Sử dụng, ghi chép, luân chuyển, lưu giữ chứng từ là một công việc hết sức quan trọng. Chứng từ là những bằng chứng pháp lý minh chứng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời cũng là công cụ để đối chiếu, kiểm tra. Tổ chức chứng từ là tổ chức hệ thống thông tin ban đầu có tính pháp lý làm cơ sở cho việc thực thi các giai đoạn của hạch toán kế toán. Việc tổ chức chứng từ hợp lý có tác dụng: Quản lý chặt chẽ các đối tượng hạch toán thông qua phản ánh trung thực, hợp lý các sự kiện kinh tế; tạo cơ sở thông tin ban đầu để ghi sổ; là cơ sở để gải quyết các tranh chấp khi thực hiện các giao dịch. Nhận thấy vai trò hết sức quan trọng của chứng từ và việc tổ chức chứng từ kế toán, Công ty sử dụng những chứng từ được lập theo mẫu đã in sẵn của Bộ Tài Chính ban hành và phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty. Hệ thống chứng từ chung bao gồm:
1. Chứng từ Lao động tiền lương 2. Chứng từ Hàng tồn kho
3.Chứng từ Bán hàng 4. Chứng từ Tiền tệ
5. Chứng từ Tài sản cố định
Các chứng từ ban hành theo văn bản pháp luật khác như: Hóa đơn gía trị gia tăng, ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từ đặc trưng cho ngành xây dựng như: Nhật trình máy, phiếu theo dõi ca máy thi công, bản nghiệm thu khối lượng công trình.
Sơ đồ 2.1 Quy trình luân chuyển chứng từ
Kế toán đội tập hợp chứng từ CP
Phân loại chứng từ theo từng công trình và theo từng khoản mục CP
Trình chứng từ cho đội trưởng ký duyệt Chứng từ CP sử dụng MTC Chứng từ CPSX chung Chứng từ CPNC trực tiếp Chứng từ CP NVL trực tiếp
Ghi sổ kế toán nội bộ đội sản xuất
Nộp chứng từ gốc về phòng kế toán Công ty
Kế toán Công ty ghi sổ, trình thủ trưởng ký, tập hợp CP theo
từng công trình
Tập hợp chứng từ CPSX phát sinh tại Công ty và ghi
sổ kế toán
Chuyển cho kế toán tính giá thành
