quân/ tháng trong năm đạt 1.200.000 đồng, tăng 5,26% so với năm 2001. Đây là sự khuyến khích rất lớn gắn bó mọi ngời với đơn vị, hăng say lao động và công tác vì mục tiêu phát triển xí nghiệp.
36
P. Tổ chức hành chính
II. Những đặc điểm ảnh hởng đến việc trả l- ơng của Xí nghiệp
1.Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của xí nghiệp
Bộ máy quản lý của xí nghiệp đợc tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng:
Sơ đồ (1): Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Xí nghiệp Xây dựng số 2
37 Quản lý nhân lực l Giám đốc P. GĐ kỹ thuật P. GĐ tài chính P. Quản lý
sản xuất P. Tài chínhkế toán P. Tổ chức hành chính Công trình ( Chủ nhiệm CT ) Kế toán đội Thủ kho Bảo vệ Cán bộ kỹ
- Giám đốc: đứng đầu bộ máy quản lý của xí nghiệp là giám đốc xí nghiệp, là ngời giữ vai trò lãnh đạo chung toàn xí nghiệp, trực tiếp đa ra các quyết định quản lý, chỉ đạo sản xuất kinh doanh tới các phòng ban, các đội sản xuất hoặc gián tiếp thông qua các phó giám đốc chức năng. Giám đốc là đại diện pháp nhân của xí nghiệp chịu trách nhiệm trớc nhà nớc, trớc tổng công ty và công ty về kết quả hoạt động SXKD của xí nghiệp.
- Phó giám đốc: là ngời giúp việc cho giám đốc, có trách nhiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ đợc giao theo chức năng đảm nhiệm, thay mặt giám đốc (theo thứ tự uỷ quyền) giải quyết công việc khi giám đốc vắng mặt. Có quyền đ- a ra những quyết định đối với các phòng ban và các đội sản xuất trong giới hạn, trách nhiệm của mình.
Xí nghiệp có 2 phó giám đốc: + Phó giám đốc kỹ thuật
+ Phó giám đốc kinh tế, nội chính
Các phó giám đốc chịu trách nhiệm trớc giám đốc Xí nghiệp và pháp luật về nhiệm vụ đợc phân công.
- Phòng quản lý sản xuất: nhận nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất, theo giõi và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch. Chủ trì trong công tác đấu thầu các công trình đồng thời giám sát kỹ thuật, theo giõi khối lợng và tiến độ thi công các công ttình. Tổ chức lập hồ sơ thanh toán, quyết toán theo từng giai đoạn và sau khi hoàn thành bàn giao công trình, theo giõi việc thực hiện định mức kinh tế kỹ thuật.
- Phòng tài chính kế toán: có chức năng quản lý toàn bộ tài sản về mặt giá trị, vốn SXKD của xí nghiệp, tổ chức và thực hiện công tác tài chính kế toán - thống kê tại xí nghiệp. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc và phòng tài chính kế toán cấp trên về việc thực hiện chế độ tài chính - kế toán của nhà nớc. Thông qua việc thu nhận và xử lý các thông tin kế toán, phòng tài chính kế toán giúp giám đốc xí nghiệp và Công ty nắm bắt đợc tình hình biến động tài sản, kết quả hoạt động SXKD và sử dụng vốn, đa ra những phân tích, đánh giá về hoạt động kinh tế tại Xí nghiệp làm cơ sở cho các quyết định quản lý.
- Các bộ phận quản lý gián tiếp tại công trờng và đội sản xuất: chịu sự quản lý của Xí nghiệp và trực tiếp tham gia thi công các công trình là các chủ nhiệm công trình và các đội sản xuất. Các đội sản xuất thi công những hạng
38 Quản lý nhân lực l
mục, phần việc chuyên môn tại các công trình theo sự yêu cầu của các chủ nhiệm công trình. Ngoài ra tại mỗi công trờng có thể còn đợc bố trí một cán bộ kế toán thống kê, thủ kho và bảo vệ.
- Phòng tổ chức hành chính: có nhiệm vụ giúp giám đốc quản lý các công tác về:
+ Tổ chức bố trí lao động trong Xí nghiệp, tiến hành tuyển dụng nhân lực, theo giõi quản lý ngày công của ngời lao động.
+ Tổ chức thi nâng bậc, theo giõi quản lý việc xếp lơng, nâng lơng cho ngời lao động.
+ Tính toán và theo giõi tình hình nộp bảo hiểm xã hội của ngời lao động, giải quyết các chế độ chính sách nh hu chí, thai sản, ốm đau cho ngời lao động.
+ Thực hiện theo giõi cấp phát trang thiết bị phòng hộ cho ngời lao động.
+ Thực hiện công tác hành chính, y tế, quản lý các thiết bị văn phòng. + Thực hiện chức năng bảo vệ chính trị nội bộ, công tác an ninh trật tự
và bảo vệ tài sản của Xí nghiệp.
Sơ đồ (2): Cơ cấu phòng Tổ Chức - Hành Chính:
39 Trưởng phòng TC- HC Quản lý nhân lực l Văn thư Quản lý thiết bị văn phòng Y tế Lái xe Bảo vệ BHXH và các chế độ khác
Bộ máy quản lý của xí nghiệp tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Mô hình này đợc áp dụng rộng rãi tại các đơn vị có quy mô nhỏ, tính chất hoạt động không phức tạp, hoạt động của hệ thống quản lý tơng đối đồng nhất. Ưu điểm của mô hình này là đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất, các quyết định quản lý dễ triển khai, các cấp thực hiện thuận tiện trong việc thi hành vì chỉ chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ một đầu mối.
* Đặc điểm hoạt động của Xí nghiệp Xây dựng số2:
(Trích thuyết minh báo cáo tài chính năm 2002) - Hình thức sở hữu vốn: ngân sách nhà nớc - Hình thức hoạt động: Doanh nghiệp nhà nớc - Lĩnh vực hoạt động: Xây lắp
- Tổng số công nhân viên: 120
Từ đặc điểm này ta nhận thấy việc Xí nghiệp áp dụng mô hình trực tuyến chức năng trong tổ chức bộ máy quản lý là hợp lý, qua đó những u điểm trong phơng pháp này sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển của Xí nghiệp. Nhằm phát huy u điểm, hạn chế những nhợc điểm Xí nghiệp Xây dựng số 2 đã không áp dụng một cách máy móc, giám đốc Xí nghiệp trực tiếp chỉ đạo các phòng ban hoặc gián tiếp đa ra các quyết định quản lý thông qua các phó giám đốc. Phó giám đốc chỉ đạo các phòng ban thực hiện những nhiệm vụ mà giám đốc giao. Điều này khắc phục tính quan liêu có thể nảy sinh trong quá trình quản lý do sự tập trung quyền lực và giải toả bớt gánh nặng cho ngời lãnh đạo. Tuy nhiên ngời lãnh đạo phải chỉ đạo toàn diện các công việc và sự phát triển của Xí nghệp sẽ làm các lĩnh vực hoạt động SXKD ngày càng phức tạp, do đó ngời lãnh đạo sẽ không thể quán xuyến hết đợc các công việc, khả năng bao quát sẽ bị hạn chế. Để khắc phục nhợc điểm này ban giám đốc cần phát huy tính dân chủ trong công tác quản lý nhằm tập hợp các ý kiến và phát huy tính năng động sáng tạo của các thành viên, các bộ phận trong công tác quản lý.
40
2. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh:
Lĩnh vực hoạt động chủ yếu của Xí nghiệp Xây dựng số 2 là xây lắp. Do vậy hoạt động SXKD mang những nét đặc trng của một đơn vị xây lắp.
Khi có công trình, phòng quản lý lập dự toán, chủ trì trong công tác đấu thầu. Sau khi nhận thầu, Xí nghiệp chỉ định chủ nhiệm công trình, đồng thời phòng bố trí cán bộ giám sát kỹ thuật, theo giõi tiến độ thi công của các công trình. Chủ nhiệm công trình nhận nhiệm vụ thi công các công trình theo kế hoạch phòng quản lý sản xuất đã lập, là ngời duy nhất chịu trách nhiệm về mặt tài chính trên công trờng, nếu công trờng ở xa trụ sở công trình có thể đợc mở một mã tài khoản tại ngân hàng để nhận tiền tạm ứng thi công.
Do đặc điểm các công trình thi công phát sinh tại nhiều nơi, thời gian thi công thờng kéo dài, tiến độ thi công khẩn trơng, sản phẩm là các công trình xây dựng yêu cầu phải đợc sản xuất đúng nơi tiêu thụ, toàn bộ nhân lực, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị phục vụ thi công phải đ… ợc tập kết đến chân công trình. Để tạo ra một sản phẩm yêu cầu phải trải qua nhiều khâu khác nhau nh: khảo sát - thiết kế - dự toán - thi công và cuối cùng là tạo ra một sản phẩm công trình mới. Chính vì vậy đòi hỏi Xí nghiệp phải áp dụng những biện pháp quản lý hữu hiệu, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả kinh tế.
Tại mỗi công trờng đều thiết lập hệ thống kho bãi tập kết vật liệu, tổ chức công tác thủ kho bảo vệ tránh thất thoát. Bố trí một nhân viên kế toán thống kê chịu trách nhiệm tập hợp chứng từ gốc, tính và lập bảng thanh toán tiền lơng nhân công trực tiếp, đối chiếu ghi sổ sách phục vụ kịp thời cho công tác hoàn ứng, theo giõi chi phí và tính giá thành công trình. Trên công trờng luôn có sự giám sát, chỉ đảo của các cán bộ kỹ thuật đảm bảo chất lợng, tiến độ thi công và tránh lãng phí vật t, giờ công lao động.
Phòng quản lý sản xuất thực hiện việc kiểm tra và xác nhận số lợng vật liệu nhập vào công trờng và cùng với phòng tài chính đảm nhiệm việc thu nhận và theo giõi tình hình sử dụng vật liệu trên mặt giá trị và chủ nhiệm công trình phối hợp quản lý chặt chẽ toàn bộ nguyên vạt liệu sử dụng (chi phí vật t thờng chiếm 50% - 70% tổng chi phí) đồng thời theo giõi việc mua sắm và điều chuyển thiết bị, công cụ sản xuất giữa các công trờng để tận dụng tối đa năng lực thiết bị, nâng cao hiệu quả sử dụng, tiết kiệm tối đa chi phí. Tuy nhiên, chủ nhiệm công trình vẫn đợc uỷ nhiệm rộng trong việc mua sắm nguyên vật liệu, thiết bị nhằm tạo thế chủ động trong quá trình thi công. Trờng hợp cần mua sắm
41
các thiết bị có giá trị lớn phải thông qua giám đốc và phải ký hợp đồng mua bán với Xí nghiệp. Về chi phí nhân công trực tiếp Xí nghiệp thông qua các chủ nhiệm công trình giao khoán theo khối lơng công việc cho các tổ đội công nhân và trên căn cứ hợp đồng giao khoán, biên bản nghiệm thu thanh toán, bảng chấm công để tính và trả lơng.
3. Đặc điểm về máy móc thiết bị
Bảng ( 2 ): Bảng thống kê máy móc thiết bị của Xí nghiệp
Đơn vị: Đồng TT Tên tài sản Số l- ợng Nguyên giá Giá trị còn lại % 1 Vận thăng nâng hàng 01 29.200.000 10.937.587 37.46 2 Máy trộn bê tông 02 7.500.000 1.871.622 24.96 3 Vận thăng 19m (300 Kg) 01 28.000.000 6.987.398 24.96 4 Máy trộn JG 150 01 20.000.000 17.382.000 86.91
5 Máy đầm cóc 01 15.500.000 4.944.628 31.9
6 Máy trắc địa NICON 01 7.766.990 4.439.618 51.16 7 Máy đầm MICASA 02 18.095.200 16.372.536 90.48
8 Máy xoa nền 01 17.747.919 9.858.211 55.55
9 Máy phát điện 01 66.000.000 47.923.150 72.61
10 Máy LURUNG- MICASA 01 81.047.620 46.145.123 56.93 11 Máy đầm cóc 2 kỳ MICASA 01 7.200.200 5.798.880 80.54 12 Máy hàn Lincoln R3R500I 04 34.076.506 28.797.492 84.51 13 Máy thuỷ chuẩn AX-1S 01 5.529.000 4.739.460 85.72 14 Máy lốc tôn ba trục Model: ZDW-11-
20x2000
01 179.593.545 154.645.005 86.11
… … … … … …
… … … … … …
… … … … … …
Nguồn: Giới thiệu năng lực hoạt động của xí nghiệp
Qua bảng thống kê trên ta thấy Xí nghiệp Xây dựng số 2 có hệ thống máy móc thiết bị khá phong phú, đa dạng. Phần lớn thiết bị đều mới, có công suất sử dụng cao, giá trị còn lại >80%, có nhiều loại giá trị còn lại >90%. Chỉ có một số máy là còn 20% - 40%., không có máy nào quá cũ <20%. Do đó tạo điều kiện
42