thiết bị Giáo dục TVT
Về công tác kế toán nói chung: Như đã biết, Công ty CP Tin học- thiết bị Giáo dục TVT áp dụng hình thức “Chứng từ ghi sổ” trong việc hạch toán kế toán. Nhưng thực tế áp dụng hình thức này, Công ty lại không mở “Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ” để theo dõi thứ tự các chứng từ ghi sổ, quản lý và tập trung số liệu kế toán theo thời gian và làm căn cứ đối chiếu với các sổ cái. Điều này không thống nhất với các quy định cho hình thức “Chứng từ ghi sổ” của Bộ Tài chính ban hành. Vì vậy, Công ty nên mở “Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ” để lưu trữ số liệu kế toán theo mẫu sau:
Đơn vị:...
Địa chỉ….
Năm …..
Chứng từ ghi sổ
Số tiền Chứng từ ghi sổ Số tiền
Số hiệu NT Số hiệu NT
A B 1 A B 1
Cộng tháng Cộng tháng
Cộng lũy kế từ đầu quý Cộng luỹ kế từ đầu quý.
Ngày... tháng... năm Người lập sổ Kế toán trưởng Giám đốc (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, tên, đóng dấu)
Cơ sở lập chứng từ ghi sổ là các chứng từ gốc. Do đó, việc ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo chứng từ ghi sổ là rất quan trong trong công tác kế toán, đề phòng khả năng rơi hoặc mất chứng từ gốc. Hiện công việc này chưa được kế toán thực hiện khi lập chứng từ ghi sổ. Vì vậy, để thực hiện đúng chế độ và tiện cho công việc kiểm tra đối chiếu, Công ty nên lập chứng từ ghi sổ theo đúng mẫu quy định có ghi đầy đủ mục số chứng từ gốc kèm theo. Mặt khác, Công ty nên lập chứng từ ghi sổ theo định kỳ 5- 10 ngày tuỳ theo khối lượng nghiệp vụ phát sinh từng tháng, tránh để đến cuối tháng mới lập khiến cho công việc cuối tháng dồn dập
Hiện nay, tại Công ty CP Tin học- thiết bị Giáo dục TVT, công tác kế toán quản trị chưa được chú trọng đúng mức. Mặc dù chế độ kế toán không quy định mọi doanh nghiệp phải thực hiện công tác kế toán quản trị nhưng thực tế cho thấy tác dụng của công tác này là không nhỏ. Nhờ có nó, các nhà quản lý sẽ thuận lợi hơn trong việc quản lý, điều hành doanh nghiệp, xây dựng kế hoạch sản xuất và theo dõi việc thực hiện kế hoạch trong phạm vi nội
bộ doanh nghiệp. Chính vì vậy, Công ty CP Tin học- thiết bị Giáo dục TVT nên tổ chức tốt hơn công tác kế toán quản trị để có thể xây dựng được các khoản dự toán ngân sách cho các mục tiêu hoạt động, kiểm soát các chi phí, tìm ra nguyên nhân chênh lệch giữa chi phí theo dự toán và thực tế, cung cấp thông tin để quản lý và giúp các bộ phận sản xuất lựa chọn phương án sản xuất tối ưu. Cụ thể, Công ty nên thường xuyên xây dựng các báo cáo quản trị dựa trên các số liệu kế toán tài chính, nâng cao trình độ nhân viên kế toán, nhân viên quản lý để có kiến thức chuyên môn về vấn đề này, giúp phân tích và lập kế hoạch quản lý.
Việc áp dụng máy vi tính cho công tác kế toán. Ngoài các ưu điểm của Chứng từ ghi sổ, hình thức sổ kế toán mà công ty đang áp dụng, là phù hợp với mô hình sản xuất kinh doanh của công ty, dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phân công chia nhỏ công việc thì hình thức sổ này còn có nhược điểm này là ghi chép trùng lặp làm tăng khối lượng ghi chép chung và dễ nhầm lẫn, nhiều sổ nên có sai sót thì phải kiểm tra, sửa chữa trên nhiều sổ. Do khối lượng công việc nhiều nên thường gây chậm trễ khi lập các báo cáo và tính toán các chỉ tiêu quản lý hàng ngày. Việc áp dụng kế toán máy sẽ khắc phục được những nhược điểm nêu trên của hình thức Chứng từ ghi sổ. Hiện nay công ty vẫn chủ yếu là làm kế toán thủ công, sự hỗ trợ của máy tính còn ở mức thấp. Vì vậy khi có điều kiện về tài chính công ty nên đầu tư cho việc sử dụng kế toán máy trong công tác kế toán. Khi đó, công ty giảm nhẹ được lao động kế toán, các thông tin cho quản lý được xử lý nhanh chóng, kịp thời và chính xác hơn.
Về công tác hạch toán chi phí sản xuất
Thứ nhất, về hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Ở Công ty CP Tin học- thiết bị giáo dục TVT, chi phí nguyên vật liệu không được chi tiết
thành nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, nhiên liệu... mà được gộp chung và chỉ sử dụng tài khoản cấp 1: 152- Nguyên vật liệu - để phản ánh. Việc phản ánh chung như vậy không làm sai lệch giá thành sản phẩm nhưng lại không cho thông tin chính xác , chi tiết về các yếu tố, tỉ trọng các yếu tố của nguyên vật liệu. Từ đó không theo dõi kịp thời sự biến động của từng loại vật tư, không đánh giá được sự ảnh hưởng của từng loại vật tư đến chi phí sản xuất để có biện pháp quản lý thích hợp. Để thích ứng với điều kiện hiện nay, tài khoản 152 của Công ty nên được chi tiết thành:
Tài khoản 152.1: Nguyên vật liệu chính Tài khoản 152.2: Nguyên vật liệu phụ Tài khoản 152.3: Nhiên liệu
Xét ở phân xưởng Mộc, nguyên vật liệu bao gồm: gỗ các loại, sơn màu, sơn lót, giấy nhám. Như vậy, có thể tách riêng giấy nhám là nguyên vật liệu phụ còn gỗ và sơn là nguyên vật liệu chính để theo dõi chi tiết từng loại. Đồng thời trên Bảng phân bổ nguyên vật liệu cũng cần chi tiết các khoản mục này.
Thứ hai, về hạch toán chi phí nhân công trực tiếp: Tại Công ty CP Tin học- thiết bị Giáo dục TVT, số lượng nhân công trực tiếp chiếm tỉ lệ lớn trong tổng số lao động. Nhưng trong quá trình sản xuất kinh doanh, Công ty không tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất theo kế hoạch mà tính thẳng khoản này vào giá thành từng tháng. Trên thực tế, công nhân sản xuất lại nghỉ phép không đều đặn dẫn đến sự biến động giá thành giữa các tháng. Để khắc phục được tình trạng này, Công ty cần: bố trí công nhân nghỉ phép đều đặn giữa các tháng trong năm. Nếu không thực hiện được điều này, Công ty nên tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân sản xuất vào chi phí.
Mức trích trước tiền lương nghỉ phép của CNSX theo kế hoạch =
Tiền lương thực tế phải trả CNSX trong tháng x Tỉ lệ trích trước Trong đó: Tỉ lệ Trích trước =
Tổng tiền lương nghỉ phép kế hoạch năm của CNSX Tiền lương chính kế hoạch năm của CNSX Khi trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, kế toán ghi:
Nợ TK 622: Số trích trước Có TK 335
Khi người lao động thực tế nghỉ phép, tính ra số tiền lương phải trả, kế toán ghi:
Nợ TK 335 : Số thực trả Có TK 334
Phần chênh lệch giữa tiền lương nghỉ phép thực tế với số trích trước theo kế hoạch (số dư trên tài khoản 335), đến cuối niên độ kế toán sẽ được xử lý: Nếu số thực tế lớn hơn số đã trích trước, cần ghi tăng chi phí:
Nợ TK 622 : Số chênh lệch tăng Có TK 335
Nếu số thực tế nhỏ hơn số trích trước, kế toán ghi giảm chi phí: Nợ TK 335: Số chênh lệch giảm (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Có TK 622
Thứ ba, về hạch toán chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là một khoản mục chi phí có thực tế phát sinh rất đa dạng. Để phản ánh chính xác khoản chi phí này, trên thực tế, nhièu khi người ta phải dùng cách trích trước hoặc trả trước một số khoản mục chi phí sản xuất chung. Tại Công ty thiết bị Giáo dục I, chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được đưa toàn bộ vào chi phí
sản xuất chung khi nó phát sinh. Điều này ảnh hưởng lớn đến giá thành sản phẩm hoàn thành vì TSCĐ được dùng qua nhiều kỳ sản xuất, nếu dồn chi phí sản xuất cho một tháng sẽ đội chi phí sản xuất của tháng đó lên. Để chủ động hơn trong việc sửa chữa lớn TSCĐ và phản ánh trung thực chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, Công ty nên định kỳ có kế hoạch sửa chữa lớn TSCĐ, căn cứ vào dự toán sửa chữa TSCĐ, vào nơi chịu chi phí để tiến hành trích trước khoản chi phí này:
Nợ TK 627: trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ Có TK 335
Khi công việc sửa chữa lớn thực tế phát sinh, tuỳ thuộc vào việc thuê ngoài hay tự làm mà kế toán tập hợp vào tài khoản 241.3 -Sửa chữa lớn TSCĐ theo bút toán sau:
Nợ TK 241.3: Giá trị sửa chữa không thuế Nợ TK 133: VAT khấu trừ
Có TK 331: Tổng giá trị sửa chữa trường hợp thuê ngoài Có TK 111,112: Tổng giá trị sửa chữa trường hợp tự làm
Sau đó, kết chuyển chi phí sửa chữa lớn TSCĐ theo kế hoạch: Nợ TK 335: Số thực tế phát sinh
Có TK 241.3
Nếu có chênh lệch giữa chi phí trích trước và chi phí thực tế phát sinh, kế toán phải tiến hành xử lý chênh lệch.
Khi chi phí thực tế lớn hơn chi phí trích trước cần trích bổ sung theo định khoản:
Nợ TK 627: Số chênh lệch Có TK 335
Khi chi phí thực tế nhỏ hơn chi phí trích trước, cần điều chỉnh giảm chi phí theo bút toán:
Nợ TK 335: Số chênh lệch Có TK 627:
Về công tác tập hợp chi phí: Quá trình tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành là một quá trình bắt đầu từ việc lập chứng từ phản ánh chi phí phát sinh đến khâu phản ánh vào tài khoản, tính giá thành sản phẩm và nhập kho thành phẩm.
Trong quá trình này, kế toán tài chính có vai trò cung cấp các thông tin kinh tế mang tính pháp lý và hợp lý, cụ thể thông qua chứng từ phát sinh thể hiện chi phí đầu vào và tổng chi phí này được thể hiện ở đầu ra trong chi phí hợp lý của thành phẩm nhập kho và chi phí bất thường trên định mức trong giá vốn hàng bán. Trong khi đó, đối với kế toán quản trị, quá trình này lại giải quyết vấn đề cung cấp thông tin cho việc hoạch định và điều hành quá trình sản xuất. Nội dung trên theo quy định hiện nay được phản ánh trên sơ đồ tài khoản như sau:
Trong kế toán tài chính thì giá phí lịch sử được sử dụng để phản ánh, tập hợp chi phí sản xuất phát sinh liên quan đến sản phẩm sản xuất trong kỳ, còn trong kế toán quản trị, tùy theo mục tiêu, yêu cầu và khả năng quản lý mà việc phản ánh, tập hợp chi phí sản xuất của sản phẩm sản xuất trong kỳ có thể lựa chọn một trong 3 cách sau: sử dụng giá phí lịch sử, sử dụng kết hợp giá phí lịch sử với giá phí dự toán, sử dụng giá phí tiêu chuẩn. Tuy nhiên, việc sử dụng giá phí tiêu chuẩn sẽ đáp ứng tốt mục tiêu kiểm soát chi phí để hạ giá thành sản phẩm.
Ngoài ra, nội dung chi phí sản xuất trong kế toán tài chính và kế toán quản trị cũng có những điểm khác biệt cần được phân định để tránh sự đồng
nhất về giá thành sản phẩm của kế toán tài chính và kế toán quản trị. Có thể mô tả sự giao thoa về chi phí sản xuất của kế toán tài chính và kế toán quản trị qua sơ đồ Chi phí sản xuất.
Xuất phát từ những khác biệt này cũng như sự khác biệt về mục tiêu cung cấp thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị, nên cần phải xác lập quy trình kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm để phù hợp với vai trò, mục tiêu của kế toán tài chính và kế toán quản trị trong việc cung cấp thông tin về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm cho các đối tượng sử dụng khác nhau, đặc biệt là cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp.
-Đối với kế toán tài chính: Kế toán tài chính xử lý những số liệu lịch sử, cung cấp thông tin quá khứ thông qua việc phản ánh từ các chứng từ vào tài khoản, sử dụng các yếu tố chi phí ban đầu để xác lập các chỉ tiêu kinh tế mang tính pháp lý, do đó, kế toán tài chính sẽ cung cấp thông tin chi phí theo yếu tố và nhận định tính hợp lý của các chi phí này (Thông tin đầu vào).
- Mặt khác, kế toán tài chính phải cung cấp công khai các chỉ tiêu kinh tế tài chính, cụ thể:
+ Giá thành thực tế
+ Chi phí sản xuất dở dang thực tế.
Nhằm phục vụ cho việc xác định kết quả hoạt động kinh doanh và lập báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo một trong hai phương pháp: phương pháp lập theo chức năng và phương pháp theo yếu tố chi phí).
Do vậy, theo chúng tôi trong kế toán tài chính chỉ cần quy định việc tập hợp chi phí sản xuất theo yếu tố vào tài khoản tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành đảm bảo tính pháp lý cũng như ở đầu ra được tính vào giá trị
thành phẩm nhập kho hoặc tính vào giá vốn hàng bán như thế nào cho hợp lý với lượng giá trị đầu vào. Ta có thể biểu diễn bằng sơ đồ 1.
* Đối với kế toán quản trị: Sử dụng cả số liệu lịch sử và số liệu ước tính nhằm cung cấp các thông tin hướng về tương lai nên sẽ cung cấp thông tin chi phí theo khoản mục, phân tích chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí định mức để đánh giá trách nhiệm, ngoài ra còn đảm bảo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh trong kỳ. Do đó, cần phải:
+ Xây dựng hệ thống định mức chi phí khoa học. + Quy định cụ thể việc phân loại chi phí.
+ Hoàn thiện các kỹ thuật tính giá thành ước tính và đánh giá sản phẩm dở dang. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Xây dựng các giải pháp xử lý chênh lệch cuối kỳ.
Việc xác định rõ vai trò, mục tiêu, nội dung và phương pháp của kế toán tài chính và kế toán quản trị trong kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm không chỉ đáp ứng thông tin hữu ích cho các đối tượng sử dụng khác nhau đặc biệt là cho các nhà quản trị doanh nghiệp để hoạch định, kiểm soát quá trình sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, mà còn có tác dụng quan trọng cho việc giảng dạy kế toán trong nhà trường khi giải quyết mối quan hệ giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong vấn đề kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành trong điều kiện hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam hiện nay vẫn chưa có sự phân định rõ ràng giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Về công tác tính giá thành sản phẩm: Vì áp dụng phương pháp tính giá thành là phương pháp tỉ lệ nên Công ty CP Tin học- thiết bị Giáo dục TVT sử dụng hệ thống định mức giá thành. Giá trị sản phẩm dở dang cuối kỳ tính theo
phương pháp ước lượng tương đương cũng dựa vào hệ thống định mức. Hệ thống định mức này được duy trì trong vòng một năm mới thay đổi. Việc áp dụng định mức cho cả thời kỳ dài như vậy là không sát với thực tế, không phù hợp với sự biến động liên tục của các yếu tố đầu vào. Như ở phân xưởng Mộc, tháng 12/2007, hệ thống giá thành định mức vẫn là của tháng 12 năm 2006. Giá trị sản phẩm dở dang cũng không được phản ánh chính xác. Ví dụ, đối với sản phẩm bộ bàn, ghế không tựa của học sinh trung học phổ thông: Giá thành định mức là 130.000đ/bộ nhưng giá thành thực tế lên tới 145.000đ/bộ. Để bám sát hơn với thực tế, đưa giá thành định mức phù hợp hơn với giá thành thực tế, Công ty nên rút ngắn thời gian thay đổi định mức, có thể lập định mức theo quý hoặc nửa năm.