1. Xác định mục tiêu truyền thông
Công ty sơn Tổng hợp Hà Nội đã có hơn 30 năm hoạt động trên thị trường Việt Nam và đã chiếm một thị phần không nhỏ.Thị trường của Công ty hiện nay hầu hết là các tỉnh phía Bắc ( chiếm gần 50% thị phần) một số tỉnh miền Trung và bước đầu thâm nhập vào thi trường miền Nam mà trọng điểm là Thành Phố Hồ Chí Minh. Với quy mô thị trường khá lớn, khách hàng chủ yếu là người tiêu dùng công nghiệp (chiếm trên 80% doanh thu ) thì mục tiêu truyền thông của Công ty chủ yếu tiến váo đối tượng này.
Mục tiêu truyền thông marketing của Công ty chủ yếu là thông tin về sản phẩm của Công ty, từng bước khắc hoạ hình ảnh, định vị vị trí của Công ty trong tâm trí khách hàng. Hiện nay mục tiêu thông tin về sản phẩm được Công ty rất chú trọng do trên thị trường có rất nhiều sản phẩm cạnh tranh, đặc biệt là hàng nhái, mẫu mã, bao bì kém chất lượng. Các mục tiêu truyền thông marketing phụ thuộc rất nhiều vào trạng thái sẵn sàng của thi trường. Trong ngắn hạn để đáp ứng sự thay đổi về thị yếu của khách hàng Công ty luôn đưa ra các sản phẩm mới cùng với chương trình quảng cáo khuyến mãi với mục tiêu nâng cao sự hiểu biết về sản phẩm thúc đẩy người tiêu dùng lên trạng thái sẵn sàng mua cao hơn. Còn trong dài hạn mục tiêu truyền thông của Công ty là truyền thông cho nhãn hiệu vì thị trường mục tiêu đã biết đến nhãn hiệu chiếm tỉ lệ lớn.
2. Xác lập ngân sách truyền thông
Ngân sách cho hoạt động truyền thông marketing của Công ty được xác định dựa vào số phần trăm trên doanh số bán dự kiến tuy nhiên việc phân bổ
thông chủ yếu hiện nay của Công ty là quảng cáo kích thích tiêu thụ, chiếm hầu hết tổng ngân sách truyền thông.
Hoạt động khuyến mãi chiếm gần 70% ngân sách truyền thông và nó đem lại sự ra tăng về doanh số không ngừng tuy nhiên theo Low và Mohr đã nghiên cứu những yếu tố ảnh hưởng đến cách phân bổ kinh phí tương đối cho các công cụ truyền thông thì việc chi nhiều tiền cho kích thích tiêu thụ làm cho cạnh tranh ngày càng quyết liệt hơn, kích thích tiêu thụ có xu hướng tác động xấu tới thái độ của người tiêu dùng và thị phần lâu dài nhưng lại có tác động nhưng lại có tác động tốt đến thị phần trước mắt. Ngược lại, so với kích thích tiêu thụ thì quảng cáo có xu hướng tác động tốt đến thái độ của người tiêu dùng và thị phần lâu dài nhưng lại có tác động xấu đến thị trường trước mắt.
Với quá trình phát triển lâu dài Công ty đã có thị trường khách hàng truyền thống thì việc sử dụng công cụ quảng cáo để cũng cố uy tín hình ảnh sản phẩm của Công ty là rất quan trọng. Do vậy, Công ty cần phân bổ ngân sách truyền thông cho các hoạt động quảng cáo nhiều hơn nữa. Quảng cáo trước hết là góp phần mở rộng thị trường, tiếp đó là việc nhắc nhở các khách hàng truyền thống và nhớ đến chất lượng cao, duy trì mức độ uy tín ở mức cao. Sau đó quảng cáo sẽ đảm bảo vị trí của Công ty trong thị trường sơn đầy biến động và cạnh tranh khốc liệt.
3. Thiết kế thông điệp và truyền tải thông điệp truyền thông
Sau khi xác định mục tiêu và ngân sách cho hoạt động truyền thông, Công ty sẽ tiến hành soạn thảo và thiết kế thông điệp và truyền tải thông điệp. Do còn có những hạn chế về hoạt động marketing cũng như nguồn nhân lực marketing còn thiếu, dẫn đến hầu hết các thông diệp truyền thông của marketing đều phải thuê các tổ chức chuyên nghiệp thực hiện, chỉ có một số thông điệp được chính Công ty thực hiện.
Tổ chức nào sẽ thiết kế thông điệp truyền thông cho Công ty, điều này luôn được Công ty xem xét đánh giá từng công ty thông qua các thuyết minh về chương trình truyền thông mà họ thực hiện. Công ty chỉ lựa chọn thông
điệp nào có hiệu quả nhất đối với thời điểm kinh doanh hiện tại của Công ty. Việc thuê các công ty quảng cáo thiết kế thông điệp truyền thông, thì hiệu quả của thông điệp ít nhiều bị ảnh hưởng vì đôi khi các tổ chức này không có được những thông tin nhạy cảm về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Vì vậy trong thời gian tới Công ty cần chuẩn bị nguồn lực để có thể tự mình thiết kế được thông điệp truyền thông, điều đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt đông truyền thông, giảm bớt chi phí do phải thuê ngoài.
Khi đã có được thông điệp truyền thông Công ty thường tự tổ chức truyền tải thông điệp. Chẳng hạn như việc quảng cáo trên tivi, Công ty thuê các công ty quảng cáo dựng băng hình sau đó tự liên hệ với các đài truyền hình để thực hiện truyền tải thông điệp. Thời lượng, tần suất, thời điểm truyền tải đều do Công ty quyết định. Việc lựa kênh truyền thông đôi khi còn mang tính chủ quan, làm ảnh hưởng đến hiệu quả thông điệp. điều này càn có sự đánh giá khách quan hơn trong việc lựa chọn kênh truyền thông theo đúng qui trình dể đạt được hiệu quả cao nhất cho các hoạt động truyền thông marketing.
4. Đánh giá hiệu quả truyền thông.
Đánh giá hiệu quả hoạt động truyền thông tại Công ty hiện nay chủ yếu dựa vào doanh số bán. đây cũng là phương pháp phổ biến, sử dụng tương đối thuận tiện. Tuy nhiên với mỗi mục tiêu truyền thông khác nhau, lại cần có những phương pháp khác nhau. Người làm marketing có thể đánh giá phản ứng của công chúng về nhận thức, tình cảm, hay là về hành vi. Qua đó để xây dựng những chương trình truyền thông hiệu quả hơn.
Công ty cần tổ chức hoạt động nghiên cứu thị trường để đo lường hiệu quả của hoạt động truyền thông cũng như thu thập những thông tin cần thiết cho chương trình truyền thông tiếp sau. Việc tổ chức nghiên cứu thị trường sẽ biết được phản ứng đáp lại của những thị trường sau các chương trình truyền thông, xem họ nằm trong trạng thái nào trong 6 trạng thái sẵn sàng mua hàng trong mô hình đánh giá thứ bậc của phản ứng đáp lại, đó là trạng
cũng có thể tổ chức đánh giá hoạt động truyền thông bằng các tiêu thức như : công chúng mục tiêu có thấy hay ghi nhớ thông điệp đó không, họ đã nhìn thấy nó bao nhiêu lần, họ ghi nhớ được những điểm nào, họ cảm thấy như thế nào về thông điệp đó, thái độ trước kia và hiện nay của họ đối với sản phẩm và Công ty .
Tóm lại người làm truyền thông cần phải theo dõi xem có bao nhiêu người trên thị trường biết đến sản phẩm, dùng thử nó và hài lòng với nó. Cần phải quản lý và phối hợp thống nhất các hoạt động truyền thông để đảm bảo sự nhất quán, phân bổ thời gian thích hợp và hiệu quả của chi phí.