Nhằm mở rộng hoạt động kinh doanh đối ngoại, tăng cờng và nâng cao chất l- ợng hoạt động thanh toán quốc tế cho khách hàng, thống nhất qui trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế bằng TDCT. Tổng giám đốc NHĐT&PT Việt Nam ban hành “Qui trình thanh toán quốc tế” trên cơ sở ISO 9001 áp dụng cho toàn hệ thống( mang mã số MS: QT-TQ-02 có hiệu lực kể từ ngày 01/09/2001)
4.1. Thanh toán hàng nhập khẩu
4.1.1. Kiểm tra và mở L/C
Sau khi ký kết hợp đồng ngoại thơng, ngời nhập khẩu đến NHĐT&PT Hà Nội xin mở L/C. Ngời mở L/C(nếu là lần đầu đến giao dịch) phải nộp một bộ hồ sơ pháp lý bao gồm:
− Giấy đề nghị mở L/C theo mẫu qui định của NHĐT&PT Việt Nam
− Mã số thuế XNK
− Quota nhập khẩu nếu là các mặt hàng thuộc diện quản lý của Nhà nớc
− Hợp đồng nhập khẩu với đối tác nớc ngoài hoặc hợp đồng nhập uỷ thác.(nếu có)
a - Thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra
◊ Tính pháp lý và đầy đủ của bộ hồ sơ
◊ Nội dung của đơn xin mở L/C
◊ Khả năng thanh toán của ngời mở , làm rõ các văn bản nh sao kê số d, hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo lãnh... chứng minh nguồn vốn thanh toán L/C( vốn tự có, vốn vay Ngân hàng, vốn cấp phát...)
Nếu đủ điều kiện, Thanh toán viên ghi thông báo chấp nhận mở L/C trong đó đề xuất mức kí quĩ và các điều kiện nếu có trình lãnh đạo phòng kí. Sau đó, Thanh toán viên lập hồ sơ L/C đa số liệu vào máy vi tính.
b - Việc mở, tu chỉnh L/C đợc thực hiện theo các hình thức sau:
◊ Việc mở L/C có thể thực hiện bằng điện( SWIFT : mở L/C theo mẫu điện MT700, MT701, sửa đổi L/C theo mẫu điện 707, Telex : các bức điện phải đ- ợc kí hiệu mật hoặc mã hoá, nếu bằng th L/C phải có đầy đủ chữ kí uỷ quyền theo qui định trớc khi gửi cho Ngân hàng Thông báo
◊ Nội dung L/C phải bảo đảm chính xác, phù hợp với đề nghị của ngời mở . Khi L/C đã đợc mở và gửi cho Ngân hàng Thông báo thì ngay lập tức Thanh toán viên phải gửi một bản cho ngời mở . Thanh toán viên chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán để hạch toán kí quĩ( nếu có) và theo dõi ngoại bảng L/C đã mở
c - Phí sửa đổi L/C
◊ Nếu phí sửa đổi L/C do ngời hởng lợi chịu thì trong điện sửa đổi phải ghi rõ phí sửa đổi sẽ đợc trừ vào số tiền thanh toán L/C hoặc Ngân hàng đòi phí sửa.
◊ Thanh toán viên phải ghi vào hồ sơ theo dõi L/C các khoản phí phải đòi và đã đòi Ngân hàng nớc ngoài
4.1.2. Theo dõi thời gian hiệu lực L/C
Trong thời gian hiệu lực của L/C, Thanh toán viên theo dõi và xử lý nghiệp vụ:
◊ Thực hiện các tu chỉnh L/C theo đề nghị của ngời mở khi có sự đồng ý của các bên, lu ý những tu chỉnh có liên quan đến việc tăng giảm số tiền và thay đổi mặt hàng.
◊ Nếu nhân đợc yêu cầu huỷ L/C của ngời mở thì điện cho Ngân hàng Thông báo và theo dõi trả lời của Ngân hàng nớc ngoài. Khi có điện trả lời đồng ý huỷ L/C, Thanh toán viên làm thủ tục tất toán L/C và thông báo cho ngời mở .
◊ Trờng hợp Ngân hàng Thông báo yêu cầu hủy L/C thì Thanh toán viên phải thông báo ngay cho ngời mở L/C biết để có ý kiến xử lý. Khi nhận đợc sự đồng ý của ngời mở thì Thanh toán viên thông báo ngay cho Ngân hàng nớc ngoài biết và làm thủ tục tất toán L/C
4.1.3. Thanh toán L/C
Thanh toán viên L/C tiếp nhận kiểm tra chứng từ và giao chứng từ cho ngời mở , tiến hành thanh toán:
a - Trờng hợp L/C cho phép đòi tiền bằng bộ chứng từ :
◊ Nếu chứng từ phù hợp với các điều khoản và điều kiện của L/C. Thanh toán viên lập thông báo yêu cầu ngời mở chuyển tiền vào tài khoản kí quĩ(Nếu kĩ quĩ cha đủ) theo mẫu thông báo nộp tiền vào tài khoản. Khi tài khoản kí quĩ đủ số d thanh toán, Thanh toán viên làm thủ tục kí hậu vận đơn( nếu vận đơn đợc lập theo lệnh của NHĐT&PT Hà Nội và giao chứng từ cho ngời mở ), thực hiện thanh toán cho nớc ngoài theo mẫu điện MT202, MT203 và thông báo cho Ngân hàng nớc ngoài biết việc thực hiện thanh toán(MT756, MT799).
◊ Nếu chứng từ không phù hợp với các điều kiện và điều khoản của L/C thì Thanh toán viên phải thông báo ngay cho ngời mở biết những điểm bất đồng( mẫu thông báo kiểm tra chứng từ ), yêu cầu ngời mở phải có ý kiến chấp nhận hay từ chối thanh toán. Đồng thời Thanh toán viên điện báo cho Ngân hàng thông báo biết những bất đồng này( sử dụng điện MT799, MT734 hoặc MT999). Việc thông báo bất đồng chứng từ phải đợc thực hiện trong vòng 7 ngày làm việc của Ngân hàng kể từ ngày nhận đợc bộ chứng từ. Quá 7 ngày nói trên thì Ngân hàng không có quyền từ chối bộ chứng từ.
◊ Nếu ngời mở chấp nhận thanh toán thì thực hiện nh phần trên.
◊ Nếu ngời mở không chấp nhận hoặc một phần trị giá bộ chứng từ thì Thanh
toán viên phải thông báo ngay cho Ngân hàng gửi chứng từ biết, sử dụng mẫu
điện MT734, MT799 và MT999 có mã chờ xử lý.
◊ Trờng hợp Ngân hàng nớc ngoài chấp nhận thanh toán một phần giá trị L/C thì Thanh toán viên thực hiện theo chỉ dẫn đó.
◊ Khi kết thúc giao dịch Thanh toán viên làm thủ tục tất toán theo qui định chung, chuyển chứng từ sang kế toán hạch toán.
b - Trờng hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện
◊ Khi nhận đợc điện đòi tiềnc Ngân hàng nớc ngoài MT742, MT754 hoặc Telex đã kiểm tra mã khoá, Thanh toán viên thực hiện: lập thông báo yêu cầu ngời mở chuyển tiền vào tài khoản kí quĩ( nếu kí quĩ thiếu)
◊ Khi có đủ tiền trên tài khoản lập điện MT202, MT203 chuyển tiền thanh toán, đồng thời lập điện MT756, MT799 thông báo đã thanh toán điện đòi tiền, lệnh chi đợc duyệt.
◊ Khi nhận đợc chứng từ giao hàng, mặc dù đã thanh toán theo điện đòi tiền nh- ng Thanh toán viên vẫn phải kiểm tra chứng từ. Nếu phát hiện sai sót của chứng từ, Thanh toán viên lập tức thông báo cho ngời mở biết theo “ thông báo kiểm tra chứng từ” lập điện MT734, MT799 hoặc MT999 có mã thông báo cho Ngân hàng chuyển chứng từ. Trong thông báo phải ghi rõ bất đồng và gửi những chứng từ cần thiết.
◊ Nếu ngời mở L/C không chấp nhận chứng từ, Thanh toán viên sẽ yêu cầu Ngân hàng nớc ngoài hoàn lại số tiền đã thanh toán và các phí theo thông lệ quốc tế.
*Đối với L/C trả chậm sau khi kiểm tra chứng từ thấy phù hợp với các điều kiện và điều khoản trong L/C, Thanh toán viên sẽ :
◊ Kí hậu vận đơn trên cơ sở cam kết thanh toán của khách hàng 50
◊ Thanh toán viên phải lập điện chấp nhận hối phiếu hoặc ký chấp nhận hối phiếu gửi chứng từ
◊ Trớc hạn thanh toán 15 ngày, Thanh toán viên gửi thông báo nộp tiền vào tài khoản nhắc khách hàng chuyển tiền vào tài khoản kí quĩ để thanh toán dài hạn. Nếu 03 ngày trớc khi đến hạn thanh toán mà ngời Mua không có đủ khả năng thanh toán thì Thanh toán viên phải báo cáo lãnh đạo kịp thời xử lý. c - Trờng hợp ngời Mua yêu cầu NHĐT&PT Hà Nội phát hành bảo lãnh nhận hàng không có vận đơn hoặc ký hậu vận đơn để nhận hàng khi bộ chứng từ gốc cha gửi về Ngân hàng. Thanh toán viên kiểm tra các chứng từ pháp lí theo qui chế chung số 30/1998 ngày 06/04/1998 tài khoản kí quĩ L/C, chỉ thực hiện kí hậu vận đơn hoặc phát hành bảo lãnh khi tài khoản kí quĩ đủ số d thanh toán(L/C trả ngay)
◊ Văn bản có giá trị pháp lí do giám đốc đơn vị nhập khẩu kí đóng dấu cam kết chấp nhận trả tiền hoặc hối phiếu ngay cả khi bộ chứng từ bất đồng.
◊ Điện báo giao hàng của ngời xuất khẩu hoặc giấy báo giao hàng của cơ quan đại lý bảo lãnh hàng hải nhập hàng
Sau đó thực hiện phát hành bảo lãnh khi khoản kí quĩ đủ số d thanh toán. Thanh toán viên thu thủ tục phí theo biểu phí hiện hành của NHĐT&PT Hà Nội gửi chứng từ sang kế toán.
4.2. Thanh toán hàng xuất khẩu
4.2.1. Thông báo th tín dụng , thông báo sửa đổi th tín dụng.
◊ Khi nhận đợc L/C hoặc các sửa đổi L/C đã đợc kiểm tra tính xác thực (Mã SWIFT đúng với mẫu điện MT700, MT701, MT707 hoặc xác nhận mã khoá đúng nếu chuyển bằng th từ Ngân hàng mở L/C, Thanh toán viên có trách nhiệm thông báo nguyên văn L/C hoặc các sửa đổi L/C
◊ Khi nhận đợc L/C hoặc các sửa đổi L/C cha kiểm tra tính xác thực Thanh toán viên phải thông báo ngay cho Ngân hàng mở L/C biết nhng cha thông báo cho khách hàng( ngời hởng lợi).
◊ Trờng hợp từ chối thông báo L/C Thanh toán viên phải thông báo cho Ngân hàng biết. NHĐT&PT Hà Nội không thông báo sửa L/C nếu NHĐT&PT Hà Nội không phải là Ngân hàng Thông báo L/C gốc.
◊ Trờng hợp đã thực hiện thông báo L/C sửa đổi nếu có xác nhận bằng văn bản gửi đến thì xác nhận đó không có giá trị, NHĐT&PT Hà Nội không có trách nhiệm kiểm tra nội dung của các văn bản xác nhận đối với nội dung L/C hoặc sửa đổi L/C bằng điện
◊ Trờng hợp nhận đợc điện từ Ngân hàng đại lí ghi “ các chi tiết gửi sau” hoặc các câu có nội dung tơng tự thì trên thông báo gửi khách hàng ghi rõ “ thông báo sơ bộ cha có hiệu lực thi hành”. Khi nhận đợc L/C gốc hoặc sửa đổi chi tiết, Thanh toán viên thực hiện thông báo nh trờng hợp trên
◊ Khi lập thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C, Thanh toán viên đồng thời lập phiếu thu phí. Th thông báo L/C hoặc sửa đổi L/C đợc lập thành hai bản, một bản lu hồ sơ yêu cầu khách hàng kí nhận vào bản lu của Ngân hàng.
◊ Trong trờng hợp thông báo L/C này kèm theo sự xác nhận, trên thông báo ghi rõ: “chúng tôi thông báo L/C này không kèm theo sự xác nhận của chúng tôi”
4.2.2. Tiếp nhận, kiểm tra chứng từ đòi tiền, thanh toán hàng xuất a-Tiếp nhận chứng từ
Khi nhận đợc th yêu cầu thanh toán kèm theo chứng từ do khách hàng xuất trình kèm theo bản L/C gốc và các điều chỉnh liên quan nếu có, Thanh toán viên phải tiến hành kiểm tra số lợng chứng từ, loại chứng từ và kí nhận.
b-Kiểm tra chứng từ
Sau khi tiếp nhận chứng từ , Thanh toán viên có trách nhiệm kiểm tra chứng từ xem có phù hợp với L/C gốc và các sửa đổi kèm theo, có phù hợp nhau không. Thanh toán viên lập phiếu kiểm tra chứng từ ghi ý kiến của mình trên đó. Sau đó, chuyển chứng từ và phiếu kiểm tra qua kiểm soát viên. Kiểm soát viên lập phiếu kiểm tra và kí chữ kí kiểm soát.
c - Sau khi kiểm tra Thanh toán viên thực hiện:
◊ Ghi chép vào hồ sơ L/C, đa vào máy tính các yếu tố qui định.
◊ Rút số d trên L/C gốc, kí xác nhận số tiền đã chiết khấu từng lần vào mặt sau
của L/C gốc
◊ Nếu chứng từ xuất trình do Ngân hàng khác thông báo thì phải lập hồ sơ theo dõi.
Nếu các chứng từ hoàn toàn phù hợp với các điều khoản của L/C:
Trờng hợp đòi tiền bằng bộ chứng từ
◊ Lập th đòi tiền trong đó nêu rõ các khoản của L/C có phù hợp hay có sai sót, chỉ thị trả tiền vào tài khoản của NHĐT&PT Hà Nội tại Ngân hàng đại lí, ghi chú những khoản phí phải thu đối với Ngân hàng Phát hành, ngời nhập khẩu và phải có chữ kí uỷ quyền.
◊ Gửi chứng từ và th đòi tiền sang Ngân hàng nớc ngoài theo qui định của L/C.
◊ Chuyển chứng từ sang bộ phận kế toán để theo dõi bộ chứng từ hàng xuất gửi đi đòi tiền.
Trờng hợp đòi tiền bằng điện
◊ Lập điện MT742 hoặc bằng Telex có mã khoá với nội dung ghi đầy đủ theo qui định của L/C gửi sang Ngân hàng mở. Nếu quá 7 ngày kể từ ngày điện đòi tiền, hoặc 15 ngày kể từ ngày chuyển chứng từ mà không nhận đợc thông báo Có hoặc ý kiến của Ngân hàng Phát hành thì Thanh toán viên phải điện nhắc Ngân hàng Phát hành trả tiền.
◊ Trờng hợp Ngân hàng từ chối thanh toán, Thanh toán viên phải xác định lý do nớc ngoài từ chối thanh toán đồng thời báo ngay cho ngời hởng lợi biết. Mặt khác, điện phản đối ngay việc từ chối thanh toán của Ngân hàng nớc ngoài nếu lý do từ chối không xác đáng và thông báo Ngân hàng nớc ngoài không có quyền từ chối thanh toán.
◊ Nếu chứng từ không phù hợp với điều kiện và điều khoản của L/C, Thanh toán viên thông báo ngay cho ngời hởng lợi biết và chờ ý kiến của khách hàng :
Nếu bất đồng có thể sửa chữa đợc đề nghị khách hàng tu chỉnh ngay
Nếu bất đồng không thể sửa chữa đợc nhng khách hàng không đồng ý với ý kiến của Ngân hàng, Thanh toán viên yêu cầu họ kí bảo lu và chịu trách nhiệm về những điểm không phù hợp đó, và lập th đòi tiền theo qui định.
Khi nhận đợc giấy báo Có của Ngân hàng nớc ngoài, Thanh toán viên thực hiện:
◊ Lập chứng từ thanh toán tiền hàng và thu phí
◊ Kiểm tra, đối chiếu số tiền nhận đợc với hồ sơ L/C đang theo dõi. Trờng hợp phát sinh chênh lệch bất hợp lý, Thanh toán viên phải làm điện yêu cầu bên trả tiền làm rõ những khoản phí phát sinh.
◊ Trờng hợp Ngân hàng nớc ngoài thanh toán chậm trả căn cứ vào thời hạn và số tiền để quyết định gửi điện yêu cầu nớc ngoài trả lãi trả chậm.
4.2.3. Chiết khấu chứng từ hàng xuất
Khách hàng có nhu cầu chiết khấu bộ chứng từ gửi tới NHĐT&PT Hà Nội bộ hồ sơ gồm:
◊ Bản gốc L/C cùng bản sửa đổi (nếu có)
◊ Bộ chứng từ hợp lệ
◊ Đơn xin chiết khấu(4 bản theo mẫu)
◊ Hợp đồng uỷ thác, giấy uỷ quyền của ngời xuất khẩu trực tiếp( trờng hợp khách hàng đề nghị chiết khấu không phải là ngời hởng lợi trực tiếp.)
Thanh toán viên tiến hành kiểm tra bộ chứng từ và L/C, sau đó thông báo cho khách hàng ý kiến chấp nhận hay từ chối thanh toán trong vòng 2 ngày làm việc.
Nếu đồng ý chiết khấu, Thanh toán viên giao một bản đơn xin chiết khấu cho khách hàng, 2 bản giao cho kế toán hạch toán và lu hồ sơ cùng th gửi chứng từ đòi tiền
NHĐT&PT Hà Nội gửi bộ chứng từ sang Ngân hàng mở L/C đòi thanh toán. Khi nhận đợc báo có của Ngân hàng nớc ngoài, Ngân hàng tiến hành lần lợt thu số tiền đã chiết khấu, thu phí, thu nợ khác(khi đợc uỷ quyền)chuyển trả cho khách hàng số tiền còn lại. Trờng hợp báo Có không đủ thanh toán Ngân hàng ghi lại số tiền đã chiết khấu, phần chênh lệch chuyển sang tài khoản nợ quá hạn và thực hiện truy đòi.
Thanh toán viên chuyển kế toán chứng từ thu phí và thông báo tất toán toàn bộ chứng từ hàng xuất.
Nếu quá 15 ngày kể từ ngày bộ chứng từ đợc chiết khấu theo L/C trả ngay, 2 ngày sau khi hối phiếu trả chậm đáo hạn mà cha nhận đợc tiền thanh toán từ Ngân hàng nớc ngoài, Thanh toán viên thông báo cho ngời hởng lợi biết và thực hiện các biện pháp cần thiết để yêu cầu Ngân hàng Phát hành thanh toán.
Quá 60 ngày kể từ ngày chiết khấu bộ chứng từ mà Ngân hàng Mở vẫn cha thanh toán, Thanh toán viên tích cực yêu cầu Ngân hàng mở L/C thanh toán và yêu cầu khách hàng trả nợ.
7 ngày sau thời hạn chiết khấu bộ chứng từ, nếu cha nhận đợc tiền chiết khấu, kế toán làm thủ tục chuyển số tiền chiết khấu thành nợ vay quá hạn, lãi suất 150% mức phí chiết khấu.
Việc thực hiện thanh toán theo phơng thức TDCT tơng đối phức tạp đòi hỏi
