho các cán bộ trong phòng và yêu cầu sự hỗ trợ từ các phòng ban khác, hồ sơ dự thấu sẽ được đưa đến các phòng ban có liên quan đến gói thầu để đảm bảo làm đúng yêu cầu của chủ đầu tư. Tuỳ quy mô gói thầu mà sự hỗ trợ đó có thể nhiều hay ít:
Phòng pháp chế đối ngoại cung cấp phần hồ sơ pháp lý, kết hợp với phòng kế toán tài chính làm phần năng lực tài chính (bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo kiểm toán, báo cáo tình hình nộp ngân sách nhà nước…) bằng tiếng Việt và tiếng Anh (nếu yêu cầu). Hỗ trợ dịch ra tiếng anh thuyết minh biện pháp thi công nếu cần. Liên hệ với ngân hàng để thực hiện bảo lãnh dự thầu.
Phòng Kỹ thuật công nghệ hỗ trợ thiết kế một số hạng mục nào đó trong gói thầu, tuỳ tình hình công tác của các cán bộ trong phòng tại thời điểm đó, kèm thuyết minh biện pháp thi công. Hỗ trợ trong việc đi khảo sát hiện trường, thu thập thông tin, tính toán khối lượng nếu có yêu cầu.
Phòng hành chính hỗ trợ in ấn phô tô hồ sơ dự thầu cùng cán bộ bộ phận đấu thầu phòng Kinh tế kế hoạch, lập file đóng gói hồ sơ.
Các bước công việc được chú ý liên kết, dựa trên yêu cầu của hồ sơ mời thầu: ví dụ như về hồ sơ pháp lý, hồ sơ năng lực tài chính, nhà cung ứng chỉ định, kết cấu yêu cầu, các yêu cầu đặc biệt khác; giá dự thầu tính dựa trên thiết kế bản vẽ thi công và các yêu cầu đặc biệt đó.
- Mở rộng hoạt động của các trung tâm tư vấn, trung tâm kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, tăng cường mối quan hệ với các nhà cung cấp nước nước ngoài, mở rộng danh mục vật tư tự sản xuất được nhằm làm giảm chi phí vật liệu, giảm giá dự thầu. Hoạt động của các bộ phận này sẽ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận đấu thầu, làm cho giá dự thầu tăng tính cạnh tranh.
- Tổng công ty cần có biện pháp nâng cao khả năng hoạt động độc lập của các công ty con, mỗi gói thầu các công ty tự dự thầu mà không thấy đủ năng lực để làm thì có thể di chuyển đến phòng Kinh tế kế hoạch cùng lập hồ sơ, được sự hỗ trợ và chỉ dẫn để dần dần thành thạo lấy kinh nghiệm cho những lần dự thầu sau. Tuy nhiên đó chỉ là biện pháp áp dụng trong thời gian đầu như hiện nay, để tránh việc phải khắc phục sửa chữa quá nhiều khi hồ sơ mang từ công ty con lên Tổng công ty thông qua trước khi nộp thầu mà chưa đảm bảo chất lượng. Về lâu dài, các công ty con cần có chính sách đào tạo để bộ phận thầu của mình có đủ kiến thức cần thiết, để có thể hoạt động độc lập và hiệu quả, có thể bằng cách luân chuyển cán bộ giữa Tổng công ty và các công ty con, hoặc cho đi học các lớp đào tạo bổ sung tại các trường trung học, cao đẳng, đại học, tuỳ từng vị trí của nhân viên.
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 một cách nghiêm ngặt, áp dụng đồng loạt, không chỉ là hệ thống quản lý trên giấy tờ, tránh tình trạng gắng sức để được cấp chứng nhận sau đó thực hiện không theo quy trình đã lập ra. Mặt khác cần thường xuyên cập nhật những thay đổi trong quy trình làm việc, hệ thống quản lý chất lượng không phải là bất biến, cũng cần được thay đổi cái cũ bằng cái mới, theo tốc độ thay đổi của khoa học kỹ thuật tiên tiến, để quản lý mang tính phù hợp. Biện pháp thi công hợp lý, đầu tư mới máy móc thiết bị thi công, học hỏi kinh nghiệm quản lý, tiếp cận công nghệ tiên tiến hiện đại từ các công trình liên danh đấu thầu.
- Cần có một cán bộ kinh nghiệm và năng lực cao có khả năng quản lý và tổ chức công việc một cách khoa học theo dõi và chỉ đạo toàn bộ quá trình tham gia dự thầu.
- Có sự tham gia của toàn bộ cán bộ nhân viên trong toàn Tổng công ty, các công ty con. Quy chế được lập nên ban hành tới tất cả các bộ phận, không chỉ là truyền đạt đến mà phải làm cho các nhân viên thấu hiểu và thực hiện nhuần nhuyễn.
- Nhân viên các phòng ban đều có trình độ đại học trở lên, thông thạo vi tính, am hiểu về đấu thầu và thi công xây lắp nói chung, hoặc ít nhất cũng phải hiểu về công việc mình được giao trong từng gói thầu. Nhân viên phòng Kinh tế Kế hoạch đảm nhiệm công tác đấu thầu và nhất là lập giá dự thầu cần phải có đủ trình độ hiểu biết về kinh tế cũng như kỹ thuật, để không chỉ thiết kế công trình, đề ra biện pháp thi công mà còn phải tính toán các giải pháp sao cho kinh tế nhất.
- Tổng công ty cấn tăng cường đầu tư trang thiết bị cho công tác đấu thầu: đầu tư thêm máy vi tính, máy in, nối mạng nội bộ và mạng internet để tận dụng sự tiện lợi do chúng mang lại, giảm đáng kể chi phí và làm giảm hàng rào ngăn cách giữa các phòng ban, giữa nhân viên Tổng công ty với nguồn kiến thức rộng lớn bên ngoài và cập nhật kịp thời các thay đổi về chính sách của Nhà nước
2.2.2 Đẩy mạnh đào tạo và đào tạo lại
Cần có chính sách đào tạo nâng cao nghiệp vụ cho các cán bộ công nhân viên, cử đi học các lớp ngoại ngữ, cao học, các lớp do Bộ Xây dựng tổ chức phổ biến kiến thức tính dự toán dự thầu theo các quy định mới mỗi khi ban hành. Ngay cả khi đã coi là đủ kiến thức tác nghiệp thì kiến thức đó cũng sẽ mai một dần nếu không thường xuyên được bổ sung và nâng cấp. Đối với các cán bộ lâu năm cần có kế hoạch nâng cao trình độ (học đại học tại chức, học ngoại ngữ, cung cấp tài liệu để cập nhật kỹ thuật công nghệ mới…).Công nhân thuộc Tổng công ty cần được đào tạo thường xuyên nâng cao bậc thợ, trình độ phù hợp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến được áp dụng tùy công trình.
- Bên cạnh đào tạo bồi dưỡng kiến thức cho đội ngũ cán bộ làm công tác đấu thầu thì Tổng công ty cần có chiến lược kế hoạc hóa nguồn nhân lực nhằm mục tiêu thích ứng với cường độ cạnh tranh ngày càng cao và nhu cầu tăng trưởng, phát triển của Tổng công ty trong tương lai.
- Kế hoạch hóa nguồn nhân lực sẽ giúp cho Tổng công ty nắm được thực chất đội ngũ người lao động về trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, các tiềm năng cần
được khai thác để có thể nâng cao tốc độ phát triển sản xuất của Tổng công ty. Qua công tác kế hoạch hóa nguồn nhân lực cũng giúp cho Tổng công ty dự kiến được số người cần được bổ sung do yêu cầu của sản xuất và số lượng cần được thay thế do các nguyên nhân xã hội để đảm bảo được yêu cầu sản xuất.
Mặt khác các kỹ sư tại Tổng công ty cũng cần được luân chuyển vị trí làm việc, nhất là kỹ sư thuộc phòng Kinh tế kế hoạch chuyên làm công tác đấu thầu: luân chuyển họ từ văn phòng ra điều hành thi công trên công trường, để việc tính toán khối lượng và thiết kế có tính thực tế, kinh nghiệm trong việc tính giảm chi phí, tận dụng nguyên vật liệu, tính toán sử dụng công nhân về số lượng cũng như bậc thợ cần thiết hợp lý và tiết kiệm.
Điều kiện thực hiện
Tổng công ty có chính sách đào tạo và đào tạo lại, chính sách đó phù hợp theo nhu cầu nhân lực về số lượng và chất lượng của Tổng công ty. Các cán bộ nhân viên có tinh thần học hỏi nâng cao trình độ nghiệp vụ, chấp nhận tham gia công tác tại cả văn phòng lẫn công trường xây dựng. Để đạt được điều đó, Tổng công ty cần tăng ngân quỹ cho hoạt động phúc lợi, giáo dục - phát triển, chi thưởng và hỗ trợ công tác cho cán bộ ngoài công trường.
2.2.3 Hợp lý hoá cơ cấu giá dự thầu
- Hợp lý hoá cơ cấu giá dự thầu bao gồm giảm các chi phí cấu thành nên giá dự thầu và sử dụng biện pháp tính toán hợp lý, lập định mức nội bộ riêng của Tổng công ty trong các gói thầu căn cứ vào năng lực thực tế của mình. cụ thể ở mỗi khoản mục chi phí cần có các biện pháp giảm chi phí :
Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí sử dụng máy thi công
Chi phí nhân công…..
Điều kiện thực hiện
- Cán bộ phòng kinh tế kế hoạch và các phòng ban khác có đủ năng lực trình độ, đặc biệt bộ phận làm công tác đấu thầu, vừa phải thông thạo kiến thức chuyên ngành xây dựng cấp thoát nước vừa có kiến thức kinh tế để lập nên giá dự thầu đảm
bảo tính cạnh tranh, đạt hiệu quả sản xuất kinh doanh mà vẫn đáp ứng được yêu cầu của chủ đầu tư về kỹ thuật công nghệ.
- Có chính sách sử dụng máy móc trang thiết bị, nhân công và vật liệu hợp lý nhất quán, có mối quan hệ tốt với các bên cung ứng. Luôn nghiên cứu tìm ra những biện pháp thi công tiên tiến, khoa học, nâng cao năng suất và giảm chi phí
2.2.4 Xác định chiến lược đấu thầu tổng hợp
Đấu thầu ngày nay không chỉ đơn thuần là cạnh tranh về giá. Yếu tố cạnh tranh ngày nay càng gay gắt trên thị trường đòi hỏi Công ty phải có chiến lược tổng hợp thì mới có khả năng thắng thầu cao nhất. Do đó bên cạnh yếu tố giá Công ty cần chú ý:
-Chiến lược công nghệ và tổ chức xây dựng. Đây là chiến lược quan trọng có độ tin cậy cao việc nghiên cứu áp dụng công nghệ tiên tiến và phù hợp luôn luôn là hoạt động có tính chiến lược của đơn vị. Thực chất của chiến lược này là lập hồ sơ dự thầu, Công ty phải dộc toàn lực vào việc thiết kế tổ chức xây dựng hợp lý dựa trên các công nghệ xây dựng hiệu quả. Nếu Công ty đưa ra được công nghệ độc đáo duy nhất mà chủ đầu tư đang cần cho việc xây dựng công trình của mình thì ưu thế cạnh tranh về hiệu quả thầu của Công ty sẽ tăng lên gấp bội lần.
-Chiến lược liên kết: việc liên doanh liên kết bao giờ cũng tạo ra một nhà thầu mạnh hơn so với nhà thầu riêng rẽ. Đương nhiên một nhà thầu chỉ có thể mạnh ở một hay một vài mặt (so với yêu cầu tranh thầu) như về thiết bị hay tính chuyên môn hay về tài chính hoặc công nghệ
Sự liên doanh liên kết nhằm phối hợp bù trừ các ưu nhược điểm của từng nhà thầu. Tạo nên một nhà thầu với nhiều ưu điểm đồng thời đảm bảo tính hợp lệ tranh thầu của Nhà nước và tạo ra các nhà thầu đủ mạnh đảm bảo chất lượng công trình, đáp ứng được các yêu cầu của chủ đầu tư. Đặc biệt là đối với các dự án lớn và có nguồn vốn nước ngoài. Ngoài ra sự liên doanh, liên kết còn tạo ra mối quan hệ lâu dài giữa các đơn vị. Điều này hỗ trợ các đơn vị có điều kiện duy trì công việc kinh doanh ổn định hơn. Theo chiến lược này Công ty có thể liên doanh để tranh thầu và thực
hiện công trình. Trong trường hợp có thế yếu, Công ty có thể tranh thủ khả năng làm thầu phụ cho một doanh nghiệp xây dựng khác có khả năng thắng thầu hơn cả.
2.2.5 Chú trọng phân tích rủi ro dự án xây dựng:
Quản lý dự án truyền thống bao gồm các mặt quản lý tiến độ, quản lý chất lượng, quản lý chi phí …đã góp phần không nhỏ vào sự thành công của các dự án đầu tư đã được thực hiện trên đất nước ta. Tuy nhiên trong quá trình quản lý dự án thường xuyên xuất hiện các yếu tố ngẫu nhiên tiêu cực không lường trước được, ảnh hưởng tới tiến độ thi công và kết quả thực hiện của dự án xây dựng mà chúng ta thường gọi đó là rủi ra. Vì vậy công ty cần nghiên cứu đánh giá, phân loại và tìm phương hướng quản lý các rủi ro này. Bởi thực tế cho thấy nếu không chú trọng đến vấn đề có thể làm ảnh hưởng không tốt đến hiệu quả dự án đầu tư xây dựng, thông thường kéo dài tới 20-30% ,cá biệt có những dự án kéo dài tới 200-300% thời gian làm việc hoặc bị thất bại hoàn toàn về mặt tài chính do các rủi ro không lường trước được.
Vì vậy giai đoạn của công trình xây dựng công ty cần phải làm rõ mục tiêu cần phải quản lý rủi ro. Trên cơ sở đó xác định các rủi ro và giải quyết các rủi ro đó. Nhà thầu phải lựa chon phương pháp chính thức để giải quyết rủi ro có thể xảy ra. Có thể lựa chọn các phương thức để giải quyết rủi ro như sau:
-Xác định các phương pháp phòng ngừa, tránh rủi ro hoặc giảm nhẹ ảnh hưởng của nó.
-Đưa ra kế hoạch dự phòng đối phó với rủi ro khi nó xảy ra. -Cân nhắc để chuyển giao các rủi ro cho công ty bảo hiểm. -Cân nhắc để phân bổ các rủi ro trong hợp đồng.
-Lập ra các cơ cấu quản lý và tổ chức cần thiết. -Chuẩn bị về mặt công nghệ.
-Dự trù tài nguyên và lao động
Trong xây dựng rủi ro được quantâm quản lý đối với từng công việc, từng giai đoạn đối với quá trình sản xuất kinh doanh. Quản lý rủi ro được thực hiện không chỉ
trong quá trình thực hiện dự án mà nó được thực hiện ngay đầu trong giai đoạn lập hồ sơ dự thầu, đặc biệt là ở một số công tác quan trọng.
Điều kiện thực hiện:
Cần có kế hoạch phòng ngửa rủi ro cụ thể, công việc này do phòng kinh tế kế hoạch đảm nhận và đựoc áp dụng trong toàn công ty ở mọi lĩnh vực không chỉ trong thi công xây lắp mà còn trong tổ chức hành chính, kinhdoanh, …
Thường xuyên kiểm tra các lĩnh vực có thể xảy ra sự cố như sai sót kỹ thuật , sổ tài chính….
Ngay khi có thông tin sự cố hoặc có nguy cơ sảy ra sự cố, đơn vị , cá nhân bằng mọi cách, mọi phương tiện nhanh nhất báo với bộ phận có thẩm quyền nhanh chóng khắc phục rủi ro ,tìm mọi cách hạn chế sự cố lan rộng , bảo vệ hiện trường xảy ra sự cố
2.2.6 Thành lập phòng dự án.
Phòng dự án được thành lập căn cứ vào chủ trương của Tổng công ty là ổn định tổ chức lại bộ phận chuyên trách cho công tác dự thầu, và xây dựng lực lượng cho bộ phận này đủ mạnh để trực tiếp đảm nhận được chức năng của mình. Theo tôi đây là một chủ trương đúng đắn, Tổng công ty nên nhanh chóng thành lập phòng dự án trong năm 2000 này. Việc thành lập phòng dự án sẽ có những tác dụng sau:
- Có thể khắc phục được những tồn tại đã nêu do việc phân tán trong quản lý và kiêm nhiệm trong quá trình thực hiện trong công tác dự thầu gây nên.
- Sự ra đời của một phòng chuyên trách công tác dự thầu, có chức năng nhiệm vụ, vai trò được đặt ngang hàng với các phòng khác trong công ty là một sự thể hiện bằng thực tế chứ không chỉ dừng lại ở việc nhận thức về vị trí quan trọng của công