3.2.1 Hoàn thiện quy trình thủ tục thanh toán L/C.
TCB cần nhanh chóng hoàn thiện quy trình thủ tục thanh toán L/C, song để làm tốt đợc điều này thì TCB cần có một nhóm chuyên gia chuyên nghiên cứu về cả quy trình thủ tục nghiệp vụ của chính TCB và của các NHTM khác, đặc biệt là của các Ngân hàng nớc ngoài. Việc nghiên cứu này nhằm phân tích những tồn tại và vớng mắc khi giải quyết những nghiệp vụ của TCB và những thuận lợi tơng ứng trong quy trình nghiệp vụ của các Ngân hàng khác. Chỉ sau khi phân tích rõ đợc những vấn đề này thì mới đề ra đợc nhũng biện pháp hữu hiệu để giải quyết nó một cách triệt để. Trớc mắt TCB cần đơn giản hoá dần mẫu mã của đơn xin mở L/C, phiếu kiểm tra chứng từ, giảm bớt các thủ tục phiền hà từ khâu nhận chứng từ đến khâu thanh toán, một thanh toán viên có thể thực hiện hết mọi khâu giao dịch với khách hàng; tăng cờng quyền tự quyết cho từng bộ phận, từng thanh toán viên...
Bằng sự nhiệt tình trong thái độ giao tiếp, bằng việc giảm phí, giảm lãi suất, giảm ký quỹ, tăng cờng thêm thời lợng giao dịch với khách hàng. Một quy trình thủ tục thanh toán nhanh chóng gọn nhẹ ngoài việc tăng giá trị thanh toán qua Ngân hàng còn giúp đẩy mạnh hơn nữa việc tin học hoá các nghiệp vụ.
3.2.2. Thực hiện chính sách khách hàng đạt hiệu quả.
Khách hàng chính là ngời quyết định sự tồn tại của bất kỳ một doanh nghiệp. Để có thể tiếp cận hơn với khách hàng TCB nên tiến hành các hội nghị khách hàng thờng xuyên hơn, lắng nghe ý kiến đóng góp của khách hàng, trên cơ sở đó tiến hành phân loại theo nhóm khách hàng để từ đó có những giải pháp linh hoạt hơn với từng loại khách hàng. Cụ thể là:
Đối với khách hàng truyền thống, TCB cần tiến hành lập hồ sơ và tổ chức gặp gỡ khách hàng; đồng thời có biện pháp hỗ trợ, tháo gỡ khó khăn cho khách hàng trong quan hệ vay vốn thanh toán nh cho vay với lãi suất u đãi, cho vay theo hạn mức...
Đối với những khách hàng có khó khăn, TCB có thể thực hiện cho vay ngoại tệ mới để khắc phục khó khăn trong sản xuất kinh doanh; xem xét miễn giảm lãi suất tiền vay cha thu...
Đối với khách hàng tiềm năng, TCB bố trí cán bộ tích cực tiếp cận, tìm hiểu nhu cầu khách hàng và có giải pháp phù hợp để thu hút và tạo điều kiện cho đối t- ợng này thiết lập quan hệ vay ngoại tệ thanh toán tại các chi nhánh.
Đối với khách hàng có quan hệ tiền gửi ngoại tệ, TCB nên thờng xuyên có chính sách khuyến khích động viên phù hợp. Đối với khách hàng có số d tiền gửi ngoại tệ lớn, thời hạn dài, Ngân hàng có quà tặng vào dịp lễ, tết... Đối với các tr- ờng hợp khác, khi có nhu cầu rút ngoại tệ trớc hạn hoặc có nhu cấu vay ngoại tệ thì Ngân hàng nên đáp ứng một cách kịp thời, thủ tục thuận tiện với lãi suất hợp lý.
Để thực hiện chính sách khách hàng đạt hiệu quả, TCB thờng xuyên quán triệt, nhắc nhở đội ngũ cán bộ, thanh toán viên phải tích cực học tập nâng cao nhận thức, năng lực công tác, tạo lập phong cách giao tiếp hiện đại lịch sự.
Tăng cờng công tác t vấn cho khách hàng.
- Nếu doanh nghiệp là ngời xuất khẩu:
Trớc hết cần chú ý đến Ngân hàng phát hành, bởi Ngân hàng phát hành là ng- ời chịu trách nhiệm thanh toán. Nếu bộ chứng từ xuất trình đòi tiền Ngân hàng, mà Ngân hàng đó lại bị giải thể hay phá sản thì doanh nghiệp khó có thể thu đợc tiền; vì vậy, nên yêu cầu một Ngân hàng phát hành lớn, có uy tín (có thể tham khảo ý kiến của Ngân hàng phục vụ để doanh nghiệp lựa chọn Ngân hàng phát hành L/C). Doanh nghiệp có thể lựa chọn Ngân hàng phát hành là Ngân hàng nớc ngoài có chi nhánh hoạt động tại Việt Nam, để có thể nắm bắt thông tin hoặc khi cần thiết, có thể có các biện pháp can thiệp; nếu cần thiết có thể yêu cầu một L/C do Ngân hàng Việt Nam xác nhận.
Các điều khoản và điều kiện của L/C phải rõ ràng, dễ hiểu, bộ chứng từ yêu cầu xuất trình đơn giản, dễ lập. Trờng hợp nội dung L/C mập mờ không rõ nghĩa hoặc L/C có những điều khoản và điều kiện khó thực hiện, chứng từ yêu cầu xuất trình khó có khả năng đáp ứng thì cần phải liên hệ ngay với ngời mua để có yêu cầu tu chỉnh. Doanh nghiệp không nên chủ quan chấp nhận một L/C khó có khả năng lập đợc một bộ chứng từ hoàn hảo chỉ vì ngời mua là khách hàng có tín nhiệm, bởi trên thực tế thơng trờng, khách hàng nay có thể tốt, có tín nhiệm nhng mai có thể hoàn toàn ngợc lạ.
Các chứng từ liên quan đến việc nhận hàng của ngời mua nên đặt dới sự kiểm soát của Ngân hàng, chẳng hạn nh B/L nên lập theo lệnh của Ngân hàng phát hành, bởi vì nếu vận đơn đợc theo lệnh của Ngân hàng phát hành, ngời mua hàng cần phải đợc Ngân hàng phát hành ký hậu B/L hoặc bảo lãnh cho ngời mua đi nhận hàng thì Ngân hàng phát hành sẽ có trách nhiệm thanh toán cho ngời thụ h- ởng kể cả trong trờng hợp bộ chứng từ có sai sót. Việc vận đơn đợc lập theo lệnh của Ngân hàng phát hành còn hạn chế đợc rủi ro trong trờng hợp vận đơn bị mất hoặc bị thất lạc, bởi nếu vận đơn lập theo lệnh Ngân hàng thì cho dù bất chấp vận đơn đó rơi vào tay ai, cũng không thể nhận đợc hàng hoá nếu không qua Ngân hàng phát hành. Trờng hợp vận đơn lập theo lệnh của ngời mua hoặc vận đơn lập theo lệnh ký hậu để trống thì nói chung khá rủi ro, đặc biệt nếu một phần bộ vận đơn đợc gửi trực tiếp đến ngời mua, bởi ngời mua có thể nhận hàng mà hoàn toàn không gắn trách nhiệm với Ngân hàng phát hành; trong trờng hợp đó, nếu bộ chứng từ xuất trình có sai sót sẽ bị Ngân hàng phát hành từ chối thanh toán mặc dù ngời mua đã nhận hàng. Trong trờng hợp nếu vận đơn phải lập theo lệnh bắt buộc của ngời mua hoặc lập theo lệnh ký hậu để trống thì cả bộ vận đơn phải đợc gửi về Ngân hàng phát hành.
- Doanh nghiệp là ngời nhập khẩu.
Ngân hàng tham mu cho khách hàng trong việc mở và thanh toán L/C.
Ngân hàng có thể t vấn cho doanh nghiệp về các điều khoản của hợp đồng. Ngân hàng có thể t vấn về các điều kiện và điều khoản của L/C; giúp doanh nghiệp lập bộ chứng từ phù hợp với L/C hoặc kiểm tra sự phù hợp của bộ chứng từ cũng nh giải quyết những tranh chấp phát sinh, nhờ đó mà doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro trong hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu.
Nội dung L/C phải chặt chẽ rõ ràng, các chứng từ xuất trình phải rất cụ thể. Để tránh tình trạng không trung thực của ngời bán, bộ chứng từ thanh toán phải có một số chứng từ do bên thứ ba lập, chẳng hạn giấy chứng nhận chất lợng, nên yêu cầu nhà sản xuất phát hành, chứng nhận xuất xứ nên yêu cầu phòng công nghiệp Việt Nam phát hành... nếu giao hàng bằng đờng biển, đờng hàng không, đ- ờng sắt thì cần phải xuất trình vận đơn; nếu giao hàng bằng đờng bộ thì nên yêu cầu xuất trình biên bản bản giao nhận hàng giữa ngời mua và ngời bán.
Trong trờng hợp nhập khẩu máy móc thiết bị, nếu phía nớc ngoài yêu cầu phải đặt cọc thì giá trị đặt cọc chỉ nên ở mức 5% đến 10% giá trị hợp đồng.
Chuyển tiền đặt cọc thì yêu cầu phải có bảo lãnh tiền đặt cọc, do một Ngân hàng có uy tín phát hành và cần phải đợc xác thực và thông báo qua một Ngân hàng tại Việt Nam (để tránh trờng hợp th bảo lãnh giả). Bảo lãnh phải cho phép đòi tiền vô điều kiện và có hiệu lực đến khi ngời bán hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Đồng thời để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng cần yêu cầu có một bảo lãnh thực hiện hợp đồng với giá trị khoảng 10% đến 15% giá trị hợp đồng, bảo lãnh này phải cho phép đòi tiền vô điều kiện và có hiệu lực từ khi ngời mua phát hành L/C đến khi dây chuyền thiết bị đã đợc lắp đặt hoàn tất, đa vào hoạt động và có biên bản nghiệm thu. Đối với L/C nhập các dây chuyền thiết bị, không nên tháo khoán cho ngời bán toàn bộ số tiền còn lại khi nhận đợc bộ chứng từ xuất trình theo L/C, mà nên giữ khoảng 10% giá trị hợp đồng cho đến khi có biên bản nghiệm thu và có bảo lãnh bảo hành.
3.2.3. Đa dạng hóa các hình thức L/C.
Trong bối cảnh kinh tế toàn cầu và của Đất nớc, với khả năng của mình, trong thời gian tới TCB tạm thời nên chú ý vào các nghiệp vụ sau:
* Mở L/C trong nớc:
L/C trong nớc đợc mở nh nguyên tắc mở L/C giáp lng (Back to back L/C). Việc hình thành loại L/C này tạo điều kiện thuận lợi để nhà sản xuất gián tiếp tiếp cận với xuất khẩu qua các đầu mối là các doanh nghiệp lớn chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu, các doanh nghiệp này sẽ thu mua hàng từ các doanh nghiệp sản xuất sau đó xuất ra nớc ngoài. Nh vậy, hiện nay số nhà xuất khẩu gián tiếp ở Việt Nam là rất lớn nhng họ cha đợc hởng các nguồn tín dụng u đãi dành cho xuất khẩu. Bởi vậy việc đa dịch vụ mở L/C trong nớc, vốn không quá phức tạp là cấp bách nhằm đa tín dụng nhiều hơn nữa tới các doanh nghiệp giúp họ khắc phục những khó khăn trong quá trình sản xuất hàng xuất khẩu
* Đẩy mạnh dịch vụ mở L/C, chiết khấu L/C.
Việc đẩy mạnh những hoạt động này sẽ giúp TCB có thêm nhiều khách hàng thanh toán L/C và thêm lợi nhuận từ việc thu phí. Để phát triển dịch vụ này, yêu cầu TCB phải thực hiện đồng bộ những biện pháp sau;
Nghiên cứu kỹ về khách hàng, về tính khả thi của dự án, về thị trờng nớc nhập khẩu, Ngân hàng của nhà nhập khẩu. Trong quá trình thực hiện, TCB nên t
vấn cho khách hàng về loại mở L/C, thời hạn hiệu lực, thời hạn thanh toán, địa điểm thanh toán, loại tiền dùng để thanh toán.
Để phát triển rộng rãi nghiệp vụ mở và chiết khấu L/C TCB nên quy định mức ký quỹ, mức phí phù hợp đối với mỗi khách hàng. Hiện nay, mức phí mở L/C của TCB < 0,1% tuy đã thấp hơn nhiều so với Ngân hàng khác (tối đa là 300 USD cho một L/C) nhng vẫn nên hạ thấp hơn để thu hút thêm nhiều khách hàng có giao dịch vừa và lớn.
Việc chiết khấu thờng chỉ đợc thực hiện khi khách hàng có trong tay bộ chứng từ hoàn hảo, tức là họ đã hoàn thành nghĩa vụ giao hàng. Nh vậy, vô hình chung nó đã làm giảm đi tính hấp dẫn vì cách thức này không hỗ trợ kịp thời cho nhà sản xuất khi họ cần vốn để mua hàng hoá, nhng nếu cho ngời xuất khẩu vay trớc khi giao hàng thì lại sai nguyên tắc và nguy cơ rủi ro cũng cao hơn. Do vậy, TCB có thể kết hợp cả hai hình thức chiết khấu và ứng trớc tiền hàng.
3.2.4. Coi trọng đào tạo nguồn nhân lực, thực hiện phân phối thu nhập theo kết quả lao động.
Có thể nói con ngời luôn giữ vai trò trọng tâm trong mọi hoạt động kinh tế xã hội. Do vậy, số lợng và trình độ nghiệp vụ của các thanh toán viên là một trong những vấn đề quyết định đảm bảo cho bộ chứng từ đợc thanh toán suôn sẻ và nhanh chóng, đảm bảo phục vụ khách hàng một cách tốt nhất và tăng khả năng cạnh tranh. Nhận thức đợc điều đó, TCB luôn coi trọng chú ý công tác đào tạo nhân sự, tích cực bồi dỡng nâng cao trình độ cán bộ và cần tiếp tục:
Tiếp tục đào tạo và đào tạo lại đội ngũ thanh toán viên hiện có, đào tạo về mọi mặt nhất là chuyên môn nghiệp vụ, nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học, trao đổi kiến thức về UCP 500 và các thông lệ liên quan khác...
Nhiệm vụ đào tạo đợc chú trọng từ khâu tuyển dụng - sử dụng đề bạt, nên hàng năm TCB cần lập quy hoạch cán bộ và quản lý cán bộ theo kế hoạch.
Cử ngời tham gia các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề về thanh toán quốc tế trong và ngoài nớc để tiếp cận với kiến thức mới. Tổ chức cán bộ đi học ở nớc ngoài đề tiếp thu học hỏi kiến thức của họ. Tổ chức các đợt đi thăm quan các Ngân hàng bạn cả trong và ngoài nớc để tiếp thu học hỏi những điểm mạnh và rút kinh nghiệm những điểm yếu của họ.
Xây dựng môi trờng làm việc tạo thuận lợi cho sự học hỏi công tác. Thực hiện thi đua lao động sáng tạo giữa các phòng ban. Thực hiện khuyến khích và động viên kịp thời về vật chất cũng nh tinh thần một cách thoả đáng để cán bộ nhân viên phát huy tối đa khả năng sáng tạo.
Thực hiện phân phối thu nhập theo kết quả lao động: Đa ra một quy chế cho điểm rõ ràng, định mức lao động đợc giao cụ thể, có sự ràng buộc chỉ tiêu này với chỉ tiêu khác, cuối tháng mỗi ngời đối chiếu công việc của mình với quy chế cho điểm để tự đánh giá kết quả đồng thời Ngân hàng thực hiện bình xét phân phối kết quả cho từng ngời. Phân phối công bằng và hợp lý là động lực thúc đẩy mạnh mẽ mọi hoạt động của các thành viên.
3.2.5 Tiếp tục đầu t mua sắm trang thiết bị, tài sản phục vụ hoạt động kinh doanh và hiện đại hoá công nghệ.
Các xu hớng thơng mại quốc tế trong thời gian qua cho thấy, những sản phẩm có hàm lợng khoa học công nghệ kỹ thuật cao ngày càng thắng thế, nhất là trong trao đổi thơng mại giữa các nớc phát triển. Với cơ sở trang thiết bị hiện có TCB cần tiếp tục:
Tập trung đầu t các cơ sở hạ tầng cơ bản chuẩn bị bớc phát triển mở rộng những năm tiếp theo. Đầu t hạ tầng công nghệ với hệ thống tin học viễn thông hiện đại, đầu t hệ thống trang thiết bị đồng bộ đảm bảo yêu cầu cầu làm việc cung ứng dịch vụ phục vụ khách hàng. Khai thác triệt để việc chuyển tiền và thanh toán qua mạng SWIFT, phấn đấu đẩy nhanh hơn nữa, đảm bảo giao dịch nhanh chóng chính xác an toàn và hiệu quả. Thờng xuyên cập nhật kỹ thuật hiện đại về SWIFT. Triển khai chơng trình phần mềm Globus dới sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng giám đốc đã tích cực phối hợp với Công ty Temenus để thực hiện kế hoạch này. Để thực hiện thành công chơng trình phần mềm Globus. TCB và Công ty Temenos cùng khảo sát và phân tích yêu cầu của nghiệp vụ trong các hoạt động của TCB. Điều chỉnh chơng trình Globus phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ của TCB. Trên cơ sở đó xúc tiến chạy thử và kiểm tra sản phẩm cũng nh phối hợp với phía Temenos để chỉnh sửa yếu tố cha phù hợp.
3.2.6 Tiếp tục mở rộng mạng lới chi nhánh.
Chúng ta phải công nhận rằng, với Ngân hàng mạng lới rộng là cần thiết bởi lẽ, mạng lới rộng tạo điều kiện mở rộng thị trờng và cung ứng dịch vụ, tiếp cận
khách hàng. Ngoài ra, mạng lới rộng cho các Ngân hàng khả năng tốt trong việc ứng cứu hệ thống khi thị trờng biến động...
Hiện nay TCB có tất cả là 9 chi nhánh và 4 phòng giao dịch, chủ yếu tập trung ở những khu dân c. Nh vậy, quy mô của TCB còn nhỏ bé và cha vơn xa đợc