I. Quá trình hình thành phát triển và cơ cấu tổ chức của nhà máy thuốc lá Thăng Long.
2. Chức năng nhiệm vụ cơ cấu tổ chức Nhà máy.
Nhà máy thuốc lá Thăng Long là một doanh gnhiệp Nhà nớc hạch toán độc lập, là một thành viên trực thuộc tổng công ty thuốc lá Việt Nam với chức năng chính là SXKD thuốc lá điếu các loại có đầu lọc và không có đầu lọc.
Mặt hàng đang SXKD của Nhà máy là thuốc lá bao có đầu lọc và không có đầu lọc.
Nhiệm vụ chủ yếu của Nhà máy là hoạch định tổ chức, thực hiện, kiểm soát các hoạt động sản xuất thuốc lá bao, nhằm mục đích kiếm lợi nhuận để:
- Chấp hành các nghĩa vụ đối với nhà nớc và xã hội. Cụ thể là đóng đủ thuế, giảm thiểu ô nhiễm môi trờng, giải quyết việc làm cho CBCNV của Nhà máy.
- Hoàn thành các kế hoạch và nhiệm vụ do tổng công ty giao. - Bù đắp các chi phí trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- tổ chức công ttác hoạch toán tài chính- kế toán theo qui định của pháp luật.
- Sử dụng hiệu quả vốn đợc giao.
- Chăm lo. đời sống, đào tạo bồi dỡng đội ngũ CBCNV. - Có lợi nhuận, tích luỹ để tái sản xuất mở quản lýộng.
Với những chức năng và nhiệm vụ chủ yếu nêu trên, qua nhiều lần cơ cấu lại tổ chức, hiện nay Ban lãnh đạo Nhà máy đã tổ chức bộ máy quản lý theo kiểu chức năng- trực tuyến. Một giám đốc, 2 phó giám đốc, 10 phòng ban, 5 phân xởng và hệ thống bộ phận phục vụ sản xuất, chăm lo sức khoẻ CBCNV(mo hình 1)
Trong 5 phân xởng có 4 phân xởng trực tiếp sản xuất là: + phân xởng sợi: chế biến, phối chế là thuốc lá thành sợi. + phân xởng bao mềm: sản xuất thuốc lá bao mềm. + phân xởng bao cứng: sản xuất thuốc lá bao cứng
+ phân xởng Dunhill: là phân xởng liên doanh với hãng Rothmans chuyên sản xuất thuốc lá bao nhãn hiệu Dunhill.
Bộ phận phục vụ: điện, nớc, nhiên liệu, bảo dỡng máy móc, thiết bị, phơng tiện chuyên chở .. bảo hộ lao động, bao bì .. là phòng kỹ thuật cơ điện và phân xởng chuẩn bị (gọi là FX 4).
Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của 2 phó giám đốc:
+ Trợ giúp giám đốc thay mặt giám đốc khi đi vắng về các vấn đề liên quan tới kỹ thuật công nghệ (đối với phó giám đốc tiêu thụ sản phẩm).
+ Khi đợc uỷ quyền có nhiệm vụ trực tiếp giải quyết các công việc đợc giao.
Theo quyết định số 408/ TL- TCBC ngày 26.08.2001 của giám đốc Nhà máy về việc ban hành nội quy – quy định tất cả các công việc của phòng ban, phân xởng trong Nhà máy.
Sơ đồ 1.Cơ cấu tổ chức quản lý của nhà máy
Căn cứ vào quan sát thực tế, nhiệm vụ chính của 10 phòng ban nh sau: 1. Phòng hành chính:
Thực hiện chức năng giúp việc giám đốc về tất cả các công việc liên quan đến công tác hành chính trong Nhà máy. Có nhiệm vụ quản lý văn th, lu trữ tài liệu, đối nội, đối ngoại, công tác XDCB, hành chính quản trị, đối sống CBCNV, y tế .. . 2. Phòng tổ chức- lao động tiền l ơng:
Thực hiện chức năng tham mu và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về công tác tổ chức lao động, tiền lơng BHLĐ- VSLĐ, đào tạo công nhân, và các chế độ chính sách đối với ngời lao động.
3. Phòng tài vụ:
Tham mu giúp việc giám đốc về các mặt tài chính, kinh tế Nhà máy. phòng có nhiệm vụ tổ chức quản lý mọi hoát động liên quan đến công tác tài chính , kinh tế Nhà máy từ kiểm tra tính pháp lý của các loại hợp đồng, kế toán .. đến thống kê kế toán ..
4. Phòng kế toán – vật t :
Phòng có chức năng tham mu giám đốc và các nhiệm vụ từ lập kế hoạch SXKD dài hạn, kế hoach vật t .. đến định mức kinh tế – kỹ thuật, giá thành, bảo quản cấp phát vật t.
5. Phòng nguyên liệu:
Chức năng giúp việc giám đốc và các nhiệm vụ về công tác nguyên liệu, vật liệu thuốc lá theo yêu cầu SXKD.
6. Phòng kỹ thuật – cơ điện:
Chức năng và nhiệm vụ tố chức đảm bảo vận hành thông suốt các máy móc, thiết bị, bảo quản, bảo dỡng, tu bổ sửa chữa máy móc theo yêu cầu SXKD.
7. Phòng kỹ thuật- công nghệ:
Phó giám đốc kinh doanh Giám Đốc Phó Giám đốc kỹ thuật P. kỹ thuật cơ điện P Nguyên liệu P kcs P. kỹ thuật công nghệ p Tài vụ P Hành P Tiêu thụ P Tổchức lao động tiền lương P Kế hoạch vật tư P Thị trư ờng Px Sợi Px Bao mềm Px Bao cứng Px Dunhill Px Cơ điện Px chuẩn bị sx Đội xe Đội bốc xếp đội bảo vệ
Giúp việc và chỉ thị trực tiếp tới giám đốc các vấn đề liên quan tới quản lý chất l- ợng sản phẩm, chất lợng vật t, nội dung, hình thức bao bì, hơng liệu, phối chế sản phẩm mới phù hợp với thị hiếu, thị trờng từng vùng. Tham gia đào tạo thợ kỹ thuật, thờng trực hội đồng sáng chế Nhà máy.
8. Phòng KCS:
Thực hiện chức năng và nhiệm vụ quản lý, giám sát về chất lợng sản phẩm trong sản xuất .
9. Phòng tiêu thụ:
Trợ giúp giám đốc và có nhiệm vụ từ lập kế hoạch tiêu thụ sản phẩm từng tháng, quý cho từng vùng, ký kết hợp đồng tiêu thụ sản phẩm .. đến tổng hợp báo cáo kết quả tiêu thụ theo từng sản phẩm trên mỗi vùng thị trờng.
10. Phòng thị tr ờng:
Tham mu giúp việc và chịu sự sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc về công tác thị tr- ờng. kết hợp với các đại lý chỉ đạo đôi tiếp thị Nhà máy và tiếp thị địa phơng. Theo dõi, phân tích các diễn biến thị trờng, soạn thảo vavf đề ra các chơng trình kế hoạch, chiến lợc, tham gia công tác điều hành các hoạt động Marketing tìm các hình thức giới thiệu sản phẩm khuyếch trơng, khuyến mãi, thiết kế sản phẩm mới, tham gia hội chợ ..
Riêng tổ tiếp thị, các hoạt động đợc quy định cụ thể rõ quản lýàng trong " quy định hoạt động của tổ tiếp thị". Các điểm chính yếu là:
+ giới thiệu, khuyếch trơng sản phẩm của Nhà máy.
+ Cung cấp chính xác, đầy đủ kịp thời các thông tin về thị trờng, đối thủ, thị hiếu, gour thuốc(gu), giá cả ..
+ chia thành các nhóm nhỏ, có trởng nhóm, đợc luân chuyển giữa các vùng, có nhật ký, phải báo cáo theo kiểu mãu quy định và báo cáo riêng, đột xuất. đợc đào tạo nâng cao nghiệp vụ tiếp thị và tự giác công tác.
+ đảm bảo thanh toán công tác phí, lơng bổng và các khoản lợi ích khác. + khen thoẻng, kỷ luật theo quy định.