- Bố cục thư
3.2. Phỏng vấn xin việc
3.2.1. Chấp nhận/ Từ chối lời mời phỏng vấn
Sau nhiều cố gắng, ứng viên cũng đã nhận được lời mời phỏng vấn từ công ty đang ứng tuyển. Lúc này, bạn cần gửi thư xác nhận phỏng vấn qua email hoặc qua điện thoại (tùy theo hình thức thông báo của nhà tuyển dụng) ngay cả khi đã nói chuyện với nhà tuyển dụng qua điện thoại. Đây cũng là cơ hội tốt để đặt các câu hỏi liên quan nhằm có được sự chuẩn bị tốt nhất cho buổi phỏng vấn sắp tới. Vậy, nên viết email trả lời thư mời phỏng vấn thế nào?
Điều đầu tiên các ứng viên cần lưu ý đó chính là thời gian gửi thư. Thời điểm lý tưởng nhất để gửi email xác nhận lịch hẹn là ngay sau khi nhận được thư mời hoặc cuộc gọi mời phỏng vấn. Nếu lúc đó bạn bận chưa trả lời được ngay thì hãy nhớ trả lời càng sớm càng tốt để có thể gây ấn tượng cho người tuyển dụng rằng bạn thực sự nghiêm túc và có thái độ làm việc chuyên nghiệp.
Một email phản hồi chấp nhận lời mời phỏng vấn để biểu đạt đầy đủ nội dung cần phải đáp ứng những yếu tố sau đây:
- Tiêu đề: nên có đầy đủ tên họ của bạn và vị trí ứng tuyển. Có thể nhà tuyển dụng đang sắp xếp rất nhiều cuộc phỏng vấn, do đó nếu tiêu đề email nhận được không bao gồm tên của bạn sẽ dễ khiến nhà tuyển dụng bỏ quên hay thậm chí là nhầm lẫn email của bạn với rất nhiều người khác,. Vì thế, hãy thêm vào nhằm giúp nhà tuyển dụng dễ dàng hơn trong việc phân biệt email theo cấu trúc: tên công việc xác nhận phỏng vấn – tên của bạn. Điều này cũng rất hữu ích nếu email của bạn được chuyển tiếp đến người phụ trách phỏng vấn hoặc sếp tương lai sẽ giúp họ dễ dàng nhận ra bạn giữa cả trăm ứng viên khác.
- Lời chào trang trọng: trong trường hợp gửi thư xác nhận phỏng vấn đến nhà tuyển dụng, hãy sử dụng Dear Ms. hoặc Dear Mr. khi trả lời thư mời phỏng vấn tiếng Anh hoặc Kính gửi Anh/Chị khi trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Việt cùng với tên của người đã viết thư cho bạn. Đây là lời chào phù hợp cho những người bạn mới quen và thể hiện được sự chân thành cùng thái độ lịch sự.
- Lý do viết thư: đây là một phần không thể thiếu của email. Phần này cần trình bày trực tiếp vấn đề và không nên nói miên man. Ứng viên cần cảm ơn và xác nhận lịch hẹn phỏng vấn hoặc thay đổi thời gian phỏng vấn để nhà tuyển dụng nắm rõ. Nếu nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên lựa chọn thời gian phỏng vấn thì cần chọn và nêu rõ thời gian. Nếu ứng viên có mong muốn dời lịch phỏng vấn thì hãy nói rõ với nhà tuyển dụng về lý do và đưa ra một số khung gi thay thế để nhà tuyển dụng có thể hỗ trợ người ứng tuyển sắp xếp một cuộc hẹn khác.
- Những câu hỏi/ thắc mắc (nếu có): Email mời phỏng vấn nhận được sẽ cung cấp các chi tiết về buổi phỏng vấn như tên nhà tuyển dụng, chức vụ, vị trí công việc; loại hình phỏng vấn qua điện thoại, video hoặc trực tiếp; tên và chức danh của người sẽ phỏng vấn; thời gian và địa điểm phỏng vấn cùng các thông tin khác như hướng dẫn đường đi hoặc các chú ý về hồ sơ, trang phục… Nếu email của nhà tuyển dụng không có các thông tin này, đừng ngần ngại hỏi họ trong thư xác nhận phỏng vấn. Biết được những chi tiết này rất cần thiết cho sự thành công của buổi phỏng vấn. Bên cạnh đó, người ứng tuyển hoàn toàn có thể hỏi thêm các nội dung về công việc để có thể chuẩn bị tốt nhất cho cuộc phỏng vấn của mình, tuy nhiên hãy tránh hỏi những câu hỏi mà nhà tuyển dụng đã ghi rõ là sẽ trao đổi khi phỏng vấn.
- Lời cảm ơn: luôn đảm bảo rằng thư trả lời phỏng vấn có lời cảm ơn. Ở phần này ngoài lời cảm ơn, ứng viên có thể kèm theo lời hứa sẽ đến đúng giờ. Ví dụ: “Em cảm ơn và sẽ đến phỏng vấn đúng giờ ạ” hoặc nếu muốn trang trọng có thể kết bằng vài từ sau: “Trân trọng” , “Thân mến”, “Cảm ơn về cơ hội được mời tham gia buổi phỏng vấn”,... Điều này sẽ giúp ứng viên gây được ấn tượng tốt với nhà tuyển dụng.
Tuy nhiên, trong trường hợp ứng viên từ chối lời mời phỏng vấn từ nhà tuyển dụng, hãy lưu ý vẫn nên tuân theo cấu trúc trên và thay đổi một số nội dung như sau:17
- Nội dung đầy đủ – ngắn gọn – súc tích:Để tránh mất thời gian của cả hai bên, ứng viên nên đi thẳng vào lý do tại sao lại viết thư từ chối tham gia phỏng vấn, đồng thời cũng nên bày tỏ sự tiếc nuối khi không được hợp tác cùng đơn vị và giữ thông tin liên hệ để sau này khi có nhu cầu sẽ dễ dàng liên lạc hơn.
- Giới thiệu ứng viên khác:Hãy mở rộng mối quan hệ của mình và suy nghĩ xem người quen của mình ai đang có nhu cầu tìm việc và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của vị trí này để giới thiệu cho nhà tuyển dụng. Bằng cách này, chắc chắn ứng viên đã xây dựng được sự liên kết tốt đẹp với nhà tuyển dụng.
3.2.2. Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn
Việc chuẩn bị kỹ lưỡng luôn là chìa khóa mở ra sự thuận lợi và ấn tượng đẹp cho bất kỳ buổi phỏng vấn nào. Mang theo những thứ cần thiết khi đi phỏng vấn góp phần quan trọng giúp xây dựng sự tự tin để gặt hái kết quả mỹ mãn nhất.
Điều đầu tiên cần làm là nghiên cứu trước những thông tin về công ty đang ứng tuyển như công ty đó thành lập được bao lâu, chuyên kinh doanh lĩnh vực gì… điều này giúp ứng viên tự tin hơn trong suốt cuộc phỏng vấn. Mặt khác nó cũng giúp ghi điểm đối với nhà tuyển dụng, chứng tỏ mình là một ứng viên tin cậy và giúp ứng viên có thể đưa ra những câu trả lời thông minh nếu được đặt câu hỏi.
Tiếp đến, phải biết chính xác địa chỉ của công ty đang ứng tuyển và xác định bản thân sẽ tới đó bằng cách nào, mất bao nhiêu thời gian. Nếu công ty ứng tuyển có địa chỉ khá phức tạp và ứng viên chưa đến địa điểm đó bao giờ thì ứng viên nên xem xét việc di chuyển bằng taxi hoặc nhờ bạn bè đi cùng đến tránh bị lạc đường.Thư giãn và tránh sự lo lắng không cần thiết trước khi phỏng vấn.
Điều quan trọng nhất ứng viên cần lưu ý đó là có mặt đúng giờ. Đây là một trong những tiêu chí mà nhà tuyển dụng đánh giá tác phong làm việc của bạn. Nên đến sớm 15 phút trước khi cuộc phỏng vấn bắt đầu.
Trang phục là một điểm quan trọng vì sẽ gây ấn tượng đối với nhà tuyển dụng. Tuy khó có thể biết trước môi trường văn hóa của công ty để mặc trang phục phù hợp nhưng khi tham gia phỏng vấn, ứng viên nên mặc trang phục lịch sự, trang nhã. Chú ý đầu tóc gọn gàng, móng tay sạch sẽ. Hơn nữa, ứng viên cần kiểm tra điện thoại của mình trước khi bắt đầu buổi phỏng vấn. Nếu không có gì quan trọng, nên tắt hoặc để chế độ rung cho máy. Tiếng chuông điện thoại vang lên rất dễ làm ngắt quãng buổi phỏng vấn.
Để tự tin hơn khi phỏng vấn, ứng viên nên chuẩn bị trước những câu trả lời cho những câu hỏi như: “Điểm mạnh, điểm yếu của mình là gì? Tại sao bạn muốn làm việc tại công ty chúng tôi? Tại sao chúng tôi nên thuê bạn? Và một câu hỏi rất phổ biến: Hãy kể về bản thân bạn? Việc thực tập này sẽ đạt hiệu quả tốt nếu bạn thực hành với một người bạn.”18 Đây là những câu hỏi nhà tuyển dụng hay sử dụng để hỏi các ứng viên và việc trả lời được các câu hỏi này sẽ giúp ứng viên được đánh giá cao hơn.
Kiểm tra danh sách những tài liệu cần thiết phục vụ cho buổi phỏng vấn và chắc chắn chúng đã ở trong túi khi rời khỏi nhà. Những tài liệu này có thể là bằng cấp, chứng chỉ, bản chi tiết về công việc trước đây,…. nhằm cung cấp thêm thông tin giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ thêm về ứng viên. Nếu mới tốt nghiệp, hãy mang theo học bạ. Mặc dù ứng viên đã đề cập những nội dung này trong bản CV nhưng để thể hiện mình là một người cẩn trọng, chắc chắn thì việc đem theo những tài liệu này là không bao giờ thừa.
Khi đến công ty hoặc địa điểm hẹn phỏng vấn, ứng viên cần kiểm tra lại trang phục và diện mạo trong phòng chờ. Thông báo với lễ tân rằng mình đã đến và có hẹn phỏng vấn.
Và điều cuối cùng các ứng viên cần là sự chuẩn bị tốt về mặt tinh thần. Hầu hết các nhà tuyển dụng đều có ấn tượng tốt với các cá nhân tự tin. Ứng viên không thể mang bộ mặt lo âu, căng thẳng bước vào phỏng vấn. Một nụ cười, một cái bắt tay, ánh mắt kiên định... tất cả đều thể hiện sự sẵn sàng của ứng viên. Việc chuẩn bị tinh tốt sẽ giúp bản thân không thấy vấp váp hay căng thẳng trong buổi phỏng vấn.
18 https://careerbuilder.vn/en/talentcommunity/10-dieu-vang-cho-nguoi-chuan-bi-phong-van.35A50399.htm, truy cập ngày 11/6/2021. cập ngày 11/6/2021.
3.2.3. Tham dự cuộc phỏng vấn
Điều đầu tiên ứng viên cần làm khi bước vào phòng phỏng vấn là chào các nhà tuyển dụng, nở nụ cười thân thiện với họ và thậm chí có thể kèm theo một cái bắt tay để gây ấn tượng mình là một người tự tin. Sau khi đã chào hỏi các nhà tuyển dụng, không nên vội vàng ngồi xuống mà hãy chờ họ mời mình ngồi. Và tư thế ngồi cũng đóng vai trò quan trọng có thể ảnh hưởng đến kết quả phỏng vấn. Hãy cố gắng giữ tư thế thẳng lưng và điềm đạm. Đừng e dè ngồi nép mình trên một mép ghế, hay để hai vai buông thõng và mắt cụp xuống không dám nhìn thẳng vào nhà tuyển dụng. Họ sẽ không bao giờ sẵn lòng giao việc cho những cấp dưới nhút nhát và thiếu tự tin.
Chú ý đến các giao tiếp phi ngôn ngữ. Trong một cuộc trò chuyện trực diện, ánh mắt chính là hình thức kết nối đầu tiên giữa người nói và người nghe. Nếu có nhiều người phỏng vấn cùng một lúc, hãy cố gắng nhìn từng người khi đáp lại các câu trả lời thay vì chỉ tập trung nhìn người hỏi. Tuy nhiên đừng miễn cưỡng đảo mắt liên tục mà hãy cố gắng tạo ra ánh nhìn thân thiện, tự nhiên trong kỹ năng giao tiếp. Ngoài ánh mắt, ứng viên còn phải chú ý đến ngôn ngữ cơ thể của mình. Ngửa lòng bàn tay khi nói chuyện thường tạo ra sự chân thành trong lời nói của mình. Trong khi úp bàn tay lên nhau và đặt trên bàn lại cho thấy đang làm chủ tình huống được hỏi. Gãi tai, gãi cằm sẽ gây mất điểm ngay lập tức. Cúi đầu là tín hiệu của sự rụt rè, còn quá nghiêng đầu về phía trước lại tạo ác cảm rằng ứng viên dư thừa sự tự tin. Mắt nhìn lên trần nhà là biểu hiện của sự nhàm chán, còn đôi mắt chớp liên tục đôi khi lại khiến nhà tuyển dụng có cảm giác đang không thành thật. Đặc biệt, không nên nhún vai và bĩu môi, bởi người phỏng vấn sẽ cho rằng ứng viên không hiểu vấn đề, mất bình tĩnh, thậm chí bất mãn.
Ngoài những giao tiếp phi ngôn ngữ, ứng viên cũng cần chú ý đến ngôn ngữ, giọng điệu và cách diễn đạt của mình. Trình bày từ từ chậm rãi, mạch lạc để nhà tuyển dụng dễ theo dõi, chỉ trả lời vào những điểm chính cần nhấn mạnh và không nên nói chuyện dông dài nhưng cũng không có nghĩa là chỉ trả lời “có” hoặc “không” những câu hỏi của nhà tuyển dụng.
Đa số trong các buổi phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra các câu hỏi, tình huống để các ứng viên xử lý. Nếu các nhà tuyển dụng muốn thử trí thông minh với những câu đố mẹo mà mình đã biết từ trước, đừng vội tỏ ra rằng mình đã có ngay câu trả lời. Hãy để họ làm chủ trong phần thử thách trí tuệ và giữ chiến lược riêng trong đầu mình. Chuyện đấu trí để chọn nhân viên đối với các lãnh đạo không còn là điều xa lạ. Thế nên hãy biết
phản ứng linh hoạt để chứng tỏ rằng mình không quá chậm chạp, cũng không quá khôn ngoan. Một nhân viên nhanh nhẹn, nhưng biết vị trí của mình sẽ dễ được lòng nhà tuyển dụng.19 Điều này ko những thể hiện kỹ năng ứng xử tình huống thành thạo của ứng viên mà còn thể hiện được sự khôn khéo khi ứng xử với cấp trên trong công việc. Trường hợp nhà tuyển dụng đặt ra những câu hỏi khó mà ứng viên chưa từng nghe qua hoặc không biết gì về chủ đề này, hãy lưu ý đừng bao giờ trả lời “Tôi không biết” hoặc “Tôi không làm được” vì khi đó nhà tuyển dụng sẽ đánh giá ứng viên là một người kém năng lực, bỏ cuộc sớm khi gặp phải thử thách. Thay vào đó, hãy trả lời khéo léo hơn: “Tôi chưa nắm rõ về vấn đề này nhưng tôi sẽ cố gắng tìm hiểu để có câu trả lời”, thể hiện rằng mình là một người cầu tiến, ham học hỏi và muốn lĩnh hội được những kiến thức mới.
Đa số tất cả các ứng viên khi tham gia phỏng vấn đều có tâm lý căng thẳng, dù nhiều hay ít cũng ảnh hưởng đến tâm lý của họ và kết quả của buổi phỏng vấn. Tuy nhiên một liều căng thẳng vừa đủ là một thứ rất tốt đối với bạn, nhưng nếu quá liều sẽ làm bạn mệt mỏi về thể xác lẫn tinh thần. Vì vậy, việc khống chế mức độ căng thẳng ở mức vừa đủ là việc bạn cần thực hiện để đạt được hiệu quả tốt nhất.20 Nhà tuyển dụng là những người có chuyên môn trong lĩnh vực của họ cho nên sẽ không khó để họ thấy được sự lúng túng hay mất bình tĩnh của các ứng viên ở những phút ban đầu của buổi phỏng vấn. Do đó một biện pháp được coi là khôn ngoan nếu chúng ta tự “rào trước đón sau” bằng cách nói cho họ về sự lo lắng của mình chẳng hạn: “Tôi đang có chút căng thẳng, rất mong anh/chị lượng thứ”, kèm một nụ cười thân thiện để giải tỏa áp lực. Tiếp theo, khi căng thẳng, ứng viên thường có xu hướng nói nhanh, gấp gáp hơn, do đó hãy giữ bình tĩnh, tập trung suy nghĩ về những gì mình sẽ nói, tránh nói liên miên, ậm ừ quá nhiều vì điều đó sẽ làm cho các nhà tuyển dụng khó theo kịp. Và một cách hay để tránh căng thẳng khi phỏng vấn đó là xem buổi phỏng vấn này như một cuộc trò chuyện bình thường giữa người với người. Mặc dù tính chất của “cuộc trò chuyện” này không đơn giản như bình thường nhưng nếu ứng viên thân thiện và thoải mái, điều đó sẽ có lợi cho cuộc nói chuyện từ cả hai phía.21
Và điều cuối cùng mà đa số các ứng viên ngày nay khi tham gia phỏng vấn đều bỏ qua đó chính là phần đặt câu hỏi cuối buổi phỏng vấn. Đây là một cơ hội tuyệt vời để ứng
19 https://kenhtuyensinh.vn/11-dieu-ban-can-luu-y-trong-buoi-phong-van-xin-viec, truy cập ngày 11/6/2021.
20 https://hrinsider.vietnamworks.com/kiem-soat-cang-thang-trong-phong-van-xin-viec.html, truy cập ngày 11/6/2021. 11/6/2021.
viên giải đáp những thắc mắc của mình và cũng là dịp để nhà tuyển dụng đánh giá thêm về con người của ứng viên, thể hiện mình tự tin, ham học hỏi và mong muốn được tuyển vào doanh nghiệp. Khi được hỏi có câu hỏi nào thêm không, ứng viên nên đặt những câu