- Thủ tục được thêm vào thì cần có quy trình để sử dụng. Nếu cán bộ tiếp nhận hồ sơ không tìm thấy thủ tục để tiếp nhận hồ sơ thì cán bộ quản trị cần xem lại thủ tục này đã được định nghĩa quy trình chưa.
- Cách thêm quy trình cho thủ tục:
o Bước 1: Tại dòng thủ tục cần thêm quy trình mới, chọn để mở danh sách thao tác rồi chọn “Thêm quy trình”:
Hình 38. Thêm quy trình bước 1
o Bước 2: Chọn “Thêm QTTT” (QTTT: Quy trình thủ tục) để tạo quy trình mới cho thủ tục. Điền đầy đủ thông tin để tạo ra quy trình, chọn “Cập nhật” để lưu lại, với:
Mã QTTT: Hệ thống tự sinh ra, không cần điền.
Theo quyết định: Quyết định ban hành thủ tục, nếu chưa có thì có thể không chọn và sẽ bổ sung khi cán bộ quản trị
tạo quyết định mới (Tham khảo phần tạo quyết định trong
2.2.1. Danh mục quyết định).
Trường hợp: Nếu thủ tục có nhiều trường hợp xử lý thì sẽ ghi trường hợp ở đây. Ví dụ: thủ tục HCTP23- Nhập Quốc tịch Việt Nam có 2 trường hợp: nhập quốc tịch Việt Nam, xin thôi quốc tịch nước ngoài (115 ngày giải quyết) và nhập quốc tịch Việt Nam, vẫn giữ quốc tịch nước ngoài (105 ngày giải quyết).
* Lưu ý: Chia trường hợp phải phù hợp với việc giải quyết hồ sơ thực tế của cơ quan.
TGQĐ (ngày): Thời gian quy định của quy trình đang tạo. Ví dụ: Quy trình của trường hợp nhập quốc tịch Việt Nam, xin thôi quốc tịch nước ngoài thì điền thời gian quy định là 115.
Ngày bắt đầu: Ngày quy trình được tạo ra, mặc định hệ thống sẽ lấy ngày quy trình được tạo. Người quản trị có thể không cần điền lại ở ô này. Ngày kết thúc: Ngày kết thúc của quy trình, nếu quy trình được tạo ra để
sử dụng trong khoảng thời gian nào đó thì sẽ nhập ngày kết thúc ở đây. Ngược lại thì không cần nhập.
Tr ạ ng thái: Ch ọ n “ M ở ” đ ể quy trình h o ạ t đ ộ ng.
Hình 40. Điền thông tin cơ bản cho quy trình o Bước 3: Lần lượt thêm các bước cụ thể cho quy trình như sau:
Nhấp vào tên quy trình để mở quy trình.
Hình 41. Mở quy trình để thêm bước cụ thể
Thêm Bước trước rồi thêm Công việc sau. Bước có thể có nhiều công việc nhưng tổng ngày của công việc phải bằng ngày của bước. Ở phần của Bước, chọn “Thêm”.
Hình 42. Thêm bước cho quy trình
Điền tên bước và TGQĐ (ngày), chọn Đơn vị thực hiện. Chọn “Cập nhật” để lưu lại.
Hình 43. Điền thông tin cho bước
Thêm Công việc cho Bước vừa tạo. Điền loại công việc, công việc cụ thể, người thực hiện, cấu hình thao tác. Chọn “Cập nhật” để lưu lại.
Hình 4 4 . Thêm công vi ệ c
* Lưu ý khi thêm công việc cho bước
Công việc kề trước, STT công việc, mã bước do hệ thống tự sinh ra, quản trị không cần điền dữ liệu.
Loại công việc: Liệt kê tên các công việc trong danh sách sổ xuống, cán bộ quản trị sẽ chọn tên công việc phù hợp với bước. Ví dụ: Công việc ở bước 1 ở mỗi quy trình thường là tiếp nhận hồ sơ, thì sẽ chọn “Tiếp nhận”. Công việc ở bước khác tùy theo quy trình có thể là thụ lý hay thẩm tra hồ sơ, trả kết quả,.. thì sẽ chọn “Thụ lý”, “Thẩm định” hoặc “Trả kết quả”. Khi đó, tại menu nhắc việc của cán bộ xử lý sẽ hiện tên công việc tương ứng.
Mỗi quy trình phải có tối thiểu 2 bước: Bước 1 với công việc Tiếp nhận và Bước 2 với công việc Trả kết quả.
TGQĐ (ngày): Thời gian quy định của công việc phải bằng với thời gian của bước tương ứng. Đặc biệt với những bước như: chờ người dân đến nộp lệ phí, trả kết quả hoặc những bước liên quan nhiều đến dân thì TGQĐ là 0 ngày.
Công việc cụ thể: Quản trị có thể ghi chi tiết về công việc hoặc có thể ghi khái quát sao cho cán bộ xử lý có thể biết được nội dung việc cần làm. Cấu hình thao tác: Phần cấu hình này chiếm phần quan trọng trong quy trình
thủ tục vì nó cho phép cán bộ có một số quyền xử lý trên hồ sơ. Nếu cấu hình sai quyền thì việc xử lý hồ sơ không còn chặt chẽ và trung thực. Diễn giải các thao tác:
(1)Cập nhật số HS: Cập nhật số hồ sơ cho hồ sơ. Chức năng này nên hạn chế cấu hình cho cán bộ xử lý vì số hồ sơ do hệ thống tự sinh ra. Nếu tự ý chỉnh sửa sẽ dẫn đến trùng số hồ sơ. (2)Cập nhật TPHS: Cập nhật thành phần hồ sơ
(3) Cập nhật CTHS: Cập nhật chi tiết hồ sơ.
(4) Tìm dữ liệu cũ: Trợ giúp cán bộ có thể so sánh hồ sơ đang tiếp nhận có trùng với hồ sơ đã tiếp nhận trước đó hay không, thường dùng trong lĩnh vực xây dựng, kinh doanh, cấp giấy phép đăng ký kinh doanh. Chức năng này thường dùng ở bước 1 tiếp nhận.
(5) Cập nhật người nộp: Cập nhật tên người nộp hồ sơ.
(6) Trả lại dân: Trả hồ sơ lại cho người dân đã nộp do hồ sơ không đúng yêu cầu hoặc sai xót nhiều không thể tiếp nhận. Chức năng này thường dùng ở bước 1 tiếp nhận.
(7) Cần xác nhận: Hồ sơ chuyển đi cần có thao tác xác nhận giấy ở bước kế tiếp, thường được dùng cho những bước chuyển từ cơ quan này đến cơ quan khác trong cùng huyện hoặc từ xã lên huyện. Ví dụ: Bước 2 có cấu hình thao tác “Cần xác nhận” thì: khi bước 2 chuyển hồ sơ sang bước 3, cán bộ ở bước 3 sẽ thực hiện “xác nhận đã nhận hồ giấy” khi nhận được hồ sơ giấy từ bước 2 chuyển đến. (8) Xóa CV sau cùng: Xóa công việc sau cùng, thao tác này thường chỉ
được cấu hình cho cán bộ lãnh đạo hay quản trị, vì khi xóa cần xem xét tính hợp lý khi xóa công việc sau cùng này. Ví dụ: Quy trình gồm có 4 bước, mỗi bước là một công việc, hồ sơ đã được xử lý đến bước 3 thì khi xóa công việc sau cùng, đồng nghĩa với việc xóa công việc ở bước 3, lúc này hồ sơ sẽ trở về đang ở bước 2 (công việc 2). (9) Trả ngược lại: Trả hồ sơ về bước kế trước.
(11) Hủy HS: Hủy hồ sơ đã tạo, thao tác này chỉ nên cấu hình ở bước 1 tiếp nhận hồ sơ.
(12) Xóa HS: Xóa hồ sơ đã tạo. Thac tác này cần được xem xét kỹ trước khi cấu hình cho cán bộ xử lý, chỉ nên cấu hình cho cán bộ lãnh đạo hoặc quản trị.
(13) Chọn Ng.nhận: Chọn người nhận ở bước kế tiếp. Nếu bước được cấu hình chọn người nhận thì cán bộ phải chọn người nhận thì mới chuyển được hồ sơ sang bước kế tiếp.
(14) Chuyển nhiều HS: Chuyển nhiều hồ sơ qua bước kế tiếp.
(15) Chọn LĐ ký: Chọn tên lãnh đạo đã ký duyệt hồ sơ, thường được cấu hình ở bước có công việc liên quan đến lãnh đạo. Chức năng này khác với chức năng chọn người nhận, vì nó chỉ chọn tên người đã ký hồ sơ giấy để hiển thị trên hồ sơ, không phải là chọn lãnh đạo xử lý hồ sơ trên phần mềm.
(16) Cập nhật số GCN: Cập nhật số giấy chứng nhận. (17) In GCN: In giấy chứng nhận.
(18) Upload KQ: Tải lên kết quả là file word.
(19) Hiển thị biên lai: Cho hiển thị biên lai và có thể in ấn.
Tùy từng công việc trong các bước của quy trình mà cấu hình thao tác hợp lý. Sau khi tạo xong bước 1 thì lần lượt tạo thêm các bước khác cho quy trình.