III. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông
4. các thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118.
trình giao thông 118.
4.1. thủ tục nhập kho vật liệu:
Khi công ty nhận thầu một công trình, một hạng mục công trình thì công ty có thể giao cho một đội hoặc nhiều đội thi công. công ty phải xác định khối lợng NVL cần sử dụng để thi công một công trình, hạng mục công trình ( trong xây dựng ngời ta gọi là “Tiên lợng ” ). công việc lập phiếu “ tiên lợng ” do phòng kinh tế kỹ thuật đảm nhiệm.phiếu tiên lợng đợc lập thành 2 bản, một bản lu tại phòng kinh tế kỹ thuật, một bản chuyển sang phòng Kế toán tài chính do công ty không thực hiện khoán toàn bộ công trình( hạng mục công trình ) cho các đội thi công nên khối lợng các loại vật liệu đợc ghi trên phiếu tiên lợng không phải là cố định.nhng khi yêu cầu sử dụng vật liệu của các đội vợt quá khối lợng của loại vật liệu đó trên phiếu tiên lợng thì phòng kinh tế kỹ thuật yêu cầu đội phải giải trình nếu thấy hợp lý thì mới cho mua thêm. khi có nhu cầu về vật liệu, các đội thi công viết giấy xin mua gửi lên phòng quản lý thiết bị thiết bị ( QLTB ). Phòng QLTB sau khi xem xét thấy yêu cầu mua vật t là cần thiết hợp lý thì Trởng phòng QLTB sẽ ký gửi lên giám đốc duyệt. Sau khi đã đợc duyệt qua hai cấp, giấy xin mua vật t sẽ đợc chuyển sang phòng tài chính kế toán. việc mua vật liệu có thể do nhân viên phòng QLTB hoặc do nhân viên tiếp liệu của các đội đảm nhiệm, tuỳ thuộc vào từng trờng hợp cụ thể. Nếu ngời đi mua vật liệu muốn ứng trớc tiền đi mua vật liệu thì phải làm giấy xin tạm ứng và gửi lên phòng TC – KT. Phòng TC – KT căn cứ vào giấy xin mua vật t, giấy xin tạm ứng và bảng báo giá của bên bán ( Nếu có ) để xác định và có thể cấp tiền cho họ.
Khi vật liệu mua về, công ty tiến hành nhập kho luôn không tiến hành kiểm nghiệm vật t ( mặc dù có ban kiểm nghiệm vật t, tài sản cố định ).
Căn cứ vào hoá đơn hoặc phòng quản lý thiết bị sẽ lập Phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 4 liên, ngời phụ trách cung tiêu đó phải ký vào 4 liên đó và chuyển cho thủ kho để làm căn cứ nhập kho cho vật liệu. Phiếu nhập kho phải ghi rõ ngày, tháng nhập kho, tên qui cách vật liệu, số lợng vật liệu theo hoá đơn ( Hoá đơn của ngời bán ), căn cứ vào Phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểmt nghiện vật liệu nhập kho, ghi số thực nhập và cùng ngời giao hàng ký vào 4 liên của phiếu nhập kho. Nếu thủ kho phát hiện thừa, thiếu khi nhập kho hoặc không đúng phẩm chất, quy cách ghi trên hoá đơn thì khi đó thủ kho báo ngay cho phòng QLTB biết để lập biên bản làm căn cứ giải quyết với ngời cung cấp.
Phiếu nhập kho sau khi có đầy đủ chữ ký: + Một liên giao cho phòng QLTB
+ Hai liên chuyển lên phòng TC – KT, trong đó, một liên chuyển cho kế toán vật t, một liên chuyểnt cho kế toán công nợ ( cùng với hoá đơn )
+ Một liên thủ kho giữ
Biểu:9