III. Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông
1. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông
I. Cơ sở khoa học của kiến nghị
1. Đánh giá công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118 công trình giao thông 118
I.1. những thành tích đã đạt đợc
Bất kỳ một công việc nào đều phải trải qua nhiều giai đoạn và mỗi giai đoạn đều có thể thành công hay thất bại, mỗi thành công hay thất bại đó đều có thể đem lại vinh quang hay sụp đổ. Nhng để có thể mang lại vinh quang và thành công thì đòi hỏi bất kỳ công ty hay doanh nghiệp nào đều phải có bộ máy tổ chức tốt. Một trong số nhiều công ty hay doanh nghiệp thành công phát triển thịnh vợng phải kể đến công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118. Công ty đợc thành lập từ năm 1982, trải qua bao thăng trầm sóng gió trên th- ơng trờng, có những giai đoạn tởng chừng nh phá sản hay giải thể nhng để khắc phục đợc điều đó cấp trên đã cử (thay thế ) bộ máy quản lý mới xuống. từ khi bộ máy quản lý đợc cử xuống làm việc thì gần nh có một sức sáng tạo mới và đã làm thay đổi toàn bộ công ty, Từ chỗ sắp phá sản đã trở nên phát triển mạnh mẽ. trớc hết để thành công nh vậy phải kể đến bộ máy quản lý của công ty nói chung và bộ máy quản lý NVL nói riêng là khá chặt chẽ. Từ khi thay đổi bộ máy quản lý và đổi mới máy móc thiết bị, ngành nghề của công ty đến nay đã tạo ra một bức tiến nhảy vọt. Sau ba lăm đỏi mới từ năm 1998 đến năm 2001 sản lợng của công ty đã tăng gần gấp 10 lần, đợc nh vậy cũng phải kể đến
công tác quản lý NVL vì công ty là một công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với sản phẩm là những công trình cầu, đờng ... mà NVL chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm. Vì vậy vấn đề giám sát thi công là hết sức quan trọng, đặc biệt là vấn đề quản lý NVL cần phải tăng cờng và hoàn thiện hơn nữa, nhằm góp phần tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm của những công trình mới.
Những thành tích đã đạt đợc trong công tác quản lý NVL tại công ty cổ phần xây dựng công trình giao thông 118:
1.1.1. Xây dựng định mức tiêu dùng:
Trớc đây công ty không xây dựng định mức tiêu dùng, mà công ty chỉ thi công với mục tiêu đề ra của công trình. Nay công ty đã xây dựng nên nhiều mức tiêu dùng cho từng công đoạn thi công công trình:
+ Mức tiêu dùng NVL cho một công trình (biểu1) và từ đó có thể xây dựng nên định mức cho từng hạng mục.
+ Công ty đã áp dụng nhiều phơng pháp phân tích, và dựa vào các bảng phân tích để xây dựng nên những kế hoạch lâu dài cho một công trình thi công với thời gian dài.
1.1.2 Đảm bảo NVL cho xây dựng .
Để đảm bảo NVL cho xây dựng công ty đã hạch toán và xây dựng nên những yêu cầu nhằm góp phần hoàn thành công trình:
- Xác định lợng NVL cần mua. - Xác định lơng NVL cần dự trữ. - Xác định lợng NVL cần dùng.
1.1.2. Xây dựng kế hoạch mua sắm NVL.
Để mua sám NVL thì thật là dễ dàng nhng để xây dựng kế hoạch mua sắm NVL thì điều đó phải nhờ đến khả năng, trình độ của ngời cần mua sắm. Vì mua nh thế nào và mua làm sao để đạt giá thấp nhất do đó yêu cầu đối với ngời mua sắm phải
cuối cùng giá mua hàng của đối tác nào. Nếu mua đợc giá thấp nhất thì có thể làm hạ đợc giá thành sản phẩm và ngợc lại nếu mua với giá cao thì làm tăng giá thành từ đó làm giảm lợi nhuận.
1.1.4 Tổ chức cấp phát NVL
Công ty công trình giao thông 118 là một công ty xây dựng do vậy địa bàn xây dựng ở khắp nơi do vậy để tổ chức cấp phát NVL thật là khó. Nhng do điều kiện địa bàn xây dựng rộng nên công ty đã uỷ nhiệm cho từng đội hoặc có thể khoán cho từng đội thi công. Do vậy mỗi đội thi công phải có một bộ phận quản lý riêng về quản lý thu, mua, cấp phát NVL và cứ cuối tháng thì phải báo cáo về cho công ty. Nh vậy thông qua các đội công sẽ tập hợp đợc toàn bộ tình hình thực hiện của mỗi công trình, từ đó có thể thấy đợc những mặt mạnh của đội thi công. Nh vậy đòi hỏi các bộ phận phải tận dụng hết NVL sẵn có ở địa phơng. Điều đó giúp khâu vận chuyển chuyển không phải vận chuyển chuyển từ kho công ty đến công trình và nó cũng giúp làm giảm giá thành sản phẩm
1.1.5. Tổ chức thu hồi các phế liệu phế phẩm
Do công ty không phải là công ty sản xuất một loại sản phẩm mà công ty sản xuất nhiều sản phẩm và mỗi sản phẩm là một công trình khác nhau. Do đó để tổ chức thu hồi các phế liệu, phế phẩm thì phải dựa vào quản lý của các đội để có thể tập hợp đợc phế liệu và đồng thời phân loạiluôn xem phế liệu nào có thể tái chế, tận dụng đợc hay có thể bán cho các công ty để đem tái chế hoặc có thể làm vào các việc phụ.
VD: Túi xi măng có thể tận dụng vào làm lót các khối bê tông hay che ma cho các vật liệu khác.
1.1.6. Tổ chức thanh quyết toán NVL.
Do công ty xây dựng tất cả các công trình vừa và nhỏ do đó tổ chức thanh quyết toán của công ty có thể quyết toán trả ngay hoặc trả trậm tuỳ thuộc vào mỗi công trình để có thể thanh quyết toán.
I.2. Những mặt còn tồn tại
Nhìn một cách tổng thể thì công tác quản lý NVL ở cong ty là chặt chẽ, nhng cũng không tránh khỏi những khâu còn yếu kém.
- Khâu thu mua: Do công trình ở xa nên đợc thu mua gần nh toàn bộ thuộc
ban quản lý đội thu, mua và thi công. Và một việc quan trong nữa đó là ban quản lý của đội phải tận dụng tối đa những NVL sẵn có tại địa phơng vì vậy giá cả trên thị trờng không lắm bắt đợc do vậy có khi mua giá cao hơn giá thực tế trên thị trờng.
Khi mua vật liệu về chuyển thẳng đến chân công trình phục vụ cho thi công, thì bộ phận nhận vật liệu ở công trình chỉ ký vào mặt sau của hoá đơn mà không lập biên bản ( giấy ) xác nhận vật liệu đợc nhập vào thi công.
- công ty cha tiến hành phân tích kiểm tra tình hình sử dụng NVL. thiết nghĩ trong nền kinh tế cạnh tranh ngày càng gay gắt thì việc kiểm tra tình hình sử dụng NVL là rất cần thiết vì là một công ty xây dựng nên NVL là rất lớn do vậy phế liệu, phế phẩm của mỗi công trình là nhiều nó ảnh hởng trực tiếp tới việc tiết kiệm NVL và hạ giá thành sản phẩm đồng thời nó là yếu tố khách quan của tất cả của các Doanh nghiệp. Muốn làm đợc điều này ngoài việc hạch toán chính xác chi phí NVL còn phải phân tích tình hình sử dụng NVL để từ đó có thể tìm đợc giải pháp nhằm tiết kiệm những phế liệu, phế phẩm, làm giảm chi phí và hạ giá thành.
- Về cách mã hoá vật liệu: Việc mã hoá vật liệu nhìn chung ở công ty là cha phát huy đợc tác dụng trong công tác quản lý NVL giữa các phòng, bởi lẽ mỗi phòng ( Phòng TC-KT, phòng QLTB, phòng KT- KT ) có một cách mã hoá khác nhau không sử dụng thống nhất với nhau. Chính vì vậy việc mã hoá vật liệu chỉ phát huy tác dụng trong từng phòng. Hơn nữa phòng TC-KT mã hoá lại quá dài (dù mang tính gợi nhớ) và nó không kết hợp với việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty.
- Khâu bảo quản: Nhìn một cách tổng quan thì khâu đảm bảo quản là tốt, tốt ở đây là tốt so với ở kho công ty, không phải ở kho các đội. nhng không phải là tốt các đội mà một số nào đó cha đợc tốt. Vì khâu đảm bảo quản ở
I.3. Nguyên nhân của những tồn tại
+ khâu thu mua: Do công ty là một công ty xây dựng các công trình giao thông trên toàn quốc có những công trình ở xa công ty. Do vậy không thể quản lý chặt chẽ trực tiếp đợc mà chỉ thông qua báo cáo của các đội thi công từng công trình báo lại cho công ty, do công trình ở xa do vậy không thể vận chuyển nguyên vật liệu từ kho công ty đến công trình đợc do vậy nguyên vật liệu phải mua trực tiếp tại những đại lý bán nguyên vật liệu tại khu vực đó do vậy không chánh khỏi sự thất thoát nguyên vật liệu
+ Khâu bảo quản: Công trình xây dựng của công ty rộng nên mỗi công trình phải lập ra một kho để bảo quản nguyên vật liệu do vậy chiếm nhiều diện tích, giả sử ở một công trình nào đó diện tích nhỏ nếu nh dựng nên một kho thì chiếm mất diện tích làm cho khâu thi công khó khăn. nhng nếu không có kho thì nguyên vật liệu sẽ ảnh hởng rất sấu. ví dụ nh xi măng, sắt thép, xăng dầu... giả sử thời tiết bình th- ờng không sao nhng gặp trời ma thì làm cho nguyên vật liệu h hỏng, han dỉ...