III. Thực trạng họat động XTHH
1.Xây dựng hệ thống thông tin hoạt động có hiệu quả
Trong điều kiện hiện nay, thông tin đóng vài trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Công ty cần thiết phải có đợc đầy đủ những thông tin phục vụ cho việc lập kế hoạch, xây dựng mục tiêu kinh doanh trung và dài hạn. Hệ thống thông tin phải đợc hoàn thiện ở cả hệ thống báo cáo nội bộ và hệ thống tình báo Marketing để luôn cập nhật những thông tin về đơn đặt hàng, tình hình tiêu thụ, giá cả, mức dự trữ cần chú trọng công tác thu thập thông tin ở bên ngoài nh… những thông tin về sản phẩm mới, nguồn cung ứng, tình hình nguyên vật liệu…
Riêng với hoạt động thông tin Công ty có những lợi thế mà Công ty cần tận dụng triệt để , để có thể khai thác tối đa đợc lợi thế này.Thứ nhất ,Techsimex trực thuộc Phòng Thơng Mại và Công Nghiệp Việt Nam-một tổ chức xúc tiến thơng
sâu rộng với nhiều cơ quan và tổ chức cả trong nớc và nớc ngoài,nguồn thông tin ở đây là rất lớn,quý báu và có độ tin cậy cao,đó có thể là thông tin tổng quan về tình hình thị trờng trong nớc và thế giới, những dự báo về xu thế của nền kinh tế thế giới hoặc nền kinh tế trong nớc ,thông tin về nguồn hàng về nhà cung cấp có thể là rất tổng quan có thể là rất cụ thể,tuỳ theo tình hình cụ thể Công ty sẽ lựa chọn cho mình hớng khai thác có hiệu quả tối u.Thứ hai,công ty mở rộng kinh trong thời điểm cơ sở hạ tầng về thông tin đang phát triển mạnh mẽ và đang đợc u tiên phát triển hơn nữa mạng bu chính viễn thông ,mạng Internet ,các loại hình báo chí đa dạng và phong phú chứa đựng nhiều nội dung các dịch vụ cung cấp thông tin miễn phí của chính phủ và các tổ chức phi chính phủ vv. Thứ ba , số l… ợng khách hàng không quá lớn thuận tiện cho việc xác lập một hệ thông thông tin về khách hàng hoạt động có hiệu quả có thể vẫn có thể tiếp tục với những hình thức công ty đã tiến hành
Số lợng khách hàng của công ty nhỏ do vậy dễ dàng cho việc thiết lập, sử lý và lu trữ thông tin. Ngoài ra công ty còn có thể khai thác nhiều những thông tin tổng kết, đánh giá từ phòng Thơng Mại và Công nghiệp Việt Nam.
Cần thiết phải xây dựng một hệ thống thông tin hoàn chỉnh đợc quản lý thống nhất và do một bộ phận chuyên biệt đảm nhiệm,thông tin này phải đợc chia sẻ cho tất cả các bộ phận tuỳ theo yêu cầu nhiệm vụ của họ chấm dứt tình trạng cắt cứ thông tin nh hiện nay.Thông tin khi đợc quản lý thống nhất và chia sẻ bởi tất cả các bộ phận sẽ tạo ra đợc sự phối hợp hiệp đồng một cách đồng bộ.Mỗi một đơn vị sẽ biết rõ mình phải làm gì để thực hiện mục tiêu chiến lợc chung
Cần thiết phải có kế hoạch đào tạo kỹ năng nghiệp vụ thu thập ,xử lý ,lu trữ và sử dụng thông tin có thể là kết hợp hình thức đào tạo tập trung và hình thức tự đào tạo,từ đó xây dựng nên một đội ngũ cán chuyên biệt làm công tác thông tin