3.2.2.1 Các đối tượng cần theo dõi
Bảng: MÔ TẢ CÁC ĐỐI TƯỢNG CẦN THEO DÕI
Đối tượng chi tiết Nội dung mô tả Nội dung quản lý
Khách hàng
Tên Công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện
thoại, tài khoản
- Theo tỉnh - Theo tên Công ty
Nhân viên Họ tên, phòng ban trực
thuộc - Theo phòng ban
Ngân hàng Tên Ngân hàng, số
trương mục - Tên ngân hàng
Doanh thu Loại doanh thu - Theo từng chức năng
của Chi nhánh
của Chi nhánh
3.2.2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng.
a) Nhóm tài khoản không có tài khoản cấp nhỏ hơn:
1111: Tiền Việt Nam
1112: Ngoại tệ
1121: Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam
1122: Tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ
1131: Tiền đnag chuyển bằng tiền Việt Nam
1132: Tiền đang chuyển bằng ngoại tệ
1331: Thuế giá trị gia tăng đầu vào
1368: Phải thu nội bộ
1388: Phải thu khác
2111: Tài sản cố định là Nhà của, vật kiến trúc
2112: Tài sản cố định là Máy móc, thiết bị
2413: Sữa chữa lớn TSCĐ
33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra
3344: Lương trả cán bộ công nhân viên
3387: Doanh thu chưa thực hiện
3388: Phải trả, phải nộp khác
341: Vay dài hạn
414: Quỹ đầu tư phát triển
515: Doanh thu hoạt động tài chính
635: Chi phí tài chính
b) Nhóm tài khoản có tài khoản cấp 1.
Bảng: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ TÀI KHOẢN 1 CẤP CHI TIẾT Tài khoản Nội dung phản ánh tài khoản Cấp 1
Nội dung Mã hóa
141: Tạm ứng Tên nhân viên 01. Tên từng nhân viên
1531: Công cụ dụng cụ Tên dụng cụ văn phòng 01. Giấy A4 3335: Thuế thu nhập cá
nhân
Tên nhân viên 01. Tên từng nhân viên
3338: Các loại thuế khác
Tên loại thuế 01. Thuế môn bài
3339: Phí, lệ phí và các khoản phải nộp khác
Tên các loại phí 01. Khoản phụ thu
3382: Kinh phí công đoàn
Tên từng loại chi phí: Đảng phí, đoàn phí…
01. Kinh phí công đoàn 3383: Bảo hiểm xã hội Theo đối tượng nộp
(nhân viên, cơ quan)
01. Nhân viên
c) Nhóm tài khoản có nhiều tài khoản chi tiết
- Nhóm tài khoản có 2 cấp tài khoản chi tiết
Bảng: NHÓM TÀI KHOẢN CÓ 2 CẤP TÀI KHOẢN CHI TIẾT Tài khoản Nội dung phản ánh tài khoản ở các cấp
Cấp 1 Mã cấp 1 Cấp 2 Mã cấp 2 131: Phải thu của khách hàng Từng tỉnh Từng công ty 3345: Khoản phải trả cán bộ khác Tên khoản trả thêm 01. Thưởng 02. Làm thêm giờ Từng loại tiền thưởng 01. Thưởng lễ 02. Thưởng tết - Nhóm tài khoản đồng cấp:
Từ tài khoản 6411 đến tài khoản 6418, tài khoản 6421 đến 6428, 711 và 811.
Bảng: NHÓM TÀI KHOẢN ĐỒNG CẤP
Cấp 1 Mã cấp 1 Cấp 2 Mã cấp 2 6427 Chi phí dịch vụ mua ngoài Từng chức năng HTDN: Hỗ trợ doanh nghiệp Từng dự án 01.Văn phòng HTHH: Hỗ trợ hiệp hội Từng dự án 01.Văn phòng HĐC: Hoạt động chung Từng dự án 01.Văn phòng MTKD: Môi trường kinh doanh Từng dự án 01.Văn phòng PCT: Phí chuyển tiền VP: Văn phòng VCCI XTTM: Xúc tiến thương mại Từng dự án 01. Dự án công ty 3.2.2.3. Tổ chức chứng từ kế toán.
a) Chu trình doanh thu
Bảng: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH DOANH THU
Tên chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử
dụng
Phiếu thu Số phiếu thu,
định khoản nợ
Kế toán thanh toán
có, ngày, tên người nộp (khách hàng), địa chỉ, lí do, số tiền, bằng chữ, thuế VAT đầu ra, ký duyệt
Giấy báo có Số chứng từ,
ngày, số chuyển tiền, ngân hàng chuyển, người trả tiền, số tài khoản, ngân hàng thụ hưởng, người thụ hưởng, số tài khoản, số tiền, nội dung chuyển tiền
b) Chu trình chi tiền.
Bảng: MÔ TẢ CÁC CHỨNG TỪ SỬ DỤNG TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ
Tên chứng từ Nội dung Người lập Bộ phận sử
dụng
Phiếu chi Số phiếu chi,
định khoản nợ có, ngày, tên người nhận, ĐC, lí do, số tiền, Kế toán thanh toán Kế toán tài chính
bằng chữ, ký duyệt
Bảng kê thanh toán
Nội dung thanh toán, tên người thanh toán, chứng từ, số hiệu, ngày, nội dung chỉ, số tiền, ghi chú, tổng cộng, ngày lập bảng kê, người lập ký tên. Người cần thanh toán Kế toán tài chính
Ủy nhiệm chi Ngày, tài khoản ghi nợ: số, tên tài khoản, ngân hàng; tài khoản ghi có: số, tên tài khoản, ngân hàng; số tiền, nội dung, ký duyệt, ngân hàng ký duyệt thanh toán
Kế toán thanh toán
Kế toán tài chính
Giấy đề nghị thanh toán
Tên nhân viên, bộ phận, nội dung chỉ, số tiền, ghi chú: trừ tạm ứng, ý kiến của bộ phận tài
Nhân viên liên quan
chính, nguồn vốn dự án, hạch toán, ký duyệt
3.2.2.4. Tổ chức bộ máy kế toán.
* Trách nhiệm và công việc của từng nhân viên kế toán. a) Phụ trách kế toán:
- Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Giám đốc Trần Quang Hưng.
- Quan hệ bên ngoài: Cán bộ Sở ban ngành khu vực các tỉnh Bà Rịa- Vũng Tàu.
- Mục tiêu:
+ Cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời cho Giám đốc Chi nhánh và Cơ quan.
+ Hỗ trợ nâng cao năng lực tài chính doanh nghiệp. - Trách nhiệm và công việc:
+ Công việc thường xuyên.
Trực tiếp quản lý, chỉ đạo tổ chức và kiểm soát chấp hành chế độ kế toán của Nhà nước và quy định của Chi nhánh.
Quản lý tính hợp pháp và đầy đủ của các khoản thu, chi và theo dõi tình hình tài chính.
Phân công và kiểm tra kế toán, thủ quỹ thực hiện công việc được giao nhằm đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của công việc.
+ Công việc định kỳ:
Kiểm kê tiền.
Báo cáo tình hình nộp thuế.
Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, tình hình thu, chỉ hàng tháng, quý, năm cho Giám đốc Chi nhánh.
+ Báo cáo:
Số dư tồn quỹ, số dư tiền gửi ngân hàng và kiểm kê tài sản.
Báo cáo tình hình doanh thu, chi phí.
Kiểm duyệt Báo cáo thuế hàng tháng theo đúng quy định và thời gian. + Quan hệ cộng đồng:
Hòa nhã với đồng nghiệp nhưng phải đủ nghiêm khắc để đảm bảo đúng các khoản thu chi hợp pháp và đúng quy chế.
Khuyến khích doanh nghiệp tham gia các khóa đào tạo nâng cao năng lực quản trị tài chính.
+ Tiêu chuẩn thực hiện:
Báo cáo thuế đúng thời gian quy định của Cục thuế.
Kiểm kê quỹ theo định kỳ và đột xuất.
Kiểm kê tài sản định kỳ, phối hợp phòng ban có kỹ thuật liên quan nhằm đảm bảo giá trị tài sản.
b) Kế toán thanh toán:
- Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán, Giám đốc và Cơ quan chủ quản.
- Quan hệ bên ngoài: các đơn vị ban ngành, cấp chính quyền và doanh nghiệp.
- Mục tiêu quản lý và phản ánh mọi hoạt động, các khoản thu, chi của Chinh nhánh theo đúng Quy chế quản lý tài chính nội bộ của Chi nhánh, quy định của pháp luật.
+ Công việc thường xuyên:
Ghi nhận các khoản thu, chi của Chi nhánh.
Kiểm tra và ký duyệt các chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, hợp lệ của chứng từ đó.
Hạch toán và quyết toán các chứng từ đã được duyệt và thanh toán thực tế đối với các chứng từ trên.
Ghi nhận các khoản tạm ứng và hoàn ứng chi tiết theo từng nhân viên trong Chi nhánh.
Lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước. + Công việc định kỳ:
Thanh toán các chứng từ hàng tháng qua ngân hàng như: điện, nước , điện thoại…
Lập hóa đơn cho các phiếu thu chưa có hóa đơn để kê khai thuế đầu ra đối với cơ quan thuế.
Theo dõi, kiểm tra chi tiết các khoản phải thu nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ, trung thực và chính xác.
Hạch toán các khoản bảo hiểm xã hội, y tế, kinh phí công đoàn.
Hạch toán thuế thu nhập các nhân hàng tháng, nộp thuế thu nhập cá nhân và thuế môn bài hàng năm. Lập báo cáo thuế giá trị gia tăng phải nộp hàng tháng.
Trích khấu hao và theo dõi giá trị còn lại của tài sản cố định nhằm đảm bảo số liệu được ghi chép đầy đủ và chính xác.
Kiểm tra sổ quỹ tiền mặt, sổ phụ ngân hàng và sổ chi tiết công nợ phải thu nhằm đảm bảo các nghiệp vụ được ghi nhận đầy đủ và chính xác. + Báo cáo.
Báo cáo tổng doanh thu, tổng chi phí.
+ Quan hệ cộng đồng: tạo mối quan hệ thân thiện với các đơn vị và cơ quan ban ngành.
+ Tiêu chuẩn thực hiện.
Có trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán, trung thực, có tinh thần cầu tiến và lòng nhiệt tình trong công việc.
Cá nhân phải xây dựng và xác định lịch trình công việc, xác định thời điểm hoàn tất công việc của mình để kịp thời báo cáo vào cuối kỳ kế toán.
c) Thủ quỹ.
- Quan hệ với nội bộ Chi nhánh: Toàn bộ nhân viên trong Chi nhánh. - Báo cáo cho: Phụ trách kế toán và Giám đốc Chi nhánh.
- Mục tiêu: Đảm bảo số dư tiền mặt thực tế tại quỹ bằng so với sổ sách. - Trách nhiệm và công việc.
+ Công việc thường xuyên:
Đối chiếu sổ quỹ tiền mặt với sổ chi tiết TK 111 do kế toán thanh toán hạch toán.
Phát lương cho nhân viên trong Chi nhánh.
Kiểm kê quỹ cuối tháng. + Báo cáo: Báo cáo quỹ tiền mặt.
+ Quan hệ cộng đồng: Luôn quan hệ thân thiện với mọi người, hỗ trợ các đồng nghiệp trong lưu trữ chứng từ, quan hệ tốt với các doanh nghiệp.
+ Tiêu chuẩn thực hiện.
Trung thực, có tinh thần trách nhiệm, có ý thức chấp hành pháp luật, có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.
* Phân công nhiệm vụ khai báo, nhập liệu, thực hiện bút toán tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh theo các chu trình doanh thu và chi phí phải thông qua ý kiến của Phụ trách kế toán.
* Một số thao tác và hình ảnh minh họa về công việc thường xuyên và định kỳ của kế toán trên phần mềm kế toán Lion 5.
- Công việc thường xuyên:
Hàng ngày, kế toán thanh toán tiến hành nhập các thông tin doanh mục các đối tượng.
- Lập danh sách liệt kê đầy đủ những thông tin của khách hàng hay đối tác làm việc: Mã ĐT (đối tượng), Tên đối tượng, Địa chỉ, Mã số thuế, Mã nhóm, Đối tác, Điện thoại, Tài khoản ngân hàng, Số CMND.
Ví dụ: Doanh nghiệp tư nhân Nguyễn Tiến: đây là một trong doanh nghiệp hợp tác kinh doanh với Chi nhánh thì để nắm rõ những thông tin cần thiết Phần mềm kế toán Lion 5 tiến hành ghi và lưu lại để dễ dàng trong việc quản lý, theo dõi và trách sự nhầm lẫn với các doanh nghiệp khác.
- Cái tác nghiệp thứ 2 mà nhóm chúng tôi muốn nhắc đến trong Phần mềm kế toán Lion 5: Sau đó đã xác định khách hàng muốn ký kết hợp đồng với bên chúng tôi, và trong hợp đồng đó nó liệt kê 1 danh mục gồm những cái gì mà khách hàng mong muốn bên chúng tôi cung cấp, thì Phần mềm kế toán Lion 5 sẽ thực hiện công việc ghi chép lại tên những mặt hàng mà khách hàng cần cung cấp để bên chúng tôi có thể quản lý và kiểm soát, chuẩn bị và cung cấp đúng mặt hàng mà khách hàng cần. Cụ thể như sau:
Trong phần bảng làm việc của phần mềm đã ghi chép rõ ràng: Mã hợp đồng, Số hợp đồng, Số hóa đơn, Tên hợp đồng, Ngày ký kết hợp đồng giữa các bên, Loại hợp đồng, TK theo dõi công nợ HĐ, Đối tượng, Giá trị hợp đồng tiền tệ. Và Phần bên dưới của bảng làm việc sẽ liệt kê chi tiết khách hàng cần cung cấp những gì: Mã mặt hàng, Tên mặt hàng, Đvt, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Xuất HĐ, VAT, Tiền thuế, % nước thải, Loại tiền, Ngày bắt đầu và kết thúc.
3.2.2.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán.
a) Hệ thống sổ kế toán.
Hệ thống sổ kế toán tại Chi nhánh bao gồm: - Sổ quỹ tiền mặt.
- Số phụ ngân hàng.
- Sổ chi tiết công nợ phải thu.
- Và sổ chi tiết các tài khoản: kế toán có thể xem chi tiết về tất cả các tài khoản đã mở trong hệ thống tài khoản kế toán tại Chi nhánh.
Các sổ kế toán này chỉ theo dõi và kiểm tra trên máy vi tính chứ không được in ra giấy để lưu trữ.
b) Hệ thống các báo cáo kế toán: Lập các báo cáo sau:
- Báo cáo tổng hợp doanh thu.
- Báo cáo tổng hợp chi phí theo từng khoản mục.
- Báo cáo thuế trên phần mềm do cơ quan thuế cung cấp.
Các báo cáo trên đều in ra giấy để báo cáo, lưu trữ thông qua sự phê duyệt của Phụ trách kế toán, Giám đốc cho Cơ quan thuế.
Tất cả các dữ liệu trong phần mềm kế toán được kết xuất ra ngoài phần mềm và lưu trữ trong 1 file dữ liệu, gửi bằng email báo cáo.
3.2.2.6. Tổ chức lưu trữ thông tin.
- Chứng từ kế toán:
+ Phiếu thu, hóa đơn lưu trữ theo số thứ tự chứng từ trong 1 năm, rồi đóng thành quyển lưu trữ trong kho.
+ Phiếu chi kèm bộ chứng từ chi lưu trữ theo số thứ tự của phiếu chi trong 1 năm.
+ Giấy báo Có và Ủy nhiệm chi được lưu trữ theo số thứ tự và thứ tự dòng trên của sổ chi tiết ngân hàng.
- Các dữ liệu kế toán trên máy thì lưu lại trên ổ cứng của máy. Sau một năm tài chính, dữ liệu kế toán được sao lưu qua một ổ đĩa khác (ổ D): của máy vi tính để lưu trữ.
3.2.2.7. Tổ chức kiểm tra, kiểm soát.
a) Mục tiêu kiểm soát của chu trình doanh thu và chi phí.
- Tất cả các nghiệp vụ trước khi thực hiện phải được ủy quyền và xét duyệt đúng đắn.
- Tất cả các nghiệp vụ đã được xét duyệt đều được thực hiện đúng đắn. - Đảm bảo việc ghi chép các nghiệp vụ có thực.
- Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và được xét duyệt đúng. - Ghi chép chính xác từng nghiệp vụ.
- Đảm bảo án toàn các tài sản. - Các hoạt động có hiệu quả. b) Kiểm soát chung:
- Kiểm soát con người:
+ Bộ máy kế toán có sự phân chia trách nhiệm rạch ròi giữa phụ trách kế toán, kế toán thanh toán và thủ quỹ và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kế toán.
+ Có sự kiểm tra chéo giữa nhân viên lập phiếu nghị lập hóa đơn, kế toán thanh toán và thủ quỹ vì thế kiểm soát được gian lận.
- Kiểm soát thiết bị: Mỗi nhân viên đều được trang bị một máy vi tính để bàn có nối mạng nội bộ và mạng internet. Tuy nhiên do máy tính của kế toán thanh toán là máy chủ của bộ phận nên không được nối mạng internet để hạn chế tiếp cận vật chất đối với tài sản, tiếp cận với thông tin được lưu trữ và các phương tiện lưu trữ thông tin nhằm hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra đối với máy vi tính và dữ kiện kế toán. Các máy vi tính cá nhân đều được