1. Tăng tài sản cố định
TSCĐ hữu hình của công ty tăng chủ yếu là do mua mới. Việc mua sắm TSCĐ hữu hình diễn ra theo trình tự sau:
Tăng TSCĐ hữu hình do đầu tư, mua sắm mới
Quy trình mua mới TSCĐ hữu hình tại Công ty
Quy trình mua mới TSCĐ hữu hình
+ Dựa trên nhu cầu thực tế ở các bộ phận, phòng ban, chi nhánh lập yêu cầu mua sắm TSCĐ mới, sau đó chuyển yêu cầu lên cho GĐ phê duyệt.
Yêu cầu mua TSCĐ
Phê duyệt yêu cầu mua TSCĐ Mua TSCĐ Nhận TSCĐ từ nhà cung cấp Chuyển TSCĐ đến các phòng ban liên quan Chuyển chứng từ cho phòng TCKT Nhập chứng từ vào hệ thống
+ Sau khi yêu cầu được phê duyệt, bộ phận mua hàng tập hợp báo giá của nhà cung cấp sau đó lập đơn đặt hàng cho một nhà cung cấp được chọn.
+ Khi nhận được TSCĐ thành lập hội đồng nghiệm thu để kiểm tra chất lượng, số lượng của TSCĐ.
+ Kế toán TSCĐ tiến hành kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ liên quan tới TSCĐ được mua sau đó lập biên bản giao nhận TSCĐ để giao cho các bộ phận, phòng ban có yêu cầu mua mới TSCĐ.
+ Kế toán TSCĐ nhập chứng từ vào phần mềm và tạo mới thẻ TSCĐ để theo dõi TSCĐ.
Chứng từ sử dụng TSCĐ hữu hình tăng do mua sắm
Liên quan đến nghiệp vụ tăng TSCĐ do đầu tư, mua sắm mới TSCĐ tại Công ty sử dụng các chứng từ sau:
- Giấy đề nghị mua TSCĐ
- Quyết định của HĐQT phê duyệt mua TSCĐ - Biên bản giao nhận TSCĐ với nhà cung cấp - Biên bản giao nhận giấy tờ với nhà cung cấp - Hóa đơn GTGT
- Biên bản định thời gian khấu hao TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ cho bộ phận sử dụng
Ví dụ : Tháng 10/2013 Phòng Tài chính – Kế toán có sử dụng một máy
tính xách tay đã hết thời gian khấu hao và không còn sử dụng được. Phòng Hành chính làm đơn gửi Ban giám đốc đề nghị mua sắm mới 1 máy tính xách tay.
Kế toán tập hợp giá mua, các chi phí có liên quan trước khi dùng phản ánh vào TK 211- Nguyên giá TSCĐ. Bút toán sử dụng:
Nợ TK 2112 : 11.818.182 Nợ TK 1331: 1.181.812 Có TK 112: 13.000.000
Do TSCĐ này được mua bằng nguồn vốn tự có của Công ty nên không có bút toán kết chuyển nguồn.
2. Nâng cấp TSCĐ hữu hình:
Việc nâng cấp được diễn ra theo trình tự như sau: Đơn đề nghị nâng cấp TSCĐ hữu hình.
Quyết định nâng cấp TSCĐ hữu hình của Ban giám đốc.
Biên bản nghiệm thu, bàn giao TSCĐ hữu hình nâng cấp hoàn thành. Bảng tổng hợp chi phí nâng cấp TSCĐ hữu hình.
Căn cứ vào yêu cầu thực tế về tình hình sử dụng tài sản cố định, đơn vị sử dụng sẽ làm đơn đề nghị nâng cấp TSCĐ hữu hình lên cho Ban giám đốc và các phòng ban liên quan.
Ban giám đốc sẽ ra quyết định sử dụng nguồn vốn để nâng cấp TSCĐ hữu hình nếu xét thấy yêu cầu của bộ phận xử dụng là hợp lí với tình hình thực tế.
Phòng kế toán sẽ làm bản dự toán chi phí đầu tư nâng cấp TSCĐ hữu hình. Sau đó bộ phận kỹ thuật sẽ làm nhiệm vụ tiến hành việc nâng cấp. Khi nâng cấp TSCĐ hữu hình hoàn thành, Công ty tiến hành lập biên bản nghiệm thu và bàn giao TSCĐ cùng bảng tổng hợp chi phí đầu tư nâng cấp
Ví dụ: Doanh nghiệp tư nhân Trọng Thiện có nâng cấp xe ô tô 7 chỗ
nhằm đáp ứng nhu cầu an toàn trong đi lại của cán bộ công nhân viên trong Công ty. Trong tháng 5/2013, Công ty đã cho lắp đặt hệ thống máy lạnh, thay lại toàn bộ da bọc ghế trong xe, thay mới một số thiết bị như bình ắc quy, bầu lọc gió, hệ thống đèn với tổng số kinh phí dự toán là 23.256.689 đồng. Sau khi làm mới các hạng mục trên, thời gian sử dụng hữu ích tăng thêm 1 năm nữa.
3. Giảm tài sản cố định
Những TSCĐ hữu hình đã hết khấu hao và không còn giá trị sử dụng thì Công ty có quyết định thanh lý TSCĐ hữu hình. Đối với những TSCĐ hữu hình còn giá trị sử dụng nhưng hao mòn vô hình cao nhờ tiến bộ của khoa học kỹ thuật thì Công ty sẽ xem xét để tính đến việc nhượng bán các TSCĐ hữu hình này và thay thế bằng các TSCĐ hữu hình khác nhằm nâng cao năng suất lao động, phục vụ cho nhu cầu kinh doanh của Công ty.
Quy trình thanh lý TSCĐ hữu hình tại Công ty
Quy trình thanh lý TSCĐ hữu hình
Xác định TSCĐ cần thanh lý
Lập đề nghị thanh lý
Kiểm tra và xác minh tài sản
Lập tờ trình thanh lý TSCĐ
Phê duyệt
Ra quyết định thanh lý
Thực hiện thanh lý TSCĐ
+ Bộ phận sử dụng TSCĐ có trách nhiệm theo dõi và xác định những tài sản đã hết thời gian sử dụng, tài sản hỏng, tài sản không sử dụng… đưa ra yêu cầu thanh lý. Khi có tài sản không sử dụng cần thanh lý, các bộ phận sử dụng TSCĐ của công ty sẽ làm giấy xin đề nghị thanh lý gửi lên Công ty. Đại diện các phòng của Công ty sẽ đánh giá để xác định giá trị còn lại của tài sản xin thanh lý và lập biên bản đề nghị thanh lý.
+ Bộ phận sử dụng tài sản lập biên bản xác định tình trạng tài sản và biên bản thanh lý sau đó chuyển cho kế toán TSCĐ lập danh mục tài sản cần thanh lý, kế toán TSCĐ trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt để thành lập hội đồng thanh lý.
+ Hội đồng thanh lý đưa ra phương án xử lý và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Sau khi phương án xử lý được xem xét và phê duyệt thì cấp có thẩm quyền sẽ ra quyết định thanh lý.
+ Khi tài sản được thanh lý xong kế toán TSCĐ cập nhật phần mềm để hủy thẻ TSCĐ.
Chứng từ sử dụng
Liên quan đến nghiệp vụ thanh lý TSCĐ hữu hình có các chứng từ sau: - Đề nghị giảm TSCĐ
- Quyết định của HĐQT về việc thanh lý TSCĐ - Biên bản định giá TSCĐ
- Hóa đơn Giá trị gia tăng
Ví dụ: Doanh nghiệp tư nhân Trọng Thiện quyết định thanh lý một đầu xe kéo biển kiểm soát 16L 7063 giá trị 35.500.000đồng
Ghỉ Nợ 821: 35.500.000 đồng Có 111: 35.500.000 đồng
Trình tự ghi sổ chi tiết tài sản cố định hữu hình
Trình tự ghi sổ chi tiết TSCĐ hữu hình tại công ty được tiến hành theo quy trình chung được cụ thể ở sơ đồ 2.3.
Quy trình ghi sổ chi tiết TSCĐ hữu hình
Từ các chứng từ về tăng, giảm TSCĐ, kế toán tiến hành phân loại chứng từ thuộc các loại: mua sắm mới, đầu tư xây dựng cơ bản hoàn thành, thanh lý …
Sau khi đã tiến hành phân loại và kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, hợp lệ của các chứng từ trên kế toán TSCĐ tiến hành cập nhập thông tin vào phần mềm kế toán Fast. Nếu là nghiệp vụ tăng TSCĐ thì Kế toán lập mới thẻ TSCĐ trong đó dựa vào các chứng từ tiến hành khai báo các thông tin trên thẻ
Chứng từ tăng, giảm TSCĐ
Thẻ TSCĐ
Sổ chi tiết TSCĐ
Bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ
TSCĐ, bao gồm: Tên TSCĐ, mã TSCĐ, Loại TSCĐ, Thời gian trích khấu hao, Phương pháp trích khấu hao … Nếu là nghiệp vụ giảm TSCĐ thì kế toán tiến hành hủy thẻ TSCĐ.
Sau khi đã cập nhật thông tin của nghiệp vụ vào Thẻ TSCĐ, phần mềm sẽ tự chạy các dữ liệu này vào Sổ chi tiết TSCĐ, rồi vào bảng tổng hợp chi tiết TSCĐ. Ngoài ra, các dữ liệu này còn chạy vào hệ thống sổ tổng hợp gồm Sổ nhật ký chung, sổ cái TK 211, Sổ cái TK 214, Bảng Cân đối số phát sinh và cuối cùng là vào các Báo cáo tài chính. Việc sử dụng phần mềm có ưu điểm là dữ liệu sẽ tự chạy vào các sổ chi tiết và tổng hợp, vì vậy đảm bảo tính chính xác, kiểm tra và đối chiếu giữa các sổ tổng hợp và chi tiết.