III. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động đại lý BHNT ở Việt Nam hiện nay
2- Về phía các cơng ty
2.2- Nâng cao chất lượng đại lý
a) Nâng cao chất lượng tuyển chọn, phát triển đội ngũ hiện có.
Một thực tế thời gian qua cho thấy các công ty chưa thực sự coi trọng công tác chất lượng đầu vào khi tuyển chọn đại lý. Việc tuyển chọn đại lý được tiến hành tràn lan, tuyển chọn quá nhiều mà tiêu chuẩn tuyển chọn lại thấp, khơng địi hỏi cao về trình độ văn hố, chun mơn. Xét trong ngắn hạn, điều này có lợi cho các cơng ty vì họ khai thác được nhiều hợp đồng, tăng doanh thu phí và thơng qua bộ phận chăm sóc khách hàng để củng cố hình ảnh của cơng ty. Tuy nhiên, xét về lâu dài thì điều này là có hại và ảnh hưởng xấu đến hoạt động kinh doanh của cơng ty bởi vì:
- Công ty sẽ khơng xây dựng được cho mình đội ngũ đại lý chuyên nghiệp, hoạt động chất lượng cao.
- Công ty sẽ không thể mang tới cho khách hàng một dịch vụ tốt nhất bởi dịch vụ chủ yếu được thực hiện thông qua đại lý mà với một đội ngũ có tính chun nghiệp thấp trong đó khách hàng khai thác được chủ yếu lại là người thân thì khó có thể có một dịch vụ khách hàng tốt được.
Chính vì vậy, việc nâng cao chất lượng tuyển chọn, phát triển đội ngũ đại lý hiện có là hết sức cần thiết. Đây là một vấn đề cần phải làm đối với tất cả các công ty BHNT ở Việt Nam hiện nay.
Việc tuyển chọn đại lý cần phải căn cứ vào yêu cầu hoạt động kinh doanh của công ty, nguyên tắc kinh doanh BHNT và đặc thù của ngành này. Để thực hiện tốt công tác tuyển chọn, các công ty nên thực hiện:
- Mở buổi hội thảo giới thiệu về nghề nghiệp trước mỗi đợt tuyển dụng. Việc này thực tế đã được tiến hành ở một số công ty như AIA, Bảo Minh – CMG…, AIA trước mỗi khoá đào tạo đều mở một cuộc hội thảo “Cơ hội nghề nghiệp”, với mục đích là giới thiệu về cơng ty, khơi dậy tầm nhìn về nghề nghiệp của đại lý sau này. Qua cuộc hội thảo này công ty cung cấp cho họ những thông tin về nội dung cơng việc, u cầu - địi hỏi của nghề nghiệp, quyền và nghĩa vụ của đại lý … Các đại lý tương lai có thể định hình được những khó khăn, thuận lợi khi vào nghề và quan trọng hơn là sẽ cho họ thấy ai là phù hợp với nghề và họ có phù hợp với nghề hay không từ đó ra quyết định xem có tham gia hay khơng. Như vậy, cơng ty phần nào đã tuyển chọn cho mình một đội ngũ đại lý có tâm huyết và phù hợp với nghề.
- Quy định rõ các tiêu chuẩn tuyển dụng. Đại lý về cơ bản phải đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Có khả năng giao tiếp và làm chủ tình huống.
+ Khả năng làm việc độc lập và quản lý quỹ thời gian.
+ Khả năng tìm kiếm khách hàng, thiết lập và duy trì mối quan hệ. + Có đạo đức và tư cách tốt, phù hợp với nghề.
+ Khả năng xác định mục tiêu và quyết tâm thành đạt, có tư tưởng cầu tiến …
+ Trung thành với công ty.
- Thực hiện tốt công tác phỏng vấn, xét duyệt hồ sơ.
Hồ sơ tuyển dụng phải minh bạch để đảm bảo sự ràng buộc về mặt pháp lý giữa đại lý và công ty nhằm hạn chế những sai phạm sau này có thể mắc phải của đại lý.
- Công tác phỏng vấn phải đạt được yêu cầu:
+ Tìm hiểu được mục đích và nguyện vọng của người tham gia. + Tìm ra được người phù hợp với nghề.
+ Quán triệt được những gì mà đại lý sẽ phải làm và sẽ được hưởng nếu được chấp nhận.
Muốn vậy:
+ Phải nghiêm túc trong khi phỏng vấn.
+ Nên có các chuyên gia về phỏng vấn (nhân viên công ty chuyên thực hiện phỏng vấn). Người này phải có khả năng hấp dẫn người tham gia, dẫn dụ họ thể hiện tính cách, khả năng của mình; đồng thời phải có khả năng đánh giá, so sánh…
+ Đối với cơng tác tuyển dụng thơng qua trưởng nhóm (những người quản lý đại lý) nên quy định chung khung hoạt động cho các trưởng nhóm.
+ Đồng thời cần thiết phải tạo cho được đội ngũ trưởng nhón có chất lượng cao.
+ Tuyển dụng với số lượng hợp lý, thuận lợi cho việc đoà tạo, huấn luyện, quản lý, tiết kiệm chi phí và tạo thuận lợi cho đại lý hoạt động.
b) Nâng cao chất lượng đào tạo:
Việc đào tạo đại lý ở mỗi công ty là hết sức quan trọng, quyết định không nhỏ đến chất lượng đại lý. Để thực hiện tốt công tác đào tạo trước tiên các công ty phải trang bị cho mình một đội ngũ nhân viên huấn luyện chất lượng cao, khả năng truyền đạt tốt, kích thích và dẫn dắt học viên nghiên cứu học tập. Bên cạnh đó, đội ngũ này phải có thực tế và rất tốt nếu chính họ đã từng làm đại lý thành cơng, có trình độ chun mơn về Bảo Hiểm và các lĩnh vực liên quan khác. Mỗi một khoá học phải làm sao truyền đạt cho các học viên đầy đủ những kiến thức về công ty, nghề nghiệp, sản phẩm – dịch vụ, kĩ thuật và kĩ năng bán hàng, đạo đức và tư cách nghề nghiệp… Phải tạo điều kiện cho họ có
một q trình thực hành sát với thực tế, đồng thời phát huy sáng kiến có thể áp dụng cho các đại lý khác… Như Giáo Sư – Tiến Sỹ Trương Mộc Lâm, Tổng giám đốc tổng cơng ty Bảo Hiểm Việt Nam (Bảo Việt) nói: “ Hiểu rõ văn hố và truyền thống dân tộc là thế mạnh trong kinh doanh của Bảo Việt”.
Bên cạnh việc trang bị đội ngũ nhân viên có trình độ chun mơn cao, cùng với các trang thiết bị hỗ trợ giảng dạy thì các cơng ty cần phải xây dựng một chương trình đào tạo và huấn luyện khoa học. Có như thế chất lượng đào tạo mới đạt được những yêu cầu cần thiết trước đòi hỏi của cơ chế thị trường.
c) Nâng cao chất lượng quản lý:
Việc quản lý đội ngũ đại lý phải được thực hiện theo mơ hình mạng lưới và phân cấp. Các cơng ty cần xây dựng cho mình một cơ chế và nguyên tắc quản lý khoa học và đội ngũ cán bộ quản lý có trình độ chun môn cao ở đây, cần trú trọng đến đội ngũ trưởng nhóm kinh doanh và trưởng văn phịng khu vực. Họ là người trực tiếp quản lý, giám sát, làm việc với đại lý. Vì vậy, những người này cần phải đạt những yêu cầu sau:
- Có khả năng chịu áp lực cao. - Khả năng làm việc với người khác. - Khả năng truyền đạt bằng lời nói.
- Khả năng lắng nghe và dẫn dụ người khác. - Khả năng thích ứng với mơi trường.
- Khả năng hoạch định, giải quyết vấn đề. - Có nghệ thuật quản lý.
Để tăng cường khả năng quản lý của các đối tượng này, các công ty cần phải trang bị và bồi dưỡng cho họ những kỹ năng quản trị kinh doanh. Ngồi ra cần phải có những chính sách ưu đãi, hỗ trợ họ thực hiện tốt công việc quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của mình.
thông tin giữa các đơn vị nhanh nhất và hiệu quả nhất. Phải phù hợp với quy mô và tiềm năng của thị trường.
Việc quản lý đại lý phải chặt chẽ ngay từ khâu quản lý hồ sơ. Đại lý chỉ được hoạt động khi đã kí kết hợp đồng đại lý và được cấp thẻ đại lý.Tránh tình trạng khi chưa được cấp thẻ đại lý đã đi khai thác hợp đồng “trước” nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng.