2.1.3.1- Nội dung
* Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí liên quan đến máy móc tham gia việc thi công công trình nhằm hoàn thành khối lượng công việc. Chi phí sử dụng máy thi công được hạch toán vào giá thành sản phẩm xây lắp bao gồm toàn bộ chi phí về vật tư, lao động và các chi phí về động lực, nhiên liệu, khấu hao máy móc thiết bị.
Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời.
- Chi phí sử dụng máy thi công thường xuyên như: tiền lương chính, phụ của công nhân trực tiếp điều khiển máy, phục vụ máy...(không bao gồm các khoản trích theo lương BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ), chi phí vật liệu, chi phí công cụ, dụng cụ, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác.
- Chi phí tạm thời về máy thi công: chi phí sữa chữa lớn máy thi công, chi phí lắp đặt, tháo gỡ vận chuyển máy thi công. Máy thi công phục vụ cho công trình nào có thể hạch toán riêng được thì hạch toán trực tiếp cho công trình đó. Nếu máy thi công phục vụ cho nhiều công trình, hạng mục công trình ngay từ đầu không thể hạch toán riêng được thì tập hợp chung sau đó phân bổ theo tiêu thức hợp lý (số giờ máy hoạt động, lương của công nhân trực tiếp sản xuất...)
* Các bút toán hạch toán chi phí sử dụng máy thi công trên sổ Nhật ký chung được phản ánh qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hạch toán chi phí sử dụng máy thi công
TK111,112 TK141 TK152,153 TK623 TK154 Tạm ứng Nhập kho CP NVL, CCDC NVL, CCDC chạy máy TK133 VAT được khấu trừ Kết chuyển
CP máy thuê ngoài, CP khác TK334
Thanh toán TL Lương công nhân CN lái máy lái máy
TK214,335
CP khấu hao và trích trước SCL
(Nguồn: Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô)
Trong sản xuất xây lắp, quy mô thi công thường lớn, cường độ thi công cao. Do vậy sức lao động của con người đôi khi không đáp ứng được đòi hỏi của công việc. Xuất phát từ thực tế đó, việc sử dụng máy thi công trong hoạt động xây lắp là việc làm tất yếu và có ý nghĩa kinh tế cao. Vì vậy, chi phí sử dụng máy thi công là chi phí đặc thù trong lĩnh vực xây lắp.
Đối với Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô, việc sử dụng máy thi công có một vai trò hết sức quan trọng, đảm bảo cho tiến độ và chất lượng thi công công trình. Toàn bộ chi phí sử dụng máy thi công của Công ty
bao gồm: chi phí khấu hao máy thi công, chi phí sửa chữa máy thi công, chi phí thuê ngoài máy thi công,... và toàn bộ các chi phí trên được hạch toán trên TK 623. Nhưng có một số công trình do việc sử dụng máy thi công ít và việc thuê máy cũng không nhiều thì Công ty hạch toán chi phí nhân công vận hành máy thi công vào chi phí sản xuất chung (TK 6271 và TK 6278). Để tạo quyền chủ động trong việc thi công, Công ty giao tài sản, xe máy cho các đội quản lý. Việc điều hành xe máy và theo dõi sự hoạt động của nó được đặt dưới sự điêù khiển trực tiếp của đội và có sự giám sát của Công ty. Công tác tổ chức hạch toán chi phí sử dụng máy thi công diễn ra như sau:
Đối với máy thi công của đội
• Hạch toán chi phí khấu hao máy thi công
Máy thi công của đội được theo dõi cả về mặt hiện vật và giá trị tại Phòng kỹ thuật và kế toán. Phương pháp khấu hao sử dụng tại Công ty là phương pháp khấu hao đều. Hàng tháng, kế toán tài sản cố định tính và lập bảng kê khấu hao và trích trước sửa chữa lớn máy thi công. Máy thi công phục vụ trực tiếp cho công trình đó. Đây là cơ sở để kế toán hạch toán chi phí khấu hao máy thi công
• Hạch toán chi phí nguyên vật liệu chạy máy thi công
Việc hạch toán chi phí xăng, dầu chạy máy tương tự như hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp. Căn cứ để kế toán Công ty hạch toán chi phí nguyên vật liệu chạy máy thi công là Phiếu xuất kho, Bảng kê xuất kho vật tư, Bảng tổng hợp vật liệu và các chứng từ liên quan khác như: Hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng,...
• Hạch toán tiền lương công nhân điều khiển máy thi công
chấm công để lập Bảng thanh toán tiền tiền lương. Đây là cơ sở ban đầu để kế toán tính lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công
Ngoài ra, còn một số chi phí khác phục vụ máy thi công như: chi phí sửa chữa máy thi công, chi phí bảo hiểm máy thi công, chi phí khác bằng tiền phục vụ cho hoạt động của máy. Quy mô phát sinh các khoản chi phí này thường nhỏ hoặc không phát sinh. Để hạch toán các khoản chi phí này, kế toán căn cứ vào các hoá đơn (GTGT), hoá đơn mua hàng, Hợp đồng thuê sửa chữa máy,...
Đối với máy thi công thuê ngoài
Trong trường hợp Công ty không có loại máy phù hợp cho việc thi công, hơn nữa, đối với những loại máy này, chi phí đi thuê ít hơn so với chi phí khấu hao của máy thi công thì Công ty sẽ đi thuê. Thông thường, phương thức thuê máy Công ty áp dụng là thuê cả máy và người lái máy cùng các loại vật tư cho máy chạy. Theo phương thức này, trong trường hợp hợp đồng thuê phải xác định rõ khối lượng công việc và tổng số tiền bên thuê phải trả cho bên cho thuê. Máy thi công thuê ngoài phục vụ cho công trình nào, kế toán hạch toán chi phí thuê máy thẳng vào công trình đó. Cơ sở pháp lý cho công tác hạch toán là Hợp đồng thuê máy, Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy, Biên bản xác nhận khối lượng giao nhận và Biên bản nghiệm thu. Hợp đồng thuê máy có mẫu như sau:
HỢP ĐỒNG THUÊ MÁY
Hôm nay, ngày 01 tháng 12 năm 2009 - Đại diện bên cho thuê (Bên A) là : Ông Trần Đại Nghĩa Chức vụ: Đội trưởng - Địa chỉ: Công ty cơ giới và lắp máy - Đại diện bên thuê (Bên B) là: Ông Nguyễn Hoàng Hải Anh
Chức vụ: Chỉ huy công trình Đường tuần tra biên giới - Địa chỉ: Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô
Hai bên thoả thuận ký hợp đồng với các điều khoản sau:
Điều 1: Nội dung hợp đồng
Bên A cho bên B thuê: 1 máy cẩu
Bên B thuê để sử dụng cho thi công công trình Đường tuần tra biên giới
Điều 2: Giá cả, phương thức thanh toán
1. Đơn giá thuê:
- Theo khối lượng công việc tính theo ca máy ...
Với khối lượng công việc tính theo ca máy (giờ), quá trình hoạt động của máy sẽ được theo dõi qua Nhật trình hoạt động của máy. Nhật trình hoạt động của máy do người vận hành máy lập và được sự ký duyệt của Chỉ huy công trình.
Bảng 2.13: Bảng tổng hợp chi phí thuê máy
BẢNG TỔNG HỢP CHI PHÍ THUÊ MÁY
Tháng 12/2009 – Công trình: Đường tuần tra biên giới
STT Loại máy Số ca hoạt động Đơn giá Thành tiền
1 Máy cẩu 4 362.000 1.448.000
... ... ... ... ...
Cộng × × 17.583.020
(Nguồn: Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô)
Đối với công trình Đường tuần tra biên giới, thì các khoản về tiền lương điều khiển máy thi công và chi phí thuê máy thi công sẽ được tập hợp vào chi phí sản xuất chung trên hai tiểu khoản là 6271 và 6278 (TK 6271- Chi phí nhân công vận hành máy thi công; TK 6278- Chi phí dịch vụ mua ngoài).
2.1.3.2- Tài khoản sử dụng
* Tài khoản dùng để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công phụ thuộc vào hình thức sử dụng máy thi công.
phương thức thi công hỗn hợp vừa thủ công vừa kết hợp bằng máy thì sử dụng tài khoản 623 – chi phí sử dụng máy thi công
+ Trường hợp doanh nghiệp thực hiện xây lắp công trình hoàn toàn bằng máy thì không sử dụng tài khoản 623, các chi phí liên quan đến máy sẽ được hạch toán trực tiếp vào TK 621, 622, 627
* Cụ thể để hạch toán chi phí máy thi công Công ty sử dụng tài khoản 623 với công trình Đường tuần tra biên giới là TK 6230207: 02- công trình thứ 2; 07- công trình công ty thi công trong năm 2007.
2.1.3.3- Quy trình ghi sổ kế toán chi tiết
Đến cuối quý, căn cứ vào các Bảng kê khấu hao và trích trước sữa chữa lớn máy thi công, Bảng tổng hợp nguyên vật liệu phục vụ máy thi công từng công trình, kế toán Tài sản cố định lập Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công theo từng công trình.
Bảng 2.14: Bảng kê khấu hao và trích trước sửa chữa lớn máy thi công BẢNG KÊ KHẤU HAO VÀ TRÍCH TRƯỚC SỬA CHỮA LỚN
MÁY THI CÔNG
Tháng 12/2009 – Công trình: Đường tuần tra biên giới
STT Tên máy Mức khấu hao Trích trước SCL Cộng
1 Máy toàn đạc Nikon 4.498.000 4.498.000
2 Máy đầm Robin 1 15.714.286 15.714.286
... ... ... ... ...
Cộng 6.330.500 6.330.500
(Nguồn: Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô)
Bảng 2.15: Bảng tổng hợp chi phí sử dụng máy thi công
TỔNG HỢP CHI PHÍ SỬ DỤNG MÁY THI CÔNG
Quý IV/2009 – Công trình: Đường tuần tra biên giới
STT Loại chi phí Số tiền
1 Chi phí nguyên vật liệu chạy máy 7.612.745
2 Chi phí khấu hao và trích trước sửa chữa lớn MTC 34.709.796
3 Chi phí bằng tiền khác 7.986.000
(Nguồn: Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô)
2.1.3.2- Quy trình ghi Sổ chi tiết
Căn cứ vào các chứng từ trên, kế toán tổng hợp vào Sổ chi tiết TK 623.
Bảng 2.16: Sổ chi tiết tài khoản 623
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 623
Quý IV/2009
6230207 – Công trình: Đường tuần tra biên giới
Số dư đầu kỳ: ... Số CT Ngày CT Ngày GS Diễn giải TK ĐƯ Phát sinh Nợ Phát sinh Có Số dư ... ... ... ... ... ... ... ...
PC9 25/10 25/10 Xăng cho máy thi công 152 1.115.715
... ... ... ... ... ... ... ...
KH67 31/12 31/12 Khấu hao, SCL MTC 6424 6.330.500 KC
0207-3 31/12 31/12
K\C CP máy thi công T12
154
0207 15.021.574
Tổng phát sinh 50.308.541 50.308.541
Số dư cuối kỳ:...
(Nguồn: Công ty TNHH một thành viên Xây dựng Lũng Lô)