- Các đội xây lắp điện
2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế đất nớc, Xí nghiệp Xây lắp điện cũng ngày càng phát triển. Việc xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lí nói chung, bộ máy kế toán nói riêng của Xí nghiệp là một quyết định cần thiết
Lập dự toán làm lệnh điều động Lập kế hoạch tiến độ thi công Chuẩn bị tài liệu thiết kế Chuẩn bị vật tư Chuẩn bị lao động Chuẩn bị tiền Thực hiện Cung cấp vật tư tiền vốn
Kiểm tra, đôn đốc giám sát công trình Thi công
theo tiến độ
Kết thúc
và hoàn toàn đúng đắn, góp phần tạo nên những thành công mà Xí nghiệp đã gặt hái đ- ợc trong những năm qua.
Trên cơ sở các phần hành, khối lợng công tác kế toán và để phù hợp với qui mô, đặc điểm sản xuất kinh doanh, phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn của nhân viên kế toán đồng thời để xây dựng bộ máy kế toán tinh giản nhng đầy đủ về số lợng, chất lợng nhằm làm cho bộ máy kế toán là một tổ chức phục vụ tốt mọi nhiệm vụ của công tác kế toán cũng nh những nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của xí nghiệp, Xí nghiệp Xây lắp điện đã tổ chức bộ máy kế toán theo kiểu trực tuyến, tức là hoạt động theo ph- ơng thức trực tiếp, kế toán trởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp là mô hình kế toán tập trung, toàn bộ công tác kế toán trong Xí nghiệp đều đợc tiến hành tập trung tại phòng kế toán, ở các bộ phận trực thuộcnh các đội xây lắp, kho, phân xởng không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà chỉ bố trí các nhân viên kinh tế làm nhiệm vụ hớng dẫn, kiểm tra hạch toán ban đầu, thu thập chứng từ, tập hợp chi phí của công trình và chuyển về phòng kế toán tập trung.
Bộ máy kế toán của xí nghiệp bao gồm 11 ngời (cha kể các nhân viên kinh tế tại các đơn vị trực thuộc) tổ chức theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Xí nghiệp xây lắp điện
Kế toán truởng
Nhân viên kinh tế cácđơn vị trực thuộc Kế toán tiền lư ơng giá thành Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán tscđ Kế toán thanh toán khác Kế toán thuế GTGT Kế toán tổng hợp Kế toán quyết toán công trình Thủ quĩ
Trong bộ máy kế toán, các nhân viên kế toán có mối liên hệ chặt chẽ, qua lại với nhau, nhờ đó làm tăng tính hiệu quả các hoạt động của guồng máy kế toán. Mỗi nhân viên đều đợc định rõ chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể:
Kế toán trởng
Là ngời giúp việc trong lĩnh vực kế toán tài chính cho giám đốc, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của giám đốc xí nghiệp và chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trởng công ty. Kế toán trởng có chức năng tổ chức, đôn đốc, kiểm tra công tác kế toán đồng thời cũng phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc về toàn bộ công tác tài chính kế toán của xí nghiệp.
Ngoài các chức năng cơ bản trên, kế toán trởng còn có nhiệm vụ chỉ đạo, hớng dẫn việc thanh quyết toán các công trình.
Kế toán tiền lơng và giá thành
- Phần kế toán tiền lơng và bảo hiểm xã hội
Vào ngày 15 hàng tháng, kế toán tiền lơng lập bảng tạm ứng lơng theo danh sách cán bộ công nhân viên làm việc thực tế. Đến cuối tháng, căn cứ vào bảng chấm công đã đợc phòng tổ chức phê duyệt, kế toán tiền lơng lập bảng thanh toán lơng, phân bổ và trích bảo hiểm Xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ qui định của Nhà Nớc. Đồng thời kế toán tiền lơng còn kết hợp với phòng tổ chức để thanh toán chế độ đau, ốm, thai sản cho ngời lao động và đối chiếu hàng tháng với bảo hiểm Xã hội về tình hình thu nộp bảo hiểm Xã hội cũng nh tình hình thanh quyết toán chế độ bảo hiểm Xã hội cho đơn vị.
- Phần tính giá thành
Do đặc tính sản xuất kinh doanh của đơn vị xây lắp có chu kì dài cho nên công việc chủ yếu của kế toán giá thành là tập hợp chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và tập hợp chi phí chi tiết theo từng hạng mục công trình.
Kế toán tài sản cố định
Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời số lợng, giá trị tài sản cố định hiện có, tình hình tăng, giảm và hiện trạng tài sản cố định trong toàn Xí nghiệp, đồng thời kế
toán phần hành này cũng có nhiệm vụ tính toán và phân bổ khấu hao TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh doanh theo mức độ hao mòn của tài sản và chế độ qui định.
Kế toán công nợ
- Phần tạm ứng
Do dặc thù của Xây lắp, các công trình thờng có thời gian thi công dài cho nên toàn bộ chi phí thi công cho công trình đợc tạm ứng làm nhiều đợt. Vì vậy, kế toán tạm ứng mở sổ theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng đội thi công, đôn đốc các đội thi công hoàn trả chứng từ phục vụ cho việc kê khai thuế và quyết toán sau này.
- Phần thanh toán với khách hàng
Do khối lợng khách hàng của xí nghiệp lớn, quan hệ giao dịch nhiều nên kế toán phần hành này có nhiệm vụ theo dõi chi tiết từng khách hàng, các khoản phải thu khách hàng tơng ứng với từng loại thời hạn thanh toán.
- Kế toán thanh toán khác ( Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng..)
Căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày, tập hợp và trình kế toán trởng duyệt, Giám đốc kí chứng từ gốc sau đó viết phiếu thu, chi, Séc đối với từng nghiệp vụ liên quan.
Ngoài ra kế toán phần hành này còn giúp kế toán tổng hợp theo dõi, kiểm tra, phân tích tình hình thanh toán trong Xí nghiệp để từ đó dễ dàng lập các báo cáo theo yêu cầu của kê toán trởng và giám đốc.
Kế toán vật liệu
Có nhiệm vụ ghi chép , tính toán đầy đủ, trung thực số lợng, chất lợng và đơn giá thực tế của vật t nhập, xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao vật liệu, phân bổ hợp lý giá trị sử dụng vào các đối tợng tập hợp chi phí, giá thành, phát hiện kịp thời vật liệu thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để xí nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế tối đa thiệt hại xảy ra.
Kế toán thuế GTGT
Có nhiệm vụ theo dõi số thuế GTGT phát sinh, lập và gửi cho cơ quan thuế tờ khai tính thuế GTGT từng tháng kèm theo bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào, bán ra
theo mẫu quy định (Mẫu số 01/GTGT, mẫu số 02/GTGT, mẫu số 03/GTGT). Thời gian gửi tờ khai của táng cho cơ quan thuế chậm nhất là mời ngày đầu của tháng tiếp theo.
Kế toán tổng hợp
Nhiệm vụ cơ bản của kế toán tổng hợp là thực hiện công tác kế toán cuối kỳ. Cuối mỗi kỳ kế toán kế toán tổng hợp phải lập và gửi sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành, lập các báo cáo cho xí nghiệp theo định kỳ hoặc theo yêu cầu đột xuất.
Thủ quĩ
Có nhiệm vụ quản lí tiền mặt, thực hiện các nghiệp vụ thu chi bằng tiền trên cơ sở các chứng từ hợp lệ đã đợc kế toán trởng và Giám đốc kí duyệt.
Cuối ngày, thủ quỹ căn cứ vào các chứng từ thu, chi để ghi vào sổ quỹ và lập báo cáo quỹ kèm theo các chứng từ thu, chi chuyển cho kế toán tiền mặt ghi sổ. Đồng thời, hàng ngày thủ quỹ cũng kiểm kê số tiền tồn quỹ thực tế, tiến hành đối chiếu số liệu của sổ quỹ với sổ kế toán.
Kế toán thanh quyết toán các công trình
Có nhiệm vụ thanh quyết toán các công trình khi công trình đã hoàn thành dựa trên cơ sở các chứng từ hợp lý, hợp lệ đã đợc tập hợp ở phần giá thành.
Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc
Có nhiệm vụ theo dõi sát sao vấn đề tài chính của các công trình do đội thi công đó phụ trách. Đồng thời, phải trực tiếp tập hợp tất cả các hoá đơn chứng từ liên quan đến từng công trình do đội phụ trách và gửi lên phòng kế toán để kế toán giá thành làm chi phí cho từng công trình phát sinh và có thể theo dõi đợc tiến độ thi công công trình.