3. Đánh giá năng suất vận chuyển
3.2. Xây dựng quy trình Booking và cấp chứng từ vận tải container
3.2.1. Lập thỏa thuận lưu khoang – Booking
Bộ phận Sales/Marketing tiến hành thu thập các đơn lưu khoang
(Shipping Order) từ các khách hàng (thông qua giao dịch hàng ngày, hoặc dựa trên các hợp đồng nguyên tắc bán Slot đã ký).
Dựa vào các thông tin cần thiết trên Shipping Order, bộ phận Sales/Marketing soạn thảo Thỏa thuận lưu khoang (Booking Note), sau đó gửi cho khách hàng (Shipper) qua đường bưu điện hoặc fax và yêu cầu Shipper kiểm tra, chỉnh sửa và gửi lại để xác nhận tính chính xác của thông tin nhằm để ấn định việc xếp chỗ trên tàu và lập chứng từ vận tải(B/L hoặc SWB).
Nhân viên Sales sẽ ký xác nhận và gửi Booking Note cho Shippervà Fax lại cho Shipper, kèm theo: “Lệnh cấp Container rỗng”
3.2.2. Cấp vỏ cho khách hàng
Sau khi khách hàng nhận được “lệnh cấp container rỗng” khách hàng sẽ tiến hành lấy container rỗng ở các bãi rỗng (Được chỉ định trên “lệnh cấp container rỗng”):
a). Cấp container rỗng để khách hàng đóng hàng tại cảng:
- Khách hàng cầm “lệnh cấp container rỗng” chuyển cho phòng Thương vụ cảng, tại đây khách hàng sẽ đóng tiền nâng / hạ và trực tiếp nhận container, ký EIR với cảng.
- Sau đó khách hàng lấy Seal và Phiếu đóng hàng container (Packing list) từ văn phòng OPS tại cảng và cho tiến hành đóng hàng.
- Khách hàng cầm “lệnh cấp container rỗng” chuyển cho phòng Thương vụ cảng, đóng tiền nâng / hạ và trực tiếp nhận container, ký EIR, giấy mượn container về kho riêng với cảng.
- Việc cấp seal và packing list cho khách hàng có thể được cấp trước từ phòng Maketing khi cấp “lệnh cấp container rỗng” hoặc từ văn phòng OPS tại cảng sao cho thuận lợi cho khách hàng.
3.2.3. Tiếp nhận hàng để vận chuyển
a/Lập Danh sách container dự kiến xếp lên tàu (Pre-Loading List )
-Trước khi tàu đến cảng, bộ phận Sales phối hợp với Bộ phận khai thác tại cầu tàu(Shipside OPS)căn cứ vào (Packing list) và Báo cáo dừng nhận hàng “CLOSED BOOKING LIST”, sẽ xác định số lượng, chủng loại container được xếp trong chuyến, trên cơ sở đó nhân viên khai thác hàng xuất (Outbound OPS) lập “Danh sách container dự kiến xếp lên tàu” (Pre-loading List.) gửi cho DOCS tham khảo để họ làm vận đơn cho khách hàng hoặc giao vận đơn trong trường hợp khách hàng yêu cầu nhận vận đơn trước khi hàng được xếp lên tầu (cam kết trả lại vận đơn nếu container không xếp được lên tàu).
b/ Lập Sơ đồ xếp hàng (Bay Plan)
-Trước khi tàu đến, bộ phận OPS phối hợp với Đại phó trên tàu lập “Sơ đồ xếp hàng” (Bay Plan) đối với hàng xuất
- Outbound OPS thông báo kế hoạch xếp hàng lên tàu cho các bãi liên quan để chuẩn bị hàng sẵn sàng mang đến cầu tàu
- Khi tàu đến cảng, OPS làm thủ tục cho tàu cập cầu và tổ chức xếp hàng lên tàu theo Bay Plan.
c/ Lập Báo cáo kết quả xếp hàng lên tàu
Sau khi tàu chạy, OPS làm Báo cáo kết quả xếp hàng lên tàu “FINAL LOADING LIST” để gửi DOCS phát hành vận đơn và giaovận đơn cho khách,
truyền dữ liệu (Bay Plan, danh sách hàng đặc biệt: hàng lạnh, hàng nguy hiểm…) cho các cảng dỡ.
3.2.4. Cấp chứng từ vận tải và truyền dữ liệu tới cảng dỡ a/ Phát hành Vận đơn/Giấy gửi hàng
Sau khi đã nhận hàng để chở, Bộ phận chứng từ (DOCS) căn cứ vào Shipping Note và danh sách container chuẩn bị xếp lên tàu (Pre-loading List) soạn thảo bản Vận đơn nháp (Draft B/L hoặc Draft SWB)
DOCS fax vận đơn nháp cho khách hàng kiểm tra và chỉnh sửa (nếu cần). Căn cứ vào Danh sách hàng đã xếp (Final Loading List), DOCS phát hành vận đơn, giấy gửi hàng
DOCS thông báo cho cảng dỡ những trường hợp giao hàng bằng điện giao hàng (Telex Release)
b/Lập Manifest xuất
Sau khi tàu chạy DOCS hoàn tất Manifest xuất và gửi cho cảng dỡ
Sales kết hợp với DOCS lập Manifest cước, chuyển cho bộ phận kế toán để tiến hành in hóa đơn và thu cước
c/Truyền Manifest xuất
Sau khi tàu chạy (khoảng 12 tiếng), DOCS hoàn tất Manifest và gửi cho cảng dỡ
d/Phát hành điện sửa - Correction Advise (CA)
DOCS tại cảng xếp sẽ phát hành Correction Advise nếu khách hàng hay DOCS tại cảng dỡ phát hiện thấy sai sót trong các chứng từ và có yêu cầu chỉnh sửa.
3.2.5. Giao trả hàng tại cảng dỡ (Chiều hàng nhập cảng) a) Gửi thông báo tàu đến ( Notice Of Arrival)
Trước khi tàu đến cảng dỡ, bộ phận DOCS sẽgửi thông báo tàu đến cho khách hàng bằng fax và/hoặc chuyển phát nhanh.
b/Xử lý Vận đơn, Manifest hàng nhập (IN BOUND)
DOCS tại cảng dỡ nhận và dữ liệu từ cảng xếp, nếu phát hiện sai sót yêu cầu DOCS đầu cảng dỡ chỉnh sửa và phát hành điện sửa (Correction Advise) tương ứng.
DOCS tại cảng dỡ in các chứng từ chuyển cho các bộ phận liên quan: Manifest cước cho kế hoán (để thu cước Collect), Manifest cho OPS (để làm thủ tục với cảng), Lệnh giao hàng D/O (để chuẩn bị giao hàng)
c) Cấp lệnh giao hàng
DOCS câp lệnh giao hàng (D/O) cho người nhận hàng (Xem quy trình cấp lệnh giao hàng)
d) Giao hàng (Bộ phận khai thác)
Bộ phận khai thác hàng chiều nhập (Inbound OPS) ký và đóng dấu xác nhận D/O nếu D/O còn hạn và thông tin trên đó là chính xác (Xem quy trình giao hàng) để khách hàng xuống bãi nhận hàng.
Quy trình cấp chứng từ vận tải Quy trình cấp B/L
Customer request Booking
Ask customer to fill out Shipping Order
Negotiage terms (Rates, Payment…)
Check & make sure availability of equipment & space on vessel
Everything OK?
Hold booking & push relevant parties to resolve
Everythin g finally