- Một số thủ tục ngoài quy trình còn cần một số giấy tờ kèm theo. Giấy tờ được tạo ra sẽ hiển thị ở phần tiếp nhận hồ sơ, cán bộ sẽ check chọn những giấy tờ người dân có nộp kèm.
- Giấy tờ của thủ tục có 3 kiểu:
o Kiểu Upload: Cho phép cán bộ tạo hồ sơ hoặc người dân nộp trực tuyến, tải file lên trang web. Với thủ tục ở mức độ 2, 3 thì khi khởi tạo hồ sơ người dùng có thể không cần tải file lên mà chỉ check vào tên của giấy tờ.
o Kiểu Form: Quản trị tạo sẵn biểu mẫu giấy tờ cần có của thủ tục và cán bộ tiếp nhận hoặc người dân nộp trực tuyến sẽ điền thông tin vào biểu mẫu có sẵn này. Thường dùng kiểu này cho các thủ tục ở mức độ 3 hoặc 4.
o Kiểu Upload và Form: Giấy tờ được tạo ra theo kiểu này sẽ giúp người dùng có thêm lựa chọn, có thể tải file giấy tờ lên hoặc điền thông tin vào Form nhưng thường chỉ cấu hình một kiểu.
- Do việc tạo giấy tờ kiểu Form rất phức tạp và liên quan đến code hệ thống, nên tài liệu này chỉ hướng dẫn Cán bộ quản trị của cơ quan tạo ra giấy tờ kiểu Upload.
- Cách thực hiện:
o Bước 1: Từ danh sách thủ tục của lĩnh vực, nhấp vào tên thủ tục.
o Bước 2: Kiểm tra giấy tờ đã tồn tại. Dùng chức năng tìm kiếm ở cột mã giấy tờ và tên giấy tờ để kiểm tra giấy tờ đã được tạo trong hệ thống. Nếu có giấy tờ thì sang bước 3, chưa có thì đến bước 4.
o Bước 3: Check chọn giấy tờ, chọn nút “Thêm giấy tờ” để thêm giấy tờ vào thủ tục
o Bước 4: Tạo mới giấy tờ. Chọn “Thêm mới giấy tờ”. Điền thông tin và lưu lại. Giấy tờ mới thêm vào mặc định sẽ được thêm vào thủ tục nên sẽ không cần làm thao tác ở bước 3.
- Ví dụ: Thêm giấy tờ cho thủ tục TTDT02 của Sở thông tin truyền thông:
o Kiểm tra giấy tờ đã có trong hệ thống, gõ tên giấy tờ vào cột tìm kiếm của tên giấy tờ, hoặc gõ mã giấy tờ để tìm kiếm.
o Nếu có thì hệ thống sẽ hiển thị các giấy tờ ngay bên dưới, lúc này cán bộ sẽ check chọn giấy tờ và nhấn nút “Thêm vào danh sách”
Hình 5 9 . Ch ọ n th ủ t ụ c c ầ n thêm gi ấ y t ờ Hình 6 0 . Ki ể m tra gi ấ y t ờ đ ã t ồ n t ạ i
Hình 61. Thêm giấy tờ đã có vào thủ tục
o Ngược lại trường hợp chưa có giấy tờ thì cần thêm mới. Chọn “Thêm mới giấy tờ”, sau đó điền thông tin và cập nhật, với:
Tên giấy tờ: Đặt giống với tên giấy tờ cần thêm vào, với những tên dài có thể cô đọng lại miễn sao dễ phân biệt và tìm kiếm.
File đính kèm: Nếu có sẵn biểu mẫu giấy tờ, cán bộ hãy tải lên ở phần này. Mục đích nhằm giúp người tạo hồ sơ có thể lấy mẫu về tham khảo hoặc điền thông tin vào để nộp lại.
Hình thức: Cho biết giấy tờ này là bản sao, bản chính, đơn viết tay,… Mặc định là “Không quy định” nhưng nếu chọn thì cần chọn chính xác loại hình thức của giấy tờ.
Số lượng (bắt buộc): Số bản cần nộp.
Bắt buộc: Giấy tờ này có bắt buộc phải nộp hay không. Nếu có thì check vào ô, không có thì để trống.
Kiểu nhập: Upload, Form hay All (Upload và Form).
Thứ tự hiển thị: Thứ tự của giấy tờ trong danh sách giấy tờ của thủ tục đang thêm.
Là giấy tờ: Nộp kèm hồ sơ, Trả kết quả hay cả hai.
Trạng thái: Mở/Đóng (Dùng/Không dùng), nếu chọn Đóng thì giấy tờ sẽ không hiển thị trong phần hồ sơ của cán bộ tiếp nhận.
Hình 62. Điền thông tin cho giấy tờ
oSau khi thêm mới thì mặc định giấy tờ sẽ có trong danh sách giấy tờ của thủ tục đang cần thêm.
Hình 63. Giấy tờ đã thêm vào thủ tục