II- Thực trạng công tác quản lý vật t kỹ thuật ở Nhà máy Dệt Công ty Dệt Nam Định.
4. Xây dựng kế hoạch mua sắm nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu phục vụ cho sản xuất vải, khăn của nhà máy phần lớn do công ty cấp nh bông, sợi. Chính vì vậy, công tác mua sắm nguyên vật liệu
không chỉ thuộc về phòng Vật t mà còn có sự t vấn của một số t vấm vật t thiết bị. Quyết định mua cuối cùng thuộc về giám đốc.
Công ty xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua sắm dựa trên cơ sở kế hoạch sản xuất và định mức tiêu hoa nguyên vật liệu cho từng sản phẩm.
Nhu cầu nguyên vật liệu của nhà máy đợc xác định bằng công thức sau:
Vi = ∑(Nj x Di).
Trong đó: Vi: nhu cầu loại vật t i trong kỳ kế hoạch.
Nj: Sản lợng sản phẩm loại j của công ty sản xuất trong kỳ kế hoạch.
Di: Định mức tiêu dùng vật t loại i cho một đơn vị sản phẩm.
Căn cứ theo cách tính trên để sản xuất ra 190.450 m vải kẻ ca rô theo kế hoạch sản xuất cần 1 lợng vật t tơng ứng nh sau:
Bảng 05: Lợng vật t cần mua sắm để sản xuất sản phẩm năm 2003:
Tên sản phẩm Sản lợng theo kế hoạch (m) Tên vật t Định mức (kg/m) Nhu cầu vật t cần mua sắm
Vải kẻ ca rô 190.450 Sợi 34/9 Sợi N54/1 Bột màu CaCO Bột tẩy CHS HL-159 0,58553 0,745439 0,009211 0,211914 0,005775 0,01869 0,01941 111514,1885 141968,8576 1754,23495 40359,0123 1099,84875 3559,5105 3696,6345 Sau khi tính lợng vật t cầm mua sắm cho mỗi loại sản phẩm, nhà máy tập hợp lại để có thể xác định tổng nhu cầu vật t cho sản xuất nh sau:
Bảng 06: Nhu cầu vật t sản xuất sản phẩm vải STT Tên vật t Nhu cầu cần
mua sắm (kg) ST
T
Tên vật t Nhu cầu cần mua sắm (kg)
1 Sợi 34/9 950.121 9 Bột đỏ 400
3 Sợi N54/1 546.230 11 Giấy 147.200 4 Sợi N76/1 240.000 12 Mực in 556 5 Sợi 34/4 400.000 13 CHS 49.132 6 CACO3 96.000 14 HL-159 10.561 7 Bột tẩy 179.450 15 ALH 11.720 8 Bột đen 350 16 Chất chống dính 6.150
Sau khi xác định đợc nhu cầu nguyên vật liệu, nhà máy tiến hành mua sắm nguyên vật liệu theo các bớc sau:
- Phòng kế toán vật t tìm kiếm thị trờng, nhà cung cấp, sau đó gửi thông báo mời chào hàng cạnh tranh đến các công ty.
Các nhà cung cấp sau khi đã nhận đợc thông báo mời chào hàng xem xét khả năng cung ứng của mình nếu thấy phù hợp gửi đơn xin chào hàng tới nhà máy.
- Sau khi nhận đợc các đơn xin chào hàng, phòng vật t lập tờ trình gửi lên giám đốc. Nội dung của tờ trình bao gồm tên các đơn vị chào hàng vật t của mỗi đơn vị, giá cả, chất lợng...
- Trên cơ sở tờ trình, giám đốc họp một số t vấn vật t-thiết bị để thống nhất ý kiến, đa ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp.
- Sau đó phòng vật t gửi thông báo đến nhà cung cấp ghi số lợng, chủng loại, giá cả, chất lợng nguyên vật liệu, nếu nhà cung cấp đáp ứng đợc các yêu cầu đó sẽ gửi một bản hợp đồng đã thảo sẵn đến phòng vật t của nhà máy. Trởng phòng vật t xem xét ký vào hợp đồng nếu thấy phù hợp.
- Phòng vật t gửi bản hợp đồng lên giám đốc, giám đốc xem xét và ký hợp đồng hoặc không. Sau khi giám đốc ký tên và đóng dấu hợp đồng mới có hiệu lực pháp lý.
- Sau khi ký hợp đồng nhà cung cấp có trách nhiệm giao nguyên vật liệu, nhà máy có trách nhiệm thanh toán. Sau khi thực hiện nhiệm vụ này, nhà máy cùng với nhà cung cấp tiến hành thanh lý hợp đồng theo quy định cuả Nhà nớc.
Đối với nguyên vật liệu do công ty cấp, nhà máy phải trình lên giám đốc công ty loại nguyên vật liệu cần dùng để xin giấy phép cấp loại nguyên vật liệu đó.
Nhà máy đã có những hợp đồng dài hạn với những công ty chuyên cung cấp cho sản xuất. Việc này nhằm tránh hiện tợng giá nguyên vật liệu trên thị trờng thay đổi và biến động khi khan hiếm.