Phòng kinh doanh và tính
3.3.2 Kế toán doanh thu in quảng cáo tại công ty cổ phần in và thương mại Ngọc Hưng
Ngọc Hưng
3.3.2.1 Chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty cổ phần in và thương mại Ngọc Hưng sử dụng những chứng từ sau trong kế toán doanh thu in quảng cáo:
- Hoá đơn GTGT: công ty sử dụng hoá đơn GTGT theo mẫu 01/GTKT- 3LL do BTC ban hành. Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng hoặc các hợp đồng kinh tế đã ký kết, kế toán lập hoá đơn GTGT. Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên;
Liên 1 ( màu tím): lưu tại quyển gốc Liên 2( màu đỏ): giao cho khách hàng
Liên 3 ( màu xanh): chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán Mẫu hoá đơn GTGT phụ lục 3.4, 3.5, 3.6
- Phiếu thu: nhằm xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền ghi sổ quỹ làm căn cứ để kế toán ghi chép những sổ sách liên quan. Phiếu thu được lập thành 3 liên:
Liên 1: thủ quỹ giữ lại để ghi sổ quỹ Liên 2: giao cho người nộp tiền Liên 3: lưu ở nơi lập phiếu
Cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán. Mẫu phiếu thu phụ lục 3.7, 3.8, 3.9
- Giấy báo có của ngân hàng: là thông báo của ngân hàng về khoản thanh toán của khách hàng làm tăng tài khoản tiền gửi của ngân hàng tại công ty.
3.3.2.2 Tài khoản và vận dụng tài khoản
a. Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK511 “doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ” theo quyết định số 48/ 2006 /QD – BTC ngày 14/09/2006 để phản ánh doanh thu của công ty trong một kỳ kế toán của hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên, đơn vị chưa mở chi tiết tài khoản này theo từng khoản mục doanh thu của doanh nghiệp.
Ngoài ra, công ty cổ phần in và thương mại Ngọc Hưng sử dụng một số tài khoản có liên quan như TK131 “phải thu của khách hàng”, TK 111 “ tiền” chi tiết TK1111 “tiền Việt Nam, TK112 “ tiền gửi ngân hàng” chi tiết TK1121 “ tiền Việt Nam”
b. Vận dụng tài khoản
Doanh thu của doanh nghiệp được xác định khi kết thúc hợp đồng kinh tế
•Khi khách hàng nhận hàng thanh toán ngay kế toán viên của công ty căn cứ vào hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu theo bút toán:
Nợ TK111 : tổng số tiền thanh toán
Có TK 511: doanh thu của hàng chưa có thuế Có TK 33311: thuế GTGT của hàng
•Khi khách hàng nhận hàng nhưng xin nhận nợ kế toán viên của công ty ghi nhận doanh thu theo bút toán :
Nợ TK 131: tổng số tiền khách hàng thanh toán Có TK 511 : doanh thu của hàng chưa có thuế Có TK 33311: thuế GTGT của hàng
Ví dụ 1: Ngày 08/01/2009 tổng công ty Xăng dầu đặt in một lô hàng là 100000
thuế là 100.000 x 1.800 = 180.000.000VNĐ thuế GTGT 10%x50% bằng 180.000.000 x 10% x 50% = 9.000.000 VNĐ. Ngày 20/02/2009 công ty hoàn thành hợp đồng, tổng công ty Xăng dầu nhận hàng tại xưởng và chấp nhận thanh toán ngay bằng tiền mặt. Phiếu thu số 05 (phụ lục 3.7), hóa đơn GTGT số 05 (phụ lục 3.4). Lúc này, kế toán viên của doanh nghiệp căn cứ vào phiếu thu ghi nhận doanh thu như sau:
Nợ TK 111 : 189.000.000VNĐ
Có TK 511 : 180.000.000VNĐ Có TK 33311 : 9.000.000VNĐ
Ví dụ 2: : Ngày 10/2/2009 công ty Toyota đặt in một lô hàng là 50.000 quyển
Catalog 120 trang về sản phẩm ô tô của công ty với giá là 28.000VNĐ một quyển giá chưa thuế GTGT. Số tiền thu tiền được chưa thuế là 30.000 x 28.000 = 840.000.000VNĐ thuế GTGT 10% x 50% bằng 840.000.000 x 10% x 50% = 42.000.000 VNĐ. Ngày 05/03/2009 công ty hoàn thành hợp đồng, công ty Toyota nhận hàng tại xưởng và nhận nợ sau 15 ngày sẽ hoàn trả, hóa đơn GTGT số 06 (phụ lục 3.5). Lúc này, kế toán viên của doanh nghiệp ghi nhận doanh thu như sau:
Nợ TK131 : 882.000.000 VNĐ
Có TK 511 : 840.000.000VNĐ Có TK 33311: 42.000.000VNĐ
Đến ngày 18/03/2009 công ty Toyota trả tiền nợ hàng ngày 05/03/2009 bằng tiền mặt. Công ty đã chiết khấu thanh toán công ty Toyota 2% trên tổng giá thanh toán tương đương 17.640.000 VN Đ. Phiếu thu số 06 (phụ lục 3.8). Kế toán viên căn cứ vào phiếu thu ghi:
Nợ TK 635: 17.640.000 VNĐ
Có TK 131: 882.000.000VNĐ
•Khi công ty chấp nhận chiết khấu thương mại cho khách hàng, doanh nghiệp trừ trực tiếp trên hóa đơn GTGT trước khi ghi nhận doanh thu. Kế toán viên sẽ ghi nhận doanh thu trong trường hợp này như sau:
Nợ TK111,TK131: tổng số tiền khách hàng thanh toán sau khi đã trừ khoản chiết khấu thương mại
Có TK 511: doanh thu chưa thuế đã trừ chiết khấu thương mại Có TK33311: thuế GTGT của hàng đã được chiết khấu
Ví dụ3: Ngày 15/02/2009 ngân hàng công thương Vietin Bank đặt in một lô
hàng là 60.000 cuốn tạp chí, 72 trang về ngân hàng với giá là 17.000VNĐ một quyển giá chưa thuế GTGT. Số tiền chưa chiết khấu thương mại là
60.000 x 17.000 = 1.020.000.000 VNĐ chiết khấu thương mại công ty giành cho ngân hàng là 5%. Số tiền chiết khấu ngân hàng được hưởng là 51.000.000VNĐ. Số tiền ngân hàng phải thanh toán là 969.000.000VNĐ. Thuế GTGT 10% x 50% bằng 969.000.000 x 10% x 50% = 48.450.000 VNĐ. Ngày 25/3/2009 công ty hoàn thành hợp đồng và chuyển hàng cho ngân hàng. Ngân hàng nhận hàng và chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt. Phiếu thu số 07 (phụ lục 3.9), hóa đơn GTGT 07 (phụ lục 3.6). Lúc này, kế toán viên của doanh nghiệp ghi nhận doanh thu như sau:
Nợ TK 111: 1.017.450.000 VNĐ
Có TK 511 : 969.000.000 VNĐ Có TK 33311: 48.450.000 VNĐ
Công ty cổ phần in và thương mại Ngọc Hưng sử dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ. Đây là hình thức khá đơn giản và dễ sử dụng.
- Chứng từ ghi sổ: chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng và có chứng từ kế toán đính kèm, được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Cụ thể trong kế toán doanh thu in, quang cáo công ty sử dụng những chứng từ ghi sổ sau:
Chứng từ ghi sổ TK 111, 131, 635 (ph ụ l ục 3.10, 3.11, 3.12)
- Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp. Số liệu trên sổ Cái dùng để kiểm tra đối chiếu số liệu ghi trên sổ chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết dùng để lập BCTC.
Các sổ Cái công ty sử dụng là sổ Cái các tài khoản 511, 131, 111, 333 (phụ lục 3.13, 3.14, 3.15, 3.16)
- Sổ quỹ để theo dõi các khoản thu chi của công ty một cách cụ thể và giúp giám đốc nắm bắt được tình hình của công ty để quản lý một cách tốt hơn. Sổ quỹ công ty sử dụng là sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng (phụ lục 3.17)
Hàng ngày căn cứ vào các chừng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ cái. Cuối tháng, kế toán tổng hợp khóa sổ tính ra tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ và thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính.