Trung tâm khớp lệnh (gồm các nhà môi giới lập giá) tổng hợp các lệnh do các nhà môi giới chuyển đến (bằng phiếu đăng kí giao dịch hay qua mạng vi tính) và tại từng thời điểm ấn định sẽ thông báo dừng tiếp nhận và thực hiện khớp lệnh (đối với khớp lệnh định kì), hoặc so khớp liên tục (đối với khớp lệnh liên tục) để xác định giá và các lệnh giao dịch được thực hiện.
Bước 1: Nhận lệnh từ phòng môi giới
Nhân viên môi giới tại sàn nhận lệnh theo các hình thức:
- Nhận lệnh qua Fax: đối chiếu lệnh, chữ kí của nhân viên hiển thị trên bản Fax phiếu lệnh với chữ kí mẫu của nhân viên môi giới.
- Nhận lệnh qua điện thoại: số gọi đến được hiển thị phải đúng số của công ty, và người gọi là nhân viên môi giới (ghi âm), nhắc lại lệnh để kiểm tra.
- Lệnh được truyền đến từ công ty qua mạng máy tính.
Bước 2: Nhập lệnh vào hệ thống SGD, TTGDCK
Nhận lệnh từ phòng môi giới
Nhập lệnh vào hệ thống SGD, TTGDCK
In kết quả giao dịch trong phiên giao dịch
- Nhập lệnh vào hệ thống theo quy định (nhập lệnh theo đúng thứ tự lệnh đến trước nhập trước, lệnh đến sau nhập sau; khi có lệnh đến phải lập tức nhập lệnh vào hệ thống đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, đầy đủ và chính xác.
- Thông báo ngay với SGD, TTGDCK nếu phát hiện sai sót, hoặc nhận được lệnh sửa đồng thời thông báo cho phòng môi giới của công ty làm công văn xác nhận sai sót và xin phép sửa lệnh. Nếu được chấp nhận, đại diện giao dịch tiến hành hủy lệnh có sai sót và nhập thông tin trên phiếu lệnh gốc của khách hàng.
Đối với những sai sót không được phát hiện và xử lí kịp thời, công ty phải gặp gỡ khách hàng để thương lượng tìm cách giải quyết: bồi thường, mua bán bổ sung số thiếu hụt theo mức giá đã thực hiện, ưu đãi miễn giảm phí trong thời gian nhất định…
- Khi xử lí lệnh hủy, lệnh sửa đổi:
+ Căn cứ vào số hiệu lệnh, tìm chứng từ lệnh gốc,
+ Căn cứ số thứ tự lệnh nhập đã đánh dấu trên phiếu lệnh (bản Fax) tìm lại lệnh đã nhập vào hệ thống,
+ Hủy/ sửa lệnh gốc theo phiếu lệnh mới. Đối với lệnh không hủy được thì thông báo cho khách hàng. Đối với lệnh đã hủy: nhập số hiệu lệnh gốc của lệnh hủy vào hệ thống để hủy lệnh và thông báo cho khách hàng.
Bước 3: In kết quả giao dịch trong phiên
Bước 4: Thông báo kết quả giao dịch về nơi khớp lệnh
Nhân viên môi giới tại sàn sau khi kiểm tra tính hợp lệ và xử lí các thông tin từ hệ thống SGD, TTGDCK khi hệ thống khớp lệnh, sẽ chuyển thông tin về đặt lệnh và xử lí thông tin về phòng môi giới.