1. Khi mua vật tư, hàng hoá về nhập kho doanh nghiệp căn cứ vào hoá đơn mua hàng và phiếu nhập kho:
a. Nếu vật tư, hàng hoá mua về dùng cho các dịch vụ bảo hiểm và các hoạt động thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (giá mua chưa có thuế GTGT) Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 - Hàng hoá
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT đầu vào) Có TK 111, 112, 141, 331... (Tổng giá thanh toán)
b. Nếu vật tư, hàng hoá mua về dùng cho các dịch vụ bảo hiểm và các hoạt động không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (Tổng giá thanh toán) Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ
Nợ TK 156 - Hàng hoá
Có TK 111, 112, 141, 331,... (Tổng giá thanh toán)
c. Nếu dùng đồng thời cho hoạt động chịu thuế và không chịu thuế GTGT, trong trường hợp không hạch toán riêng được thì phản ánh phần thuế GTGT trên tài khoản 133 - Thuế GTGT đầu vào, sau đó xác định phần thuế GTGT đầu vào được khấu trừ theo tỷ lệ phần trăm giữa doanh thu của hoạt động chịu thuế GTGT (sử dụng vật tư, hàng hoá) với tổng doanh thu của các hoạt động có sử dụng số vật tư, hàng hoá đó.
2. Trường hợp vật tư, hàng hoá đã về, chưa có hoá đơn, doanh nghiệp đối chiếu với hợp đồng, tiến hành kiểm nghiệm, lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giá tạm tính để ghi sổ kế toán. Khi hoá đơn về sẽ điều chỉnh theo giá thực tế.
3. Trường hợp mua vật tư, hàng hoá, đã nhận được hàng, nhận hoá đơn nhưng vật tư, hàng hoá chưa về nhập kho thì kế toán lưu hoá đơn vào tập hồ sơ riêng "Hàng mua đang đi đường".
a. Nếu trong tháng vật tư, hàng hoá về, tiến hành kiểm nghiệm, lập phiếu nhập kho và ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá
Có TK 111, 112, 141, 331...
b. Nếu cuối tháng mà vật tư, hàng hoá vẫn chưa về nhưng doanh nghiệp đã trả tiền hoặc chấp nhận trả tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 151 - Hàng mua đang đi đường
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) Có TK 111, 112, 331,...
c. Sang tháng sau, khi vật tư, hàng hoá về nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá
Có TK 151 - Hàng mua đang đi đường
4. Trường hợp vật tư, hàng hoá nhập kho, doanh nghiệp phải tính thuế nhập khẩu theo giá nhập khẩu và tính thuế GTGT phải nộp cho NSNN
a. Căn cứ vào phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá
Có TK 331 - Phải trả cho người bán
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3333) b. Tính thuế GTGT phải nộp, ghi:
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
5. Các khoản chi phí liên quan đến quá trình mua vật tư, hàng hoá được tính vào giá vật tu, hàng hoá, kế toán ghi:
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 111, 112, 331,...
6. Đối với vật tư, hàng hoá tự sản xuất, chế biến gia công nhập kho, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá
Có TK 156 - Chi phí kinh doanh dở dang
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá
Có TK 711 - Thu nhập khác
8. Nếu phát hiện vật tư, hàng hoá thừa khi kiểm kê:
a. Trường hợp là vật tư, hàng hoá của DNBH, kế toán phản ánh: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Nợ TK 153 - Công cụ, dụng cụ Nợ TK 156 - Hàng hoá
Có TK 642 (Giảm chi phí quản lý doanh nghiệp) Có TK 711 - Thu nhập khác (Tính vào thu nhập)
Có TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3381) (chờ xử lý) b. Trường hợp không phải của doanh nghiệp, kế toán ghi:
Nợ TK 002 - Vật tư, hàng hoá nhận giữ hộ, nhận gia công.