1.1. Quyền hạn và nhiệm vụ của Ban Kiểm soát được quy định trong Điều lệ và Luật Doanh nghiệp 2005 mang tính chất bao trùm lên toàn bộ hoạt động của Công ty đồng thời đòi hỏi tính độc lập cao đối với Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc.
1.2. Ban Kiểm soát và Hội đồng Quản trị thường xuyên trao đổi nhằm đảm bảo rằng việc thực thi quyền hạn và nhiệm vụ của Ban Kiểm soát vừa đảm bảo tuân thủ pháp luật vừa đảm bảo tuân thủ tôn chỉ, mục đích, mục tiêu phát, chiến lược, kế hoạch phát triển của Công ty.
1.3. Để có thể thực thi những quyền hạn và nhiệm vụ của mình, Ban Kiểm soát phải hội tụ các thành viên có phẩm chất, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp đồng thời phải xây dựng cơ chế và phương pháp làm việc khoa học, chuyên nghiệp.
1.4. Trong quá trình thực thi quyền hạn và nhiệm vụ của mình, Ban Kiểm soát phải xây dựng kế hoạch và chương trình làm việc định kỳ và chương trình, kế hoạch làm việc cho từng đợt kiểm tra, giám sát. Trong tất cả các cuộc kiểm tra hoạt động của Doanh nghiệp, Ban Kiểm soát cần có chương trình cụ thể và thông báo trước cho Hội đồng Quản trị và Ban Giám đốc để bố trí phối hợp.
1.5. Ban Kiểm soát được bị đầy đủ các nguồn lực và kỹ năng cần thiết để có thể thực thi được quyền hạn và nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả.
Công ty Cổ phần Khoáng sản Bình Định 39
1.6. Ban Kiểm soát có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo thường niên để báo cáo trước Đại hội đồng cổ đông liên quan đến quyền hạn và nhiệm vụ của mình và hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, chất lượng và những phát ngôn trong báo cáo đồng thời đảm bảo rằng những nội dung trong báo cáo có căn cứ, cơ sở khoa học dựa trên kết quả làm việc của Ban Kiểm soát với đội ngũ nhân sự phù hợp sử dụng những phương pháp luận khoa học, chuyên nghiệp đã được xây dựng.
1.7. Ban Kiểm soát có trách nhiệm thực hiện đánh giá định kỳ kết quả làm việc của từng thành viên trong Ban Kiểm soát nói riêng và Ban Kiểm soát nói chung theo quy chế nhằm ngày cao nâng cao hiệu quả hoạt động của mình đóng góp thiết thực vào sự phát triển của Công ty.
2. Cơ cấu
2.1. Cơ cấu tổ chức của Ban Kiểm soát được thực hiện theo Điều lệ bao gồm Trưởng Ban và các thành viên khác. Điều lệ quy định Trưởng Ban Kiểm soát phải là cổ đông của Công ty. Theo Luật Doanh nghiệp 2005, để đảm bảo tính khách quan và độc lập, các thành viên Ban Kiểm soát không nắm giữ những chức vụ quản lý trong Doanh nghiệp. Để trở thành thành viên Ban Kiểm soát, ứng cử viên phải đáp ứng những yêu cầu sau:
• Đáp ứng điều kiện nêu trong Điều 36 Điều lệ
• Tốt nghiệp đại học trở lên các chuyên ngành có liên quan đến hoạt động của BIMICO như tài chính, kế toán, kiểm toán, quản trị kinh doanh, luật, quản lý sản xuất, quản lý công nghệ, quản lý nhân sự
• Có ít nhất 10 năm kinh nghiệm làm việc liên quan đến chuyên môn được đào tạo sau khi tốt nghiệp
• Có hiểu biết nhất định về hoạt động của BIMICO nói riêng và lĩnh vực khai thác, chế biến khoáng sản
Công ty Cổ phần Khoáng sản Bình Định 40
• Có hiểu biết nhất định về quyền hạn, trách nhiệm, cơ chế, phương pháp làm việc của Ban Kiểm soát trong công ty cổ phần
2.2. Trong quá trình thực thi quyền hạn và nhiệm vụ, Ban Kiểm soát có quyền thuê chuyên gia độc lập phục vụ cho từng chuyên đề. Những nội dung này cần được nêu rõ trong kế hoạch làm việc của Ban Kiểm soát có tham khảo ý kiến của Hội đồng Quản trị và được Đại hội đồng cổ đông phê duyệt hàng năm.
3. Đánh giá
3.1. Ban Kiểm soát có trách nhiệm xây dựng quy chế đánh giá kết quả làm việc của Ban Kiểm soát nói chung và từng thành viên Ban Kiểm soát nói riêng nhằm ngày càng nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban Kiểm soát. Công tác đánh giá kết quả làm việc là một trong những nội dung cần được trình bày trong Báo cáo của Ban Kiểm soát trình bầy trước Đại hội đồng cổ đông. Ban Kiểm soát tự chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng cổ đông về chất lượng báo cáo của mình.
3.2. Ban Kiểm soát có trách nhiệm xây dựng phương pháp và tiêu chí đánh giá kết quả làm việc cụ thể để đảm bảo rằng Ban Kiểm soát và từng thành viên Ban Kiểm soát thực thi đầy đủ và đúng đắn các quyền hạn và nhiệm vụ của mình. Các hình thức đánh giá Ban Kiểm soát có thể được sử dụng một cách phù hợp bao gồm:
3.2.1. Đánh giá từng thành viên Ban Kiểm soát:
• Tự đánh giá: Từng thành viên Ban Kiểm soát tự mình đánh giá kết quả và thành tích làm việc của mình theo những nội dung quy định và chuẩn bị báo cáo gửi Trưởng Ban Kiểm soát. Sau khi nhận được báo cáo đánh giá công việc của thành viên, Trưởng Ban Kiểm soát sẽ xem xét, nghiên cứu và tổ chức gặp thành viên để trao đổi về nội
Công ty Cổ phần Khoáng sản Bình Định 41
dung báo cáo. Bản thân Trưởng Ban Kiểm soát cũng chuẩn bị báo cáo tự đánh giá. Những nội dung trong bản báo cáo cần xoay quanh việc thực thi quyền hạn và nhiệm vụ được nêu trong Điều lệ và Luật Doanh nghiệp 2005.
• Đánh giá độc lập: Trưởng Ban Kiểm soát tự mình hoặc thuê chuyên gia có kinh nghiệm và chuyên môn xây dựng tiêu chí và thực hiện đánh giá, chấm điểm các thành viên Ban Kiểm soát sau đó tổng hợp kết quả và trao đổi với từng thành viên Ban Kiểm soát được đánh giá. Những nội dung đánh giá cần xoay quanh việc thực thi quyền hạn và nhiệm vụ được nêu trong Điều lệ và Luật Doanh nghiệp 2005.
3.2.2. Đánh giá tập thể Ban Kiểm soát:
• Tự đánh giá: Ban Kiểm soát tổ chức họp và trao đổi tập thể về kết quả và thành tích hoạt động của Ban Kiểm soát nói chung. Trước khi tổ chức cuộc họp này, Trưởng Ban Kiểm soát cần thu thập ý kiến các thành viên thông qua trao đổi trực tiếp hoặc qua bảng câu hỏi và chuẩn bị nội dung cuộc họp chu đáo để đạt kết quả cao. Trưởng Ban Kiểm có trách nhiệm chuẩn bị báo cáo của Ban Kiểm trước Đại hội đồng cổ đông theo quy định. Những nội dung trong bản báo cáo cần xoay quanh việc thực thi quyền hạn và nhiệm vụ được nêu trong Điều lệ và Luật Doanh nghiệp 2005.
• Đánh giá độc lập: Ban Kiểm soát nếu xét thấy cần thiết thuê chuyên gia có kinh nghiệm và chuyên môn thực hiện đánh giá tập thể hiệu quả làm việc của Ban Kiểm soát theo từng thời kỳ. Những nội dung đánh giá cần xoay quanh việc thực thi quyền hạn và nhiệm vụ được nêu trong Điều lệ và Luật Doanh nghiệp 2005.
3.3. Ban Kiểm soát có trách nhiệm xây dựng bảng điểm và tỷ trọng cho từng nhóm quyền hạn và nhiệm vụ được giao phó làm cơ sở đo lường
Công ty Cổ phần Khoáng sản Bình Định 42
mức độ hoàn thành nhiệm vụ khi đánh giá. Tỷ trọng của từng tiêu chí đánh giá có khác nhau trong từng giai đoạn tuy nhiên tống số các chỉ tiêu đánh giá sẽ là 100%.
3.4. Ban Kiểm soát có trách nhiệm đảm bảo rằng quy chế đánh giá của Ban Kiểm soát không có mâu thuẫn với những quy chế giám sát, đánh giá hiện đang được đại diện chủ sở hữu Nhà nước áp dụng tại Doanh nghiệp.
3.5. Ban Kiểm soát có trách nhiệm đảm bảo rằng với từng kết quả đánh giá sẽ có những cơ chế khen thưởng, kỷ luật tương ứng. Kết quả đánh giá sẽ được tính điểm và chia thành nhiều mức độ hoàn thành nhiệm vụ khác nhau và có thể bao gồm các mức cơ bản như sau:
• Hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ
• Hoàn thành nhiệm vụ
• Không hoàn thành nhiệm vụ
3.6. Hội đồng Quản trị có quyền nhận xét và đánh giá cách thức, kết quả làm việc của Ban Kiểm soát để trao đổi góp ý cải tiến và cũng có thể trình bầy trước Đại hội đồng cổ đông để xin ý kiến biểu quyết.
4. Thù lao
4.1. Tổng mức thù lao của Ban Kiểm soát thực hiện theo Điều lệ BIMICO 2008. Ban Kiểm soát có trách nhiệm xây dựng cơ chế phân phối thù lao dựa trên trình độ chuyên môn, năng lực, kinh nghiệm của từng thành viên gắn kết với kết quả làm việc của thành viên đó căn cứ cơ chế đánh giá Ban Kiểm soát. Ban Kiểm soát chỉ được nhận đầy đủ thù lao sau khi đã có kết quả đánh giá theo quy chế.
Công ty Cổ phần Khoáng sản Bình Định 43
4.2. Công tác phí cho các thành viên Ban Kiểm soát áp dụng theo quy chế chung của Công ty. Cơ chế công tác phí phù hợp với những quy định hiện hành và mặt bằng chung.
4.3. Ban Kiểm soát có thể nghiên cứu, trao đổi với Hội đồng Quản trị đề xuất cơ chế bổ sung trình đại diện chủ sở hữu vốn Nhà nước và Đại hội đồng cổ đông phê chuẩn.
Công ty Cổ phần Khoáng sản Bình Định 44 CHƯƠNG 6 – CÁC TIỂU BAN CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
Để có thể thực thi quyền hạn và nhiệm vụ của mình, Hội đồng Quản trị có trách nhiệm xem xét việc thành lập những tiểu ban chuyên môn giúp việc phù hợp trong đó có một số tiểu ban quan trọng dưới đây.