Bất cứ một kế hoạch nào cũng được lập theo các bước sau:
Sơ đồ 1.1 : Quy trình lập kế hoạch.
Bước 1: Nghiên cứu - dự báo và thiết lập các tiền đề.
Nghiên cứu và dự báo là điểm bắt đầu của việc lập kế hoạch. Để lập một kế hoạch thành công, có tính khả thi thì những nhà lập kế hoạch cần phải nghiên cứu và dự báo về những tác động của môi trường bên ngoài có những
Đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tối ưu
Ra quyết định và thể chế hoá quyết định Thiết lập các mục tiêu
Nghiên cứu - dự báo và thiết lập các tiền đề
thuận lợi hay có những bất lợi gì đối với việc thực hiện kế hoạch. Các nhà lập kế hoạch cũng cần phải hiểu biết và nắm chắc về những điểm mạnh, diểm yếu của doanh nghiệp mình, về sự cạnh tranh của các đối thủ cạnh tranh. Từ đó có thể đưa ra những bản kế hoạch hợp lý, có tính khả thi, giúp doanh nghiệp mình có thể tận dụng những điểm mạnh của doanh nghiệp mình, tận dụng những thuận lợi của môi trường bên ngoài và khắc phục những điểm yếu của mình, tránh được những đe doạ từ môi trường bên ngoài, cũng như những mối đe doạ từ các đối thủ cạnh tranh nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của mình.
Tiền đề lập kế hoạch chính là các dự báo, các chính sách cơ bản có thể áp dụng. Nó chính là các giả thiết cho việc lập kế hoạch. Các tiền đề này có thể là về địa bàn hoạt động, quy mô hoạt động, mức giá, sản phẩm gì, triển khai công nghệ gì, mức chi phí, mức lương sẽ trả cho công nhân, mức cổ tức và các khía cạnh khác của các lĩnh vực tài chính, xã hội, chính trị khác.
Tiền đề cũng có thể là các dự báo, các chính sách còn chưa ban hành. Các tiền đề được giới hạn theo các giả thiết có tính chất chiến lược hoặc cấp thiết để dẫn đến một kế hoạch. Các tiền đề này có ảnh hưởng nhiều nhất tới sự hoạt động của kế hoạch đó. Sự nhất trí về các tiền đề là điều kiện quan trọng để lập kế hoạch phối hợp. Do đó không nên đòi hỏi những kế hoạch và ngân quỹ từ cấp dưới khi chưa có, trước hết, những chỉ dẫn cho những người đứng đầu các bộ phận của mình.
Bước 2: Thiết lập các mục tiêu
Mục tiêu chính là một trạng thái trong tương lai mà doanh nghiệp muốn đạt tới, tuỳ thuộc vào nguồn lực của tổ chức, chúng ta phải xác định được tất cả các mục tiêu có thể có của kế hoạch. Các mục tiêu đưa ra cần phải xác định
rõ thời hạn thực hiện và được lượng hoá đến mức cao nhất có thể. Mặc dù mỗi một tổ chức đều có cả hai loại mục tiêu là mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng, nhưng mục tiêu định lượng có vẻ rõ ràng hơn và dễ thực hiện hơn.
Nếu xét trên khía cạnh thứ tự ưu tiên thực hiện mục tiêu thì các mục tiêu của tổ chức có thể được chia thành mục tiêu hàng đầu và mục tiêu hàng thứ hai. Những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn, sự thành đạt của tổ chức, đó chính là các mục tiêu về lợi nhuận, doanh số hay thị phần. Còn các mục tiêu hàng thứ hai lại liên quan đến tính hiệu quả của tổ chức. Nó cũng rất quan trọng tới sự thành công của một tổ chức, nhưng không phải lúc nào những mục tiêu này cũng ảnh hưởng tới sự sống còn của tổ chức. Những mục tiêu này có thể thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với những sản phẩm, dịch vụ của tổ chức, tới sự phát triển sản phẩm mới hay tính hiệu quả của công tác quản lý hành chính của tổ chức đó.
Trước đây, các tổ chức cũng như các doanh nghiệp ở khu vực tư nhân và khu vực Nhà nước thường chú trọng hơn tới các mục tiêu hàng đầu, để nhằm duy trì sự tồn tại và thành đạt của tổ chức mình. Nhưng những năm gần đây, các tổ chức này dường như đều chú trọng tới các mục tiêu hàng thứ hai để thu hút khách hàng, được coi là ảnh hưởng về lâu dài đến sự sống còn của tổ chức và cả các mục tiêu hàng đầu với sự ảnh hưởng trực tiếp và trước mắt hơn.
Cho dù có xác định mục tiêu nào là quan trọng hơn, cần chú trọng nhiều hơn, thì điều quan trọng là phải xác định được các mục tiêu thật rõ ràng, có thể đo lường được và phải có tính khả thi.
Cuối cùng chúng ta cần phải lựa chọn mục tiêu ưu tiên cho một kế hoạch nào đó bởi chúng ta luôn bị giới hạn về nguồn lực. Mặt khác bất cứ một tổ chức nào cũng đều có rất nhiều mục tiêu, và nhiều khi những mục tiêu này
mâu thuẫn về mặt lợi ích với nhau, do đó chúng ta cần phải lựa chọn một số mục tiêu ưu tiên cho một kế hoạch nào đó.
Bước 3: Xây dựng các phương án
Sau khi nghiên cứu các tiền đề, và đưa ra các mục tiêu, chúng ta cần xây dựng các phương án hành động để thực hiện những mục tiêu. Về nguyên tắc chúng ta phải xác định tất cả những phương án có thể có. Nhưng trên thực tế, chúng ta không thể xác định tất cả các phương án có thể có, bởi vì chúng ta bị giới hạn về nguồn lực, giới hạn về thông tin… Do đó chúng ta cần phân tích rõ các nguồn lực hiện có của mình để xây dựng được các phương án có tính khả thi.
Mỗi một phương án mà chúng ta xây dựng cần trả lời được hai câu hỏi: + Các giải pháp để thực thi phương án
+ Nguồn lực để thực thi phương án được lấy ở đâu?
Như vậy, chỉ có những phương án có triển vọng nhất mới được đưa ra phân tích.
Bước 4: Đánh giá các phương án và lựa chọn phương án tối ưu
Sau khi đã xây dựng được các phương án các nhà lập kế hoạch cần tìm ra các phương án tối ưu nhất, phương án khả thi nhất. Do đó chúng ta cần phải đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu đã đề ra và phải trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định.
Tuỳ theo từng loại kế hoạch mà các chỉ tiêu, tiêu chuẩn đưa ra để làm căn cứ đánh giá là khác nhau. Chúng ta có thể dung các chỉ tiêu về hiệu quả, hiệu lực của phương án để đánh giá các phương án. Chúng ta cần phải phân tích mức độ rủi ro của phương án tức là chúng ta xác định mức độ mạo hiểm của phương án đó, để so sánh các phương án đó với nhau, từ đó sẽ xác định được phương án tối ưu nhất.
Sau các bước trên, chúng ta đã xác định được phương án tối ưu nhất. Lúc này, chúng ta cần ra quyết định để phân bổ con người và các nguồn lực khác của tổ chức cho việc thực hiện kế hoạch. Và như vậy chúng ta đã có một bản kế hoạch.
Để bản kế hoạch này có thể được thực thi thì chúng ta, những nhà lập kế hoạch, cần đệ trình bản kế hoạch này lên cấp trên, để cấp trên xem xét, đưa ra quyết định có thực thi kế hoạch này hay không. Khi cấp trên đã quyết định thì bản kế hoạch này sẽ được thể chế hoá thành văn bản. Bước tiếp theo sẽ là việc xây dựng các kế hoạch phụ trợ và lượng hoá kế hoạch bằng ngân quỹ để kế hoạch có thể thực thi một cách nhanh chóng.