4.1 Hoạt động giao dịch và bán hàng thơng qua hợp đồng tiêu thụ.
Để xác lập mối quan hệ mua bán, cơng ty cần phải ký kết hợp đồng kinh tế, xác định số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, màu sắc, phương thức giao nhận, thanh tốn...Sau khi ký kết hợp đồng thì nghĩa vụ và quyền lợi của các bên trong hợp đồng đã được xác lập. Cơng ty tổ chức thực hiện hợp đồng, tiến hành sắp xếp những việc cần phải làm thành bảng biểu theo dõi tiến độ hợp đồng, kịp thời ghi lại những diễn biến xảy ra để xử lý, giả quyết kịp thời. Cơng việc này nhằm đảm bảo quyền lợi và uy tín của cơng ty. Sau đây là các bước tổ chức thực hiện hợp đồng của CN cơng ty cổ phần Vĩnh Tường:
+ Chuẩn bị giao hàng: Hàng hố giao theo hợp đồng phải đảm bảo đúng chất lượng đã ký kết. Để đảm bảo quyền lợi của hai bên, cơng ty Vĩnh Tường luơn kiểm tra hàng hố một cách nghiêm túc, trung thực và chính xác.
+ Quyết định phương tiện vận tải: Cơng ty đã tự tổ chức cho mình một đội xe gồm 4 xe tải để vận chuyển hàng hĩa của cơng ty.
+ Giao hàng.
+Làm thủ tục thanh tốn.
+Khiếu nại: Nếu một bên nào đĩ vi phạm hợp đồng thì cách tốt nhất là thực hiện phạt vi phạm theo điều khoản của hợp đồng. Nếu khơng quy định thưởng phạt
thì nên đàm phán, thoả thuận với nhau khơng nên đưa ra trọng tài kinh tế vì làm như vậy sẽ mất thời gian, tốn chi phí và ảnh hưởng uy tín của hai bên.
4.2 Tổ chức tốt nghiệp vụ bán hàng ở quầy hàng, cửa hàng.
Cơng ty đã căn cứ vào lượng hàng hố bán ra bình quân một ngày đêm để chuẩn bị hàng hố, thiết bị, phương tiện và nhân viên bán hàng nhằm đáp ứng kịp thời, đầy đủ nhu cầu của mọi khách hàng trong ngày.
4.2.1 Chuẩn bị địa điểm.
Do cơng ty Vĩnh Tường là một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh trong ngành vật liệu xây dựng nên người tiêu dùng cuối cùng thường là các trung tâm thi cơng.Do vậy việc thiết kế cửa hàng cũng cĩ sự khác biệt so với các doanh nghiệp bán các sản phẩm tiêu dùng.Hiện CN cơng ty Vĩnh Tường cĩ 2 cửa hàng chính và đồng thời cũng là 2 kho tại Quang Minh-Mê Linh-Hà Nội và Nguyễn Tuân-Hà Nội.Việc thiết kế cửa hàng đồng thời cũng là kho đối với các doanh nghiệp trong ngành vật liệu xây dựng và đặc biệt đối với cơng ty Vĩnh Tường là rất hợp lý vì như thế sẽ giảm được nhiều chi phí trong việc thuê cửa hàng và rất tiện lợi trong việc bán hàng.
4.2.2 Chuẩn bị và bổ sung hàng hố.
Hàng hố trước khi đem ra bán phải được chuẩn bị. Nếu làm tốt cơng tác này, cơng ty cĩ thể đẩy nhanh tốc độ bán hàng, giảm bớt những động tác khơng cần thiết của người bán hàng và trong nhiều trường hợp giảm bớt hao hụt trong quá trình bán hàng.
Cơng việc chuẩn bị hàng hố là làm vệ sinh, kiểm tra chất lượng, phân loại, sửa chữa hư hỏng hay khuyết tật của hàng hố, bao gĩi sẵn...
Vì theo cách thiết kế cửa hàng đồng thời là kho nên cơng ty luơn phản ứng nhạy bén với tồn kho tại các cửa hàng,kịp thời bổ sung, khơng để hàng hố ở các kho xuống dưới mức dự trữ thấp nhất hay vượt quá mức dự trữ cao nhất. Căn cứ vào mức bán bình quân ngày đêm mà cơng ty sẽ quy định số lượng lớn nhất cho mỗi mặt hàng kinh doanh. Số lượng này nĩi chung khơng được thấp hơn một ngày bán hàng nhiều
nhất nhằm tránh việc ngừng bán hàng hoặc bổ xung hàng nhiều lần trong một ngày bán hàng.
Đối với các cửa hàng, việc bán hết hàng dự trữ là điều khơng tốt vì như vậy thì khách hàng sẽ mua hàng của đối thủ cạnh tranh. Để tránh hiện tượng này cơng ty Vĩnh Tường đã tuân theo các quy tắc sau trong việc kiểm tra dự trữ:
+ Kiểm tra đều đặn định kỳ.
+ Sắp xếp hàng hố như thế nào cho dễ nhìn, dễ thấy.
+ Khi số lượng các loại hàng hố tăng lên thì phải sắp xếp theo từng nhĩm khác nhau.
+ Lập bảng kê dự trữ.