Cuối ngày giao dịch, trung tâm điện toán của sở giao dịch thực hiện việc tổng hợp các giao dịch của từng thành viên môi giới thành bản danh mục các giao dịch trong ngày. Bản danh mục này gồm các nội dung chính sau:
- Tên, mã hiệu thành viên môi giới
- Tên công ty chứng khoán và mã công ty
- Chứng khoán được giao dịch: chủng loại chứng khoán, mã CK mua, mã CK bán, số lượng, giá giao dịch, tổng giá trị giao dịch, phí giao dịch.
Ngày T (hay T+0):
Nhân viên môi giới nhận được kết quả khớp lệnh từ SGD, TTGDCK và chuyển cho nhân viên kế toán lưu kí. Nhân viên kế toán lưu kí tiến hành kiểm tra với toàn bộ phiếu lệnh, kiểm tra tính chính xác của việc nhận và truyền lệnh của nhân viên môi giới và nhân viên tại sàn. Sau đó NVLTLK chuyển các chứng khoán đã khớp lệnh, tiền của khách hàng từ tài khoản chứng khoán, tiền giao dịch sang tài khoản chứng khoán, tiền chờ giao dịch. Nếu có sai sót phải làm rõ nguyên nhân do nhân viên giao dịch tại sàn hay nhân viên môi giới tại công ty để có biện pháp xử lí.
Sau khi kiểm tra và điều chỉnh sai sót nếu có, Trung tâm điện toán chuyển bản danh mục giao dịch trong ngày tới các thành viên môi giới. Bản danh mục giao dịch trong ngày là
một phần cấu thành quan trọng trong nhật kí giao dịch của CTCK và là cơ sở pháp lí xác nhận các giao dịch đã được thực hiện ngày (T+0).
Sao kê giao dịch
Để phục vụ việc quyết toán giao dịch, bên cạnh danh mục giao dịch trong ngày, trung tâm điện toán của SGD lập bản sao kê giao dịch, bản sao kê là bản tổng hợp phân loại các giao dịch theo loại giao dịch mua và bán: mã chứng khoán mua bán, đối tác mua bán, khối lượng chứng khoán yêu cầu đối tác chuyển khoản, tổng số tiền cần thu chi cho toàn bộ giao dịch trong ngày. Bản sao kê giao dịch được lập thành 2 liên và chuyển cho nhân viên môi giới của CTCK ngày (T+0).
Danh mục các giao dịch không được thực hiện và các giao dịch chưa hoàn tất
Ngoài bản danh mục giao dịch trong ngày, cuối ngày giao dịch trung tâm điện toán của SGD sẽ chuyển tới thành viên môi giới bản danh mục các giao dịch không được thực hiện, đó là các giao giao dịch do thành viên môi giới đăng kí nhưng chưa có giao dịch đối ứng (do ấn định giá hay khối lượng), hoặc các giao dịch không chấp hành các quy định giao dịch của SGD đồng thời thông báo cho bộ phận giám sát thị trường để theo dõi. Danh mục các giao dịch chưa hoàn tất bao gồm các giao dịch mà tổ chức môi giới lập giá chưa công bố đối tác giao dịch trong trường hợp đối tác giao dịch đã thực hiện giao dịch vượt quá hạn mức giá trị đựơc cấp (thông tin này do TTTTBT của SGD cung cấp).
Các bản danh mục nêu trên là nội dung Nhật kí giao dịch của các CTCK thành viên. Trên cơ sở các bản “danh mục giao dịch trong ngày”, “bản sao kê giao dịch”, “danh mục giao dịch không được thực hiện / chưa hoàn tất”, các CTCK thực hiện việc kiểm tra trách nhiệm thực hiện lệnh của các thành viên của tổ chức mình (trách nhiệm đầy đủ, chính xác, kịp thời).
Ngày T+1:
Tại ngày làm việc sau ngày giao dịch, CTCK phải chuyển bản sao kê danh mục bán và mua (có xác nhận của công ty) tới trung tâm thanh toán bù trừ và LKCK nơi CTCK là thành viên. Trên cơ sở bản sao kê này, TTTTBT & LKCK thực hiện việc bút toán đối lưu. Trên tài khoản của tổ chức bán: ghi nợ tài khoản chứng khoán, ghi có tài khoản tiền. Trên TK của tổ chức mua: ghi nợ tài khoản tiền, ghi có TK chứng khoán. Cuối ngày các chủ tài khoản đều nhận được bản trích phụ lục tài khoản tiền và chứng khoán.
Ngày T+2:
Sau khi nhận được báo cáo bù trừ và thanh toán tiền từ TTLK & TTBT nhân viên kế toán kiểm tra số dư trên tài khoản tiền gửi giao dịch tại SGD, TTGDCK để chuẩn bị thanh
toán vào ngày T+3. Nếu tài khoản của công ty không còn đủ tiền thì CTCK phải nhanh chóng huy động tiền vào tài khoản trước thời gian quy định (ở VN hiện nay là trước 11h ngày T+3. Nếu công ty không huy động được đủ tiền thì phải làm thủ tục để được sử dụng Quỹ hỗ trợ thanh toán của TTLKCK. Nếu trong tài khoản của công ty không đủ chứng khoán để thanh toán thì công ty phải chuyển chứng khoán từ tài khoản tự doanh hoặc thương lượng với khách hàng.
Ngày T+3:
+ Thanh toán quyết toán với khách hàng
Thanh quyết toán với khách hàng là việc thanh toán giá trị giao dịch chứng khoán. Giá trị giao dịch chứng khoán là giá mua (bán) chứng khoán được xác định theo giá giao dịch chính thức khi khớp lệnh. Việc thanh toán được thực hiện theo phương thức chuyển khoản. Đối với giao dịch mua CTCK thực hiện thu tiền bằng các phiếu ủy nhiệm chi trích từ tài khoản của khách hàng sang tài khoản của CTCK. Đối với giao dịch bán: CTCK phải thực hiện việc thu tiền cho khách hàng bằng cách chuyển tiền từ tài khoản của CTCK sang tài khoản thanh toán của khách hàng.
Ngoài giá trị giao dịch, khách hàng có trách nhiệm trả lệ phí, phí giao dịch và phụ phí cho CTCK (nếu có). Lệ phí là những chi phí được quy định cố định cho một giao dịch (không phụ thuộc vào giá trị giao dịch).
Phí giao dịch bao gồm:
- Phí môi giới: do CTCK thỏa thuận với khách hàng trong khung phí do pháp luật quy định theo từng loại chứng khoán. Phí này bao gồm: chi phí thanh toán chuyển khoản tiền và chứng khoán lưu kí (ví dụ: đối với trái phiếu 0,15% giá trị giao dịch, cổ phiếu là 0,5%giá trị giao dịch).
Phí môi giới = Giá trị giao dịch x Tỉ lệ phí
- Phí môi giới lập giá: mức phí này do SGD quy định, công ty phải trả cho sở và thu lại từ khách hàng, ví dụ đối với trái phiếu 0,75% giá trị giao dịch, cổ phiếu 0,8% giá trị giao dịch.
+ Chuyển giao và chuyển nhượng quyền sở hữu
Về bản chất hoạt động mua bán chứng khoán được thực hiện theo phương thức phi chứng từ, việc luân chuyển chứng khoán giao dịch được thực hiện thuần túy bằng các bút toán bù trừ trên các tài khoản lưu kí. Quyền sở hữu chứng khoán có hiệu lực khi chứng
khoán được hạch toán vào tài khoản lưu kí và hết hiệu lực khi bị tách khỏi tài khoản này. Do vậy ngay sau khi thực hiện các bút toán chuyển khoản lưu kí, các trung tâm lưu kí có trách nhiệm chuyển giao ngay cho công ty lưu kí bản trích lục lưu kí chứng khoán khi có sự thay đổi trạng thái tài khoản.
Ngày T+3 nhân viên kế toán lưu kí thực hiện chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của công ty (tài khoản tự doanh) và tài khoản tiền gửi giao dịch của khách hàng (tài khoản môi giới) vào tài khoản tiền gửi thanh toán bù trừ của công ty mở tại ngân hàng chỉ định thanh toán; đồng thời hạch toán chuyển số chứng khoán phải thanh toán từ tài khoản tự doanh của công ty và tài khoản chứng khoán giao dịch của khách hàng vào tài khoản thanh toán bù trừ của thành viên lưu kí mở tại TTLKCK.
3.1.4. Hoạt động môi giới trên thị trường phi tập trung (OTC)
Trên thị trường OTC các công ty chứng khoán hoạt động với tư cách là công ty giao dịch - môi giới, hoặc với tư cách trung gian của các nhà môi giới. Các chứng khoán trên thị trường OTC được mua bán thông qua việc thỏa thuận giữ hai bên và giá chứng khoán cũng được hình thành do sự thỏa thuận. Khối lượng mua bán các chứng khoán này thường thực hiện theo lô có giá trị lớn.
Quy trình nghiệp vụ môi giới trên thị trường OTC:
Bước 1: Tìm kiếm khách hàng và thu thập thông tin
* Tìm kiếm khách hàng: là khâu quan trọng nhất trong hoạt động môi giới trên thị trường OTC và được thực hiện bởi bộ phận chăm sóc khách hàng và bộ phận marketing. Việc tìm kiếm khách hàng có thể được triển khai bằng nhiều cách khác nhau như dựa vào khách hàng thường xuyên giao dịch với công ty, tìm kiếm trên các phương tiện thông tin như báo chí, mạng internet… Thực tế cho thấy, để việc tìm kiếm khách hàng mang lại hiệu quả, nhân viên OTC phải đi thực tế nhiều, tiếp cận nhanh chóng nguồn thông tin và nắm bắt nhanh các nguồn thông tin được tiếp cận.
* Thu thập thông tin: nhân viên môi giới OTC phải thường xuyên cập nhật các thông tin về giá các chứng khoán OTC hàng ngày để nhập vào hệ thống mạng máy tính của công ty cho khách hàng của công ty tham khảo, liên tục cập nhật các thông tin về tình hình hoạt động, tình hình tài chính của các tổ chức phát hành chứng khoán trên thị trường OTC để nắm rõ các chứng khoán nhằm phục vụ cho khách hàng đồng thời tránh được những rủi ro do thiếu thông tin gây ra.
Bước 2: kí kết hợp đồng mua bán với khách hàng
viên môi giới sẽ kí kết với khách hàng hợp đồng mua bán chứng khoán OTC, hướng dẫn khách hàng đặt cọc tiền mua bán chứng khoán và thực hiện hợp đồng.
Bước 3: Thương lượng để so khớp các lệnh mua bán
Sau khi kí hợp đồng, nếu chứng khoán khách hàng muốn mua hoặc bán mà công ty không có, công ty phải tìm kiếm nguồn tương đương trong thời hạn hợp đồng. Dù lệnh giao dịch của khách hàng là lệnh thị trường hay giới hạn…, CTCK có trách nhiệm nghiên cứu để thực hiện lệnh tại mức giá tốt nhất, bằng cách liên lạc với các CTCK khác có nắm giữ loại chứng khoán này thông qua hệ thống giao dịch của thị trường OTC để tìm các giá yết phù hợp, sau đó thông báo cho khách hàng về việc thực hiện lệnh giao dịch. Nếu không tìm được nguồn hàng phải thông báo với khách hàng vào ngày hết thời hạn của hợp đồng.
Bước 4: Chuyển nhượng chứng khoán
Sau khi khớp lệnh mua và bán nhân viên môi giới yêu cầu bên bán chứng khoán chuyển giao các giấy tờ chuyển nhượng quyền sở hữu chứng khoán, yêu cầu bên mua thanh toán đầy đủ các khoản tiền kí kết theo điều khoản của hợp đồng.
Bước 5: Thanh toán các khoản phí môi giới và dịch vụ, hoàn trả tiền đặt cọc nếu vi phạm hợp đồng
Sau khi hoàn tất quá trình chuyển nhượng, nhân viên môi giới sẽ tính toán các khoản phí phát sinh liên quan, nhưng thiệt hại xảy ra đối với khách hàng do công ty làm sai các quy định của hợp đồng. Phí giao dịch phụ thuộc vào việc công ty chứng khoán là người đại lí thực hiện lệnh cho khách hàng (phí hoa hồng) hay nhà tạo lập thị trường (chênh lệch giá mua bán). Phí hoa hồng do CTCK quy định và phải công bố công khai cho khách hàng. Đối với người bán chứng khoán: các khoản phí sẽ được khấu trừ vào tiền bán chứng khoán, đối với bên mua sẽ yêu cầu khách hàng thanh toán phần còn thiếu vào tài khoản tiền đặt cọc. Hoàn trả tiền đặt cọc cho khách hàng nếu không thực hiện được hợp đồng.
Bước 6: Lưu giữ hồ sơ và các giấy tờ liên quan để giải quyết tranh chấp phát sinh nếu có.