thức tín dụng chứng từ tại TCB.
Kể từ khi Ngân hàng áp dụng hình thức thanh toán bằng tín dụng chứng từ (đối với cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu), thì doanh số từ phơng thức thanh toán này thờng chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng doanh số từ hoạt động thanh toán quốc tế tại Ngân hàng. Mặc dù, hoạt động này của TCB ra đời khi các NHTMQD đã áp dụng từ trớc đó. Thêm vào đó, tình hình bất ổn của kinh tế thế giới, nhất là sau sự kiện 11/9 ở Mỹ, đã gây những tác động không nhỏ đến tình hình xuất, nhập khẩu của các doanh nghiệp Việt Nam. Song với sự cố gắng, không ngừng học hỏi của cán bộ, nhân viên phòng thanh toán quốc tế của TCB và với sự tin tởng ngày càng cao của khách hàng thì doanh số của phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ của TCB vẫn đang tăng lên khẳng định u thế và sự tin tởng ngày càng cao của khách hàng. Để thấy rõ hơn về thực trạng hoạt đông thanh toán tín dụng chứng từ tại TCB cần nắm đợc quy trình nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ của TCB.
2.2.1. Quy trình nghiệp vụ thanh toán tín dụng chứng từ của TCB.
2.2.1.1. Quy trình thanh toán L/C hàng xuất khẩu.
Bớc 1: Kiểm tra.
Chuyên viên thanh toán tiếp nhận hai bản yêu cầu thanh toán L/C và các chứng từ có liên quan từ chuyên viên thanh toán khách hàng và tiến hành kiểm tra bộ chứng từ dựa theo yêu cầu của L/C do Ngân hàng nớc ngoài phát hành.
Bớc 2: Yêu cầu.
Sau khi thực hiện bớc 1, nếu bộ chứng từ không đủ, có sai sót, cha đáp ứng đ- ợc các yêu cầu đợc mở thì lập yêu cầu cung cấp bổ sung hoặc điều chỉnh, rồi trình cho cấp có thẩm quyền phê duyệt và chuyển cho chuyên viên khách hàng kịp thời điều chỉnh.
Bớc 3: Lập điện chỉ thị.
Chuyên viên thanh toán lập chỉ thị gửi kèm bộ chứng từ đòi tiền từ Ngân hàng phát hành. Trờng hợp, Ngân hàng phát hành không phải là Ngân hàng chuyển tiền thì chuyên viên thanh toán lập thêm gửi Ngân hàng chuyển tiền. Trờng hợp L/C cho phép đòi tiền bằng điện, chuyên viên thanh toán lập điện MT 754 hoặc MT999.
Bớc 4: Phê duyệt, ký hậu.
Sau khi chuyên viên thanh toán hoàn tất nghiệp vụ ở các bớc nói trên, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Cấp có thẩm quyền xem xét bộ chứng từ, chỉ thị, điện xác định nội dung là phù hợp thì ký phê duyệt. Đồng thời cấp có thẩm quyền ký hậu vào phía sau hối phiếu - thể hiện TCB có quyền nhận số tiền qui định trên hối phiếu hoặc ra lệnh cho Ngân hàng thanh toán, thanh toán số tiền trên hối phiếu theo chỉ dẫn.
Bớc 5: Hạch toán.
Chuyên viên thanh toán thực hiện hạch toán thu phí dịch vụ thanh toán L/C hàng xuất khẩu và các chi phí liên quan gồm: phí kiểm chứng từ, phí gửi chứng từ, điện phí (nếu có).
Bớc 6: Gửi chứng từ, phát điện.
Chuyên viên thanh toán gửi chỉ thị đã lập bớc 3 và bộ chứng từ cho Ngân hàng phát hành, Ngân hàng chuyển tiền theo yêu cầu của khách hàng để đòi tiền Ngân hàng phát hành hoặc Ngân hàng chuyển tiền. Chuyên viên thanh toán khi gửi chứng từ chú ý điền chính xác, đầy đủ địa chỉ Ngân hàng phát hành, Ngân hàng chuyển tiền để tránh việc nhầm lẫn địa chỉ gây thất lạc bộ chứng từ, đồng thời giữ lại một bản giấy giao nhận vận chuyển chứng từ của bên bu điện.
Trờng hợp có lập điện thì tiến hành phát điện đã lập tại bớc 3 để đòi tiền Ngân hàng nớc ngoài, bộ phận phát điện chịu trách nhiệm phát điện theo đúng yêu cầu của chơng trình SWIFT.
Bớc 7: Thông báo.
Chuyên viên thanh toán lập thông báo cho chuyên viên khách hàng về việc TCB đã chấp nhận thanh toán L/C đã gửi bộ chứng từ, hoặc đã phát điện để đòi tiền Ngân hàng phát hành, Ngân hàng chuyển tiền. Sau đó chuyên viên thanh toán giao một bản chính yêu cầu thanh toán L/C đã phê duyệt cho chuyên viên khách hàng để chuyên viên khách hàng thông báo cho khách hàng biết và nhận lại một yêu cầu đã ký.
Bớc 8: Giám sát.
Chuyên viên thanh toán có trách nhiệm giám sát việc thanh toán của Ngân hàng nớc ngoài đối với bộ chứng từ đã gửi, căn cứ vào thời hạn trả tiền qui định trong L/C và trong hối phiếu để giám sát việc thanh toán. Nếu hết thời hạn qui định mà Ngân hàng nớc ngoài cha thanh toán thì phải lập điện hỏi rõ lý do chậm thanh toán (theo mẫu), theo thông lệ quốc tế khi bộ chứng từ phù hợp với yêu cầu của L/C thì Ngân hàng nớc ngoài bắt buộc phải thanh toán, trờng hợp bị từ chối thanh toán thì TCB thông báo cho khách hàng và chờ chỉ thị của khách hàng.
Bớc 9 : Báo Có.
Khi Ngân hàng nớc ngoài đã thanh toán cho bộ chứng từ đã gửi, chuyên viên thanh toán lập thông báo ghi Có (theo mẫu) thông báo cho khách hàng về việc TCB đã ghi Có vào tài khoản của khách hàng và chuyển cho chuyên viên khách hàng.
Bớc 10:Lu hồ sơ.
Hồ sơ phải lu giữ trong “bìa đựng L/C”, ngoài bìa ghi rõ các thông tin: số và ngày L/C, số và loại tiền L/C... và các ghi chú đặc biệt khác in sẵn trên bìa, hồ sơ lu giữ gồm:
.Yêu cầu thanh toán L/C hàng xuất. .Các chứng từ thanh toán L/C.
.Các giấy tờ liên quan khác.
2.2.1.2. Quy trình thanh toán L/C hàng nhập khẩu.
Với phòng thanh toán.
Bớc 1: Kiểm tra bộ chứng từ.
Các chi nhánh đợc phép trực tiếp tiếp nhận bộ chứng từ thì tiến hành kiểm tra và xử lý bộ chứng từ, đối với chi nhánh cha đợc phép xử lý bộ chứng từ một cách độc lập thì Hội Sở chịu trách nhiệm kiểm tra và xử lý. Khi TCB nhận đợc chứng từ do Ngân hàng thông báo xuất trình để đòi tiền, chuyên viên thanh toán phải tiến hành kiểm tra chứng từ. Sau khi kiểm tra, chuyên viên thanh toán phải ghi đầy đủ các nội dung kiểm tra và số bản chứng từ nhận đợc vào phiếu kiểm tra chứng từ và trình bày lãnh đạo cấp phòng có thẩm quyền xem xét và phê duyệt.
Bớc 2: Thông báo sai sót.
Trờng hợp bộ chứng từ có sai sót, chuyên viên thanh toán phải lập một bản thông báo chứng từ không hợp lệ trong đó ghi rõ: số và ngày tháng của L/C, liệt kê các sai sót, cách xử lý chứng từ và các thông tin cơ bản khác có liên quan trình lãnh đạo phòng phê duyệt và chuyển cho chuyên viên khách hàng.
Bớc 3: Lập điện từ chối thanh toán.
Trờng hợp nhận đợc từ chối của khách hàng hoặc đến hạn thanh toán (7 ngày làm việc từ ngày nhận đợc chứng từ) mà khách hàng vẫn không có trả lời bằng văn bản thì chuyên viên thanh toán lập điện từ chối thanh toán. Sử dụng MT 734 hoặc MT 999, ghi rõ sai sót của bộ chứng từ, cách xử lý bộ chứng từ, và các thông tin có liên quan và trình lãnh đạo phòng phê duyệt. Khi đã đợc phê duyệt thì phát điện thông báo cho Ngân hàng nớc ngoài.
Bớc 4: Thông báo.
Trờng hợp bộ chứng từ không có sai sót, chuyên viên thanh toán phải lập thông báo trong đó ghi rõ: số và ngày tháng của L/C, số tiền sẽ thanh toán, ngời hởng lợi, nguồn vốn để thanh toán và các thông tin cơ bản khác có liên quan trình lãnh đạo phòng phê duyệt và chuyển cho chuyên viên khách hàng.
Trớc khi lập và phát điện thanh toán, chuyên viên thanh toán tiến hành hạch toán thu phí, thanh toán bằng L/C và các phí phát sinh có liên quan. Ví dụ: Khấu trừ 40 USD vào số tiền phải thanh toán đối với bộ chứng từ có sai sót.
Bớc 6: Lập điện thu phí.
Chuyên viên thanh toán lập điện sử dụng mẫu điện MT 202 và điện MT 756 để thông báo trực tiếp đến Ngân hàng đợc hởng. Sau khi soạn điện, chuyên viên thanh toán trình cấp có thẩm quyền phê duyệt (ký chấp nhận thanh toán trên bản in ra của điện chuyển tiền). Khi đợc phê duyệt, chuyên viên thanh toán thực hiện phát điện theo qui định của chơng trình SWIFT.
Bớc 7: Lu hồ sơ.
Việc lu chứng từ rất quan trọng, làm cơ sở để xác định trách nhiệm của các chuyên viên, do vậy yêu cầu chuyên viên thanh toán thu thập và lu giữ đầy đủ các giấy tờ có liên quan dới đây:
. Bộ chứng từ nhập khẩu nhận đợc từ Ngân hàng thông báo: hoá đơn vận đơn, chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói...
.Thông báo chứng từ không hợp lệ, thông báo chứng từ hợp lệ và yêu cầu chuyên viên thanh toán thông báo chuyển tiền hoặc phát tiền vay, thông báo nhận chứng từ (nếu có).
. Phiếu kiểm chứng từ có ngày tháng và chữ ký của ngời nhận bộ chứng từ. . Các giấy tờ khác có liên quan đến nghiệp vụ.
Bớc 8: Giao chứng từ.
Trờng hợp cha thực hiện nghiệp vụ ký hậu vận đơn và phải ký hậu vận đơn chuyển giao quyền sở hữu hàng hoá cho khách hàng, chuyên viên thanh toán trình lãnh đạo phê duyệt, xem xét và ký hậu vào mặt sau tờ vận đơn với nội dung sau:
To order of... (tên khách hàng) ...
Vietnam TCB.
Khi chuyên viên thanh toán giao bộ chứng từ cho chuyên viên khách hàng, chuyên viên thanh toán lu ý chuyên viên khách hàng về việc khi giao chứng từ yêu cầu khách hàng ghi rõ “đã nhận đủ các giấy tờ liên quan”, ghi ngày giờ nhận bộ chứng từ và ký tên (ghi rõ họ tên đầy đủ và phiếu kiểm chứng từ).
2.2.2. Thực trạng hoạt động thanh toán L/C tại TCB.
2.2.2.1 Thanh toán L/C hàng nhập khẩu.
Do tính u Việt của phơng thức thanh toán tín dụng chứng từ và tình hình nhập siêu của cán cân thơng mại nớc ta, cũng nh độ tin cậy giữa các doanh nghiệp nớc ta đối với đối tác nớc ngoài cha cao nên doanh số L/C nhập khẩu luôn chiếm tỷ trọng cao so với L/C hàng xuất khẩu.
Hoà nhập với nền kinh tế khu vực và trên thế giới, chính sách mở cửa nền kinh tế của Đảng và Nhà nớc ta đã tạo ra một luồng sinh khí mới làm thay đổi bộ mặt của nền kinh tế. Việt Nam đã trở nên quen thuộc với một số thị trờng khu vực và trên thế giới nh: ASEAN, Nhật Bản, Hồng Kông,Trung Quốc, EU... Vì thế, kim ngạch xuất nhập khẩu của Việt Nam những năm qua tăng lên đáng kể, cùng với nó hoạt động thanh toán quốc tế ngày càng đợc mở rộng qua hệ thống các NHTM nói chung và TCB nói riêng. Do đó, yêu cầu về mở và thanh toán L/C ngày càng tăng.
Với TCB, ban đầu khi tiến hành hoạt động thanh toán quốc tế nói chung, ph- ơng thức thanh toán bằng L/C nói riêng còn nhỏ lẻ và cha đợc khách hàng quan tâm. Bởi vì, các doanh nghiệp còn quen giao dịch với Ngân hàng có nghiệp vụ thanh toán đối ngoại truyền thống nh: VCB, ICB... Nhng với những chính sách đúng đắn của Ban lãnh đạo, của toàn thể cán bộ nhân viên và nhất là tập thể phòng thanh toán quốc tế nên hoạt động thanh toán quốc tế của TCB đã từng bớc đi lên và dần lấy đợc lòng tin với các danh nghiệp. Điều này đợc thể hiện qua bảng tổng kết thanh toán L/C hàng nhập khẩu của TCB trong 3 năm 2000, 2001, 2002.
đơn vị: 1000 USD
Năm Thanh toán nhập khẩu bằng L/C Doanh số Tỷ trọng(%) 2000 2001 2002 45.287 102.180 140.287 15,73 35,51 48,75
(Nguồn: Báo cáo thanh toán quốc tế của TCB)
Qua bảng trên, ta có thể thấy rằng doanh số thanh toán L/C nhập khẩu năm sau cao hơn năm trớc, tuy sự tăng trởng này không đều. Tuy vậy, điều này đã chứng tỏ, TCB ngày càng có kinh nghiệm và uy tín với khách hàng, nên thu hút đợc ngày càng nhiều khách hàng hơn.
Năm 2000, năm cuối của thiên niên kỷ, cùng với sự phục hồi kinh tế của khu vực sau khủng hoảng. Đây cũng là năm TCB thực hiện cải cách toàn diện từ Ban giám đốc đến các phòng nghiệp vụ. Điều này đã có tác động tích cực đến hoạt động thanh toán quốc tế nói chung và hoạt động thanh toán L/C nói riêng. Kết hợp với giao dịch tiền gửi, TCB đã khai thác tốt thị trờng ngoại hối, vừa đáp ứng nhu cầu ngoại tệ của khách hàng thanh toán, vừa đóng góp vào sự phát triển hoạt động thanh toán đối ngoại, do đó doanh thu từ hoạt động đối ngoại của TCB đạt 5,3 tỷ tăng trởng 26% so với năm 1999. Tất cả những điều thuận lợi trên đây, làm cho kim ngạch thanh toán nhập khẩu bằng L/C trong năm này đạt 45.287.000 USD tăng 15,73% so với 1999. Năm 2000 TCB phát triển doanh số và cơ cấu khách hàng trong thanh toán quốc tế đã có chuyển biến tốt, cơ cấu khách hàng thanh toán ngày một đa dạng hơn trong đó khách hàng vừa và nhỏ, công ty cổ phần đóng góp 65% doanh số thanh toán quốc tế của TCB điều này thể hiện chủ trơng đúng đắn trong việc xác định cơ cấu khách hàng. Các khách hàng thờng xuyên của TCB là: Công ty TNHH Fintec, Công ty TNHH Viễn Đông II, Công ty sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu- Prosimex... Với các sản phẩm nhập khẩu chủ yếu: Máy móc thiết bị, Sắt thép, Thuốc chữa bệnh, Hoá chất...
Năm 2001 với chính sách tiếp tục thu hút doanh nghiệp vừa và nhỏ. Vào tháng 12, do sự thay đổi trong chính sách nhập khẩu xe máy của Nhà nớc dẫn đến việc mở L/C tăng mạnh, đã làm cho kim ngạch thanh toán L/C nhập khẩu tăng đột biến đạt 102.18.000 USD tăng 125,6% so với năm 2000. Hơn nữa, với việc tiếp tục hoàn thiện quy chế, quy trình và nâng cao kiểm soát với hoạt động thanh toán
quốc tế, đã góp phần nâng cao chất lợng, do đó năm 2001 doanh số tăng mạnh nh- ng không phát sinh sai sót đáng kể nào trong công tác hoạch định kế hoạch.
Sang năm 2002, doanh số thanh toán bằng L/C tiếp tục tăng lên đạt 140.287.000 USD tăng 37,3% so với năm 2001. Đây là năm đầu tiên TCB áp dụng thanh toán bằng SWIFT cho hoạt động thanh toán quốc tế và thực hiện giao dịch thống nhất với bên ngoài qua phòng quan hệ đối ngoại tại Hội Sở. Kết quả thu đợc là chất lợng thanh toán đã đợc nâng cao rõ rệt, đa TCB trở thành một trong những Ngân hàng hàng đầu Việt Nam về chất lợng thanh toán quốc tế; rủi ro trong thanh toán quốc tế đã đợc giảm thiểu và kiểm soát chặt chẽ nên đã tránh đợc cho Ngân hàng những tổn thất trong thanh toán quốc tế; biểu phí thanh toán quốc tế cũng đ- ợc nghiên cứu và sửa đổi theo hớng tăng dịch vụ và tận thu khách hàng nớc ngoài. Chất lợng điện thanh toán quốc tế của TCB thể hiện qua tỷ lệ điện chuẩn đã đạt trên 98% trong cả năm vợt xa chỉ tiêu kế hoạch. Mặc dù, TCB mới tham gia mạng SWIFT nhng tỷ lệ điện chuẩn đạt vào loại cao nhất trong cả nớc và vợt xa mức trung bình của cả nớc là 65%. Chất lợng điện cao đã làm giảm thời giảm thời gian xử lý điện tại các Ngân hàng trung gian làm cho tiền của khách hàng đợc ghi Có sớm hơn - nâng cao đợc sự hài lòng của khách hàng, đồng thời giảm chi phí sửa điện, tiết kiệm chi phí cho TCB.
Nh vậy, kim ngạch thanh toán L/C nhập khẩu của TCB đã ngày càng tăng và dần khẳng định đợc vị thế của mình. Cụ thể trong ba năm qua, doanh số của hoạt động này liên tục tăng. Tuy vậy, sự tăng trởng này cha ổn định vì năm 2002 dù Ngân hàng đã tham gia vào mạng SWIFT, và có những cải cách trên tất cả các mặt hoạt động nhng lại tăng trởng không bằng năm 2001. Song những kết quả đạt